Відсутність на роботі через вагітність та пологи – це відпустка
Статтею 179 КЗпП, ст. 4 та ст. 17 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки) передбачено, що на підставі медичного висновку жінкам надається оплачувана відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами.
Тривалість такої відпустки в загальному випадку 126 календарних днів.
Відпустка по вагітності та пологах – це соціальна відпустка.
Тож питань щодо періоду відсутності на роботі немає. Якщо жінка надала листок непрацездатності (ЛН) по вагітності та пологах або в електронному кабінеті страхувальника з’явився електронний ЛН з такою ж причиною непрацездатності – працівниця буде перебувати у відпустці по вагітності та пологах.
Заява та наказ – обов’язкові чи ні
Оформлення будь-якої відпустки потребує певних кадрових дій. Працівник має надати заяву про надання відпустки (якщо це щорічна відпустка і вона передбачена в графіку з конкретною датою початку, то заява не обов’язкова), а роботодавець видає наказ про надання відпустки. Наприклад, такий алгоритм дій передбачений і для соцвідпустки для догляду за дитиною до 3 років (ст. 20 Закону про відпустки).
Проте оформлення відпустки по вагітності та пологах завжди викликало сумніви щодо обов’язковості заяви та наказу. Оскільки в ст. 179 КЗпП та ст. 17 Закону про відпустки немає прямої згадки про заяву та наказ. В цих нормах передбачено, що відпустка надається на підставі медвисновку
Тому з таким питанням неодноразово звертались до працеоплатного відомства, щоб вони пояснили як правильно діяти роботодавцю. І, на жаль, їх думка постійно змінюється.
Так, Мінсоцполітики в листі від 28.02.2019 р. № 228/0/206-19 зазначало, що законом не зазначено, що одночасно з листком непрацездатності жінка має подати заяву про надання відпустки, а роботодавець – видати наказ. Разом з тим, на їх думку, доцільно дотримуватися саме такої процедури, оскільки жінка може скористатися таким правом не з дати, яка зазначена в листку непрацездатності, а пізніше. У такому випадку дата початку відпустки не збігатиметься з датою, визначеною у листку непрацездатності.
Крім того на підставі наказу про надання відпустки кадрова служба робить відмітки в особовій картці працівника, а бухгалтерія розраховує йому допомогу по вагітності та пологах, що компенсує втрату заробітної плати (доходу) за період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.
Тож Мінсоцполітики в цьому листі дійшло думки, що видання наказу про надання відпустки по вагітності і пологах є обов’язковим і його наявність дасть змогу правильно вести облік робочого часу та уникнути помилок в нарахуванні заробітної плати та допомоги по вагітності і пологах.
Але зараз з’явилось нове роз’яснення, вже від Мінекономіки (лист від 21.05.2025 №4701-05/38100-09). Вони зазначають, що підставою для надання працівниці відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами є сформований листок непрацездатності з категорією «вагітність», в якому вже зазначаються дати початку та закінчення його дії.
Тож Мінекономіки вважають, що саме дати дії медвисновку відповідають початку та закінченню відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами і видання наказу про надання такої відпустки не є обов’язковим.
Разом із тим вони також посилаються на Інструкцію про порядок заповнення листка непрацездатності, затверджену наказом МОЗ, Мінпраці, ФСС з ТВП, ФСС НВ та ПЗ від 03.11.2004 № 532/274/136-ос/1406 (далі - Інструкція №532), якою встановлено що ЛН є підставою для звільнення від роботи у зв’язку з непрацездатністю та з матеріальним забезпеченням застрахованої особи в разі тимчасової непрацездатності, вагітності та пологів.
Тобто сам по собі ЛН є документом-підставою для (Інструкція №532, Порядок організації ведення Електронного реєстру листків непрацездатності та надання інформації з нього, затвердженого постановою КМУ від 17.04.2019 №328:
- звільнення від роботи,
- нарахування лікарняних та декретних.
На нашу думку, надання ЛН по вагітності та пологах не надає автоматично працівниці відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, а є підставою для надання такої відпустки
Проте оскільки норми законодавства не мають чіткого алгоритму оформлення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологах (як, наприклад, для відпустки для догляду за дитиною до 3 років, де чітко прописано оформлення відпустки заявою та наказом), тому кожне підприємство має прийняти рішення яким чином буде оформлюватись така «декретна» відпустка.
Можливі 2 варіанти:
- 1 – на підставі ЛН (паперового або електронного) без оформлення наказу,
- 2 – роботодавець оформлює наказ про надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.
Проте ми все ж таки за 2 варіант. Адже як ми зазначали всі відпустки мають оформлюватись наказом. Наявність такого наказу не буде порушенням трудового законодавства і відповідальності чи ризиків не нестиме. Якщо обрали цей варіант, то оформити відпустку можна наказом за типовою формою П-3, затвердженою наказом Держстату №489, або в довільній формі з дотриманням норм ДФСТУ 4163-2020. Крім того перебування у такій відпустці це право, а не обов’язок працівниці. Вона може оформити таку відпустку і не з дати зазначеної в ЛН, а пізніше. І тут заяву та наказ варто оформити, щоб зафіксувати конкретні дати такої відпустки меншої тривалості
Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7еminar