Персоніфікований облік відомостей про застрахованих осіб інтегровано у заяву-розрахунок

Оновлення у поданні заяви-розрахунку на фінансування лікарняних. Буквально 6 березня поточного року ми отримали знову черговий апгрейд даного документу на вебпортал Пенсійного фонду. Як з ним на сьогодні працювати та як правильно заповнити заяву-розрахунок для фінансування електронного лікарняного листка? Про це детально у наступному відео.

Колеги, коментуємо чергову новину від працівників Пенсійного фонду, зокрема про те, що відбулося оновлення програмного забезпечення по заповненню заяви-розрахунку на вебпортал ПФУ. Тепер спеціалізований персоніфікований облік відомостей по застрахованих осіб інтегрований у заяву-розрахунок. При заповненні листка непрацездатності в заяві-розрахунку реалізовано розрахунок суми допомоги за наявними даними системи персоніфікованого обліку, відповідно до поданих страхувальником звітів. Сума буде виводитися для контролю одразу при початку роботи з певним листком непрацездатності та не впливає на процес подачі заяви-розрахунку. Ось саме ось цей момент є дуже важливим, що ця інформація, ці дані, не впливають на процес подачі заяви-розрахунку. Тобто ця інформація можлива до редагування і ми можемо, і повинні, її редагувати, якщо в нас інша інформація виходить при проведенні розрахунку відносно заяви для фінансування електронних лікарняних. Як це все працює на практиці зараз ми розглянемо на вебпортал Пенсійного фонду.

Створення та заповнення заяви-розрахунку

Переходжу до вебпорталу. Нагадаю, що він знаходиться за адресою: portal.pfu.gov.ua або вводите в пошуковику «Вебпортал Пенсійного фонду» / «Пенсійний фонд» і одразу вам дасть посилання на цей ресурс. Отже, використовуючи електронний цифровий підпис, переходимо до приватної частини вебпортал Пенсійного фонду і будемо працювати із розділом «Листки непрацездатності». Спочатку профільтруємо ті листки непрацездатності, які я буду включати у заяву-розрахунок. Тобто ви розумієте, що дане відео побудовано на практичному реальному кейсі, ми зараз з вами будемо формувати заяву-розрахунок щодо двох електронних лікарняних. Отже, відсортую за статусом лікарняного «Готовий до сплати», натискаю «Пошук». І ось два верхніх лікарняних листка, будемо по них формувати заяву-розрахунок. Ви бачите статус такий, який нам потрібен. Для того, щоб сформувати заяву-розрахунок переходимо до розділу «Заяви-розрахунки», натискаємо. Переходимо до кнопки «Створити нову». Інформація в багатьох полях уже зазначена, це пов’язано з тим, що це не перша заява-розрахунок, створена по цій компанії. Якщо ви вперше формуєте такий документ, відповідно ці поля будуть порожні і їх потрібно заповнити. При усіх наступних внесеннях інформації, інформація уже буде запам’ятована і не потрібно її щоразу вносити. Однак є момент, який потрібно щоразу виправляти, в такому випадку це лапки, адже вони є реквізитом, який заборонений в заяві-розрахунку. Далі, регіон теж постійно потрібно обирати. Місцеперебування: вказуєте юридичну адресу компанії. Тип заяви-розрахунку. Я говорила, що це буде електронний лікарняний, відповідно обираю «ЕРЛН» (Електронний реєстр листків непрацездатності). Тип додатка: Додаток 1. Інформація про керівника, головного бухгалтера та відповідальну особу страхувальника теж є в нас уже внесена. Одразу зверну увагу, ставили мені раніше запитання: «як внести інформацію, коли змінився головний бухгалтер, керівника або особа, відповідальна за заповнення заяви-розрахунку, чи потрібно додатково інформувати Пенсійний фонд?». Не потрібно. Ви просто в такій заяві-розрахунку, яка відповідає даті, яка слідує після внесення таких кадрових змін, вносите коректно інформацію до такої заявки. 

Тобто якщо змінився головний бухгалтер, ви вказуєте сюди іншу інформацію. Телефон страхувальника. Розрахунковий рахунок, нагадаю, це спеціальний рахунок для фінансування страхових виплат, відкритий у банківській установі. Найчастіше він ідентифікується за допомогою ось цих «2604» тип рахунку. Найменування банку. Далі дата початку періоду за який повинна система підтягнути лікарняні листки, вказуєте. І натискаємо «Продовжити за даними ЕРЛН». І ось ви бачите цих два лікарняних потрапили до заявки, однак їх потрібно ще зредагувати для того, щоб перейти безпосередньо до заяви-розрахунку. Отже, натискаю на червоний олівчик і ось ця інформація, яка стала, напевно, основною причиною запису цього відео. Сума за даними системи персоніфікованого обліку, ось ви бачите прорахована (в гривнях з копійками) (всього). Цю суму ми не можемо редагувати, вона залишається автоматично. Тобто ця сума, яка підтягнулася із бази даних Пенсійного фонду. Для того, щоб внести іншу інформацію або якщо вона у нас збігається, просто продублювати на призначені інші поля, які знаходяться знизу у заяві-розрахунку. В моєму випадку ця сума повністю збігається. Що я бачу, пишуть у мережі користувачі, які подають заяву-розрахунок, які найчастіші причини не збіг цієї суми, які вони вже відслідкували на практиці. Є причиною те, що не враховується часто інформація з довідкових об’єднаних звітів. Припустимо якщо в нас січень і лютий ще не відзвітували, у нас ще не закінчився звітний період першого кварталу, відповідно подаються довідкові звіти за ці періоди, які входять в розрахунковий період, якщо входять і в системі бувають випадки, що ці суми не потрапляють до середньоденної. Тобто цю інформацію вже користувачі самостійно відстежують і шукають з яких даних формується сума, яка потрапила до заяви-розрахунку із реєстрів Пенсійного фонду України. Або бувають ситуації, що якщо співробітник не відпрацював 12 місяців, які передують лікарняному листку і відповідно призначений серед місяця, то такий місяць теж буває, що враховуються за даними персоніфікованого обліку. Однак ви вказуєте ту інформацію, яку вважаєте правильною і яка у вас підтверджена розрахунками, відомостями про нарахування заробітної плати, яку ви можете надалі пояснити Пенсійному фонду при можливій перевірці даної суми, яку ви заявили до фінансування відносно того чи іншого лікарняного листа. Далі вказуємо суму коштом Фонду, оскільки це у нас продовжений лікарняний, усі дні коштом Фонду. Інформація про постраждалих на ЧАЕС: опускаю, не належать до даного лікарняного. Страховий стаж (в повних місяцях) (загальний) та (за останні 12 місяців) вказуємо. Якщо інформація не збігається з тією, яку прорахували ми, теж міняєте. Категорія застрахованої особи для застосування пільгового стажу, якщо таке буває, ви вибираєте з випадаючого списку відповідну категорію.

Надання пояснень про причини розбіжностей автоматично внесених та реальних показників

Далі важливий момент, що ж робити, якщо сума відрізняється від тієї, яку ви вказуєте в заяві-розрахунку і яка зафіксувалася за даними Пенсійного фонду України? В такому випадку є два варіанти: нічого не робити, просто вказати ту суму, яку ви прорахували або натиснути знизу (зараз покажу де) про наявність розбіжностей та пояснити ці розбіжності. Розбіжності можуть бути в чому? В місяцях страхового стажу за останні 12 місяців або загального. І коли це впливає на межі ось цих відсотків по заяві-розрахунку, то тоді варто це все пояснити й дійсно підтвердити цю інформацію. Найчастіше цю інформацію підтверджують довідкою ОК-7, ви її теж на вебпорталі Пенсійного фонду можете безкоштовно і швидко замовити. Або відповідно невідповідність ось цих розрахункових сум, їх теж варто підтвердити. Можна вказати причину, що не враховує, наприклад, довідкові звіти й додати розрахунок середньоденної заробітної плати, який взятий за основу при визначенні загальної суми для фінансування е-лікарняного. Для цього ми переходимо до ось цих нижніх полів. Причина розбіжності суми. У нас тут є декілька: в розрахунковому періоді наявні періоди отримання виплат за окремими видами соціального страхування без сплати страхових внесків; звітність подано не за всі календарні місяці розрахункового періоду. Тобто обираючи ось це поле, ми фіксуємо, що є дані довідкових звітів, які ще не зазначені в реєстрах звітними формами. Відповідно їх через ОК-7 або ОК-5 ми не можемо зафіксувати й система таким чином з Пенсійного фонду не спрацьовує, не підтягує цю інформацію. Отже, ця причина використовується або «Нові трудові відносини, розрахунок проведений за фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку», «Самостійно виявлені помилки у звітності, які буде усунуто», «У розрахунковому періоді перед настанням страхового випадку застрахована особа з поважних причин не мала заробітку або страховий випадок настав у перший день роботи, розрахунок допомоги проведено з тарифної ставки (посадового окладу)». Остання причина теж часто буває, враховуючи те, що є ситуація із так званою військовою відпусткою, коли співробітник немає зовсім нарахованої заробітної плати, однак відкриває лікарняний, відповідно ми повинні відштовхуватися від певної інформації для того, щоб його нарахувати. Або ж «Інше – Коментар страхувальника», відкривається доступ до останнього поля «Причини розбіжності суми – інша» і ви ось тут можете вносити інформацію додаткову, яка не винесена в ось цей додатковий список причин, які можуть бути. І, крім того, вказуючи ось ці розбіжності й пояснюючи їх, швидше всього, нам необхідно додати файли. Для цього використовуємо кнопку «Додати файл» і за місцем розташування підтягуємо. Припустимо у мене є середньоденний лікарняний, натискаю «Відкрити», додається розрахунок середнього заробітку. Натискаю «Продовжити» і пропустимо ще хочу додати, покажу вам як додати, ОК-7 я теж підтягнула з вебпорталу Пенсійного фонду по даному співробітнику. Ось два документи. І ще важливий момент, з яким стикнулися користувачі, і корисний лайфхак ви винесете з цього відео, тому що часто пишуть, що не можуть подати ось ці прикріпити документи, це буває при поданні заяви-розрахунку по паперовому лікарняному або ж, наприклад при поясненні певних розбіжностей, що документи не прикріплюються. Або, наприклад прикріпили, зберегли шаблон заяви-розрахунку, тобто чернетку, і на наступний день або через певний проміжок часу з нею працюють, а документів уже немає. Що в цьому випадку робити? В цьому випадку документи прикріплюємо й одразу надсилаємо до Пенсійного фонду. Тобто в чернетку документи не зберігаються, потрібно одразу працювати ніби з оригіналом заяви-розрахунку і в нього прикріплювати ось ці документи, які ви вважаєте за потрібне надіслати до співробітників Пенсійного фонду додатково. Я залишу лише середньоденний лікарняний, хоча в мене суми й збігаються, але побачимо як далі це працює. Натискаю «Продовжити». Так. Вношу інформацію по наступному лікарняному. Знову ж таки крапка/кома пам’ятаєте, з комою інформація не фіксується. «Продовжити». Повернуся до попереднього і розбіжностей в мене немає, я натисну, що розбіжностей немає. «Продовжити». Отже, два лікарняних, внесена інформація, перевірено. Натискаю далі «Зберегти». Ось ще раз натисну, щоб ви побачили цю помилку: для рядка такого-то повинно виконуватися «Стаж продовження лікарняного не відповідає Стаж первинний лікарняний листок». Коли це буває? В первинному лікарняному листі я правила стаж за останні 12 місяців, тому що система підтягнула лише 9 місяців, враховуючи те, що звітність за останній, четвертий, квартал не була ще подана, звітний період не закінчився. Відповідно я коригувала з 9 на 12. І в такому випадку, якщо ми давимось, що це продовжений лікарняний, інформація фіксується з попередньої заяви-розрахунку автоматично, яка підтягується системою, і відповідно система пам’ятає ось цих 9 місяців, які підтягуються з реєстрів Пенсійного фонду. Я ж правила на 12, відповідно знову ж таки в продовженому лікарняному ми повинні цю інформацію підправити, тому що буде вибивати помилку наступного змісту, яку ви щойно побачили. Натискаю «12», «Продовжити». «Зберегти». «Дані збережено».

Формування заяви-розрахунку та її подання до ПФУ

Далі переходимо через кнопку «Сформувати заяву-розрахунок». Формується PDF-документ заяви-розрахунку. Перевіряєте на коректність заповнення цієї інформації ще раз і залишається натиснути кнопку «Підписати та відправити у ПФУ». Ще одне інформаційне повідомлення, для того, щоб перевірити інформацію. І зверніть увагу, з’явилося зчитування приватного ключа. У попередніх варіантах при поданні заяви-розрахунку цього поля не було, автоматично відбувалося підписання, враховуючи той електронний цифровий підпис, з яким ви авторизувалися на вебпорталі Пенсійного фонду. Так, переходимо до електронного цифрового підпису. Як на мене, це зручніше, що додали електронний цифровий підпис, тому що це ще раз є ніби таким бар’єром, що дійсно користувач розуміє, що буде відправляти заяву-розрахунок до Пенсійного фонду України, тобто підписує і надсилає. Запис збережено та відправлено до Пенсійного фонду України.

Де перевірити, що ви заявку відправили? Знову ж таки в розділі «Заяви-розрахунки», натискаємо «Пошук» і ось ви бачите, та заява-розрахунок, яка щойно опрацьована нами й надіслана до Пенсійного фонду, статус в ній «В опрацювання». Натискаємо на перегляд і ви бачите, та інформація, яка потрапила до заяви-розрахунку, розгортаємо для того, щоб перевірити дані, які включені до цієї заяви-розрахунку.