- Книга обліку доходів і витрат: законодавча база
- Ведення Книги обліку доходів і витрат
- Правила обліку доходів і витрат у підприємця
- Порядок ведення типової форми Книги обліку доходів і витрат
- Зберігання Книги обліку доходів і витрат
- Дії у разі втрати Книги обліку доходів і витрат
- Висновки
Книга обліку доходів і витрат: законодавча база та форма
Статтею 177.10 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) передбачено:
Фізичні особи - підприємці зобов’язані вести облік доходів і витрат та мати підтверджуючі документи щодо походження товару. Облік доходів і витрат може вестися в паперовому та / або електронному вигляді, у тому числі через електронний кабінет.
Наказом Мінфіну від 13.05.2021 №261 «Про затвердження типової форми, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами - підприємцями і фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність, та Порядку її ведення» (далі – Порядок №261) затверджена нова форма Книги, що набула чинності 16.07.2021. Реєстрація Книги у ДПС не потрібна.
Завантажуйте бланк Книги обліку доходів і витрат (Типова форма) за посиланням.
На підставі даних, відображених у Книзі обліку доходів і витрат ФОП здійснюють:
- Заповнення Податкової податкової декларації про майновий стан та доходи для визначення зобов’язань з ПДФО, військового збору та ЄСВ за звітний період.
- Розрахунок авансових платежів з ПДФО. На основі квартальних підсумків Книги підприємець самостійно обчислює авансові платежі, які сплачуються до бюджету до 20 числа місяця, наступного за кожним календарним кварталом (до 20 квітня, до 20 липня і до 20 жовтня).
Ведення Книги обліку доходів і витрат
Паперовий варіант
Якщо Книга ведеться у паперовому вигляді, записи повинні бути:
- розбірливим чорнилом темного кольору або кульковою ручкою;
- внесення виправлень здійснюється шляхом створення нового запису, який засвідчується підписом самозайнятої особи.
Електронний варіант
У разі ведення обліку доходів і витрат в електронному вигляді потрібно:
- вести таку форму у форматі EXCEL, крім випадку ведення обліку доходів і витрат в електронній формі засобами електронного кабінету;
- отримати кваліфікований сертифікат відкритого ключа, сформований кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг, включених до системи подання податкових документів в електронному вигляді;
- допускається виправлення помилок або коригування шляхом доповнення рядка, у якому відображається від’ємне або позитивне значення.
У разі ведення обліку доходів і витрат в електронному вигляді самозайнята особа зобов’язана на вимогу контролюючого органу надати засвідчену належним чином копію такого обліку в паперовому вигляді у порядку, встановленому податковим законодавством (п. 5 розділу ІІ Порядку №261).
Правила обліку доходів і витрат у підприємця
Облік доходів
Для обліку доходів ФОП на загальній системі застосовує касовий метод, тобто дохід визнається за фактом надходження коштів на поточний рахунок, у касу платника податків та/або отримання готівки.
ФОП, зареєстровані як платники ПДВ, не включають до доходів суми цього, що входять до ціни проданих товарів (робіт, послуг).
Не включаються до доходу фізичної особи - підприємця суми акцизного податку з реалізованих суб’єктами господарювання роздрібної торгівлі підакцизних товарів (п. 2 розділу ІІ Порядку №261).
Облік витрат: обов'язкові умови для врахування
- Документальне підтвердження – усі витрати мають бути підтверджені належними документами.
- Оплата є обов’язковою – без фактичної оплати витрати не визнаються.
- Зв’язок із доходом – витрати мають бути пов’язані з отриманим доходом.
- Перелік витрат за ПКУ – визнаються тільки витрати, визначені у п. 177.4 ПКУ.
Нагадаємо, що за п. 177.4 ПКУ до переліку витрат, безпосередньо пов’язаних з отриманням доходів, належать:
- витрати на сировину, матеріали, товари, паливо, енергію, будівельні матеріали, запчастини, тари, допоміжні матеріали, що відносяться до конкретного об’єкта витрат (п. 177.4.1 ПКУ);
- витрати на оплату праці, включаючи основну та додаткову заробітну плату, премії, заохочення, відшкодування вартості товарів, робіт чи послуг (п. 177.4.2 ПКУ);
- обов’язкові виплати та компенсація вартості послуг для працівників, внески на обов’язкове страхування життя та здоров’я (п. 177.4.2 ПКУ);
- податки, збори, єдиний внесок на соціальне страхування, платежі за ліцензії, роялті, отримання дозволів для господарської діяльності (п. 177.4.3 ПКУ);
- інші витрати, пов’язані з господарською діяльністю, включаючи витрати на відрядження, послуги зв’язку, рекламу, оренду, ремонт, транспортування продукції та послуги, пов’язані з виробництвом товарів чи наданням послуг (п. 177.4.4 ПКУ).
Фізичні особи - підприємці, зареєстровані як платники ПДВ, не включають до витрат суми податку на додану вартість, що входять до ціни придбаних товарів (робіт, послуг).
Амортизація
Згідно з пп. 177.4.6 ПКУ:
Фізичні особи - підприємці мають право (за власним бажанням) включати до складу витрат, пов’язаних з провадженням їх господарської діяльності, амортизаційні відрахування з відповідним веденням окремого обліку таких витрат. Облік амортизаційних відрахувань за бажанням платника ведеться окремо за кожним об’єктом та розраховується відповідно до встановленої форми.
ФОП на загальній системі можуть враховувати амортизацію основних засобів, дотримуючись таких умов:
- використання прямолінійного методу;
- строк служби встановлюється за пп. 177.4.9 ПКУ;
- автомобілі подвійного призначення не амортизуються;
- вантажні автомобілі можна амортизувати (з 23.05.2020).
Облік собівартості товарів
Підприємець повинен мати можливість відстежувати походження товару. У разі виявлення порушень можливі штрафи.
Порядок ведення типової форми Книги обліку доходів і витрат
При заповненні Книги обліку потрібно керуватися розділом ІІ Порядку №261. Для зручності наведемо у табличній формі вимоги щодо відображенни відомостей та показників у Книзі.
№ | Графа | Заповнення |
1 | Інформація на першому аркуші | прізвище, ім’я та по батькові (за наявності), реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) або номер паспорта (для осіб, які за релігійними переконаннями відмовились від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті) |
2 | Графа 1 | зазначається дата запису. Записи ведуться в хронологічному порядку |
3 | Графа 2 | відображається сума доходу, отриманого від здійснення господарської або незалежної професійної діяльності, зокрема, кошти, що надійшли на поточний рахунок, у касу платника податків та/або отримано готівкою, сума заборгованості, за якою минув строк позовної давності, вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг) |
4 | Графа 3 | вказується сума повернутих самозайнятою особою коштів за товари (роботи, послуги) та/або повернутої передплати |
5 | Графа 4 | вказується сума, яка розраховується як різниця між отриманим доходом від здійснення господарської або незалежної професійної діяльності (графа 2) та сумою повернутих самозайнятою особою коштів за товари (роботи, послуги) (графа 3) |
6 | Графи 5-10 | зазначається інформація про документально підтверджені витрати, пов’язані з господарською діяльністю або провадженням незалежної професійної діяльності |
6.1 | Графа 5 | зазначаються реквізити документа, який підтверджує понесені витрати, що безпосередньо пов’язані з отриманим доходом / пов’язані з провадженням незалежної професійної діяльності. Документами, які підтверджують витрати, можуть бути, зокрема, платіжне доручення, прибутковий касовий ордер, квитанція, фіскальний чек, акт закупки (виконаних робіт, наданих послуг) та інші первинні документи, що засвідчують факт оплати товарів (робіт, послуг) |
6.2 | Графа 6 | відображається вартість придбаних товарно-матеріальних цінностей, що реалізовані/використані у виробництві продукції, товарів (наданні робіт, послуг), або для використання під час провадження незалежної професійної діяльності |
6.3 | Графа 7 | відображається сума витрат на оплату праці фізичних осіб, що перебувають у трудових відносинах, або за виконання робіт, послуг згідно з договорами цивільно-правового характеру |
6.4 | Графа 8 | відображається сума податків, зборів, єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, платежі, сплачені за одержання ліцензій, іншого документа дозвільного характеру, які пов’язані з господарською діяльністю / незалежною професійною діяльністю |
6.5 | Графа 9 | відображається сума інших витрат, пов’язаних з одержанням доходу / провадженням незалежної професійної діяльності |
6.6 | Графа 10 | відображається сума амортизаційних відрахувань, яка складається з підсумкового значення рядка 11 додатка до типової форми, що розраховується за власним бажанням платника та є необов’язковим для заповнення |
7 | Графа 11 | зазначається сума чистого оподаткованого доходу, яка розраховується як різниця між загальною сумою отриманого доходу, яка підлягає декларуванню (графа 4) та сумою документально підтверджених витрат, пов’язаних з господарською діяльністю або провадженням незалежної професійної діяльності (графи 6, 7, 8, 9, 10) |
Корисні поради та зразки Книги обліку доходів і витрат ви знайдете на курсі Ольги Хільчук ««Excel» для бухгалтера: швидка допомога» модуль 4. Ви зможете переглянути та завантажити додаткові матеріали:
- Книга Доходів Витрат ЗСО (зразок)
- Книга Доходів Витрат ЗСО (чистий шаблон)
А також прослухати, як вести та заповнювати Книгу обліку доходів і витрат в Excel!
Зберігання Книги обліку доходів і витрат
Типова форма зберігається протягом 3 років після закінчення звітного періоду, у якому здійснено останній запис (п. 3 розділу ІІ Порядку №261).
Дії у разі втрати Книги обліку доходів і витрат
У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення Типової форми фізична особа – підприємець зобов’язана у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку та відновити втрачену Типову форму протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.
У разі не відновлення Типової форми, або її повторної втрати, пошкодження чи дострокового знищення, що відбулися після використання фізичною особою – підприємцем права на їх відновлення, до неї застосовується адміністративна та фінансова відповідальність (ЗІР, категорія 104.13).
Висновки
- Ведення Книги обліку доходів і витрат є важливою складовою податкового обліку підприємця.
- Дотримання встановлених правил заповнення та зберігання Книги допоможе уникнути штрафів та інших санкцій з боку податкових органів.
Анастасія БУЛУЙ, консультант з ведення обліку у ФОП, редактор 7eminar
Статті на тему:
Декларація про майновий стан і доходи для ФОП на загальній системі оподаткування
Книга обліку доходів платника єдиного податку 2025
Шаблони та зразки документів: