- Нарахування зарплати: нормативне підґрунтя
- Визначення зарплатних виплат
- Рахунки для ведення бухгалтерського обліку зарплати
- Бухоблік нарахування заробітної плати та платежів пов’язаних із зарплатою
Нарахування зарплати: нормативне підґрунтя
Під час нарахування зарплати працівникам роботодавці мають керуватися (називаємо ключові нормативні та локальні акти):
- Кодексом законів про працю України (далі – КЗпП);
- Законом України від 24.03.1995 №108/95-ВР «Про оплату праці» (далі – Закон про оплату праці);
- Законом України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки);
- Інструкцією зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 №5 (далі – Інструкція №5);
- положеннями Колективного договору (у разі укладання);
- Положенням про оплату праці (у разі затвердження);
- Положенням про преміювання (у разі затвердження);
- положеннями укладеного із працівником письмового трудового договору (у разі підписання).
Під час відображення в обліку витрат на оплату праці керуємося нормами:
- Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон про бухоблік);
- Національними положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку 16 «Витрати», 26 «Виплати працівникам»;
- Планом рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженим наказом Мінфіну від 30.11.1999 №291.
- Інструкцією про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженою наказом Мінфіну від 30.11.1999 №291.
Визначення зарплатних виплат
Необхідні визначення нам дає ст. 1 Закону про оплату праці:
Заробітна плата – це винагорода, обчислена, як правило, у грошовому виразі, яку за трудовим договором роботодавець виплачує працівникові за виконану ним роботу.
Заробітна плата складається із (ст. 2 Закону про оплату праці):
1. Основної заробітної плати.
Це – винагорода за виконану роботу відповідно до встановлених норм праці (норми часу, виробітку, обслуговування, посадові обов'язки).
Вона встановлюється у вигляді тарифних ставок (окладів) і відрядних розцінок для робітників та посадових окладів для службовців.
2. Додаткової заробітної плати.
Це – винагорода за працю понад установлені норми, за трудові успіхи та винахідливість і за особливі умови праці.
Вона включає:
- доплати, надбавки, гарантійні і компенсаційні виплати, передбачені чинним законодавством;
- премії, пов'язані з виконанням виробничих завдань і функцій.
3. Інших заохочувальних та компенсаційних виплат.
До них належать виплати у формі винагород за підсумками роботи за рік, премії за спеціальними системами і положеннями, виплати в рамках грантів, компенсаційні та інші грошові і матеріальні виплати, які не передбачені актами чинного законодавства або які провадяться понад встановлені зазначеними актами норми.
Орієнтиром під час віднесення виплат до складу зарплати слугує Інструкція №5. У її розділі 2 наведено перелік відповідних виплат, які відносяться до зарплати, а у розділі 3 відповідно виплат, які не вважають зарплатою. Водночас маємо визнати, що з метою застосування податкової соціальної пільги та під час обчислення ЄСВ варто послуговуватися й іншими нормативними актами. Зокрема, нормами:
- Податкового кодексу України;
- Закону України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування»;
- Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою Кабміну від 22.12.2010 №1170.
Рекомендуємо статтю Податки із заробітної плати 2026: як утримувати
Рахунки для ведення бухгалтерського обліку зарплати
Перш ніж перейти до бухгалтерських проведень нагадаємо про те, на яких рахунках ведемо облік зарплатних виплат.
Отже, бухгалтерський облік зарплати та інших операцій, пов’язаних з оплатою праці, достатньо простий. Нарахування відповідно до Інструкції №291 відображають за кредитом рахунку 66 «Розрахунки за виплатами працівникам», який має три субрахунки:
- 661 «Розрахунки за заробітною платою»;
- 662 «Розрахунки з депонентами»;
- 663 «Розрахунки за іншими виплатами».
За потреби підприємства можуть відкривати додаткові субрахунки, для обліку окремих видів виплат (премій, доплат, надбавок тощо). Але на практиці це зустрічається не часто. Звісно можна впровадити субрахунки другого порядку до субрахунку 661.
Якщо ваше підприємство для обліку витрат використовує одночасно рахунки класів 8 та 9, необхідності в нових субрахунках по рахунку 66 немає. Потрібну диференціацію по видах виплат у такому випадку організовується на субрахунках рахунку 81 «Bитрати на оплату праці»:
- 811 «Виплати за окладами й тарифами» – тут узагальнюємо інформацію про витрати на виплату основної заробітної плати персоналу відповідно до системи оплати праці, прийнятої на підприємстві (які виплати належать до основної зарплати див. у п. 2.1 Інструкції №5);
- 812 «Премії та заохочення» – узагальнюйте інформацію про витрати на виплату додаткової зарплати (премії, заохочення тощо) персоналу відповідно до системи оплати праці, прийнятої на підприємстві (п. 2.2 Інструкції №5);
- 813 «Компенсаційні виплати» – призначений для фіксації витрат на гарантійні та компенсаційні виплати персоналу, пов'язані з індексацією заробітної плати тощо, в порядку і розмірах, передбачених законодавством;
- 814 «Оплата відпусток» – фіксуємо витрати на оплату щорічних відпусток персоналу підприємства або щомісячні відрахування на створення забезпечення майбутніх виплат відпусток;
- 815 «Оплата іншого невідпрацьованого часу» – узагальнюйте інформацію про витрати на виплати персоналу підприємства за невідпрацьований час, що передбачені законодавством;
- 816 «Інші витрати на оплату праці» – призначений для фіксації інших витрат на оплату праці, які визнаються елементами витрат на оплату праці (наприклад, матеріальна допомога).
Розрахунки із працівниками можуть відбуватися і за іншими виплатами, облік яких як правило ведемо на рахунку рахунку 37 «Розрахунки з різними дебіторами». Найчастіше йдеться у такому випадку про субрахунки:
- 372 «Розрахунки з пiдзвітними особами»;
- 375 «Розрахунки зa відшкодуванням завданих збитків»;
- 377 «Розрахунки з iншими дебіторами».
Утім сьогодні про них далі не говоритимемо, адже тема нашої розмови саме зарплата. І нам саме час дати належні визначення.
Бухоблік нарахування заробітної плати та платежів пов’язаних із зарплатою
Як ми вже згадали вище, облік нарахування зарплатних виплат може проводитися із використанням тільки 9 класу рахунків, або ж із використанням рахунків класів 8 та 9. Тож далі до вашої уваги дві таблиці із відповідними бухгалтерськими записами.
У таблицях 1 та 2 ми не наводимо виплату зарплати двічі на місяць, адже бухгалтерські записи від цього не зміняться. За потреби ознайомтеся із нашою статтею щодо виплати авансу по зарплаті тут.
Таблиця 1
Нарахування зарплати БЕЗ застосування рахунків класу 8
№ з / п | Зміст операції | Кореспонденція рахунків | |
Дт | Кт | ||
1 | Нараховано заробітну плату працівникам: | ||
1.1 | які зайняті будівництвом, виготовленням, установкою, монтажем, наладкою та поліпшенням необоротних матеріальних активів | 151, 152, 153 | 661 |
1.2 | які зайняті створенням нематеріальних активів, доведенням їх до стану, придатного для використання із запланованою метою, а також поліпшенням нематеріальних активів; | 154 | 661 |
1.3 | які виконують вантажно-розвантажувальні роботи і транспортування запасів, а також зайнятим їх доведенням до стану, придатного для використання із запланованою метою | 20, 22, 28 | 661 |
2 | Нараховано заробітну плату керівнику підприємства та іншому адміністративному персоналу | 92 | 661 |
3 | Нараховано заробітну плату працівнику / робітнику основного виробництва | 23 | 661 |
4 | Нараховано зарплату працівникам пов’язаним з організацією та управлінням виробництва (наприклад, майстру, електрику, комірнику виробничого складу) | 91 | 661 |
5 | Нараховано зарплату працівникам відділу збуту або тим які зайняті збутом | 93 | 661 |
6 | Нараховано зарплату працівників, зайнятих дослідженнями та розробками | 941 | 661 |
7 | Нараховано зарплату працівників житлово-комунальних господарств і соціально-культурної сфери підприємства (коли такі відділи частина підприємства) | 949 | 661 |
8 | Утримані із зарплати: | ||
8.1 | податок на доходи | 661 | 641 |
8.2 | військовий збір | 661 | 642 |
9 | Нараховано на зарплату ЄСВ (нарахований ЄСВ відносимо на ті ж рахунки на які відносили нараховану зарплату) | 151, 152, 153, 154, 20, 22, 28, 92, 23, 91, 93, 941, 949 | 651 |
10 | Сплачені: | ||
10.1 | податок на доходи | 641 | 311 |
10.2 | військовий збір | 642 | 311 |
10.3 | ЄСВ | 651 | 311 |
11 | Отримані у банку кошти на виплату зарплати | 301 | 311 |
12 | Виплачена зарплата з каси підприємства | 661 | 301 |
13 | Перераховано зарплату на поточний рахунок працівника в банку | 661 | 311 |
14 | Депонована сума своєчасно не одержаної зарплати | 661 | 662 |
15 | Виплачена працівнику раніше депонована зарплата | 662 | 301, 311 |
У випадках наведених у рядках 1.1 – 1.2 таблиці 1 не застосовуються рахунки класу 8. Витрати на оплату праці включаємо вартості об'єкта необоротних активів. Наділі ж сума нарахованої амортизації таких об’єктів потраплятиме до витрат у складі елемента «Амортизація».
У випадку наведеному в рядку 1.3 таблиці 1 також рахунки класу 8 не використовують. Витрати на оплату праці у такому разі відносять до первісної вартості запасів і вони потраплять до витрат операційної діяльності під час списання запасів.
Тож далі у таблиці 2 демонструючи нарахування та виплату зарплати у разі застосування рахунків класу 8, а саме рахунку 81 ми не згадуватимемо про нарахування зарплати у вищезгаданих випадках.
Таблиця 2
Нарахування зарплати у разі застосування рахунків класу 8
№ з / п | Зміст операції | Кореспонденція рахунків | |
Дт | Кт | ||
1 | Нараховано виробничому, загальновиробничому, адміністративно-управлінському персоналу, працівникам відділу збуту тощо: | ||
1.1 | зарплату за окладами і тарифами | 811 | 661 |
1.2 | премії та заохочення | 812 | 661 |
1.3 | індексацію заробітної плати | 813 | 661 |
1.4 | відпускні (у разі не формування резерву на оплату відпусток) | 814 | 661 |
1.5 | оплату іншого невідпрацьованого часу | 815 | 661 |
1.6 | матеріальну допомогу, яка має систематичний характер та надається всім або більшості працівників | 816 | 661 |
2 | Віднесено до витрат суму на формування резерву на оплату відпусток | 814 | 471 |
3 | Списано витрати на оплату праці: | ||
3.1 | працівників, які зайняті виробництвом продукції, виконанням робіт або наданням послуг, коли суми можна віднести до конкретного об'єкта витрат | 23 | 811, 812, 813, 814, 815, 816 |
3.2 | працівників, які залучені на виправленні браку | 24 | 811, 812, 813, 814, 815, 816 |
3.3 | апарату управління цехами, ділянками та загальновиробничого персоналу (наприклад, майстру, електрику, комірнику виробничого складу) | 91 | 811, 812, 813, 814, 815, 816 |
3.4 | зарплату керівника підприємства та іншого адміністративного персоналу | 92 | 811, 812, 813, 814, 815, 816 |
3.5 | працівників відділу збуту або тих які зайняті збутом | 93 | 811, 812, 813, 814, 815, 816 |
3.6 | працівників, зайнятих дослідженнями та розробками | 941 | 811, 812, 813, 814, 815, 816 |
3.7 | працівників житлово-комунальних господарств і соціально-культурної сфери (коли йдеться про відповідні структурні підрозділи підприємства або ж це якщо працівники зайняти цим напрямом) | 949 | 811, 812, 813, 814, 815, 816 |
4 | Нараховано на зарплату ЄСВ працівників перелічених у рядках 3.1–3.7 | 821 | 651 |
5 | Списано витрати, пов'язані з нарахуванням ЄСВ на зарплату: | ||
5.1 | працівників, які зайняті виробництвом продукції, виконанням робіт або наданням послуг, коли суми можна віднести до конкретного об'єкта витрат | 23 | 821 |
5.2 | працівників, які задіяні на виправленні браку | 24 | 821 |
5.3 | апарату управління цехами, ділянками та загальновиробничого персоналу (наприклад, майстру, електрику, комірнику виробничого складу) | 91 | 821 |
5.4 | зарплату керівника підприємства та іншого адміністративного персоналу | 92 | 821 |
5.5 | працівників відділу збуту або тих які зайняті збутом | 93 | 821 |
5.6 | працівників, зайнятих дослідженнями та розробками | 941 | 821 |
5.7 | працівників житлово-комунальних господарств і соціально-культурної сфери (коли йдеться про відповідні структурні підрозділи підприємства або ж якщо це працівники, зайняті за цим напрямом) | 949 | 821 |
6 | Утримано із зарплати: | ||
6.1 | податок на доходи | 661 | 641 |
6.2 | військовий збір | 661 | 642 |
7 | Сплачено: | ||
7.1 | податок на доходи | 641 | 311 |
7.2 | військовий збір | 642 | 311 |
7.3 | ЄСВ | 651 | 311 |
8 | Отримані у банку кошти на виплату зарплати | 301 | 311 |
9 | Виплачена зарплата з каси підприємства | 661 | 301 |
10 | Перераховано зарплату на поточний рахунок працівника в банку | 661 | 311 |
11 | Депонована сума своєчасно не одержаної зарплати | 661 | 662 |
12 | Виплачена працівнику раніше депонована зарплата | 662 | 301, 311 |
Якщо виплачуєте заплату у натуральній формі або продаєте продукцію в рахунок зарплати, то радимо ознайомитися також із нашою статтею «Зарплата натурою чи продаж продукції в рахунок зарплати: що вибрати роботодавцеві»
Віктор НАГОРНИЙ, експерт з питань трудового законодавства, оплати праці та оподаткування
Читайте більше:
Виплата зарплати за першу половину місяця (аванс із зарплати)
Альтернативні виплати замість зарплати
Зарплати по-новому: «справедлива» реформа з 2027 року
Погодинна оплата праці: що враховувати у 2026 році
Оплата праці при підсумованому обліку робочого часу
Неповний робочий час: прийняття на роботу і оплата праці
Як встановити нестандартний графік роботи: поради роботодавцю
