Сторнована зарплата через лікарняний: заповнення Податкового розрахунку

1. Коригуючий табель обліку робочого часу як підстава для сторнування заплати
2. Сторнування зарплати через лікарняний
3. Об’єднана зарплатна звітність
4. Висновки

Коригуючий табель обліку робочого часу як підстава для сторнування заплати

Така ситуація розповсюджена, особливо в бюджетних установах або підприємств, які виплачують зарплату за 2 половину місяця в останній день такого місяця. Адже щоб виплатити зарплату потрібно її нарахувати, утримати податки, визначити суму до виплати. А перед цим обов’язковою умовою є заповнення табеля обліку робочого часу.

Нагадуємо, що відповідно до ст. 30 Закону України від 24.03.1995 №108/95-ВР «Про оплату праці» роботодавець зобов'язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку, крім випадків, передбачених законом.

Тому щоб виплатити, наприклад, зарплату 31 березня 2026 року, нарахувати її слід 30.03.2026, а табель обліку робочого часу заповнений і переданий бухгалтеру із заробітної плати має бути ще раніше.

На практиці, «закриваючи» табель обліку робочого часу в останніх числах місяця, по працівникам можуть показувати робочі дні. Але спрогнозувати чи захворіє працівників після цього ніхто не може. Тому в наступному місяці, коли вже буде виданий листок непрацездатності (далі – ЛН) потрібно зробити коригуючий табель обліку робочого часу по працівнику, що хворів, за минулий місяць. В ньому робочі дні слід замінити днями тимчасової непрацездатності.

Зверніть увагу! Типовою формою табелю обліку робочого часу П-5 передбачено 2 позначки для лікарняного:

1. літерний код «ТН» (або цифровий «26») – оплачувана тимчасова непрацездатність
2. літерний код «НН» (або цифровий «27») – неоплачувана тимчасова непрацездатність у випадках, передбачених законодавством.

Приклад 1. Працівник хворів з 30.03.2026 по 03.04.2026. Проте за березень 2026 року було відображені всі робочі дні (22 р.дн.) У квітні 2026 відповідальна особа зробила коригуючий табель за березень 2026 року. (див. рис 1).

Табель за березень 2026 р.

Коригуючий Табель за березень 2026 р.

Рис. 1. Первісний та коригуючий табель за березень 2026 р.

Сторнування зарплати через лікарняний

Після того як відповідальна особа склала коригуючий табель, а страхувальник чи уповноважені особи прийняли рішення про оплату (не оплату) лікарняного, бухгалтер повинен:

1. сторнувати зарплату за минулий місяць за дні, які співпали з лікарняними і були оплачені як робочі дні
2. нарахувати суму лікарняного (якщо такий ЛН підлягає оплаті)

Також потрібно утримати ПДФО, ВЗ та нарахувати ЄСВ.

Зверніть увагу, що перехідні лікарняні слід віднести до місяців, за які вони нараховані для цілей застосування ПСП. Крім того, сторнована зарплата та лікарняні за минулий місяць впливають на виконання вимоги ЄСВ з мінімальної зарплати

Приклад 2. Візьмемо за основу приклад 1. Припустимо, що працівнику була нарахована зарплата за березень як за повний місяць в сумі 15000 грн. Проте працівник хворів з 30.03.2026 по 03.04.2026. Сума лікарняного склала 2500 грн. Також в квітні була нарахована зарплата в сумі 12954,55 грн (15000 : 22 х 19).

Фактично в березні працівник відпрацював 20 днів із 22-х. Тому потрібно сторнувати зайво нараховану зарплату за 2 р.дні (див. табл. 1)

Таблиця 1

Розрахунок суми сторнованого заробітку за березень 2026

Отже, в квітні 2026 працівнику потрібно:

1. нарахувати зарплату за фактично відпрацьовані дні в квітні 12954,55 грн;
2. нарахувати лікарняні за період тимчаосовї непрацездатності з 30.03 по 03.04 – 2500 грн.
3. та сторнувати зарплату за 2 дні березня в сумі 1363,64 грн.

Після того як ці операції були проведені в обліку, відображені у відомості нарахування зарплати, потрібно все це відобразити в податковому розрахунку.

Об’єднана зарплатна звітність

Одразу зауважимо, що подавати уточнюючий Податковий розрахунок за минулий місяць не потрібно. Оскільки п. 1.6.2 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держстату від 13.01.2004 №5 (далі – Інструкція №5) передбачено, що якщо нарахування фонду оплати праці здійснюються за попередній період, зокрема у зв'язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, вони відображаються у фонді оплати праці того місяця, у якому були здійснені нарахування.

Це не помилки в зарплатній звітності! Тому сторнована сума зарплати буде відображена в податковому розрахунку за той місяць, в якому була відкоригована зарплата

Але є особливості відображення сторнованої зарплати в додатку 4ДФ та додатку 1.

Додаток 4ДФ. При його заповненні керуймося п. 1.6.2 Інструкції №5 та Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4 (далі – Порядок №4).

За загальними правилами сторнована або донарахована зарплата відображається в додатку 4ДФ в тому звітному місяці, в якому були проведені коригування. При чому в додатку 4ДФ не потрібно заповнювати декілька рядків для сторнованої суми зарплати. І зарплату за поточний місяць, і сторновану зарплату за минулий відображаємо разом в одному рядку. Це правило Порядку №4:

щодо кожної фізичної особи потрібно заповнювати стільки рядків, скільки ознак доходів вона має. Про кожну ознаку доходу фізичної особи потрібно заповнювати лише один рядок з обов’язковим заповненням графи 2 «Реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта 2», крім граф 7–9 додатку 4ДФ, які заповнюються одноразово.

Більше того, для цілей оподаткування ПКУ відносить лікарняні до зарплати. Вони мають таку саму ознаку доходу як і зарплата.

Тож лікарняні також будуть відображені в одному рядку із зарплатою поточного місяця.

Покажемо як буде заповнений додаток 4ДФ за умовами прикладу.

Нагадаємо, що в квітні 2026 працівнику буде нарахована така сума зарплати:

1. зарплата за квітень – 12954,55 грн;
2. нараховані лікарняні – 2500 грн;
3. сторнована зарплата за березень в сумі 1363,64 грн.

Рис. 2. Зразок заповнення додатку 4ДФ за квітень 2026 р.

Додаток 1. Заповнення додатку 1 має свої «особливості». В загальному випадку, якщо нарахування заробітної плати здійснюється за попередній звітний (податковий) період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, суми донарахованої заробітної плати включаються до заробітної плати місяця, у якому були здійснені такі донарахування. Тобто Порядком №4 передбачено донараховану / сторновану зарплату показувати в одному рядку із зарплатою поточного місяця.

Але! Для цієї ситуації діє спецправило. А саме сторновану зарплат у через лікарняний буде показано в окремому рядку зі знаком мінус

Так, Порядком №4 встановлено:

внесення від’ємних значень сум нарахованої заробітної плати (нарахованого доходу) допускається лише у разі відображення, зокрема, сум перерахунків заробітку (доходу), що пов’язані з уточненням кількості відпрацьованого часу у зв’язку з відпусткою, тимчасовою непрацездатністю, допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, нарахованих у попередніх звітних (податкових) періодах.

Отже, якщо працівнику сторнують зарплату через лікарняний, то в додатку 1 таке сторнування показують:

1. в окремому рядку
2. зі знаком мінус,
3. зазначаючи місяць за який проведено коригування заробітку.

Крім того, в окремому рядку будуть відображені лікарняні. Їх показують із кодом категорії застрахованої особи «29» в графі 8 (або код «36» якщо лікарняні нараховані працівнику з інвалідності, до якої застосовують пільгову ставку ЄСВ 8,41%). Якщо лікарняні перехідні, то заповнюють стільки рядків, за скільки місяців були нараховані лікарняні.

Рис. 3. Зразок заповнення додатку 1 за квітень 2026 р.

Висновки

1. Для коригування зарплати через лікарняний потрібно скласти коригуючий табель обліку робочого часу
2. Сторнований заробіток відображають в місяці, в якому провели коригування. Подавати уточнюючий розрахунок не потрібно.
3. В додатку 1 сторновану зарплату показують зі знаком мінус в окремому рядку, зазначаючи місяць, за який її відкоригована
4. В додатку 4ДФ сторновану зарплату за минулий місяць, лікарняні відображають в одному рядку з зарплатною поточного місяця з ознакою доходу «101».

Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7еminar

Шаблони та зразки документів:

Табель обліку використання робочого часу

Читайте більше:

Лікарняні по-новому з 1 квітня 2026 року: як ПФУ контролюватиме видачу, перевірку та повернення коштів

Лікарняні новоприйнятому працівнику: розрахунок середньої зарплати та підтвердження розрахунків

Наказ про призначення уповноважених осіб для прийняття рішення про страхові виплати

Повідомлення про відмову у призначенні допомоги з тимчасової втрати працездатності на підставі рішення

Рішення Уповноваженого із соціального страхування про страхові виплати

Заява-розрахунок лікарняних на порталі ПФУ

Лікарняний після звільнення: оплата та оподаткування

Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами: оформлення та нюанси під час дії воєнного стану

Поважні причини для виключення днів з розрахунку лікарняних 2026

Декретні для ФОП 2026: приклади та умови нарахування допомоги від ПФУ

Лікарняні: призначення та виплата допомоги

Електронний лікарняний 2026: від створення до оплати