Книга обліку доходів і витрат ФОП на загальній системі

1. Книга обліку доходів і витрат: законодавча база та форма
2. Ведення Книги обліку доходів і витрат
3. Правила обліку доходів і витрат у підприємця
4. Порядок ведення типової форми Книги обліку доходів і витрат
5. Зберігання Книги обліку доходів і витрат
6. Дії у разі втрати Книги обліку доходів і витрат
7. Висновки

Книга обліку доходів і витрат: законодавча база та форма

Статтею 177.10 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) передбачено:

Фізичні особи - підприємці зобов’язані вести облік доходів і витрат та мати підтверджуючі документи щодо походження товару. Облік доходів і витрат може вестися в паперовому та / або електронному вигляді, у тому числі через електронний кабінет.

Наказом Мінфіну від 13.05.2021 №261 «Про затвердження типової форми, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами - підприємцями і фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність, та Порядку її ведення» (далі – Порядок №261) затверджена нова форма Книги, що набула чинності 16.07.2021. Реєстрація Книги у ДПС не потрібна.

Завантажуйте бланк Книги обліку доходів і витрат (Типова форма) за посиланням.

На підставі даних, відображених у Книзі обліку доходів і витрат ФОП здійснюють:

1. Заповнення Податкової податкової декларації про майновий стан та доходи для визначення зобов’язань з ПДФО, військового збору та ЄСВ за звітний період.
2. Розрахунок авансових платежів з ПДФО. На основі квартальних підсумків Книги підприємець самостійно обчислює авансові платежі, які сплачуються до бюджету до 20 числа місяця, наступного за кожним календарним кварталом (до 20 квітня, до 20 липня і до 20 жовтня).

Ведення Книги обліку доходів і витрат

Паперовий варіант

Якщо Книга ведеться у паперовому вигляді, записи повинні бути:

1. розбірливим чорнилом темного кольору або кульковою ручкою;
2. внесення виправлень здійснюється шляхом створення нового запису, який засвідчується підписом самозайнятої особи.

Електронний варіант

У разі ведення обліку доходів і витрат в електронному вигляді потрібно:

1. вести таку форму у форматі EXCEL, крім випадку ведення обліку доходів і витрат в електронній формі засобами електронного кабінету;
2. отримати кваліфікований сертифікат відкритого ключа, сформований кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг, включених до системи подання податкових документів в електронному вигляді;
3. допускається виправлення помилок або коригування шляхом доповнення рядка, у якому відображається від’ємне або позитивне значення.

У разі ведення обліку доходів і витрат в електронному вигляді самозайнята особа зобов’язана на вимогу контролюючого органу надати засвідчену належним чином копію такого обліку в паперовому вигляді у порядку, встановленому податковим законодавством (п. 5 розділу ІІ Порядку №261).

Правила обліку доходів і витрат у підприємця

Облік доходів

Для обліку доходів ФОП на загальній системі застосовує касовий метод, тобто дохід визнається за фактом надходження коштів на поточний рахунок, у касу платника податків та/або отримання готівки.

ФОП, зареєстровані як платники ПДВ, не включають до доходів суми цього, що входять до ціни проданих товарів (робіт, послуг).

Не включаються до доходу фізичної особи - підприємця суми акцизного податку з реалізованих суб’єктами господарювання роздрібної торгівлі підакцизних товарів (п. 2 розділу ІІ Порядку №261).

Облік витрат: обов'язкові умови для врахування

1. Документальне підтвердження – усі витрати мають бути підтверджені належними документами.
2. Оплата є обов’язковою – без фактичної оплати витрати не визнаються.
3. Зв’язок із доходом – витрати мають бути пов’язані з отриманим доходом.
4. Перелік витрат за ПКУ – визнаються тільки витрати, визначені у п. 177.4 ПКУ.

Нагадаємо, що за п. 177.4 ПКУ до переліку витрат, безпосередньо пов’язаних з отриманням доходів, належать:

1. витрати на сировину, матеріали, товари, паливо, енергію, будівельні матеріали, запчастини, тари, допоміжні матеріали, що відносяться до конкретного об’єкта витрат (п. 177.4.1 ПКУ);
2. витрати на оплату праці, включаючи основну та додаткову заробітну плату, премії, заохочення, відшкодування вартості товарів, робіт чи послуг (п. 177.4.2 ПКУ);
3. обов’язкові виплати та компенсація вартості послуг для працівників, внески на обов’язкове страхування життя та здоров’я (п. 177.4.2 ПКУ);
4. податки, збори, єдиний внесок на соціальне страхування, платежі за ліцензії, роялті, отримання дозволів для господарської діяльності (п. 177.4.3 ПКУ);
5. інші витрати, пов’язані з господарською діяльністю, включаючи витрати на відрядження, послуги зв’язку, рекламу, оренду, ремонт, транспортування продукції та послуги, пов’язані з виробництвом товарів чи наданням послуг (п. 177.4.4 ПКУ).

Фізичні особи - підприємці, зареєстровані як платники ПДВ, не включають до витрат суми податку на додану вартість, що входять до ціни придбаних товарів (робіт, послуг).

Амортизація

Згідно з пп. 177.4.6 ПКУ:

Фізичні особи - підприємці мають право (за власним бажанням) включати до складу витрат, пов’язаних з провадженням їх господарської діяльності, амортизаційні відрахування з відповідним веденням окремого обліку таких витрат. Облік амортизаційних відрахувань за бажанням платника ведеться окремо за кожним об’єктом та розраховується відповідно до встановленої форми.

ФОП на загальній системі можуть враховувати амортизацію основних засобів, дотримуючись таких умов:

1. використання прямолінійного методу;
2. строк служби встановлюється за пп. 177.4.9 ПКУ;
3. автомобілі подвійного призначення не амортизуються;
4. вантажні автомобілі можна амортизувати (з 23.05.2020).

Облік собівартості товарів

Підприємець повинен мати можливість відстежувати походження товару. У разі виявлення порушень можливі штрафи.

Порядок ведення типової форми Книги обліку доходів і витрат

При заповненні Книги обліку потрібно керуватися розділом ІІ Порядку №261. Для зручності наведемо у табличній формі вимоги щодо відображенни відомостей та показників у Книзі.

Корисні поради та зразки Книги обліку доходів і витрат ви знайдете на курсі Ольги Хільчук ««Excel» для бухгалтера: швидка допомога» модуль 4. Ви зможете переглянути та завантажити додаткові матеріали:

1. Книга Доходів Витрат ЗСО (зразок)
2. Книга Доходів Витрат ЗСО (чистий шаблон)

А також прослухати, як вести та заповнювати Книгу обліку доходів і витрат в Excel!

Зберігання Книги обліку доходів і витрат

Типова форма зберігається протягом 3 років після закінчення звітного періоду, у якому здійснено останній запис (п. 3 розділу ІІ Порядку №261).

Дії у разі втрати Книги обліку доходів і витрат

У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення Типової форми фізична особа – підприємець зобов’язана у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку та відновити втрачену Типову форму протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

У разі не відновлення Типової форми, або її повторної втрати, пошкодження чи дострокового знищення, що відбулися після використання фізичною особою – підприємцем права на їх відновлення, до неї застосовується адміністративна та фінансова відповідальність (ЗІР, категорія 104.13).

Висновки

1. Ведення Книги обліку доходів і витрат є важливою складовою податкового обліку підприємця.
2. Дотримання встановлених правил заповнення та зберігання Книги допоможе уникнути штрафів та інших санкцій з боку податкових органів.

Статті на тему:

Декларація про майновий стан і доходи для ФОП на загальній системі оподаткування

Книга обліку доходів платника єдиного податку 2025

Шаблони та зразки документів:

Книга обліку доходів і витрат ФОП

Книга обліку доходів і витрат ФОП єдиного податку третьої групи, які є платниками податку на додану вартість