Виплата зарплати за першу половину місяця (аванс)

Як відомо, зарплату платимо двічі на місяць. Першою половиною місяця вважаються 15 календарних днів з 1 по 15 число, а другою половиною – з 16 по 30 (31) (лист Мінсоцполітики від 23.07.2018 №1305/0/101-18/2).

Таким чином, аванс заробітної плати – це виплата зарплати за першу половину місяця – 15 календарних днів з огляду на фактично відпрацьований час. Виплачувати аванс варто у період із 16-го до 22-го числа.

На практиці є випадки, коли аванс не нараховують. Приміром, працівник не працював у першій половині місяця жодного дня, бо був у відпустці без збереження заробітної плати або на лікарняному або прийнятий на роботу після 15 числа місяця.

Чи нараховувати аванс при виплаті в бухобліку

Заробітна плата виплачується працівникам регулярно в робочі дні у строки, встановлені колективним договором або нормативним актом роботодавця, але не рідше двох разів на місяць через проміжок часу, що не перевищує 16 календарних днів, та не пізніше 7 днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата (ч. 1 ст. 115 КЗпП).

Саме виплата зарплати відбувається двічі на місяць (аванс і зарплата за другу частину місяця). Виплата авансу, сплата ЄСВ на нього, утримання військового збору та ПДФО здійснюються на підставі розрахунків, але без нарахування відповідних сум на момент такої виплати.

Нарахування зарплати в бухобліку здійснюється раз на місяць.

Нарахування зарплати, ЄСВ, ПДФО та військового збору здійснюється наприкінці місяця на підставі Табеля обліку робочого часу.

Заплатили забагато авансу: як бути

Розмір заробітної плати за першу половину місяця визначається колективним договором або нормативним актом роботодавця, але не менше оплати за фактично відпрацьований час з розрахунку тарифної ставки (посадового окладу) працівника (ч. 3 ст. 115 КЗпП).

Отже, аванс, або зарплата за першу половину місяця, є  мінімальною гарантованою сумою. Виплатити більше – не заборонено. Головне – що аванс має бути не менше оплати за фактично відпрацьований час з розрахунку тарифної ставки (посадового окладу) працівника.

На практиці можливі два варіанти нарахування зарплати за першу половину місяця (авансу):

1. пропорційно відпрацьованим дням (годинам)  за першу половину місяця на базі посадового окладу (тарифної ставки) (з 1-го до 15-го числа місяця);
2. у фіксованому відсотку до посадового окладу (тарифної ставки) (приміром, у розмірі 55%).

За загальним правилом, для розрахунку авансу потрібно брати посадовий оклад. При розрахунку авансу премії, доплати, надбавки, суму індексації, а також інші заохочувальні та компенсаційні виплати не враховують. Усі ці виплати нараховують працівникові наприкінці місяця і виплачують у складі зарплати за другу половину місяця.

Отже, гарантована сума (чітко визначена виплата) в ст. 115 КЗпП встановлена тільки для зарплати за першу половину місяця (аванс). У виплату за другу половину входить залишок за посадовим окладом та інші виплати за відпрацьований час.

А от якщо по працівнику встановлений підсумований облік робочого часу, для розрахунку авансу за першу половину місяця приймаються відпрацьовані години чи дні згідно з графіками змінності.

Яка має бути сума авансу у працівника, який не відпрацював половину місяця

Першою половиною місяця вважаються перші 15 календарних днів місяця Отже, якщо працівника прийнято на роботу не з початку місяця, приміром, з 06.12.2024 року, він за першу половину грудня (з 1 по 15 число) відпрацював 6 робочих днів. А отже, аванс працівнику роботодавець має виплатити.

Приміром, повний робочий час, п’ятиденний робочий тиждень, посадовий оклад працівника – 10 000,00 грн. У першій половині грудня працівник відпрацював лише 6 робочих днів (з дати укладання трудового договору).

Варіант 1. При посадовому окладі за робочий час у днях: (6 робочих днів / 22 робочих дні у місяці) х 10 000,00 = 2727,27 грн,

При погодинній оплаті праці: (48 відпрацьованих годин / 176 годин по нормі праці) х 10 000,00 = 2727,27 грн (мінімальний розмір авансу)

Варіант 2. Посадовий оклад – 10000,00 грн. Аванс встановлений у розмірі – 55% посадового окладу. За першу половину місяця – 10 робочих днів.

10000,00 х 55% = 5500,00 х (6 роб.дн. / 10 роб.дн) = 3300,00 грн.

Отже, бачимо, що за варіантом 2 аванс виходить дещо більшим, що вплине на розмір зарплати за другу половину місяця. Це не є штрафонебезпечною ситуацією.

Якщо аванс на зарплату установлено в розмірі, що підлягає видачі на руки, необхідно визначити умовну суму авансу, із якої буде утримано ПДФО та військовий збір. Для цього розмір авансу, що підлягає виплаті «на руки» множимо на коефіцієнт 1,298701. Це умовна сума, яку не відображають ані в бухгалтерському, ні в податковому обліку. Вона потрібна лише для виплати авансу банком.

Приміром, за варіантом 1: 10000,00 х 1,298701 = 12987,01 х (6 робочих днів / 22 робочих дні у місяці) = 3541,91 грн – (18%+5%) = 2727,27 грн.

Чи оштрафують за виплату авансу у неповному розмірі

Як зазначено вище, визначена в п. 3 ст. 115 КЗпП аванс, або зарплата за першу половину місяця, є мінімальною гарантованою сумою. А це означає, що виплата авансу у неповному розмірі тягне за собою штраф у двократному розмірі мінзарплати, встановленої на момент виявлення порушення (ч. 2 ст. 265 КЗпП).

Чи утримувати із авансу аліменти

Це питання турбує багатьох бухгалтерів. Надати однозначну відповідь не можливо. Адже законодавство не забороняє утримувати аліменти із авансу (зарплати за першу половину місяця), якщо є така необхідність. Отже, кожну конкретну ситуацію потрібно аналізувати.

Аліменти, як правило, утримуються із зарплати за другу половину місяця, а не з авансу, бо лише наприкінці місяця відома сума доходу працівника за місяць. Крім того, при застосуванні податкової соціальної пільги або виході працівника у відпустку без збереження зарплати може бути надмірне утримання аліментів, якщо це зробити з авансу. Саме тому, під час виплати працівнику авансу краще не утримувати аліментів.

Разом з цим є ситуації, коли зарплати за другу половину місяця не вистачає для утримання аліментів. Приміром, коли у працівника неповний робочий час. Через це у працівника сформується заборгованість зі сплати аліментів, яку необхідно відображати

У такій ситуації раціональний вихід – утримувати аліменти з обох частин зарплати.

Висновки

1. Роботодавець зобов’язаний виплачувати працівнику аванс (зарплату з першу половину місяця) у встановлені ст. 115 КЗпП терміни, навіть якщо працівник пише заяву на виплату зарплати один раз на місяць.
2. Розмір зарплати за першу половину місяця має бути не менше оплати за фактично відпрацьований час з розрахунку тарифної ставки (посадового окладу) працівника.
3. Варіант нарахування авансу кожний роботодавець встановлює самостійно в колективному договорі чи іншому локальному документі.
4. Із суми авансу (зарплати за першу половину місяця) не заборонено за потреби утримувати аліменти.

Олена ГАБРУК, незалежний експерт-консультант з оподаткування, обліку, кадрових питань

Шаблони та зразки документів:

Табель обліку використання робочого часу