- Крок 1. Розраховуємо суму допомоги по вагітності та пологах для ФОП
- Крок 2. Відкриваємо рахунок для зарахування лікарняних
- Крок 3. Подаємо довідкову декларацію за 2025 рік
- Крок 4. Отримуємо довідку про відсутність заборгованості зі сплати ЄСВ
- Крок 5. Формуємо довідку ОК-7
- Крок 6. Подаємо заяву-розрахунок
- Крок 7. Надсилаємо повідомлення про виплату коштів застрахованим особам до ПФУ
- Крок 8. Подаємо звітність до ДПС
- Оподаткування допомоги по вагітності та пологах
- Подовження лікарняного по вагітності та пологах: як оплатити
- Висновки
Крок 1. Розраховуємо суму допомоги по вагітності та пологах для ФОП
Насамперед нагадаємо, що середньоденна допомога визначається шляхом ділення доходу, з якого сплачений ЄСВ у розрахунковому періоді, на кількість днів у такому періоді. (п. 3 Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою Кабміну від 26.09.2001 №1266).
Розмір допомоги по вагітності та пологах обчислюється виходячи із доходу ФОП, з якого сплачено страхові внески. Дохід визначається за даними Додатку 1 до декларації платника єдиного податку або Додатку ЄСВ 1 декларації про майновий стан.
Зверніть увагу! Розмір допомоги по вагітності й пологах не залежить від загального страхового стажу. Допомога по вагітності та пологах з першого дня оплачується за рахунок ПФУ
Для суми допомоги передбачено обмеження як максимальної, так і мінімальної суми.
Мінімальні та максимальні обмеження для декретних виплат
Сума допомоги по вагітності та пологах у розрахунку на місяць не може бути меншою за розмір допомоги, обчислений із мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку (ч. 2 ст. 19 Закону України від 23.09.1999 №1105 «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування», далі – Закон №1105).
Тобто середньоденна допомога у 2025 році не може бути менше, ніж: 8000 : 30,44 = 262,81 грн.
Зверніть увагу! Допомога по вагітності та пологах не може бути менше, ніж 33114,06 грн (262,81 грн × 126 к. дн.)
Максимальна сума допомоги по тимчасовій непрацездатності в розрахунку на місяць не повинна перевищувати розмір максимальної величини бази нарахування ЄСВ, з якої сплачено страхові внески. Тому у 2025 році середньоденна допомога не може перевищувати: 160000 грн : 30,44 = 5256,24 грн.
За відсутності протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку 6 місяців страхового стажу, слід застосовувати обмеження: допомога по вагітності та пологах розраховується виходячи з доходу, з якого сплачений ЄСВ, але не більше за розмір допомоги, обчислений із двократного розміру мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку (п. 2 ч. 4 ст. 12 Закону №1105).
Тобто за відсутності стажу середньоденна допомога по вагітності та пологах у 2025 році не може перевищувати: 8000 грн × 2 : 30,44 = 525,62 грн.
Що впливає на розмір допомоги: приклади розрахунків
Приклад 1. Підприємець у 2024 році користувався пільгою та не сплачував ЄСВ у мінімальному розмірі. Після скасування пільги у 2025 році платив ЄСВ у мінімальному розмірі. Лікарняний у зв’язку із вагітністю та пологами відкрито у жовтні 2025 року.
Розрахунковий період жовтень 2024 – вересень 2025 року.
Дохід, з якого сплачений ЄСВ у розрахунковому періоді: 8000 грн × 9 = 72000 грн (за січень–вересень 2025 року).
Середньоденна допомога дорівнює: 72000 грн : 365 к. дн. = 197,26 грн.
Оскільки отримана середньоденна допомога менше, ніж мінімальна допомога, лікарняний обчислюють за середньоденною величиною – 262,81 грн.
Таким чином, сума декретних складає: 262,81 грн × 126 = 33114,06 грн.
Приклад 2. ФОП щомісяця сплачувала ЄСВ у розмірі 5000 грн. У листопаді жінці відкритий лікарняний по вагітності та пологах. Розрахунковий період листопад 2024 – жовтень 2025 року. Кількість днів у розрахунковому періоді – 365.
Визначимо щомісячний дохід, з якого сплачений ЄСВ: 5000,00 × 100 : 22 = 22727,27 грн.
Виходячи з цього розмір середньоденної допомоги складає: 22727,27 грн × 12 міс. : 365 к. дн. = 747,20 грн.
Сума декретних має бути нарахована у розмірі: 747,20 × 126 = 94147,20 грн.
Зверніть увагу! Сплата ЄСВ у розмірі, більшому за мінімальний, збільшує розмір декретних
Приклад 3. ФОП зареєстровано у серпні 2025. Було сплачено ЄСВ за серпень та вересень у розмірі 7040 грн за кожний місяць. У жовтні відкрито лікарняний.
У розрахунковому періоді (серпень – вересень) – 61 день.
Дохід, з якого сплачений ЄСВ за місяць: 7040 грн × 100 : 22 = 32000 грн.
Визначимо середньоденну допомогу: 32000 грн × 2 міс. : 61 к. дн. = 1049,18 грн.
До відкриття підприємницької діяльності жінка не працювала, тож у неї відсутні 6 місяців страхового стажу перед настанням страхового випадку. Тому застосовуємо обмеження щодо максимального середньоденного розміру допомоги – не більше 525,62 грн.
Тож сума декретних складає: 525,62 грн × 126 к. дн. = 66228,12 грн.
Крок 2. Відкриваємо рахунок для зарахування лікарняних
Для отримання декретних ФОП має відкрити окремий поточний рахунок (2604) для зарахування страхових коштів. Рахунок відкривається в будь-якому банку.
Кошти, зараховані на окремий рахунок, слід перевести на особисту картку або зняти в касі банку готівкою. Декретні виплати не можна спрямувати на підприємницький рахунок.
Крок 3. Подаємо довідкову декларацію за 2025 рік
Для того, щоб дані про сплату ЄСВ і суму доходу, яка враховується при обчисленні лікарняних, потрапили до ПФУ, слід подати довідкову декларацію. Щоб підтвердити статус застрахованої особи, ЄСВ необхідно сплатити за місяць, в якому відкритий лікарняний.
Задекларувати потрібно сплату ЄСВ за період січень – місяць відкриття лікарняного. Показники по доходу не заповнюйте.
Декларація та Додаток 1 створюються з позначкою Звітна + Довідково.
У розділі 2 декларації повинно бути вказано місяць і рік відкриття лікарняного по вагітності та пологах.
У розділі 4 Додатку 1 також зазначаєте місяць та рік відкриття лікарняного.
У розділі 5 – позначка «призначення матеріального забезпечення».
У розділі 8 період перебування на спрощеній системі з початку перебування в поточному році до останнього числа місяця, в якому відкритий лікарняний.
У розділі 9 повинно бути вказано нарахування по ЄСВ за період зазначений в розділі 8. Інші рядки залишаєте порожніми.
Приклад 4. ФОП перебувала на спрощеній з початку року, ЄСВ сплачувала в мінімальному розмірі. Лікарняний відкритий в вересні 2025 року.
Зразок заповнення Додатку 1:
Зверніть увагу! Дані по сплаті ЄСВ обов’язково продублюйте в Додатку 1 річної декларації
Крок 4. Отримуємо довідку про відсутність заборгованості зі сплати ЄСВ
Після подання декларації слід отримати Довідку про відсутність заборгованості з платежів, контроль за справлянням яких покладено на контролюючі органи для отримання інформації про відсутність заборгованості.
Заява про надання довідки подається підприємцем на його вибір:
- у паперовій формі – до ДПІ за основним місцем обліку;
- в електронній формі – на адресу контролюючого органу через приватну частину електронного кабінету. Ідентифікатор заяви F1300306.
В рядку 1 заяви зазначайте назву ДПІ, в якій перебуваєте на обліку.
В рядку 2 – заповніть особисті дані ФОП.
В рядку 3 обирайте пункт 1 частини 1 статті 6 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 №2464-VI (далі Закон – №2464).
В рядку 4 слід написати назву установи, до якої буде надана довідка. Зазначайте «Головне управління Пенсійного фонду України» у вашій області.
В рядку 5 оберіть варіант отримання довідки – у паперовій або в електронній формі.
Крок 5. Формуємо довідку ОК-7
Довідку можна отримати в кабінеті на порталі ПФУ або через Дію.
Авторизуйтесь на порталі ПФУ. В меню «Комунікації з ПФУ» натисніть «Запит на отримання електронного документу». У вікні, що відкриється, у рядку «Тип звернення» оберіть «Довідка ОК-7». В інші рядки дані підтягуються автоматично. Перевірте актуальність даних і відправте запит до ПФУ. Через декілька хвилин довідка з’явиться в меню «Мої звернення».
Щоб сформувати довідку в додатку Дія, відкрийте меню «Сервіси», оберіть вкладку «Довідки та витяги», натисніть «Довідка ОК-7» та «Замовити довідку».
Зверніть увагу, запит на отримання довідки потрібно формувати через декілька днів після подання довідкової декларації, щоб підтягнулась сплата ЄСВ і зарахувався страховий стаж. Переконайтеся, що дані про нарахований дохід потрапили в довідку ОК-7, за кожний місяць зарахувався страховий стаж, сплата ЄСВ стоїть відмітка «ТАК»
Крок 6. Подаємо заяву-розрахунок
Заява-розрахунок подається в електронному вигляді через особистий кабінет на порталі ПФУ.
Оберіть меню «Заяви-розрахунки та створення повідомлень про виплату коштів застрахованим особам», натисніть «Створити нову» та оберіть «Основна ЗР».
Заповніть форму на екрані. Тип ЗР обирайте «ЕРЛН», якщо отримали є-лікарняний або «Паперові документи», якщо лікарняний в паперовому вигляді. Номер Додатку ЗР – Додаток 1.
Детально як заповнити заяву-розрахунок у нашому матеріалі «Оновлена заява-розрахунок на порталі ПФУ: автозаповнення та редагування»
До заяви-розрахунку потрібно додати:
- копію податкової декларації за 2024 та довідкову декларацію за 2025 рік (січень-місяць відкриття лікарняного);
- довідку про відсутність заборгованості зі сплати ЄСВ;
- довідку про відкриття окремого спеціального рахунку;
- витяг з ЄДР про реєстрацію ФОП (або свідоцтво про реєстрацію);
- копію довідки ОК-7.
Для отримання допомоги слід до пакета документів включити також:
- рішення страхувальника (ФОП) про призначення допомоги за зразком;
- довідку довільної форми з розрахунком суми допомоги.
Крок 7. Надсилаємо повідомлення про виплату коштів застрахованим особам до ПФУ
Протягом місяця з дня отримання декретних слід відзвітувати до ПФУ.
Повідомлення про виплату коштів можна подати через портал ПФУ або в паперовому вигляді до сервісного центру ПФУ.
Щоб подати повідомлення зайдіть в особистий кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ та на панелі ліворуч оберіть опцію «Заяви-розрахунки та створення повідомлень про виплату коштів застрахованим особам».
Знайдіть заяву-розрахунок (через пошук) за якою потрібно подати повідомлення про виплату коштів, та натисніть на її номер. У полі «Додаток про тимчасову непрацездатність» оберіть потрібний лікарняний та натисніть «Створити повідомлення».
Зверніть увагу: подати повідомлення можливо лише в разі, якщо заява-розрахунок має статус «Оплачено»
В повідомленні за необхідності відредагуйте дані та оберіть листок непрацездатності для редагування даних щодо виплати; внесіть дату виплати та виплачену суму за рахунок коштів ПФУ. Після внесення всіх даних сформуйте повідомлення.
У розділі «Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам» перевірте статус Повідомлення. Має бути «Прийнято».
Крок 8. Подаємо звітність до ДПС
В листі від 12.08.2025 №874/2/99-00-24-01-03-02 податківці зазначають, що самозайнята особа, яка отримує лікарняні від ПФУ, є для себе страхувальником та податковим агентом. Тому ФОП зобов’язана відобразити отриманий дохід в Додатку 4ДФ.
В графах 3а та 3 – сума нарахованих лікарняних.
Графи 4а, 4, 5а та 5 заповнювати не потрібно.
В графі 6 – ознака доходу «128».
Оподаткування допомоги по вагітності та пологах
З допомоги по вагітності та пологах не утримується ПДФО та військовий збір (п. 165.1.1 Податкового кодексу України, далі – ПКУ).
Базою для нарахування ЄСВ для ФОП на загальній системі є сума доходу (прибутку), отриманого від їх діяльності (п. 2.ч. 1 ст. 7 Закону №2464). Доходом фізичної особи - підприємця є доходи, отримані виключно від здійснення підприємницької діяльності, тож ФОП на загальній системі ЄСВ з лікарняних не сплачує.
До складу доходу фізичної особи - підприємця - платника єдиного податку не включаються суми коштів цільового призначення, що надійшли від ПФУ (пп. 4 п. 292.11 ПКУ). Оскільки лікарняні не є доходом ФОП, ЄСВ на суми лікарняних нараховувати не потрібно.
Отже, сума декретних не підлягає оподаткуванню.
Подовження лікарняного по вагітності та пологах: як оплатити
Лікарняний по вагітності та пологах та подовження на 14 днів – це один страховий випадок. В межах одного страхового випадку середньоденна допомога однакова. Тобто залишається той же розрахунковий період і та ж середньоденна допомога, що для первинного листа по вагітності та пологах.
При поданні заяви-розрахунку продублюйте пакет документів, що подавався з первинним лікарняним.
Висновки
- Декретні обчислюються з доходу, з якого сплачений ЄСВ. Важливо сплатити ЄСВ за місяць в якому розпочався лікарняний.
- Розмір допомоги по вагітності й пологах не залежить від загального страхового стажу. Допомога по вагітності та пологах з першого дня оплачується за рахунок ПФУ.
- Сплата ЄСВ у розмірі, більшому за мінімальний, збільшує розмір декретних.
- Отримані декретні слід відобразити в Додатку 4ДФ.
- Лікарняні по вагітності та пологах не оподатковуються.
Ольга БОНДАРЕНКО, незалежний експерт із трудового законодавства, Слов'янськ
Шаблони та зразки документів:
Рішення страхувальника (у ФОП)
Податкова декларація про майновий стан і доходи
Довідка-розрахунок суми допомоги по вагітності та пологах (ФОП)
Податкова декларація платника єдиного податку - фізичної особи - підприємця (з 31.01.2025)
Читайте більше:
Заява-розрахунок лікарняних на порталі ПФУ
Заповнення заяви-розрахунку лікарняних в паперовій формі
Перехідні виплати: відпускні, лікарняні, декретні, відрядження
Помилки в розрахунку лікарняних та декретних: алгоритм виправлення
Чи сплачує ЄСВ «за себе» ФОП у декретній відпустці: коментар до нової ІПК від ДПС
Мінікурси на тему:
Декретна відпустка для ФОП у 2025 році: від оформлення до звітності
Декретні для ФОП: чи можна отримати виплату за себе та за найманого працівника
