Резерв на премії працівникам: умови створення, розрахунок та облік

1. Резерв на премії: коли виникає право на створення забезпечення
2. Коли преміальний резерв можна (не)створювати
3. Навіщо створюється резерв річної премії
4. Як розрахувати резерв преміювання
5. Субрахунок 477: як обліковувати резерв на виплату премій працівникам
6. Бухгалтерська довідка для розрахунку резерву на річну премію: що має містити
7. Висновки

Резерв на премії: коли виникає право на створення забезпечення

Звернемось до НП(С)БО 26 «Виплати працівникам», затвердженого наказом Мінфіну від 28.10.2003 №601 (далі – НП(С)БО 26).

Відповідно до п. 4 НП(С)БО 26 виплати працівникам включають:

1. поточні виплати;
2. виплати при звільненні;
3. виплати по закінченні трудової діяльності;
4. виплати інструментами власного капіталу підприємства;
5. інші довгострокові виплати.

Своєю чергою поточні виплати працівникам включають:

1. заробітну плату за окладами та тарифами, інші нарахування з оплати праці;
2. виплати за невідпрацьований час (щорічні відпустки та інший оплачуваний невідпрацьований час);
3. премії та інші заохочувальні виплати, що підлягають сплаті протягом дванадцяти місяців по закінченню періоду, у якому працівники виконують відповідну роботу тощо.

Нарахована сума виплати працівникам за роботу, виконану ними протягом звітного періоду, визнається поточним зобов'язанням. Тобто під нараховану зарплату резерви не створюють, а визнають витратами звітного місяця.

Виплати за невідпрацьований час, що підлягають накопиченню, визнаються зобов'язанням через створення забезпечення у звітному періоді. Виплати за невідпрацьований час, що не підлягають накопиченню, визнаються зобов'язанням у тому періоді, у якому час відсутності працівника на роботі підлягає оплаті. Тобто для відпускних потрібно створювати резерв.

Що із преміями та чи потрібно для них створювати резерв зобов’язань?

В п. 8 НП(С)БО 26 передбачено наступне: премії та інші заохочувальні виплати визнаються зобов'язанням через створення забезпечення у звітному періоді, якщо робота, виконана працівниками у цьому періоді, дає їм право на отримання таких виплат у майбутньому.

Отже, НП(С)БО 26 передбачено, що резерв для річних премій можна створювати. Але є нюанси.

Коли преміальний резерв можна (не)створювати

Інструкцією зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 №5 (далі – Інструкція №5), передбачені такі премії (винагороди):

1. премії, пов'язані з виконанням виробничих завдань і функцій. Відповідно до пп. 2.2.2 Інструкції №5, такі премії та винагороди, у тому числі за вислугу років, що мають систематичний характер, є складовою фонду додаткової заробітної плати;
2. винагороди та заохочення, що здійснюються раз на рік або мають одноразовий характер, та винагороди за підсумками роботи за рік, щорічні винагороди за вислугу років (стаж роботи) або премії за виконання важливих та особливо важливих завдань є складовою інших заохочувальних та компенсаційних виплат. Відповідно до пп. 2.3.2 Інструкції №5 відносяться до інших заохочувальних та компенсаційних виплат.

Порядок та умови надання працівникам матеріального стимулювання, включно з річною премією, закріплюють у колективному договорі або в окремому положенні, наприклад, в положенні про преміювання. Як правило, премію за підсумками роботи за рік нараховують або в кінці відповідного року, або взагалі вже після завершення такого року, коли підбиті підсумки діяльності підприємства.

Тож чи створювати резерв, чи ні – спочатку варто з’ясувати умови виплати таких премій.

1. Чітко визначені умови. Наприклад, у локальному акті зазначено, що кожен працівник отримає премію у розмірі одного окладу або середньої зарплати. У цьому випадку забезпечення створити можна.
2. Невизначені умови. Якщо в договорі сказано, що премія виплачується «за наявності фінансових можливостей», а їх розмір і факт виплати заздалегідь невідомі, підстав для створення резерву немає. Якщо потім премія все ж буде нарахована, то витрати на її нарахування будуть одразу списуватись у витрати підприємства.
3. Відсутність згадок про річне заохочення. Якщо у колективному договорі премія за підсумками року взагалі не передбачена, резерв не створюється.

У п. 8 П(С)БО 26 чітко зазначено:

премії та інші заохочувальні виплати визнаються зобов’язанням через створення забезпечення у звітному періоді, якщо робота, виконана працівниками, вже надає їм право на отримання цих коштів у майбутньому.

Але у п. 12 НП(С)БО 11 «Зобов’язання», затвердженого наказом Мінфіну від 31.01.2000 №20 (далі – НП(С)БО 11), прямо не виділено матеріальне заохочення як окремий вид забезпечення. Проте перелік зобов’язань, під які може створюватися резерв, не є вичерпним. Це дає підприємствам підстави формувати резерви й для інших видів майбутніх виплат.

Крім того, в Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженої наказом Мінфіну від 30.11.1999 №291, є спеціальний субрахунок 477 «Забезпечення матеріального заохочення». Він призначений для обліку коштів, зарезервованих на винагороди, допомоги чи премії, які мають бути виплачені протягом 12 місяців після завершення періоду, у якому працівники виконали роботу, що дає їм право на такі виплати.

Навіщо створюється резерв річної премії

Основне завдання: рівномірний розподіл витрат на премії між звітними періодами. Якщо премія за результатами роботи за рік нараховується одноразово (наприклад, в грудні поточного року або у січні наступного року), це призведе до різкого зростання витрат у цьому місяці, що штучно завищить собівартість продукції або послуг. Створення резерву дозволяє «розподілити» преміальне навантаження на весь рік.

Резерв під річну премію створюється відповідно до пп. 13 НП(С)БО 11, якщо:

1. виникнення зобов’язання можна прогнозувати;
2. суму зобов’язання можна розрахувати.

Отже, якщо підприємство планує преміювати працівників та вже має дані для приблизного розрахунку, забезпечення можна нараховувати, орієнтуючись на умови колективного чи трудового договору.

Як розрахувати резерв преміювання

Окремого порядку розрахунку забезпечень на виплату премій не передбачено. За п. 15 НП(С)БО 11 сума забезпечення визначається за обліковою оцінкою ресурсів (за мінусом суми очікуваного відшкодування), необхідних для погашення відповідного зобов'язання, на дату балансу.

Оскільки прямо не визначено, як розрахувати резерв саме під ці зобов’язання, рекомендуємо скористатись порядком створення забезпечень на виплату відпусток.

А саме: суму забезпечення на виплату річної премії будемо визначати щомісяця, як добуток фактично нарахованої заробітної плати працівникам і відсотка, обчисленого як відношення річної планової суми на виплату премії за підсумками роботи за рік до загального планового фонду оплати праці з урахуванням відповідної суми відрахувань на загальнообов'язкове державне соціальне страхування.

У вигляді формули це можна представити так:

ПрЗ = ЗП × КР × КЄСВ, де

1. ПрЗ – щомісячний «преміальний» резерв;
2. КР – коефіцієнт резервування;
3. КЄСВ – коефіцієнт ЄСВ;

Для того, щоб щомісяця визначати резерв для річної премії потрібно спочатку розрахувати коефіцієнт резервування (КР) та коефіцієнт ЄСВ (КЄСВ).

Коефіцієнт резервування (КР). Його визначають за формулою:

КР = Ппл : ФОПп, де

1. Ппл – річна планова сума на оплату річної премії;
2. ФОПп – загальний плановий фонд оплати праці, виходячи зі штатного розпису, фінплану тощо.
3. Коефіцієнт ЄСВ визначають за такою формулою:

КЄСВ = 1 + РЄСВ : 100, де

1. РЄСВ – розмір ЄСВ, що діє в поточному році.

На сьогодні діє два розміри ЄСВ: загальний – 22% і спеціальний – 8,41% – для працюючих осіб з інвалідністю. Тому КЄСВ (а відповідно, і суму забезпечення виплат премії) визначаємо окремо для осіб з інвалідністю і для інших працівників. Відповідно, може бути 2 коефіцієнти ЄСВ:

1. для звичайних працівників (ставка ЄСВ 22%) – 1,22;
2. для працівників з інвалідністю (ставка ЄСВ 8,41%) – 1,0841.

Субрахунок 477: як обліковувати резерв на виплату премій працівникам

Облік забезпечення на матеріальне заохочення працівників, зокрема на виплату працівникам винагороди, премії, які підлягають сплаті протягом дванадцяти місяців після закінчення періоду, у якому працівники виконали роботу, що надає їм право на отримання таких виплат у майбутньому ведеться на субрахунку 477 «Забезпечення матеріального заохочення». За кредитом субрахунку відображається нарахування забезпечень, за дебетом – їх використання.

Тобто нарахування резерву показують кореспонденцією за кредитом субрахунку 477 «Забезпечення матеріального заохочення» із дебетом тих рахунків, на яких відображають зарплату відповідних працівників. Наприклад,

1. Дт 23, 91, 92, 93, 94 – Кт 477.

Відповідно і сам резерв визначають окремо.

Бухгалтерська довідка для розрахунку резерву на річну премію: що має містити

Розрахунок резерву на виплату річної премії оформлюють бухгалтерською довідкою, за формою, наведеною у Методрекомендаціях по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затверджених наказом Мінфіну від 29.12.2000 №356, або ж за власне розробленою.

Увага! Така довідка є первинним документом, тому має містити усі обов’язкові реквізити первинного документа, а саме (п. 2.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88, ч. 2 ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»):

1. найменування підприємства, від імені якого складено документ;
2. назву документа (бухгалтерська довідка);
3. дату складання;
4. зміст і обсяг господарської операції, одиницю її виміру;
5. назви посад і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
6. особистий підпис або інші дані, що дають можливість ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Висновки

1. Кожну ситуацію преміювання слід аналізувати окремо – враховуючи реальність виплати, можливість її розрахунку та умови договорів. Лише після цього приймають рішення про створення забезпечення та визначають дату його нарахування.
2. Оскільки у НП(С)БО 11 не визначено, як розрахувати резерв на виплату річної премії, рекомендуємо скористатись порядком створення забезпечень на виплату відпусток.
3. Нарахування резерву показують кореспонденцією за кредитом субрахунку 477 «Забезпечення матеріального заохочення» із дебетом тих рахунків, на яких відображають зарплату відповідних працівників.

Шаблони та зразки документів:

Положення про преміювання працівників

Читайте більше:

Положення про преміювання

Премія у розрахунку середньої зарплати для відпускних

Одноразова премія: чи враховується при відпускних, лікарняних і відрядженнях

Включення премії до розрахунку середньої заробітної плати при звільненні: правила розподілу

Річна премія в розрахунку відпускних: правила врахування, якщо працівник працює менше року