Документи для проведення інвентаризації активів і зобов’язань

Назва форми документа

Порядок застосування

Нормативна підстава

Необоротні активи

Інвентаризаційний опис необоротних активів

Застосовують для оформлення даних інвентаризації необоротних активів (основних засобів, у т. ч. МНМА, нематеріальних активів, інших необоротних матеріальних активів, капітальних інвестицій).

Складає в одному примірнику комісія окремо за кожним місцезнаходженням цінностей і посадової особи, відповідальної за збереження необоротних активів.

У разі виявлення об’єктів, які не відобразили в акті, а також об’єктів, за якими відсутні дані, що характеризують їх, комісія включає відсутні відомості до інвентаризаційного опису.

Вносять усі об’єкти, включно з орендованими, прийнятими на ремонт чи зберігання. Усі дані звіряють із бухгалтерським обліком. Підписують члени комісії та матеріально відповідальні особи.

Після оформлення у встановленому порядку опис передають до бухгалтерії для складання звіряльної відомості

Наказ Мінфіну №572

Звіряльна відомість результатів інвентаризації необоротних активів

Застосовують для відображення результатів інвентаризації необоротних активів, за якими виявили відхилення від облікових даних. Тобто до відомості включають виявлені розбіжності між даними бухгалтерського обліку і даними інвентаризаційних описів.

Складає в одному примірнику бухгалтер підприємства і зберігає її в бухгалтерії

Наказ Мінфіну №572

Запаси, ТМЦ

Інвентаризаційний опис запасів

Застосовують для інвентаризації запасів (сировини, матеріалів, готової продукції, МШП тощо).

Інвентаризаційний опис складає в одному примірнику комісія на підставі перерахунку, зважування, перемірювання цінностей окремо за кожним місцезнаходженням і матеріально відповідальною особою чи групою осіб, на зберіганні яких знаходяться цінності.

На виявлені під час інвентаризації непридатні або зіпсовані запаси (матеріали, готові вироби тощо) складають відповідні акти довільної форми.

Після оформлення у встановленому порядку опис передають до бухгалтерії для складання звіряльної відомості

Наказ Мінфіну №572

Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей (ф. №М-21)

Застосовують на складах, у цехах, у матеріально відповідальних осіб. Дані вносять за номенклатурою, кількістю і одиницями виміру.

Складають для зняття натуральних залишків товарно-матеріальних цінностей за кожним окремим складом, дільницею, об’єктом, які знаходяться у матеріально відповідальних осіб.

В описі зазначають: найменування матеріалів, їх номенклатурні номери, тип, сорт, розмір та інші ознаки відмінності. У кінці інвентаризаційного опису підписуються усі члени комісії та матеріально відповідальні особи

Наказ Мінстату №193

Інвентаризаційний опис матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання

Складає в одному примірнику інвентаризаційна комісія. Його підписують члени комісії та матеріально відповідальна особа (у разі прийняття цінностей на зберігання), передають до бухгалтерії.

Під час інвентаризації матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання, записи в опис робить інвентаризаційна комісія на підставі перевірки і перерахунку цінностей у натурі.

Товари та матеріали, що зберігаються на складах інших підприємств, заносять до опису на підставі документів, що підтверджують здачу цих цінностей на відповідальне зберігання

Наказ Мінфіну №572

Звіряльна відомість результатів інвентаризації запасів

Оформлюють для відображення результатів інвентаризації запасів (сировини, матеріалів, готової продукції, МШП тощо), за якими виявили відхилення від облікових даних.

До відомостей включають виявлені розбіжності між даними бухгалтерського обліку і даними інвентаризаційних описів.

Звіряльну відомість складає в одному примірнику бухгалтер підприємства і зберігає її в бухгалтерії

Наказ Мінфіну №572

Нематеріальні активи

Інвентаризаційний опис об’єктів права інтелектуальної власності (ф. № НА-4)

Потрібен для оформлення даних інвентаризації окремо за кожним місцезнаходженням об’єктів права інтелектуальної власності та за кожною особою, відповідальною за використання об’єктів права інтелектуальної власності.

Під час інвентаризації об’єктів права інтелектуальної власності їх наявність установлюють або за документами, що були підставою для оприбуткування, або додатково за документами, якими оформили (які підтверджують) майнові права.

Оформлений інвентаризаційний опис передають до бухгалтерії підприємства для заповнення даних про кількість, вартість об’єктів права інтелектуальної власності і суму накопиченої амортизації за даними бухгалтерського обліку

Наказ Мінфіну №732

Грошові кошти і документи, фінінвестиції

Акт про результати інвентаризації грошових коштів

Застосовують для інвентаризації обсягу грошових коштів на розрахункових, поточних, валютних, реєстраційних та інших рахунках шляхом звірки залишків сум із даними бухгалтерського обліку.

Акт складають у двох примірниках. Його підписують інвентаризаційна комісія та матеріально відповідальна особа. Один примірник акта передають до бухгалтерії підприємства, другий залишається у матеріально відповідальної особи.

У разі зміни матеріально відповідальних осіб акт складають у трьох примірниках для:

·      матеріально відповідальної особи, яка здала цінності;

·      матеріально відповідальної особи, яка прийняла цінності;

·      бухгалтерії

Наказ Мінфіну №572

Акт про результати інвентаризації наявних коштів, що зберігаються

Застосовують для відображення результатів інвентаризації фактичної наявності коштів (готівки, цінних паперів тощо), що зберігаються в касі підприємства. При цьому інвентаризацію каси на підприємстві проводять відповідно до Положення №148.

В акті інвентаризації наявності готівки наводять фактичний залишок та залишок за даними обліку і визначають результат інвентаризації.

Фактичну наявність перевіряють шляхом повного покупюрного перерахунку всіх готівкових коштів (як у національній, так і в іноземній валюті). Залишок готівки в касі звіряють з даними, що наведені в касовій книзі

Додаток 7 до Положення НБУ №148

Акт інвентаризації наявності грошових документів, бланків документів суворої звітності

Використовують для відображення результатів інвентаризації фактичної наявності грошових документів і бланків документів суворої звітності і виявлення кількісних розбіжностей їх з обліковими даними.

Опис складають у двох примірниках. Підписують його інвентаризаційна комісія та матеріально відповідальна особа. Один примірник опису передають до бухгалтерії підприємства (організації), другий залишається у матеріально відповідальної особи, яка приймає цінності або бланки документів суворої звітності на відповідальне зберігання.

У разі зміни матеріально відповідальних осіб опис складають у трьох примірниках для:

·      матеріально відповідальної особи, яка здала цінності;

·      матеріально відповідальної особи, яка прийняла цінності;

·      бухгалтерії

Наказ Мінфіну №572

Акт інвентаризації наявності фінансових інвестицій

Застосовують для інвентаризації довгострокових та короткострокових фінансових інвестицій у частки (паї) в статутних капіталах підприємств. Ідеться про перевірку наявності акцій, облігацій, депозитів, паїв, а також правильності їх відображення у бухобліку.

При цьому інвентаризацію проводять шляхом звірки установчих документів із даними бухгалтерського обліку такого підприємства. У разі виявлення під час інвентаризації нестачі або надлишку комісія з’ясовує обставини їх виникнення та наводить пояснення причин, унаслідок яких вони виникли

Наказ Мінфіну №572

Розрахунки із кредиторами, дебіторами та бюджетом

Акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами

Складають для оформлення результатів інвентаризації розрахунків за дебіторською і кредиторською заборгованостями (доходами і витратами майбутніх періодів). В акті відображають результати інвентаризації розрахунків із покупцями, замовниками, постачальниками, підрядниками, отриманих і виданих векселів, отриманих і виданих позик (кредитів), розрахунків із контролюючими органами, підзвітними особами, депонентами, іншими дебіторами та кредиторами.

Акт складає в одному примірнику інвентаризаційна комісія на підставі виявлення за документами залишків сум, що обліковуються на відповідних рахунках. Потім його підписує і передає до бухгалтерії

Наказ Мінфіну №572

Акт інвентаризації дебіторської або кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка планується до списання

Використовують для контролю за наявністю та станом дебіторської та кредиторської заборгованостей, строками їх виникнення, перебігом строку позовної давності та виявленням заборгованості, строк позовної давності якої закінчився і яку планують списати

Наказ Мінфіну №572

Акт інвентаризації розрахунків щодо відшкодування матеріальних збитків

Цим актом оформлюють інвентаризацію розрахунків із відшкодування завданих збитків, тобто розрахунків за заподіяними підприємству збитками у вигляді нестач і крадіжок грошових коштів, матеріальних цінностей, втрат від псування матеріальних цінностей, а також сум, що згідно з чинним законодавством України підлягають утриманню з посадових осіб, винних у порушенні витрачання коштів на службові відрядження, та інші призначені до утримання суми.

Облік розрахунків з відшкодування завданих збитків установи ведуть за кожною винною особою із зазначенням ПІБ, займаної посади, дати виникнення нестачі та її суми

Наказ Мінфіну №572

Узагальнення результатів

Протокол інвентаризаційної комісії (затвердженої та довільної форми)

Складають за результатами інвентаризації. Документ узагальнює пропозиції комісії щодо списання, оприбуткування, донарахувань. Підписують члени комісії, затверджує керівник.

Тут відображають усі суттєві аспекти проведеної інвентаризації. Наприклад, зазначають стан складського господарства, результати інвентаризації і висновки щодо них, пропозиції про залік нестач та надлишків за пересортицею, списання нестач у межах норм природного убутку, а також понаднормативних нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням вжитих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам тощо.

До протоколу додають усі інвентаризаційні документи.

Керівник підприємства має затвердити протокол інвентаризаційної комісії протягом 5 робочих днів після завершення інвентаризації

Наказ Мінфіну №572, п. 2 розд. IV Положення №879

Наказ Мінфіну №572 – наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації» від 17.06.2015 №572. Комерційні підприємства можуть використовувати затверджені цим наказом типові форми або за потреби розробити власні форми інвентаризації, у т. ч. на основі типових.

Наказ Мінстату №193 – наказ Мінстату «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів» від 21.06.1996 №193. Хоча затверджена цим наказом типова форма інвентаризаційного опису №М-21 скасована, підприємства можуть продовжувати її використовувати або ж розробити власну, взявши за основу скасовану.

Наказ Мінфіну №732 – наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм первинного обліку об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів» від 22.11.2004 №732.

Положення НБУ №148 – Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148.

Положення №879 – Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 №879