Альтернативні виплати замість частини зарплати

1. Матеріальна допомога на оздоровлення
2. Нецільова благодійна допомога працівнику
3. Цільова благодійна допомога
4. Допомога на лікування
5. Допомога близьким родичам
6. Виплата через профспілку
7. Допомога на поховання через профспілку
8. Негрошові подарунки

Матеріальна допомога на оздоровлення

Це систематичні виплати, передбачені колективним договором або внутрішніми нормативними документами підприємства. Така допомога може надаватися як за умови подання працівником заяви, так і без неї. Про надання допомоги на оздоровлення вказується у наказі про надання щорічної відпустки.

Якщо такі виплати мають постійний характер (наприклад, щорічно при наданні відпустки), вони вважаються складовою фонду оплати праці відповідно до наказу Держкомстату від 13.01.2004 №5 «Про затвердження Інструкції зі статистики заробітної плати» (далі – Інструкція №5) та оподатковуються на загальних підставах:

1. ПДФО – 18%;
2. військовий збір – 5%;
3. ЄСВ – 22% (або 8,41% для осіб з інвалідністю).

У звітності такі виплати відображають у Додатку Д4 Податкового розрахунку у складі зарплати, нарахованої у відповідному звітному місяці, з ознакою доходу «101».

При виплаті такої матеріальної допомоги, зменшення податкового навантаження не відбувається.

Нецільова благодійна допомога працівнику

У 2025 році роботодавці можуть надавати працівникам одноразову нецільову благодійну допомогу, яка за певних умов звільняється від оподаткування. Йдеться про суму, яку працівник отримує на підставі особистої заяви у зв’язку з життєвими обставинами, без конкретизації мети використання. Така допомога – розповсюджена форма підтримки з боку роботодавця, і важливо знати, як правильно її оформити та задекларувати.

Зверніть увагу, що нецільова благодійна допомога може надаватися не лише працівникам, а й іншим фізособам, однак правила оподаткування однакові

Згідно з пп. 170.7.3 Податкового кодексу України (далі – ПКУ), не включається до оподатковуваного доходу працівника нецільова благодійна допомога, загальна сума якої протягом календарного року не перевищує встановлений граничний розмір.

Якщо річна сума допомоги не перевищує цей ліміт:

1. ПДФО не нараховується (звичайна ставка – 18%);
2. військовий збір не застосовується (ставка – 5%);
3. ЄСВ не нараховується.

Виплата такої допомоги відображається у Додатку 4ДФ з ознакою доходу «169». У графах, де зазначаються нарахування ПДФО та військового збору, відповідні дані не заповнюються, якщо розмір не перевищив граничного ліміту.

Сума нецільової допомоги не включається до бази нарахування ЄСВ, згідно з п. 14 розділу І постанови КМУ від 22.12.2010 №1170 «Про затвердження переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» (далі – Перелік №1170).

У разі перевищення граничної суми, частина виплати, що перевищує 4240 грн, оподатковується:

1. ПДФО – 18%;
2. ВЗ – 5%;
3. ЄСВ не нараховується.

У звітності сума допомоги вказується з ознакою доходу «169». При цьому якщо сума допомоги більша за неоподатковуваний розмір, то все одно її (як неоподатковувану, так і оподатковувану) відображаємо в одному рядку з тією ж ознакою доходу «169». У такому випадку відповідні дані вносяться до граф 4, 4а, 5, 5а.

Наприклад, у квітні 2025 року працівник економічного відділу подав заяву з проханням надати матеріальну допомогу у зв’язку із сімейними обставинами в розмірі 5 000 грн. Підприємство задовольнило запит і виплатило повну суму. Відповідно, оскільки 5 000 грн перевищують ліміт у 4240 грн, частина у 760 грн підлягає оподаткуванню:

1. 760 грн оподатковуються за стандартними ставками ПДФО і ВЗ;
2. ЄСВ не нараховується.

У Додатку 4ДФ відображаємо:

1. у окремому від зарплати рядку, адже нецільова благодійна допомога не є зарплатою;
2. з ознакою доходу «169». Навіть якщо загальна сума допомоги перевищує неоподатковуваний ліміт, всю суму – і неоподатковувану, і ту, що підлягає оподаткуванню – зазначаємо в одному рядку з тією ж ознакою «169». У графах 4а, 4 (ПДФО) та 5а, 5 (військовий збір) відображаємо лише ті податки, які нараховано на оподатковувану частину допомоги.

Якщо працівник упродовж року отримав нецільову допомогу від кількох роботодавців, і її загальна сума перевищила 4240 грн, він зобов’язаний подати річну податкову декларацію. Це зазначено у пп. 170.7.3 ПКУ.

Нецільова допомога надається:

1. на підставі заяви працівника (у ній можна зазначити причину звернення);
2. відповідно до наказу керівника.

Зразки документів, які можна використати, доступні на Бухгалтерській платформі у розділі «Документи».

Цільова благодійна допомога

У 2025 році залишаються в силі податкові пільги для цільової благодійної допомоги. Йдеться про одноразову матеріальну виплату, яка надається на прохання працівника у зв’язку з певними життєвими обставинами.

Це може бути:

1. допомога на вирішення соціально-побутових питань;
2. на лікування самого працівника або його близьких;
3. у зв’язку з сімейними обставинами – з одруженням, народженням дитини, на поховання;
4. при виході на пенсію тощо.

Причина звернення може бути різною, однак обов’язково має бути особисто обґрунтованою працівником та підтвердженою відповідними документами. Найчастіше порядок надання такої допомоги передбачено у колективному договорі, хоча її виплата не має регулярного або планового характеру.

Цільова матеріальна допомога вважається разовою, непередбачуваною та незапланованою виплатою. Тому для її надання обов’язковою умовою є заява працівника, в якій він зазначає причину звернення та бажану суму допомоги. У випадках, коли виникає необхідність привести цю виплату у відповідність до вимог податкового законодавства або внутрішніх положень компанії, варто також додати підтвердні документи – це можуть бути:

1. свідоцтва про смерть чи одруження;
2. договори на лікування;
3. медичні довідки;
4. квитанції;
5. рахунки тощо.

Якщо ж працівник не надає таких документів, то допомога автоматично потрапляє під правила оподаткування нецільової благодійної допомоги, що має зовсім інші податкові наслідки.

Щоб уникнути ризиків, важливо грамотно оформити процес: працівник подає заяву, а роботодавець видає наказ про надання допомоги. Для цільової допомоги наявність документів, які підтверджують мету використання коштів, є обов’язковою. Це можуть бути:

1. довідки;
2. рахунки;
3. договори або будь-які інші документи, що засвідчують обставини, які стали підставою для виплати.

У Податковому розрахунку такі суми зазначаються з ознакою доходу «169», що вказує на їхній пільговий статус з точки зору оподаткування ПДФО.

Щодо ЄСВ, то його нараховувати не потрібно.

Цільова благодійна допомога, так само як і нецільова, включена до Переліку №1170, тобто належить до категорії виплат, які не є базою для нарахування ЄСВ

Допомога на лікування

Відповідно до пп. 165.1.19 ПКУ, роботодавець має право надати працівнику фіндопомогу на лікування без ПДФО та військовим збором. При цьому розмір допомоги не обмежується, однак обов’язковою умовою є наявність документального підтвердження цільового призначення коштів.

Йдеться про документи, що засвідчують мету надання коштів: оплату лікування або медичного обслуговування. Такі документи можуть бути як підставою для попередньої оплати послуг, так і підтвердженням факту надання медичних послуг після їх отримання.

Серед них:

1. довідки;
2. виписки з амбулаторних карт;
3. рецепти;
4. рахунки-фактури медичних установ;
5. договори на медичне обстеження.

Такі документи визнаються ДПС, про що свідчить їх лист від 02.07.2004 №4168/К/17-3115.

Що стосується ЄСВ, то сума допомоги на лікування не включається до бази нарахування ЄСВ за умови наявності підтвердних документів, які підтверджують витрати на лікування та медобслуговування. Ця норма діє як щодо медичних послуг в Україні, так і за кордоном (згідно з ІПК від 10.07.2018 №3055/6/99-99-13-02-03-15/ІПК). У податковому розрахунку (Додаток 4ДФ) така допомога має ознаку доходу «143». Розмір допомоги відображається у графах 3 та 3а. Графи 4, 4а, 5 та 5а не заповнюються незалежно від розміру допомоги за наявності підтвердних документів.

У разі якщо допомога надається на конкретну ціль, наприклад: лікування працівника або його близького родича, оплату навчання, придбання медичних засобів, реабілітацію тощо – така виплата не оподатковується незалежно від суми. Повний перелік цільових витрат визначений у підпункті 170.7.4 ПКУ.

Однак варто враховувати критично важливу умову: для збереження неоподатковуваного статусу кошти мають бути перераховані не безпосередньо особі, яка потребує допомоги, а установі, що надає відповідні послуги – медичному закладу, навчальному закладу або постачальнику товарів чи послуг.

Наприклад, працівник надав довідку з лікарні та рахунок за лікування на 10 000 грн. Підприємство компенсувало витрати безпосередньо на розрахунковий рахунок лікарні. У 4ДФ надану допомогу відображено з ознакою доходу «143». ПДФО і ВЗ – не нараховуються. ЄСВ також не застосовується.

Також важливо пам’ятати, що строк використання грошової допомоги не повинен перевищувати 12 місяців з моменту її отримання. Якщо ці кошти залишилися невикористаними та не були повернені благодійнику, вони підлягають оподаткуванню згідно з положеннями підпунктів 170.7.5 та 170.7.6 ПКУ.

Таким чином, допомога на лікування працівника, надана на підставі підтвердних документів, може бути повністю звільнена від оподаткування ПДФО і військового збору, а також не є базою для нарахування ЄСВ. Водночас для допомоги на лікування родичів або третіх осіб потрібно чітко дотримуватися вимог щодо цільового використання та перерахування коштів, передбачених п. 170.7 ПКУ.

Допомога близьким родичам

За умови, що це не суперечить колективному договору, можна надати нецільову благодійну допомогу не лише працівнику, але й його близькому родичу. Це дозволяє збільшити суму неоподатковуваної допомоги. Тоді можна зробити дві виплати по 4240 грн, але різним особам.

Зверніть увагу, якщо ж взагалі ніяк не оформити виплату одноразової матеріальної допомоги, наприклад не видати наказу чи не взяти заяву від працівника, то така виплата має оподатковуватися як додаткове благо (ПДФО + ВЗ + ЄСВ) на повну суму

Виплата через профспілку

Матеріальна допомога, виплачена через профспілку, не оподатковується, якщо її сума не перевищує 4 240 грн на 2025 рік. Таким чином, можна розділити виплату між підприємством і профспілкою, зменшуючи податкове навантаження. У такий спосіб, можна сплатити матеріальну допомогу 4240 грн від підприємства та стільки ж від профспілки. Обидві суми за рік оподатковуватися не будуть. Це стосується будь-якою мети виплати.

Допомога на поховання через профспілку

У разі виплати допомоги на поховання через профспілку, вся сума не підлягає оподаткуванню, навіть якщо вона перевищує встановлений ліміт (пп. «а» пп. 165.1.22 ПК), тобто навіть більша за 8480 грн у 2025 році. Матеріальна допомога в 4ДФ Податкового розрахунку має ознаку доходу «146». Крім того, на суму такої допомоги не нараховується ЄСВ.

Негрошові подарунки

У 2025 році залишаються чинними правила щодо неоподатковуваної видачі подарунків у негрошовій формі. Згідно з чинним законодавством, вартість такого подарунка не повинна перевищувати 25% мінімальної заробітної плати. У 2025 році це становить 2 000 грн (розрахунок: 8 000 грн × 0,25). Порівняння з неоподатковуваною межею треба робити окремо за кожним місяцем, в якому надано подарунок, а не сукупно за рік.

До переліку можливих негрошових подарунків належать продуктові набори, комплекти миючих засобів або засобів особистої гігієни, картки поповнення мобільного зв’язку, паливні талони, абонементи у фітнес-клуби, подарункові сертифікати торгівельних мереж тощо.

При цьому варто враховувати, що на вартість негрошового подарунка не нараховується ПДФО і військовий збір, але нараховується ЄСВ. Це пояснюється тим, що, згідно з пп. 2.3.2 Інструкції №5, одноразові заохочення належать до фонду додаткової заробітної плати. Таке ж тлумачення підтверджене й у роз’ясненнях ГУ ДПС у Тернопільській області.

Варто зазначити, що такий подарунок може надаватися працівникам щомісяця, про що прямо йдеться у підпункті 165.1.39 ПКУ. Але є важлива умова – подарунок повинен бути саме в негрошовій формі. Підпункт 165.1.39 ПКУ чітко визначає:

за винятком грошових виплат у будь-якій сумі.

Це означає, що грошовий еквівалент або грошова виплата вже не підпадає під вказане звільнення від оподаткування.

Як варіант реалізації – підприємство може придбати подарунок за власний рахунок і передати його працівнику у фізичній формі. У Податковому розрахунку (Додаток 4ДФ) неоподатковувана частина вартості подарунка відображається з ознакою доходу «160», а оподатковувана – як додаткове благо з ознакою доходу «126» (ЗІР, категорія 103.25).

Таким чином, при дотриманні умов щодо форми надання та вартості подарунків, роботодавці можуть здійснювати такі виплати без додаткового податкового навантаження для працівників.

Олена АФОНІНА, консультант з питань бухгалтерського обліку та оподаткування,

головна редакторка 7eminar

Статті на тему:

Матеріальна допомога працівникам: розрахунок та обмеження

Заява про надання матеріальної допомоги та наказ

Безповоротна фінансова допомога: нюанси оподаткування та обліку

Брошура для бухгалтера:

Бухгалтерська енциклопедія «Матеріальна допомога працівникам - 2025: зразки документів, обмеження, облік & податки»