Лікарняні новоприйнятому працівнику: особливості розрахунку середньої зарплати та підтвердження розрахунків

1. Алгоритм розрахунку лікарняних
2. Розрахунковий період для новоприйнятого працівника
3. Кількість календарних днів в розрахунковому періоді
4. Виплати в розрахунковому періоді
5. Як визначити середню зарплату для новоприйнятого працівника
6. Висновки

Алгоритм розрахунку лікарняних

Алгоритм визначення суми лікарняних (як оплату перших п’яти днів за рахунок роботодавця, так і допомоги по тимчасовій непрацездатності від ПФУ) можна представити таким чином:

Крок 1. Визначаємо розрахунковий період.

Крок 2. Підраховуємо кількість календарних днів в розрахунковому періоді.

Крок 3. Обчислюємо сукупний дохід в розрахунковому періоді.

Крок 4. Визначаємо середню зарплату.

Крок 5. Застосовуємо обмеження максимальної середньої зарплати (за необхідності).

Крок 6. Визначаємо денну виплату.

Крок 7. Застосовуємо спецобмеження (за необхідності).

Крок 8. Розраховуємо суму лікарняних.

Щоб правильно пройти всі ці кроки потрібно враховувати норми Закону України від 23.09.1999 №1105-XIV «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» та Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 №1266 (далі – Порядок №1266).

Розрахунковий період для новоприйнятого працівника

В загальному випадку розрахунковий період для обчислення середньої зарплати для лікарняних складає 12 повних календарних місяців, що передують місяцю, в якому настав страховий випадок (п. 25 Порядку №1266).

Приклад. Тимчасова непрацездатність настала в травні 2025 року, розрахунковим періодом буде травень 2024 – квітень 2025 рр.

Якщо працівник відпрацював менше року, то розрахунковим періодом будуть відпрацьовані календарні місяці (з першого до першого числа) (п. 26 Порядку №1266).

Приклад. Працівника прийнято на роботу 12 березня 2025 року, а 19 травня 2025 року він захворів. Розрахунковим періодом буде один календарний місяць – квітень 2025 року.

Але якщо працівника прийняли на роботу, а він не відпрацював повний календарний місяць, то для нього визначають розрахунковий період за особливим правилом. Відповідно до п. 27 Порядку №1266 у разі коли застрахована особа перебувала у трудових відносинах менше ніж календарний місяць за останнім основним місцем роботи, розрахунковий період визначається за фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку.

Приклад. Працівника прийнято на роботу 1 травня 2025 року. Захворів працівник 20 травня 2025. Розрахунковим періодом буде період з 1 по 19 травня 2025 року.

Приклад. Працівника прийнято на роботу 21 квітня 2025 року. Захворів працівник 19 травня 2025. Розрахунковим періодом буде період з 21 квітня по 18 травня 2025 року.

Кількість календарних днів в розрахунковому періоді

В розрахунок будуть включатись усі календарні дні розрахункового періоду. Але п. 3 Порядку №1266 передбачено, що дні невідпрацьовані з поважних причин виключають із розрахункового періоду. Таких поважних причин шість:

1. тимчасова непрацездатність;
2. відпустка по вагітності та пологах;
3. відпустка для догляду за дитиною до 3/6 років;
4. відпустка без збереження зарплати;
5. призупинення дії трудового договору;
6. військова служба без збереження середнього заробітку.

Приклад. Працівника прийнято на роботу 21 квітня 2025 року. Захворів працівник 19 травня 2025. Розрахунковим періодом буде період з 21 квітня по 18 травня 2025 року. Кількість календарних днів в такому періоді буде 28.

Приклад. Працівника прийнято на роботу 10 квітня 2025 року. З 1 по 7 травня йому надавалась відпустка без збереження зарплати. Захворів працівник 21 травня 2025. Розрахунковим періодом буде період з 10 квітня по 20 травня 2025 року.

Загальна кількість календарних днів в розрахунковому періоді –

21 квітень + 20 травень = 41 к.дн.

Проте із розрахункового періоду виключають 7 днів відпустки без збереження зарплати. Таким чином в розрахунку середньої зарплати будуть приймати участь

41-7=34 к.дн.

Виплати в розрахунковому періоді

П. 3 Порядку №1266 скеровує, що середню зарплату визначають діленням нарахованої зарплати, на яку нарахований ЄСВ, на кількість календарних днів розрахункового періоду. Причому до сукупного доходу включають виключно зарплату. Які саме виплати відносять до зарплати наведено в Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженою наказом Держкомстату від 13.01.2004 №5. Зокрема, це оклад, надбавки, доплати, премії, індексація зарплати, відпускні, компенсація за невикористану відпустку, систематична матдопомога тощо.

При чому, п. 32 Порядку №1266 визначено, що середню зарплату визначають на підставі відомостей, що включаються до звіту про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, що подаються до ДФС. Тобто буде включена зарплата, яка наведена в додатку 1 до податкового розрахунку.

Яка проблема виникає для новоприйнятого працівника?

По-перше, не буде всієї інформації в ПФУ про нараховану зарплату новоприйнятого працівника. Наприклад, якщо працівника прийнято на роботу 20 квітня, а захворів він 19 травня 2025 року, тобто розрахунковий період з 20.04.2025 по 18.05.2025, який складається з двох неповних місяців – квітня та травня.

І якщо податковий розрахунок за квітень 2025 року вже поданий до ДПС, то за травень 2025 роботодавець буде «звітуватись» тільки в червні 2025 року. При чому новою формою податкового розрахунку вже не передбачено подавати розрахунок із типом «Довідковий».

По-друге, Порядок №1266 чітко не визначає, яку суму зарплати, включити до розрахунку за такі неповні місяці. Особливо, якщо працівнику виплачувались премії, систематичні допомоги тощо.

Відповіді на ці питання є в новому листі ПФУ від 09.04.2025 №2800-1302-8/23760:

«Відповідно до статті 1 Закону України «Про оплату праці» №108/95-ВР від 24.03.1995 заробітна плата – це винагорода, обчислена, як правило, у грошовому виразі, яку за трудовим договором роботодавець виплачує працівникові за виконану ним роботу. Враховуючи зазначене, якщо застрахована особа не відпрацювала повний календарний місяць, то у разі настання в неї страхового випадку середньоденну заробітну плату необхідно обчислювати із заробітної плати, нарахованої за фактично відпрацьований час, шляхом її ділення на кількість календарних днів в цьому періоді. При цьому сума щомісячної премії у зазначеному Вами випадку враховується в частині пропорційно відпрацьованому часу, який припадає на розрахунковий період».

Аналогічний висновок був також у листі ПФУ від 28.09.2023 №36295-41825/Г-03/8-2800/23.

Як визначити середню зарплату для новоприйнятого працівника

Приклад. Працівника прийнято на роботу 21 квітня 2025 року. Він хворів з 12 по 13 травня 2025. Працівнику встановлено оклад 25000 грн, інших виплат (доплат, надбавок, премій) немає. Загальний страховий стаж працівника більше 8 років, за останній рік – більше 6 місяців.

Розрахунковим періодом буде період з 21 квітня по 11 травня 2025 року.

За квітень працівнику нараховано зарплату в сумі:

25000 грн : 22 р.дн. х 8 р.дн. = 9090,91 грн, де

1. 22 – кількість робочих днів за графіком роботу у квітні 2025 року;
2. 8 – кількість фактично відпрацьованих днів в квітні 2025 року.

За травень працівнику нараховано зарплату в сумі:

25000 грн : 22 р.дн. х 7 р.дн. = 7954,55 грн, де

1. 22 – кількість робочих днів за графіком роботу у травні 2025 року;
2. 7 – кількість фактично відпрацьованих днів за період з 1 по 11 травня 2025 року.

Визначимо середню зарплату:

(9090,91 + 7954,55) : 21 к.дн. = 811,69 грн, де

1. 21 – кількість календарних днів в розрахунковому періоді з 21.04.2025 по 11.05.2025 рр.

Сума лікарняного:

811,69 грн х 5 к.дн. = 4058,45 грн.

Якщо працівнику встановлений оклад, надбавки чи доплати, то визначити яка сума буде включатись до розрахунку легко. Ії визначають за фактично відпрацьовані дні, які приходяться на розрахунковий період.

Складнішою є ситуація, якщо працівнику нараховується премія. Особливо, коли наказ про виплату такої премії виданий після початку страхового випадку, відповідно і нарахована така премія буде в кінці місяця.

Проте ПФУ в листах, реквізити яких наведено вище, зазначав, що премія буде враховуватись в частині пропорційно відпрацьованому часу, який припадає на розрахунковий період. При чому Порядок №1266 не містить обмеження, що премія нарахована наприкінці місяці не включається до розрахунку.

Таким чином, премію включаємо пропорційно відпрацьованим робочим дням у частині розрахункового періоду за формулою:

Премія : відпрацьовані дні в місяці х відпрацьовані дні за частину розрахункового періоду

Приклад. Працівника прийнято на роботу 21 квітня 2025 року. Він хворів з 21 по 29 травня 2025. Працівнику встановлено оклад 16500 грн та премія в розмірі 50% від окладу. Загальний страховий стаж працівника більше 8 років, за останній рік – більше 6 місяців.

В даному випадку розрахунковим періодом буде період з 21.04.2025 по 20.05.2025 рр.

Наведемо в таблиці суму зарплати, яка була фактично нарахована працівнику в квітні та травні 2025 року, а також суму зарплати, яка буде включатись до розрахунку.

Визначимо середню зарплату:

24750 : 30 = 825 (грн), де

1. 30 – кількість календарних днів за розрахунковий період з 21.04.2025 по 20.05.2025 рр.

Оскільки страховий стаж працівника більше 8 років, лікарняні нараховують в розмірі 100% середньої зарплати (денна виплата = середній зарплаті).

Сума лікарняного:

825 грн х 9 к.дн. = 7425 грн,

В тому числі оплата перших п’яти днів за рахунок роботодавця 4125 грн (825 грн х 5 кдн), та допомога за рахунок ПФУ 3300 грн (825 грн х 4 к.дн).

Зразок розрахунку лікарняних

Зверніть увагу! Для наведеного прикладу, нарахована зарплата працівнику в квітні та травні в додатку 1 буде відображена в такому розмірі:

Тобто навіть якщо заява-розрахунок буде подана до ПФУ після того, як дані зі звіту за травень будуть завантажені в систему, буде розбіжність із фактично розрахованою середньою зарплатою і сумою допомоги, та даними СПОВ. Показник «Сума за даними СПОВ» обчислюється ПФУ автоматично за даними, які містяться в системі персоніфікованого обліку відомостей про застрахованих осіб.

Тобто за тими даними, які страхувальник зазначив у поданому податковому розрахунку, зокрема в додатку 1. В такому випадку слід пояснити причини таких розбіжностей у відповідному полі (відповідно до переліку) та можна до заяви-розрахунку додати скан-копії документів, які підтверджують правильність розрахунку страхувальником.

Якщо ж лікарняний нараховують ще до подання податкового розрахунку, то також варто додати розрахунки середньої зарплати та суми лікарняного за даними роботодавця. Проте це зазначає і ПФУ у листі від 09.04.2025 №2800-1302-8/23760:

«У разі, якщо на час подання заяви-розрахунку для здійснення фінансування страхових виплат Пенсійним фондом України ще не настав час подання страхувальником звіту про сплату єдиного внеску за фактично відпрацьований час розрахункового періоду, то до заяви-розрахунку додатково подаються бухгалтерські розрахунки зазначеної допомоги для здійснення перевірки інформації, наведеної у заяві-розрахунку».

Отже, якщо лікарняний нараховується новоприйнятому працівнику, то ПФУ радить до заяви-розрахунку додати відповідні бухгалтерські розрахунки, які допоможуть перевірити суму лікарняних та опрацювати заяву-розрахунок.

Форми, в якій слід надавати відповідні пояснення, нормативно не затверджено. Тож це можна зробити в будь-якій формі. Головне, щоб в ній було зрозуміло, чому саме така сума зарплати включається до розрахунку середньої зарплати.

Висновки

1. Якщо у новоприйнятого працівника немає повного календарного місяця, розрахунковим періодом буде фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку.
2. Зарплатні виплати, в тому числі і премії враховується в частині пропорційно відпрацьованому часу, який припадає на розрахунковий період.
3. Якщо податковий розрахунок не поданий, до заяви-розрахунку додаються бухгалтерські розрахунки для перевірки інформації зазначеної в неї.

Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7еminar

Статті на тему:

Заява-розрахунок лікарняних на порталі ПФУ

Помилки в розрахунку лікарняних та декретних: алгоритм виправлення

Лікарняні: призначення та виплата допомоги