
Документообіг, первинні документи
21.09.2026
Книга обліку доходів і витрат ФОП на загальній системі у 2026 році
Книга обліку доходів і витрат – це обов'язковий документ, у якому ФОП на загальній системі оподаткування повинні вести записи про отримані доходи та документально підтверджені витрати. З'ясуємо, за якою формою слід вести такий документ, які законодавчі вимоги враховувати, як правильно заповнювати та зберігати книгу

- Книга обліку доходів і витрат: законодавча база та форма
- Ведення Книги обліку доходів і витрат
- Правила обліку доходів і витрат у підприємця
- Порядок ведення типової форми Книги обліку доходів і витрат
- Зберігання Книги обліку доходів і витрат
- Дії у разі втрати Книги обліку доходів і витрат
- Висновки
Книга обліку доходів і витрат: законодавча база та форма
Статтею 177.10 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) передбачено:
Фізичні особи - підприємці зобов’язані вести облік доходів і витрат та мати підтверджуючі документи щодо походження товару. Облік доходів і витрат може вестися в паперовому та/або електронному вигляді, у тому числі через електронний кабінет.
Наказом Мінфіну від 13.05.2021 №261 «Про затвердження типової форми, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами - підприємцями і фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність, та Порядку її ведення» (далі – Порядок №261) затверджена нова форма Книги, що набула чинності 16.07.2021. Реєстрація Книги у ДПС не потрібна.
Завантажуйте бланк Книги обліку доходів і витрат (Типова форма) за посиланням
На підставі даних, відображених у Книзі обліку доходів і витрат ФОП здійснюють:
- Заповнення Податкової декларації про майновий стан та доходи для визначення зобов’язань з ПДФО, військового збору та ЄСВ за звітний період.
- Розрахунок авансових платежів з ПДФО. На основі квартальних підсумків Книги підприємець самостійно обчислює авансові платежі, які сплачуються до бюджету до 20 числа місяця, наступного за кожним календарним кварталом (до 20 квітня, до 20 липня і до 20 жовтня).
Ведення Книги обліку доходів і витрат
Паперовий варіант
Якщо Книга ведеться у паперовому вигляді, записи повинні бути:
- розбірливим чорнилом темного кольору або кульковою ручкою;
- внесення виправлень здійснюється шляхом створення нового запису, який засвідчується підписом самозайнятої особи.
Порада: хоча ані нормами ПКУ, ані Порядком №261 не передбачено заборони ведення Книги найманими працівниками, для уникнення проблем, рекомендуємо, щоб Книгу вів сам підприємець або хоча б підписував її
Електронний варіант
У разі ведення обліку доходів і витрат в електронному вигляді потрібно:
- вести таку форму у форматі EXCEL, крім випадку ведення обліку доходів і витрат в електронній формі засобами електронного кабінету;
- отримати кваліфікований сертифікат відкритого ключа, сформований кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг, включених до системи подання податкових документів в електронному вигляді;
- допускається виправлення помилок або коригування шляхом доповнення рядка, у якому відображається від’ємне або позитивне значення.
У разі ведення обліку доходів і витрат в електронному вигляді самозайнята особа зобов’язана на вимогу контролюючого органу надати засвідчену належним чином копію такого обліку в паперовому вигляді у порядку, встановленому податковим законодавством (п. 5 розділу ІІ Порядку №261).
Правила обліку доходів і витрат у підприємця
Облік доходів
Для обліку доходів ФОП на загальній системі застосовує касовий метод, тобто дохід визнається за фактом надходження коштів на поточний рахунок, у касу платника податків та/або отримання готівки.
ФОП, зареєстровані як платники ПДВ, не включають до доходів суми цього, що входять до ціни проданих товарів (робіт, послуг).
Не включаються до доходу фізичної особи - підприємця суми акцизного податку з реалізованих суб’єктами господарювання роздрібної торгівлі підакцизних товарів (п. 2 розділу ІІ Порядку №261).
Облік витрат: обов'язкові умови для врахування
- Документальне підтвердження – усі витрати мають бути підтверджені належними документами.
- Оплата є обов’язковою – без фактичної оплати витрати не визнаються.
- Зв’язок із доходом – витрати мають бути пов’язані з отриманим доходом.
- Перелік витрат за ПКУ – визнаються тільки витрати, визначені у п. 177.4 ПКУ.
Нагадаємо, що за п. 177.4 ПКУ до переліку витрат, безпосередньо пов’язаних з отриманням доходів, належать:
- витрати на сировину, матеріали, товари, паливо, енергію, будівельні матеріали, запчастини, тари, допоміжні матеріали, що відносяться до конкретного об’єкта витрат (п. 177.4.1 ПКУ);
- витрати на оплату праці, включаючи основну та додаткову заробітну плату, премії, заохочення, відшкодування вартості товарів, робіт чи послуг (п. 177.4.2 ПКУ);
- обов’язкові виплати та компенсація вартості послуг для працівників, внески на обов’язкове страхування життя та здоров’я (п. 177.4.2 ПКУ);
- податки, збори, єдиний внесок на соціальне страхування, платежі за ліцензії, роялті, отримання дозволів для господарської діяльності (п. 177.4.3 ПКУ);
- інші витрати, пов’язані з господарською діяльністю, включаючи витрати на відрядження, послуги зв’язку, рекламу, оренду, ремонт, транспортування продукції та послуги, пов’язані з виробництвом товарів чи наданням послуг (п. 177.4.4 ПКУ).
Фізичні особи - підприємці, зареєстровані як платники ПДВ, не включають до витрат суми податку на додану вартість, що входять до ціни придбаних товарів (робіт, послуг).
Амортизація
Згідно з пп. 177.4.6 ПКУ:
Фізичні особи - підприємці мають право (за власним бажанням) включати до складу витрат, пов’язаних з провадженням їх господарської діяльності, амортизаційні відрахування з відповідним веденням окремого обліку таких витрат. Облік амортизаційних відрахувань за бажанням платника ведеться окремо за кожним об’єктом та розраховується відповідно до встановленої форми.
ФОП на загальній системі можуть враховувати амортизацію основних засобів, дотримуючись таких умов:
- використання прямолінійного методу;
- строк служби встановлюється за пп. 177.4.9 ПКУ;
- автомобілі подвійного призначення не амортизуються;
- вантажні автомобілі можна амортизувати (з 23.05.2020).
Облік собівартості товарів
Підприємець повинен мати можливість відстежувати походження товару. У разі виявлення порушень можливі штрафи (зокрема, за ст. 20 Закону України від 06.07.1995 №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг»).
Порядок ведення типової форми Книги обліку доходів і витрат
При заповненні Книги обліку потрібно керуватися розділом ІІ Порядку №261. Для зручності наведемо у табличній формі вимоги щодо відображення відомостей та показників у Книзі.
№ | Графа | Заповнення |
1 | Інформація на першому аркуші | прізвище, ім’я та по батькові (за наявності), реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) або номер паспорта (для осіб, які за релігійними переконаннями відмовились від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті) |
2 | Графа 1 | зазначається дата запису. Записи ведуться в хронологічному порядку |
3 | Графа 2 | відображається сума доходу, отриманого від здійснення господарської або незалежної професійної діяльності, зокрема, кошти, що надійшли на поточний рахунок, у касу платника податків та/або отримано готівкою, сума заборгованості, за якою минув строк позовної давності, вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг) |
4 | Графа 3 | вказується сума повернутих самозайнятою особою коштів за товари (роботи, послуги) та/або повернутої передплати |
5 | Графа 4 | вказується сума, яка розраховується як різниця між отриманим доходом від здійснення господарської або незалежної професійної діяльності (графа 2) та сумою повернутих самозайнятою особою коштів за товари (роботи, послуги) (графа 3) |
6 | Графи 5-10 | зазначається інформація про документально підтверджені витрати, пов’язані з господарською діяльністю або провадженням незалежної професійної діяльності |
6.1 | Графа 5 | зазначаються реквізити документа, який підтверджує понесені витрати, що безпосередньо пов’язані з отриманим доходом / пов’язані з провадженням незалежної професійної діяльності. Документами, які підтверджують витрати, можуть бути, зокрема, платіжне доручення, прибутковий касовий ордер, квитанція, фіскальний чек, акт закупки (виконаних робіт, наданих послуг) та інші первинні документи, що засвідчують факт оплати товарів (робіт, послуг) |
6.2 | Графа 6 | відображається вартість придбаних товарно-матеріальних цінностей, що реалізовані/використані у виробництві продукції, товарів (наданні робіт, послуг), або для використання під час провадження незалежної професійної діяльності |
6.3 | Графа 7 | відображається сума витрат на оплату праці фізичних осіб, що перебувають у трудових відносинах, або за виконання робіт, послуг згідно з договорами цивільно-правового характеру |
6.4 | Графа 8 | відображається сума податків, зборів, єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, платежі, сплачені за одержання ліцензій, іншого документа дозвільного характеру, які пов’язані з господарською діяльністю / незалежною професійною діяльністю |
6.5 | Графа 9 | відображається сума інших витрат, пов’язаних з одержанням доходу / провадженням незалежної професійної діяльності |
6.6 | Графа 10 | відображається сума амортизаційних відрахувань, яка складається з підсумкового значення рядка 11 додатка до типової форми, що розраховується за власним бажанням платника та є необов’язковим для заповнення |
7 | Графа 11 | зазначається сума чистого оподаткованого доходу, яка розраховується як різниця між загальною сумою отриманого доходу, яка підлягає декларуванню (графа 4) та сумою документально підтверджених витрат, пов’язаних з господарською діяльністю або провадженням незалежної професійної діяльності (графи 6, 7, 8, 9, 10) |
Корисні поради та зразки Книги обліку доходів і витрат ви знайдете на курсі Ольги Хільчук ««Excel» для бухгалтера: швидка допомога» модуль 4. Ви зможете переглянути та завантажити додаткові матеріали:
А також прослухати, як вести та заповнювати Книгу обліку доходів і витрат в Excel!
Зберігання Книги обліку доходів і витрат
Типова форма зберігається протягом 3 років після закінчення звітного періоду, у якому здійснено останній запис (п. 3 розділу ІІ Порядку №261).
Дії у разі втрати Книги обліку доходів і витрат
У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення Типової форми фізична особа – підприємець зобов’язана у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку та відновити втрачену Типову форму протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.
У разі не відновлення Типової форми, або її повторної втрати, пошкодження чи дострокового знищення, що відбулися після використання фізичною особою – підприємцем права на їх відновлення, до неї застосовується адміністративна та фінансова відповідальність (ЗІР, категорія 104.13).
Висновки
- Ведення Книги обліку доходів і витрат є важливою складовою податкового обліку підприємця.
- Дотримання встановлених правил заповнення та зберігання Книги допоможе уникнути штрафів та інших санкцій з боку податкових органів.
Читайте більше:
Книга обліку доходів платника єдиного податку 2026
ФОП на загальній системі: правила оподаткування у 2026 році
Як ФОП правильно виправити помилки в Книзі обліку доходів і витрат, – пояснює ДПС
ДПС пояснила, у якому періоді ФОП враховує витрати на придбання товарів
Шаблони та зразки документів:
Бронювання, критичність
02.10.2026
12–18 жовтня ДАР призупинить подання заявок на критичність агропідприємств: що зміниться
З 12 до 18 жовтня у Державному аграрному реєстрі тимчасово призупинять подання заявок на визначення підприємств агропромислового комплексу критично важливими. Після технічного налаштування ДАР підприємства зможуть подавати заявки до Мінагрополітики вже за новими критеріями, затвердженими наказом від 2 вересня 2026 року №11

Витрати діяльності
02.10.2026
Зустрічі з клієнтами в ресторані: чи можна поставити на витрати
Директор при укладенні договорів та зустрічей з клієнтами, проводять такі зустрічі у ресторані. Чи можна витрати, понесені у ресторані, відносити на витрати (як, наприклад, представницькі), які будуть зменшувати фінансовий результат до оподаткування? Якщо можна, то які підтверджуючи документи необхідно мати?

РРО / ПРРО, фіскальні чеки
02.10.2026
Пацієнт вимагає дублікати чеків за кілька років: чи можна відмовити
ФОП 2 група – стоматологія. Прийшов пацієнт і вимагає надати всі чеки за минулі періоди, коли проводилось лікування (2025–2026 роки). Чи правомірна вимога? Чи може ФОП відмовити? Чи є зобов'язання ФОП надавати за запитом дублікати чеків і якщо є, то за який період?

Пенсія, соцпільги
02.10.2026
Пенсіонерам доплатять майже 1 300 грн: хто може отримати та як оформити
Деякі українські пенсіонери у 2026 році можуть отримувати доплату до пенсії у розмірі 1 297,50 грн на місяць. Розповідаємо, хто має право на надбавку за утримання непрацездатних членів сім’ї, які умови потрібно виконати та як оформити виплату через Пенсійний фонд

Е-сервіс
02.10.2026
Зміна даних у кваліфікованому сертифікаті: порядок дій користувача у 2026 році
У разі зміни особистих чи організаційних даних, зазначених у кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, необхідно невідкладно скасувати чинний сертифікат та отримати новий. Такий крок обов’язковий для забезпечення актуальності інформації та запобігання ризикам, пов’язаним із використанням електронних довірчих послуг

Єдиний податок
02.10.2026
Юрособа на єдиному податку купує ChatGPT: чи потрібно сплачувати ПДВ
Юрособа на єдиному податку не платник ПДВ хоче сплачувати підписку ОпенАІ Чат Джіпіті. Чи буде проблемною підв'язка до корпоративної картки? Чи виникне необхідність щомісяця нараховувати та сплачувати ПДВ ще й подавати потрібно якийсь розрахунок по ПДВ? яким чином краще спростити дане рішення?

Відпустка, відпускні
02.10.2026
Додаткова відпустка залишилась невикористаною при мобілізації: коли і чи компенсується
Працівниця, увільнена від роботи у зв’язку з прийняттям на військову службу за контрактом, не подала заяву про виплату компенсації за додаткову відпустку працівникам, які мають дітей, протягом місяця, в якому була увільнена від роботи. Чи втрачає вона право на додаткову відпустку? Відповідь надає Держпраці

ПДВ
02.10.2026
Коли ДПС (не) визнає платника ризиковим та що повинно бути в рішенні: консультує ДПС
ДПС роз'яснила порядок включення платників до переліку ризикових та наголосила: підставою не можуть бути податкові накладні, зареєстровані понад 180 днів тому. Також визначено, яку інформацію обов'язково має містити рішення комісії

ПДВ
02.10.2026
Чи діє пільга з ПДВ на ремонт електромереж та асфальту біля житлових будинків: роз’яснення ДПС
Пільга з ПДВ, передбачена п. 197.15 Податкового кодексу України, поширюється на будівельно-монтажні роботи з будівництва доступного житла та житла, що будується за державні кошти, а також за визначених умов — на капітальний ремонт і реконструкцію житла за бюджетного фінансування. Чи поширюється режим звільнення від оподаткування ПДВ на операції з виконання ремонтних робіт інженерних мереж, електричних мереж/електрощитових житлових будинків та на операції з виконання ремонтних робіт асфальтового покриття прибудинкових територій та внутрішньо квартальних проїздів ДПС відповідає нижче

Оренда
02.10.2026
ФОП орендує приміщення для бізнесу: чи можна списати комунальні платежі у витрати у 2026 році
ФОП на загальній системі може врахувати у складі підприємницьких витрат кошти, сплачені за комунальні послуги для власного або орендованого приміщення. Водночас для цього мають бути виконані низка умов: приміщення має використовуватися у господарській діяльності, договори на комунальні послуги укладаються безпосередньо з ФОП, а він є їх споживачем і самостійно оплачує послуги виконавцю. ДПС наголошує, що право на включення таких сум до витрат оцінюється в кожній конкретній ситуації з урахуванням підтвердних документів

Військовий облік
02.10.2026
Повістку доставили після дати явки: чи загрожує штраф і що робити
Що робити, якщо поштову повістку до ТЦК та СП доставили вже після зазначеної в ній дати явки? У Сумському обласному ТЦК та СП пояснили, що в такій ситуації важливо встановити фактичну дату отримання листа та зберегти докази запізнілої доставки. Якщо військовозобов’язаний не прибув у визначений строк, він має повідомити ТЦК та СП про причину неявки й надалі виконати вимогу щодо явки у встановленому порядку

Неприбуткова діяльність
02.10.2026
«Благодійна допомога. Продаж заборонено»: як маркувати товари та які правила діють
Операції з надання благодійної допомоги за певних умов звільняються від оподаткування ПДВ. Пільга поширюється, зокрема, на безоплатне постачання товарів і послуг благодійним організаціям та надання ними допомоги набувачам, якщо за це не передбачено жодної компенсації. Водночас для товарів благодійної допомоги діють спеціальні вимоги до маркування, а юридичні особи – отримувачі такої допомоги повинні вести окремий облік надходження, розподілу та використання отриманих ресурсів. Розглянемо, які правила потрібно дотримувати та в яких випадках пільга з ПДВ не застосовується

РРО / ПРРО, фіскальні чеки
02.10.2026
Оплата через QR-код: чи застосовувати РРО / ПРРО у разі реалізації товарів, робіт, послуг
Застосування РРО чи ПРРО залежить від способу отримання коштів, а не від форми розрахунків. Якщо QR-код містить банківські реквізити у форматі IBAN, касовий апарат не обов’язковий

Інше
02.10.2026
Захист вкладників та нові повноваження НБУ: Закон підписано Президентом
Парламент зробив крок до посилення стабільності банківського сектору: ухвалено ВРУ та підписано Президентом законопроєкт №13007-д, який удосконалює роботу Фонду гарантування вкладів, Національного банку та інститутів спільного інвестування. Мета ініціативи – захистити вкладників і зменшити ризики для фінансової системи під час війни, а також запровадити європейські підходи до банківського нагляду

Пенсія, соцпільги
02.10.2026
Страховий стаж у Чехії: коли його врахують для призначення української пенсії
Українці, які працювали в Чехії, можуть оформити пенсію з урахуванням страхового стажу, набутого в обох країнах, відповідно до двостороннього договору про соціальне забезпечення. Після 1 квітня 2003 року кожна держава призначає та виплачує пенсію за страховий стаж, набутий на її території, а чеський стаж у разі потреби може бути врахований для визначення права на пенсію в Україні. Для оформлення виплат не потрібно їхати до Чехії – заяву можна подати до органів Пенсійного фонду України. Розповідаємо, як враховують стаж, набутий у Чехії, та які документи потрібні для призначення пенсії

Перевірки, штрафи
02.10.2026
План-графік перевірок ДПС – 2027: коли його оприлюднять та як в нього вносяться зміни
Державна податкова служба регулює внесення змін до плану-графіка документальних перевірок, встановлюючи чіткі строки та умови. Зміни до плану допускаються не частіше одного разу у кожному з двох піврічних кварталів, окрім випадків технічних помилок чи форс-мажорних обставин. Перевірки платників податків, включених до плану-графіка через оновлення, можуть розпочинатися лише з другого півріччя

ФОП
02.10.2026
ІІІ квартал 2026: календар звітності та сплати податків для ФОП 3 групи
ФОП 3 групи вже час готуватися до закриття ІІІ кварталу 2026 року. До 19 жовтня потрібно сплатити ЄСВ за квартал, а до 9 листопада – подати декларацію платника єдиного податку за 9 місяців та, за наявності працівників або виплат фізособам, Податковий розрахунок та не забути про новий Звіт про внесок за працевлаштування осіб з інвалідністю за І, ІІ і ІІІ квартал 2026 року. До 19 листопада – сплатити єдиний податок, військовий збір та за потреби внесок на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю. Зібрали основні строки, суми та звітність, щоб ФОП 3 групи без помилок закрив ІІІ квартал

ФОП
02.10.2026
ДПС виправила баг програми і декларації ФОП 3 групи за 9 місяців почались прийматись
Підкажіть, будь ласка, чи були якісь зміни по декларації ФОП – платника єдиного податку 3 група за 9 місяців? Здаю декларацію і мені повертається квитанція 2 з помилкою «Не прийнято, бо потрібно заповнити Додаток 1». А чого? Його ж здають з декларацією за рік




