Заряджайте знання – оформлюйте передплату і отримуйте павербанк🎁

Як підготувати трудову книжку до оцифрування: перевіряємо ПІБ, записи та печатки

Перед оцифруванням паперової трудової книжки варто уважно перевірити всі записи. Помилки в ПІБ, датах, відомостях про прийняття та звільнення або відсутність необхідних реквізитів можуть ускладнити внесення даних до електронної трудової книжки. Розповідаємо, що саме перевірити та як виправити виявлені недоліки

Експерт:Аліна Лакіс
3

30

Подобаються наші матеріали? Додайте нас в улюблені джерела Google, щоб частіше бачити наші новини в пошуку та ШІ-оглядах в Google.

Додати


Електронна трудова книжка – це цифровий варіант паперової трудової книжки. Її впроваджено для удосконалення обліку трудової діяльності, зменшення паперового документообігу та ризиків пошкодження чи втрати паперових документів. Це забезпечення зручності доступу працівників до даних про свою трудову діяльність, набутий страховий стаж, а в майбутньому ‒ можливість автоматично оформити пенсію без відвідування Пенсійного фонду України.

Подати трудову книжку може як фізична особа, так і роботодавець за своїх працівників на підставі Закону України від 05.02.2021 №1217-ІХ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі».


Слід зазначити, що інформація про страховий стаж з 1 січня 2004 року зараховується за даними реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.


Перед подачею трудової книжки на оцифрування радимо перевірити правильність її оформлення:


Крок 1. Перевірте правильність написання:


  1. прізвища, ім’я та по батькові (ПІБ) – мають бути вказані повністю, без скорочення або заміни імені/по батькові ініціалами;
  2. дати народження – вона має відповідати даним паспорту.


Особливу увагу необхідно звернути на оформлення записів про зміну ПІБ:


  1. колишнє прізвище (як правило, у жінок) має бути закреслено однією рискою і поряд написане нове;
  2. на внутрішньому боці обкладинки обов’язково має вказуватися інформація про документ, на підставі якого виправлено запис (паспорт, свідоцтво про народження, свідоцтво про шлюб), його реквізити (номер та дата видачі). Ця інформація має бути завірена підписом особи, яку уповноважує установа та печаткою установи (або відділу кадрів).


Крок 2. Перевірте наявність необхідних підписів та печаток на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки:


  1. підпис власника трудової книжки;
  2. підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок на підприємстві;
  3. наявність печатки підприємства (або відділу кадрів), яке видало книжку (якщо трудова книжка оформлена в період після 1 січня 1975 року).


Крок 3. Уважно вивчіть усі записи в розділі «Відомості про роботу»:


  1. у записах про прийняття на роботу та звільнення з роботи повинна зазначатися дата початку виконання роботи, повне найменування підприємства, організації чи установи, назва посади чи професії, а також номери і дати наказів про прийняття чи звільнення;
  2. якщо за час роботи назва підприємства змінювалася, то окремим рядком має бути зроблено запис про перейменування із зазначенням розпорядчого акту, його дати та номеру;
  3. записи про звільнення чи переведення мають бути здійснені у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю;
  4. записи про звільнення мають бути засвідчені печатками.


Як усунути виявлені недоліки:


  1. якщо у трудовій книжці відсутній запис про зміну прізвища, або виявлено помилку в написанні ПІБ, зробити / виправити ці дані може роботодавець підприємства (уповноважена особа роботодавця або відділ кадрів підприємства), де ви працюєте зараз;
  2. якщо підприємство, яке внесло до трудової книжки неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робить його правонаступник;
  3. якщо ім’я, по батькові або прізвище, зазначені в трудовій книжці, не збігаються з ім’ям, по батькові або прізвищем особи за паспортом – факт належності трудової книжки особі може бути встановлений у судовому порядку.


Джерело: ПФУ


Читайте більше:


Трудові книжки після 10 червня 2026 року: де зберігаються відомості та що подавати при працевлаштуванні

Електронні трудові книжки знову в центрі уваги: що змінює розпорядження КМУ № 592-р від 17.06.2026

Видача трудових книжок працівникам після оцифрування: зразок наказу

Трудова книжка не оцифрована: що буде після 10.06.2026

Оцифрування паперової трудової книжки до 10.06.2026

Чому ПФУ не зараховує стаж після оцифрування трудової книжки

Нестандарті ситуації в оцифруванні трудової книжки: розбираємо з експертом

Як перевірити, чи оцифрована трудова книжка: способи для роботодавця і працівника

Сканування паперової трудової книжки: хто, коли та за яких умов

Аліна Лакіс

Експерт

Аліна Лакіс

Редакторка Бухгалтерської платформи 7eminar

Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
3

30

3

691

2

24

2

14

2

19

3

10

2

31

11

39409

3

23

2

10

3

26

3

22

2

25

3

26

3

41

3

22

2

14

3

1006

3

38

3

32