ТОП-5 помилок ФОП-єдинника у річній звітності 2025: як виправити

1. Подання декларації за невірним ідентифікатором форми
2. Неповне відображення доходів при зміні групи
3. Неподання квартальної декларації при переході на вищу групу
4. Помилкове подання Додатка 1 пільговими категоріями ФОП
5. Помилкове заповнення декларації та способи виправлення
6. Висновки

Подання декларації за невірним ідентифікатором форми

Перший тип помилки при звітуванні – це подання декларації за невірним ідентифікатором форми. Наприклад, ФОП 3 групи помилково подає річну декларацію за формою для 1 або 2 групи, або навпаки.

За загальним правилом, ФОПи першої та другої групи подають річну декларацію за 2025 рік за формою F0103407 у строк до 2 березня 2026 року. Саме на це правило орієнтується більшість підприємців, однак воно діє не завжди. Існують три випадки, коли ФОП 1 та 2 групи зобов’язані подавати річну декларацію за квартальною формою та у квартальні строки – до 9 лютого 2026 року.

Через незнання цих правил ФОПи часто обирають неправильну форму декларації та пропускають граничний строк її подання, вважаючи, що потрібно звітувати «як завжди».

Розглянемо ці випадки детальніше.

Перший випадок. ФОП 1 або 2 групи добровільно перейшов на вищу групу з 1 січня 2026 року. Згідно з роз’ясненнями ДПС у ЗІР, категорія 107.01.07, якщо платник єдиного податку першої або другої групи з 1 січня поточного року добровільно змінив групу (з 1-ї на 2-гу або з 2-ї на 3-тю) і це не пов’язано з перевищенням ліміту доходу, то річна подається за ідентифікатором форми F0103309. Така декларація подається протягом 40 календарних днів після закінчення IV кварталу, тобто до 9 лютого 2026 року. Отже, навіть якщо ФОП цілий рік був на 1 або 2 групі єдиного податку, то у разі добровільного переходу на вищу групу з 1 січня поточного року у нього змінюється форма декларації та термін її подання.

Другий випадок. ФОП 1 або 2 групи відмовився від єдиного податку та перейшов на загальну систему оподаткування з 1 січня 2026 року. У цьому випадку річна декларація за 2025 рік також подається за квартальною формою F0103309 та у квартальні строки. Про це зазначає ДПС в ЗІР, категорія 107.01.07. При створенні декларації в режимі «Введення звітності» в особистому кабінеті платник обирає рік 2025 та період «рік». У декларації заповнюються дані для 1 або 2 групи єдиного податку. Кінцевий строк подання декларації становить 40 календарних днів після завершення IV кварталу, тобто до 9 лютого 2026 року.

Третій випадок. ФОП 1 або 2 групи перевищив ліміт доходу та перейшов на вищу групу з 1 січня 2026 року. У такій ситуації річна декларація за 2025 рік також подається за формою F0103309 у строк до 9 лютого 2026 року. Крім того, відповідно до п. 295.7 Податкового кодексу України (далі – ПКУ), єдиний податок за ставкою 15% із суми перевищення ліміту доходу сплачується протягом 10 календарних днів після граничного строку подання декларації. Тому граничним терміном сплати єдиного податку за ставкою 15% буде 19 лютого 2026 року. Сплатити потрібно на той самий рахунок, на який ФОП сплачував єдиний податок щомісяця.

Що ж робити ФОП, який подав декларацію за невірним ідентифікатором форми?

Для виправлення помилки потрібно написати Лист в ДПС довільної форми про зняття актуальності поданої декларації. У цьому листі необхідно детально описати ситуацію, пояснити причину помилки та попросити зняти актуальність неправильно поданої декларації. Лист подається через Електронний кабінет платника податку, у розділі «Листування з ДПС».

Після отримання листа податкова присвоює декларації статус «історія подання» та направляє відомості до Пенсійного фонду України. ПФУ, у свою чергу, знімає актуальність з Додатку 1, який був сформований у складі декларації за неправильним ідентифікатором форми. Інформація про зняття актуальності повертається до ДПС. Після завершення цього процесу ФОП отримує можливість подати декларацію за правильним ідентифікатором форми.

Якщо ФОП не є платником єдиного внеску та Додаток 1 не подавав у складі Декларації, то у нього процес простіший, тому що актуальність помилково поданої декларації знімає тільки податкова, без участі ПФУ.

Неповне відображення доходів при зміні групи

Другий тип помилки при річному звітуванні виникає при зміні групи протягом року. Багато ФОПів, які переходили з групи на групу протягом року та подавали квартальні декларації по єдиному податку, думають так: «За ці доходи я вже відзвітував, податок сплачено, отже в річній декларації їх показувати не потрібно». І саме тут виникає помилка – у річній декларації такі доходи все одно потрібно відображати.

Декларація по єдиному податку завжди складається наростаючим підсумком з початку року, тому в річній декларації заповнюються розділи по всім групам, на яких ФОП перебував у відповідні періоди. Це пряма вимога п. 296.5.1 ПКУ. Загальний обсяг доходу за рік зазначається у рядку 8 декларації, за яким контролюється дотримання річного ліміту доходу ФОП. Додаток 1 складається в цілому за рік та подається тільки у складі річної декларації.

Ігнорування доходів, отриманих на попередній групі, призводить до подання неповної річної декларації, що є помилкою у звітуванні та може стати підставою для претензій з боку податкових органів

Неподання квартальної декларації при переході на вищу групу

Третя помилка у звітуванні – це неподання квартальної декларації по єдиному податку при зміні групи протягом року.

Нагадаємо, що ФОП 1 або 2 при переході на вищу групу протягом року зобов’язані подати квартальну декларацію по єдиному податку. Багато підприємців помилково вважають, що всі доходи достатньо відобразити у річній декларації, але це не так. Неподання такої декларації є порушенням, за яке передбачений штраф у розмірі 340 грн відповідно до п. 120.1 ПКУ. Навіть якщо ФОП згодом відобразить ці доходи в річній декларації, це не скасовує факту порушення, адже квартальна декларація мала бути подана окремо.

Тому висновок простий: перехід на вищу групу вимагає обов’язкового подання квартальної декларації по єдиному податку. Річна декларація не замінює проміжну звітність за перехідний період та не звільняє від штрафу за її неподання

Помилкове подання Додатка 1 пільговими категоріями ФОП

Четвертий тип помилки у звітуванні – це подання Додатка 1, який не потрібно було подавати. Ця помилка стосується пільгових категорій ФОП, які звільнені від сплати ЄСВ «за себе», зокрема:

1. ФОП-пенсіонерів;
2. ФОП – осіб з інвалідністю, які отримують пенсію або соціальну допомогу;
3. працевлаштованих ФОП, за яких протягом усього року роботодавець сплачував ЄСВ у розмірі не менше мінімального страхового внеску.

Такі ФОП не зобов’язані подавати Додаток 1. Однак якщо вони подають заповнений Додаток 1, то автоматично нараховують собі ЄСВ до сплати, навіть якщо фактично платити його не повинні.

Спосіб виправлення цієї помилки податківці зазначили в ЗІР, категорія 107.01.07. Якщо помилку виправляють до закінчення граничного строку подання декларації, то подається Звітна нова декларація з Додатком 1. При цьому:

1. всі показники Звітної нової декларації дублюються із Звітної декларації;
2. у рядку 21 Звітної нової декларації сума ЄСВ зазначається 0,00 грн;
3. у розділі 9 звітного нового Додатку 1 у графі 2 зазначаємо «0,00», у графі 3 – «22», у графі 4 – «0,00».

Тобто Додаток 1 подається нульовий, без нарахування ЄСВ.

Якщо помилку виправляють після граничного строку подання декларації, то подається Уточнююча декларація з Додатком 1. У цьому випадку розділ 9 Додатку 1 заповнюється аналогічно, але додатково заповнюється розділ 10, в якому:

1. у рядку 1 зазначають суму ЄСВ, яка була помилково нарахована у звітному Додатку 1;
2. у рядку 2 зазначають уточнена сума ЄСВ – 0 гривень;
3. у рядку 4 зазначається сума ЄСВ до зменшення.

Отже, якщо ФОП помилково подав Додаток 1 та нарахував собі ЄСВ до сплати, це не критично. Таке нарахування завжди можна анулювати шляхом подання Звітної нової або Уточнюючої декларації з Додатком 1.

Помилкове заповнення декларації та способи виправлення

П’ятий тип помилки при поданні річної декларації – це її помилкове заповнення. Наприклад, ФОП відобразив не всі КВЕД, за якими він отримував дохід протягом року, занизив або завищив дохід тощо. Всі ці помилки можна виправити без негативних наслідків та штрафів, якщо знати всі нюанси виправлення.

Якщо помилку виявлено до закінчення граничного строку подання декларації, то потрібно подати «Звітну нову» декларацію з Додатком 1. Така декларація заповнюється повністю правильними показниками та замінює раніше подану «Звітну» декларацію. У цьому випадку попередня декларація анулюється, а в системі залишається лише інформація зі «Звітної нової» декларації. При чому, у складі «Звітної нової» декларації потрібно знову подати Додаток 1, оскільки попередній Додаток 1 стає недіючим та отримує ознаку стану обробки «Історія подання» (ЗІР, категорія 107.01.07).

Якщо помилку виявлено після граничного строку подання декларації, то потрібно подати «Уточнюючу» декларацію. У цьому випадку порядок дій залежить від групи ФОП:

1. Для ФОП першої та другої групи достатньо заповнити «Уточнюючу» декларацію правильними показниками.
2. Для ФОП третьої групи обов’язковим є заповнення рядків для виправлення помилок, навіть якщо помилки стосуються лише реквізитів або КВЕД, а суми єдиного податку та військового збору не змінюються.

Якщо ж у результаті виправлення помилок відбувається донарахування податкових зобов’язань, то суму єдиного податку та військового збору потрібно сплатити до подання «Уточнюючої» декларації. При цьому самоштраф у розмірі 3% та пеня не нараховуються (п. 69.38 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). Якщо в Додаток 1 не будуть вноситись зміни, то у складі Уточнюючої річної декларації Додаток 1 не подається, рядок 21 не заповнюється та не ставиться відмітка про подання Додатку 1.

Якщо ФОП у річній декларації не заповнив рядок 21 та не переніс до нього суму ЄСВ з Додатка 1, то виправляти таку помилку не потрібно.

Податківці наголошують, що нарахування ЄСВ в Електронному кабінеті відбувається саме за даними Додатка 1, а не за показниками рядка 21 декларації. Тому, навіть якщо рядок 21 залишився порожнім, обов’язок зі сплати ЄСВ визначається коректно.

Відповідно, подавати Звітну нову або Уточнюючу декларацію в такому випадку не потрібно.

Висновки

1. Щоб уникнути помилок у річній звітності, ФОП потрібно уважно ставитись до вибору форми декларації, дотримуватись граничних термінів її подання та відображати показники діяльності в цілому за рік
2. Помилково нарахований ЄСВ можна скасувати через Звітну нову або Уточнюючу декларацію, у складі яких потрібно подати нульовий Додаток 1.
3. Помилкове заповнення декларації, включаючи невірні дані про КВЕД чи доходи, можна виправити без штрафів шляхом подання Звітної нової або Уточнюючої декларації.

Шаблони та зразки документів:

Лист в ДПС про зняття актуальності поданої декларації (ФОП)

Читайте більше:

Єдиний податок 2026: яку групу обрати ФОПу, ліміти, строки сплати

ФОП на тимчасово окупованій території: хто сплачує податки і штрафи

Навігатор для ФОП 2026: обов'язки щомісяця, щокварталу та раз на рік

Декларація платника єдиного податку – ФОП 1 групи: порядок заповнення

Декларація платника єдиного податку – ФОП 2 групи: інструкція

Декларація платника єдиного податку – ФОП 3 групи: інструкція

Мінікурси на тему:

ФОП змінив прізвище: що, коли та як потрібно оновити

Зміна адреси ФОП: куди сплачувати податки та подавати звітність

Як ФОП сплачувати податки у 2026 році: зручні способи та поради

Відкрили ФОП? Які податки платити та як звітувати у місяці реєстрації

Як ФОП спланувати діяльність на 2026 рік: податкові зміни та практичні поради

ФОП відкрився та закрився в одному році: як звітуватись та повторно повернутись на ЄП