Довіреність на отримання ТМЦ: практичні кейси та зразок заповнення

1. Законодавче закріплення довіреності
2. Форма, зміст та строк дії довіреності
3. Скасування довіреності
4. Окремі питання складання довіреностей
5. Зразок довіреності на отримання ТМЦ

Законодавче закріплення довіреності

Почнемо з невеликого екскурсу, адже до 1 січня 2015 року відпуск покупцям або передання безоплатно ТМЦ, нематеріальних активів, грошових документів і цінних паперів супроводжувався наданням постачальнику довіреності типової форми №М-2. Порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей визначався Інструкцією, затвердженою наказом Мінфіну від 16.05.1996 №99 (далі – Інструкція №99).

Однак, з 1 січня 2015 року Інструкція №99 втратила чинність і тому з цієї дати в питаннях представництва та використання довіреностей орієнтуємося на загальні норми Цивільного кодексу України (далі – ЦКУ). Якщо говорити про довіреність на отримання матцінностей, то вона не зникла з бухгалтерської арени, просто її форма тепер не має типового формату. Водночас порядок обігу таких довіреностей став більш вільним, адже зняті деякі обмеження, визначені Інструкцією №99.

Додатково звернемо увагу на п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88 (далі – Положення №88):

Повноваження на здійснення господарської операції особи, яка в інтересах юридичної особи або фізичної особи - підприємця одержує основні засоби, запаси, нематеріальні активи, грошові документи, цінні папери та інші товарно-матеріальні цінності згідно з договором, підтверджуються відповідно до законодавства. Такі повноваження можуть бути підтверджені, зокрема, письмовим договором, довіреністю, актом органу юридичної особи тощо.

Форма, зміст та строк дії довіреності

Згідно із ч. 3 ст. 244 ЦКУ, довіреністю є письмовий документ, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами.

В такій довіреності має зазначатися:

1. інформація про довірителя;
2. відомості про представника;
3. повноваження представника, тобто які саме дії вчинятимуться від імені довірителя;
4. дата складання.

Врахуйте! Довіреність, у якій не вказана дата її вчинення, є нікчемною (ч. 3 ст. 247 ЦКУ)

В переважній більшості довіреність видається на певний строк, який в ній зазначається. Якщо такий строк не встановлений, довіреність зберігає чинність до припинення її дії (ч. 1 ст. 247 ЦКУ).

Разом з цим, закінчення строку довіреності є підставою для припинення представництва за довіреністю. Також представництво припиняється у разі:

1. скасування довіреності особою, яка її видала;
2. відмови представника від вчинення дій, що були визначені довіреністю;
3. припинення юридичної особи, яка видала або якій видана довіреність;
4. смерті особи, яка видала або якій видана довіреність, оголошення її померлою, визнання її недієздатною або безвісно відсутньою, обмеження її цивільної дієздатності.

У разі припинення представництва за довіреністю представник зобов'язаний негайно повернути довіреність (ч. 3 ст. 248 ЦКУ).

Скасування довіреності

Стаття 249 ЦКУ надає довірителю право в будь-який час скасувати довіреність або передоручення (за винятком безвідкличної довіреності). Якщо довіритель скористався таким правом, то він повинен негайно повідомити про це представника, а також відомих йому третіх осіб, для представництва перед якими була видана довіреність.

Представник відповідає перед особою, яка видала довіреність, за завдані їй збитки у разі недодержання ним вимог, встановлених частинами другою та третьою цієї статті.

Може виникнути така ситуація, що довіритель скасував видану довіреність, але його представник не дізнався про це і вчинив правочин. В цій ситуації права та обов’язки щодо третіх осіб, які виникли внаслідок вчинення правочину, зберігають чинність для довірителя та його правонаступників. Виключення з цього правила – третя особа знала або могла знати, що дія довіреності припинилася.

Окремі питання складання довіреностей

Чи складаються копії до довіреностей?

Довіреність складається в одному екземплярі і не є бланком суворої звітності. Довіреність може видаватися одноразово (наприклад, на отримання матцінностей за конкретним договором) або багаторазово (наприклад, отримання матціностей за різними договорами протягом певного періоду).

Чи вважається довіреність первинним документом?

Довіреність не є первинним документом в розумінні ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» і п. 2.1 Положення №88 та не фіксує факт здійснення господарських операцій.

Чи можна виправити помилку в довіреності?

Якщо в довіреності було допущено помилку, то радимо її виправляти шляхом скасування раніше виданої помилкової довіреності. Таке право довірителю надає ст. 249 ЦКУ.

Чи обов'язково вимагати довіреність в отримувача товару?

Яким саме документом представник підтверджуватиме свої повноваження необхідно визначити у договорі. На практиці найчастіше використовується довіреність на отримання матцінностей.

Хто має складати та підписувати довіреність?

Довіреність від імені юрособи видається органом або особою, уповноваженою на це установчими документами юрособи. Така особа і підписує довіреність. Разом з цим на довіреності часто фігурує підпис головного бухгалтера. Але це пережиток минулих часів, адже раніше такий реквізит фігурував у типовій формі довіреності №М-2, затвердженій Інструкцією №99. Додамо, що довіреність може скріплюватися печаткою, за умови, що сторони договору визначили таку необхідність.

Чи можна довіреність на отримання матцінностей виписуватися не на працівника підприємства?

Раніше довіреність на отримання матцінностей видавалася тільки працівникам підприємства. Дана вимога передбачалася Інструкцією №99. На сьогоднішній день такої вимоги вже не існує. Таким чином довіреність може видаватися і особі, яка не перебуває у трудових відносинах з підприємством.

Зразок довіреності на отримання ТМЦ

Завантажуйте шаблон та зразок Довіреність (типова форма № М-2)

Джерело: 7еminar