Типові «проколи» бухгалтера на перевірці: що врахувати наприкінці року

1. Первинка є – госпоперації та/або результатів немає
2. Договори, які живуть окремо від реальності
3. Не той період – не той фінрезультат
4. Резерви: або забули, або зробили «на око»
5. Інвентаризація «для галочки»
6. Електронні документи без підпису
7. «Вічна» дебіторка
8. Курсові різниці: зона масових помилок
9. Технічне «незакриття» року
10. Висновки

Первинка є – госпоперації та/або результатів немає

Одна з найпоширеніших причин зняття витрат – ситуація, коли документи формально є, але податкова не бачить за ними реальної господарської операції. Особливо це стосується послуг: маркетингових, консультаційних, управлінських, ІТ.

Податковий кодекс України (далі – ПКУ) оперує поняттям ділової мети (пп. 14.1.231 ПКУ). Наприклад, якщо перевіряльник не розуміє, навіщо була ця послуга і який результат вона дала бізнесу, витрати та податковий кредит з ПДВ опиняються під загрозою.

На перевірці податкова дивиться не лише на наявність актів, а на логіку операції. Їхній улюблений сценарій: «Документ є, але що саме ви отримали – незрозуміло».

Особливо ризикові:

1. послуги без матеріального результату;
2. роботи, які не залишають «сліду» в діяльності;
3. операції з однаковими формулюваннями з місяця в місяць.

Поширений також приклад – закупівля матеріалів, за якою накладні не містять конкретного переліку продукції та кількості, через що витрати неможливо прив’язати до виробничого процесу, а отже, їх виключають з обліку з подальшим донарахуванням податку на прибуток.

Тож завжди майте другий рівень доказів: листування, ТЗ, презентації, звіти, скріншоти, внутрішні службові записки.

Суди у таких спорах неодноразово зазначали: сама наявність первинки не доводить реальність операції, якщо немає підтвердження фактичного здійснення госпоперації (постанови ВС від 05.10.2022 у справі №640/12691/19, від 14.08.2024 №560/12984/23). Саме сукупність доказів часто рятує витрати, а не один ідеальний акт.

Договори, які живуть окремо від реальності

Ще одна болюча точка для бізнесу – договори, які існують лише на папері й не відображають реальних відносин між сторонами. Наприкінці року ця проблема проявляється особливо гостро: суми вже проведені, акти підписані, а сам договір або втратив чинність, або містить умови, що не відповідають фактичним операціям. Під час перевірок податкова не обмежується формою – вона зіставляє договір, первинні документи та фактичні дії сторін (постанова ВС від 01.05.2024 у справі №420/23460/21). Якщо цей логічний ланцюг не сходиться, витрати визнають необґрунтованими, і жодні підписи чи акти ситуацію не врятують. У таких випадках навіть формально чинні договори податківці ставлять під сумнів.

Найчастіше це спливає саме під час річного закриття, коли контроль стає максимально прискіпливим. Зона підвищеного ризику – узагальнені формулювання на кшталт «надання консультацій» або «виконання робіт» без конкретного змісту. Не менш небезпечні договори, у яких не визначено предмет, строки виконання, права та обов’язки сторін, а також угоди, оформлені заднім числом і не підкріплені реальними доказами виконання. За таких обставин податкова без вагань виключає витрати з податкового обліку, ставить під сумнів реальність операцій і застосовує штрафи.

Типова картина – консультаційні договори без опису результату, угоди з підрядниками без строків і чітких зобов’язань або договори поставки без переліку товарів і термінів постачання. У таких умовах довести реальність господарської операції практично неможливо. Саме тому в договорах важливо чітко фіксувати предмет, обсяги та ціну, встановлювати строки виконання, прописувати обов’язки сторін і забезпечувати належне документальне підтвердження. Загальні фрази без деталізації не працюють – особливо тоді, коли за справу береться податкова.

Не той період – не той фінрезультат

Стик грудня і січня – класичний період для промахів із витратами. Акти «заднім числом», грудневі витрати з січневими датами або навпаки. Бухгалтери часто виправдовують це «затримкою документів», але для перевірки це не аргумент.

Закон прямо закріплює принцип нарахування: доходи й витрати відображають в тому періоді, коли вони виникли (ст. 4 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»; далі – Закон про бухоблік). Порушення цього принципу автоматично тягне викривлення фінансового результату і ризики з податку на прибуток.

На практиці це проявляється у типових ситуаціях. Наприклад, компанія відносить до витрат оренду офісу за грудень, хоча договір з орендодавцем укладений лише в січні наступного року. У такому випадку податкова відмовляє у визнанні витрат, оскільки дата документа не підтверджує надання послуг у заявленому періоді. Аналогічні проблеми виникають із витратами на відрядження, коли авансовий звіт подано із запізненням або він не підписаний керівником у встановлений строк.

Щоб мінімізувати такі ризики, бухгалтеру варто системно контролювати первинні документи: накладні, акти й рахунки мають бути підписані сторонами, датовані та містити чіткий зміст. Витрати необхідно співвідносити з господарською діяльністю підприємства. Особливу увагу слід приділяти дотриманню строків оформлення актів і авансових звітів та уникати списання витрат «заднім числом», особливо на межі року. Усі підтвердні документи варто зберігати в упорядкованій системі, щоб їх можна було швидко надати під час перевірки.

Резерви: або забули, або зробили «на око»

Резерви – ще одна зона підвищеної уваги наприкінці року. Проблеми виникають не тільки з резервом відпусток, а й із резервами сумнівних боргів, бонусів, премій або гарантійних зобов’язань. Деякі підприємства їх взагалі не формують, інші – нараховують «на око», без будь-яких розрахунків і внутрішніх документів.

Утім, резерви – це не просто цифра «зі стелі». Якщо бухгалтер нараховує їх довільно, податкова може не визнати витрати, а коригування податкової бази і штрафи стануть неминучими. І тут уже суд не підтримає платника (постанова Шостого апеляційного адмінсуду від 26.02.2020 у справі №620/2092/19).

НП(С)БО 11 і НП(С)БО 10 чітко вимагають обґрунтованого підходу до резервів: розрахунок має бути документально зафіксований, логічно обґрунтований і перевірений.

Щоб уникнути ризику, потрібно: розраховувати резерви на основі реальних даних (фактичні дні відпусток, зарплата, борги контрагентів), документувати методику розрахунку у внутрішніх наказах чи обліковій політиці, регулярно звіряти резерви з фактичними показниками і контролювати їх відповідність законодавству.

Інвентаризація «для галочки»

Формальний підхід до інвентаризації – ще один поширений ризик. Наказ є, але фактичної перевірки активів і зобов’язань немає й інвентаризаційні описи порожні або відсутні взагалі всупереч вимогам Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 №879.

На папері все збігається, а на складі – ні. Результат: управлінські рішення на хибних даних, пересортиця, надлишки чи нестача, які важко документально довести. Для податкової це сигнал: балансові дані не підтверджені, тож їм можна не довіряти.

Тобто інвентаризація – це не штамп у документі. Якщо після закриття року виявляється нестача на складі, податкова може донарахувати податкові зобов’язання і штрафи. Наприклад, підприємство провело інвентаризацію «для галочки», фактичну перевірку залишків не здійснювало. Після закриття року виявлена нестача призвела до коригування фінансових результатів і донарахування податку на прибуток.

Бухгалтер теж у зоні ризику: недостовірні дані = адмінштраф, а повторні порушення – ще суворіше. Директор може оголосити догану за неякісну перевірку.

Щоб уникнути ризику, інвентаризація має бути реальною: перевіряйте фактичні залишки, фіксуйте розбіжності, приймайте рішення про списання або уточнення обліку. Використання чеклістів для кінця року допомагає не пропустити жоден пункт. Формальні акти тут не рятують – тільки ретельна перевірка і документування всіх дій захищає компанію і бухгалтера від претензій і податкових донарахувань.

Електронні документи без підпису

На стику років часто з’ясовується, що частина електронних документів залишилася зі статусом «очікує підпису». Для бухгалтера документ «є в системі», але фактично він не існує з точки зору Закону України від 22.05.2003 №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг».

Під час перевірки такі документи не визнають первинними, а витрати за ними – необґрунтованими. Часто електронні документи сприймають як безпечні, проте відсутність кваліфікованого електронного підпису (КЕП) контрагента робить витрати нереальними для податкового визнання.

Показовий кейс: акт на послуги був завантажений в систему ЕДО, але без КЕП контрагента. Податкова відмовила у включенні витрат до податкової бази.

Щоб уникнути подібних проблем, перевіряйте наявність КЕП у контрагента, не покладайтеся лише на факт «присутності документа у системі» та зберігайте підтверджені документи в архіві для перевірок. ЕДО саме по собі не гарантує безпеку витрат: КЕП контрагента – ключ до їх визнання, а правильне архівування мінімізує ризик відмови податкової.

«Вічна» дебіторка

Борги, які висять роками без руху, – ще один тригер для перевірки. Якщо підприємство не створює резерв сумнівних боргів або не списує безнадійну дебіторку, баланс виглядає завищеним.

НП(С)БО 10 вимагає регулярної оцінки дебіторської заборгованості, а суди підтримують позицію, що ігнорування цього обов’язку викривляє фінансову звітність.

Щоб уникнути проблем, регулярно аналізуйте дебіторку, формуйте резерви на сумнівні борги, фіксуйте дії щодо стягнення заборгованості.

Курсові різниці: зона масових помилок

Помилки в перерахунку валютної заборгованості на межі років часто призводять до заниження прибутку та податкових ризиків. Типова ситуація – компанія не застосувала курс НБУ на 31 грудня, через що фінансовий результат був викривлений і це стало підставою для донарахування податку на прибуток.

Найчастіше плутають дату перерахунку, монетарні та немонетарні статті, а також сам курс НБУ, рахуючи курсові різниці «за залишком» без аналізу характеру заборгованості. Щоб уникнути проблем, слід уважно перераховувати валютні залишки на кінець року, перевіряти офіційний курс та фіксувати всі розрахунки для перевірки.

Технічне «незакриття» року

І наостанок – дрібниця, яка часто коштує дорого. Якщо рік технічно не зафіксований, документи можуть потрапляти у вже «закритий» період. Для перевірки це ознака відсутності внутрішнього контролю і підстава сумніватися в достовірності обліку. Документи за операціями у січні, потрапивши до грудня, можуть змінити фінрезультат і ПДВ.

Щоб уникнути проблем, контролюйте дати документів, чітко розділяйте операції попереднього і нового року, робіть у системі обліку записи та уточнення за потреби. Просте рішення – встановити дату заборони редагування, зберігати регістри та закріпити це внутрішнім наказом. Для бухгалтера це звичайна робоча дисципліна, а для перевірки – чітка ознака надійної та контрольованої системи обліку.

Висновки

1. Документи мають підтверджувати фактичну господарську операцію. Наявність актів і договорів «на папері» не гарантує податкового визнання витрат. Податкова аналізує логіку операції та ділову мету, а суди підтверджують: сама первинка без доказів фактичного здійснення не врятує витрати.
2. Резерви та баланс – зона підвищеної уваги. Неправильний або відсутній розрахунок резервів відпусток, сумнівних боргів чи премій викривлює фінансовий результат і стає підставою для донарахування податку на прибуток. Обґрунтований документальний підхід і регулярна перевірка – запорука безпеки.
3. Системність і контроль дат – ключ до уникнення штрафів. Документи за грудень не можна змішувати із січневими, електронні документи без КЕП контрагента не визнаються, а курсові різниці треба правильно перераховувати. Чіткі внутрішні правила, контроль строків та документальне підтвердження операцій захищають компанію і бухгалтера від претензій контролюючих органів.

Шаблони та зразки документів:

Рахунок-фактура

Видаткова накладна

Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт

Читайте більше:

Резерв сумнівних боргів

Резерв відпусток: як створити

Нереальні господарські операції

Облік та розрахунок курсових різниць

Списання дебіторської заборгованості

Створюємо резерв для виплати річної премії

Не створювали резерв відпусток: як виправити

Інвентаризація: від загальних положень до практичних ситуацій

Стягуємо дебіторську заборгованість швидко і без участі юриста

Курсові різниці: бухоблік і вплив на оподаткування єдиним та податком на прибуток