
ФОП
27.11.2025
Документальне підтвердження витрат ФОП на загальній системі
Фізичні особи-підприємці на загальній системі оподаткування мають право зменшити базу оподаткування на суму документально підтверджених витрат. Правильне оформлення первинних документів дозволяє суттєво знизити податкове навантаження та уникнути претензій під час перевірок. Які документи приймає податкова та як правильно вести облік витрат, пояснили юристів YANKIV

База оподаткування для ФОП на загальній системі
Об’єктом оподаткування ПДФО для підприємців є чистий оподатковуваний дохід – різниця між загальним доходом від господарської діяльності та документально підтвердженими витратами. Це принципова відмінність від спрощеної системи, де витрати не впливають на розмір податку.
Згідно з пунктом 177.10 ПКУ, ФОП зобов’язані вести облік доходів і витрат та мати підтверджуючі документи щодо походження товару. Без належного документального оформлення витрати не будуть прийняті податковою, що призведе до оподаткування всієї суми доходу.
Форми ведення обліку доходів і витрат
Облік можна вести в паперовому або електронному вигляді, зокрема через електронний кабінет платника податків. Типова форма та Порядок ведення обліку затверджені наказом Мінфіну від 13.05.2021 №261 (далі – Порядок №261). Книга обліку має пронумеровані сторінки та прошнуровується при паперовому веденні.
Електронний облік через кабінет платника спрощує процес – система автоматично формує необхідні звіти та полегшує контроль за повнотою відображення операцій. При цьому первинні документи все одно мають зберігатися протягом встановлених строків.
Перелік документів для підтвердження витрат
Порядок №261 визначає основні види документів, які приймаються для підтвердження витрат:
Платіжні документи:
- платіжні доручення з відміткою банку;
- виписки з рахунку;
- квитанції про оплату;
- чеки платіжних терміналів.
Касові документи:
- прибуткові та видаткові;
- касові ордери при готівкових розрахунках;
- касові чеки;
- фіскальні чеки РРО.
Первинні документи на отримання товарів/послуг:
- акти виконаних робіт або наданих послуг;
- видаткові накладні;
- товарні чеки;
- акти закупівлі.
Інші документи:
- договори з контрагентами;
- рахунки-фактури;
- товарно-транспортні накладні;
- акти приймання-передачі.
Вимоги до первинних документів
Поняття «первинний документ» визначено
- Законом України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність»
та
- Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88.
Це документ у письмовій або електронній формі, який містить відомості про господарську операцію.
Обов’язкові реквізити первинного документа:
- назва документа (форми);
- дата складання;
- назва підприємства/ПІБ ФОП, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції;
- одиниця виміру (натуральні та/або вартісні показники);
- посади та прізвища осіб, відповідальних за операцію;
- особистий підпис або електронний підпис.
Особливості підтвердження різних видів витрат
Закупівля товарів: видаткова накладна + платіжний документ. При готівковій оплаті – фіскальний чек або акт закупівлі з підписами сторін.
Оплата послуг: акт наданих послуг з детальним описом + договір (для регулярних послуг) + документ про оплату.
Орендні платежі: договір оренди + акти наданих послуг або рахунки + платіжні документи за кожен період.
Комунальні послуги: рахунки від постачальників + платіжні документи. Для приміщень у спільному користуванні – документи про розподіл витрат.
Висновки
- Документальне підтвердження витрат – ключовий елемент податкової оптимізації для ФОП на загальній системі.
- Правильно оформлені первинні документи дозволяють законно зменшити базу оподаткування та захищають при податкових перевірках.
- Інвестиція часу в налагодження документообігу окупається суттєвою економією на податках та відсутністю штрафних санкцій.
Джерело: Команда адвокатів Богдана Янківа
Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Військовий облік
23.10.2026
Резерв+: що означає статус «Потребує уточнення» та як діяти
Оновлення даних у Резерв+ не скасовує потреби перевіряти відомості про військовий облік у реєстрі «Оберіг». Пояснюємо, на які персональні дані та статуси звернути увагу, що робити, якщо застосунок показує «Потребує уточнення», і в яких випадках варто звернутися до ТЦК та СП

Судова практика
23.10.2026
Дублікат трудової книжки та диплома підтвердив стаж: суд скасував відмову ПФУ в призначенні пенсії
Пенсійний фонд відмовив жінці в призначенні пенсії за віком, зарахувавши лише 25 років 4 місяці 13 днів страхового стажу замість необхідних 33 років. Суд визнав недостатніми підстави для неврахування періодів роботи, підтверджених дублікатом трудової книжки, та навчання, підтверджених дублікатом диплома й іншими документами

ІТ, Дія Сіті, Дефенс Сіті
23.10.2026
Дія.City у 2026 році: хто може стати резидентом та які податкові моделі доступні
Дія.City об’єднує технологічні компанії різних напрямів – від IT та штучного інтелекту до defense-tech і робототехніки. Розглядаємо, хто може стати резидентом, які умови передбачені для стартапів, чим відрізняються податок на прибуток за ставкою 18% і податок на виведений капітал за ставкою 9%, а також які правила діють для GIG-контрактів, співпраці з ФОП і збереження статусу

Документообіг, первинні документи
23.10.2026
Статус УБД за новими підставами: Кабмін усунув перешкоди для військових, які вже мають цей статус
Кабмін змінив урядові постанови, щоб військові, які вже мають статус учасника бойових дій за іншими підставами, могли оформити його також за участь у відсічі повномасштабної агресії рф. Якщо право на статус виникає за кількома підставами, інформацію про них підтверджуватимуть витягом із Єдиного державного реєстру ветеранів війни, а паперове посвідчення видаватимуть одне – на вибір

ПДВ
22.10.2026
З 1 липня 2027 року ПДВ на міжнародні посилки: закони підписано Президентом!
10 вересня Комітет схвалив пакет законопроєктів щодо оподаткування міжнародних посилок, 15 жовтня ВРУ схвалила законопроєкти №16051-1 та №15460 у ІІ читанні, 22 жовтня законопроєкти було підписано Президентом. Документи передбачають ПДВ на імпортні посилки від 0 євро, нові правила для маркетплейсів та збереження пільги для некомерційних відправлень до 45 євро. Додатково законопроєкти передбачають спрямування надходжень від ПДВ з міжнародних поштових та експрес-відправлень до спеціального фонду Державного бюджету для забезпечення потреб Збройних Сил України

Зміни у законодавстві
22.10.2026
Оподаткування доходів з платформ з 2027 року: закон підписано Президентом!
Верховна Рада розглянула та прийняла у другому читанні законопроєкт №15111-д, який фактично вводить нові правила оподаткування доходів українців від цифрових платформ (маркетплейсів, сервісів послуг тощо). Документ передбачає автоматичний обмін податковою інформацією з іншими країнами, визначає роль платформ як податкових агентів і встановлює нові підходи до звітності та сплати податків. 22 жовтня Президент підписав цей закон

Акцизний податок
22.10.2026
SAF-T UA для ВПП: чи поширюється обов’язок на періоди до включення до Реєстру
Чи повинен великий платник податків подавати файл SAF-T UA за періоди, коли його ще не було включено до Реєстру ВПП? Відповідно до п. 64.7 Податкового кодексу України, спеціальні правила для великих платників поширюються на них лише за умови включення до відповідного Реєстру. Тому під час документальної перевірки файл SAF-T UA потрібно надавати за запитом контролюючого органу за ті податкові періоди, протягом яких платник перебував у Реєстрі ВПП

ПДВ
22.10.2026
Чи є об’єктом оподаткування ПДВ операції з продажу торгової марки
Податківці пояснюють, що у випадку, якщо покупець придбаває право на використання об’єкта права інтелектуальної власності без одержання права власності на нього, то винагорода (платежі) за таке використання не є об’єктом оподаткування ПДВ

Охорона праці
22.10.2026
Укриття перевірятимуть без керівника: нові правила обстеження захисних споруд з 21 жовтня
Із 21 жовтня 2026 року діють нові правила обстеження укриттів, затверджені постановою КМУ №1288. Уповноважені органи зможуть перевіряти захисні споруди за певних умов навіть без присутності керівника балансоутримувача, отримувати доступ до документів і фіксувати перебіг обстеження на фото та відео. Також передбачено оприлюднення інформації про укриття у форматі відкритих даних і заборону виключати захисну споруду з відповідного фонду, доки не буде врегульовано документально підтверджений судовий чи інший правовий спір щодо неї. Розглянемо, що саме змінилося

Єдиний податок
22.10.2026
Оплата після переходу на загальну систему оподаткування: чи порушуються умови застосування спрощеної системи
Якщо ФОП - платником єдиного податку другої групи здійснюється господарська діяльність з надання послуг платникам єдиного податку, то незалежно від дати надходження коштів за надані послуги (навіть після переходу замовника на загальну систему оподаткування), порушень умов перебування на другій групі у платника єдиного податку не виникає

Основні засоби, МНМА
22.10.2026
Узуфрукт і речові права на майно: Мінфін вніс зміни до НП(С)БО 25
Мінфін наказом від 02.10.2026 №513 вніс зміни до НП(С)БО 25 «Спрощена фінансова звітність», якими уточнюються правила відображення основних засобів, отриманих державними та комунальними підприємствами на різних речових правах

Дивіденди
22.10.2026
Спільні рахунки в іноземних брокерів: ДПС роз’яснила правила оподаткування та декларування
Державна податкова служба надала роз’яснення щодо порядку оподаткування та декларування інвестиційних доходів (дивідендів та інвестприбутку), отриманих українськими резидентами через спільні рахунки в іноземних брокерських компаніях (наприклад, для спрощення процедури спадкування за кордоном без проходження судового процесу у США)

ЗЕД
22.10.2026
Митні спрощення для бізнесу після обстрілів: постанова КМУ
КМУ ухвалив постанову, яка змінює правила застосування митного законодавства під час воєнного стану. Підприємства, чиє майно постраждало від обстрілів, зможуть зберегти митні спрощення та авторизації за визначених умов, а строки погодження окремих процедур митного контролю скоротять із восьми робочих годин до однієї. Також постанова врегульовує ввезення без сплати ввізного мита та ПДВ комплектувальних для виробництва озброєння, оплаченого іноземними партнерами. Розглянемо, які зміни передбачено для імпортерів, авторизованих економічних операторів і підприємств оборонно-промислового комплексу

Охорона праці
22.10.2026
Чи може директор виконувати функції служби охорони праці: роз'яснення від Держпраці
Чи може директор підприємства самостійно виконувати функції служби охорони праці, чи потрібно призначати окремого фахівця? Це залежить насамперед від кількості працівників і дотримання вимог законодавства про охорону праці. На підприємствах із чисельністю 50 і більше працівників необхідно створити службу охорони праці, тоді як у менших підприємствах передбачені інші варіанти організації цієї роботи. Розглянемо, коли директор може виконувати такі функції, які вимоги до його підготовки та як правильно оформити відповідні обов’язки

Інше
22.10.2026
Переведення годинників 2026: коли Україна перейде на зимовий час і чи буде це востаннє
Цієї осені Україна традиційно перейде на зимовий час – у ніч на 25 жовтня 2026 року стрілки годинників потрібно буде перевести на одну годину назад. Розповідаємо, коли саме переводити годинник, як зміниться час та чи стане цей перехід останнім для України

ФОП
22.10.2026
«Сплячий» ФОП у 2027: чому все одно доведеться сплатити 60 тис. грн. податків
ФОП бажає у 2027 році припинити діяльність на невизначений термін, але не закривати (не ліквідовувати) його. 1. Чи є можливість подати таку заяву через портал Дія і яку назву має даний документ? 2. Якщо це 2-га група, то податки можна не сплачувати?

Податковий борг
22.10.2026
Податкова застава на землю через борги попереднього власника: як фермерське господарство зняло обтяження
Фермерське господарство придбало земельну ділянку на електронному аукціоні, але не могло вільно нею розпоряджатися через податкову заставу, оформлену за боргами попередньої власниці. Податкова відмовилася знімати обтяження, тож підприємство звернулося по допомогу до Ради бізнес-омбудсмена. Після аналізу законодавства та судової практики й взаємодії з ДПС питання вдалося вирішити – податкову заставу припинили. Розповідаємо, як захистити права нового власника нерухомості та що варто знати про податкову заставу майна





