Облік витрат на пальне у ФОП-загальносистемника: коли і як визнавати та як заповнювати Книгу обліку

У ФОП на загальній системі оподаткування, які здійснюють вантажні перевезення, питання обліку витрат на пальне є одним із найскладніших на практиці. Особливо це стосується ситуацій, коли заправка здійснюється наперед, паливо використовується на кілька рейсів, а його ціна постійно змінюється. Виникає логічне запитання: у якому періоді визнавати такі витрати – за датою оплати пального, за датою акта виконаних робіт чи за фактом отримання доходу. Не менш важливо правильно відобразити ці витрати у Книзі обліку доходів і витрат та підтвердити їх зв’язок із господарською діяльністю

1

10


ФОП-загальносистемник займається вантажними перевезеннями, для того щоб виконати замовлення авто потрібно заправити. Заправка авто відбувається як по паливним карткам так і з бочок в яких зберігається паливо придбане оптом (була оформлена ліцензія на зберігання палива для власних потреб) згідно ст. 177.4.1 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) витрати на придбання дизельного палива включаються до складу витрат. До якого періоду відносити витрати на заправку автомобіля? До періоду виписаного акта виконаних робіт чи в періоді сплати за надані послуги згідно акта виконаних робіт? Яким чином відображати в книзі доходів і витрат суми коштів витрачених на заправку авто, вказувати всю суму згідно оплаченої видаткової накладної в день оплати, чи розподіляти ці витрати під кожне перевезення (рейс) в день оплати такого перевезення (рейс)? Так як авто заправляється іноді не на один рейс, іноді заправляє до повного баку, залишається залишок, дозаправляє авто а ціна на паливо постійно змінюється і в паливному бачку знаходиться паливо придбане по різним цінам, тому яким чином вирахувати саме під кожне завантаження ціну пального, і як вести тоді такий облік?

Об'єктом оподаткування є чистий оподатковуваний дохід, тобто різниця між загальним оподатковуваним доходом (виручка у грошовій та не грошовій формі) і документально підтвердженими витратами, пов'язаними з господарською діяльністю такого ФОП (п. 177.2 ПКУ).


Оподаткуванню підлягають доходи ФОП, які отримані протягом календарного (звітного) року від провадження господарської діяльності (п. 177.1 ПКУ).


До витрат, безпосередньо пов'язаних з отриманням доходів ФОП від провадження господарської діяльності на загальній системі оподаткування належать:


  1. витрати, до складу яких включається вартість сировини, матеріалів, товарів, що утворюють основу для виготовлення (продажу) продукції або товарів (надання робіт, послуг), купівельних напівфабрикатів та комплектуючих виробів, палива й енергії, будівельних матеріалів, запасних частин, тари й тарних матеріалів, допоміжних та інших матеріалів, які можуть бути безпосередньо віднесені до конкретного об'єкта витрат (п.п. 177.4.1 ПКУ).


Витрати на пальне – це операційні витрати, які визнаються в періоді їх виникнення (споживання) і включаються до відповідних статей витрат (собівартість, адміністративні, збутові).


Витрати на пальне включаються до витрат, якщо їх можна документально підтвердити та прив'язати до господарської діяльності (перевезення, надання послуг).


Порядок занесення ФОП-загальником відомостей за якими здійснюється облік доходів і витрат до типової форми:


  1. Інформація про документально підтверджені витрати, пов'язані з господарською діяльністю або провадженням незалежної професійної діяльності, зазначається у графах 5 – 10, відповідно:
  2. у графі 5 зазначаються реквізити документа, який підтверджує понесені витрати, що безпосередньо пов'язані з отриманим доходом / пов'язані з провадженням незалежної професійної діяльності. Документами, які підтверджують витрати, можуть бути, зокрема, платіжне доручення, прибутковий касовий ордер, квитанція, фіскальний чек, акт закупки (виконаних робіт, наданих послуг) та інші первинні документи, що засвідчують факт оплати товарів (робіт, послуг);
  3. у графі 6 відображається вартість придбаних товарно-матеріальних цінностей, що реалізовані / використані у виробництві продукції, товарів (наданні робіт, послуг), або для використання під час провадження незалежної професійної діяльності;
  4. у графі 7 відображається сума витрат на оплату праці фізичних осіб, що перебувають у трудових відносинах, або за виконання робіт, послуг згідно з договорами цивільно-правового характеру;
  5. у графі 8 відображається сума податків, зборів, єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, платежі, сплачені за одержання ліцензій, іншого документа дозвільного характеру, які пов'язані з господарською діяльністю / незалежною професійною діяльністю;
  6. у графі 9 відображається сума інших витрат, пов'язаних з одержанням доходу / провадженням незалежної професійної діяльності;
  7. у графі 10 відображається сума амортизаційних відрахувань, яка складається з підсумкового значення рядка 11 додатка до типової форми, що розраховується за власним бажанням платника та є необов'язковим для заповнення.
  8. У графі 11 зазначається сума чистого оподаткованого доходу, яка розраховується як різниця між загальною сумою отриманого доходу, яка підлягає декларуванню (графа 4) та сумою документально підтверджених витрат, пов'язаних з господарською діяльністю або провадженням незалежної професійної діяльності (графи 6, 7, 8, 9, 10).
Таким чином, вартість використаних пально-мастильних матеріалів включається до складу витрат після одержання доходу, який безпосередньо пов'язаний з понесеними витратами від здійснення підприємницької діяльності, на підставі документально підтверджених первинних документів (зокрема, угод, актів виконаних робіт (наданих послуг), товарно-транспортних накладних, розрахункових документів, тощо)

Джерело: ІПК від 21.01.2026 №422/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК


Читайте більше:


Документальне підтвердження витрат ФОП на загальній системі

Книга обліку доходів і витрат ФОП на загальній системі

Чи може ФОП на загальній системі включити у витрати ремонт власного авто

Як вести внутрішній облік пального до 2000 л госпсуб'єкту

Не повідомив ДПС про зберігання пального до 2 000 л: чи буде штраф за зберігання пального без ліцензії


Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
1

10

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇

1

416

8

4851

1

9

1

21

1

8

1

26

2

81

2

56

8

19867

3

26

5

12230

3

16

2

1523

1

38

2

30

5

8322

4

608

1

25

3

71