Як перевірити, чи оцифрована трудова книжка: способи для роботодавця і працівника

Пояснюємо, як перевірити, чи опрацьовані ПФУ сканкопії трудової книжки: через статус звернення, Відомості про трудову діяльність, електронну трудову книжку та за згодою працівника. Розберемо значення граф 3 і 4, статуси звернень та дії роботодавця при прийнятті на роботу

2

41


  1. Перевірити статус звернення щодо оцифрування відомостей про трудову діяльність працівників
  2. Підказка у Відомостях про трудову діяльність
  3. Перевірити електронну трудову книжку: спосіб для працівника
  4. Дозвіл від працівника перевірити електронну трудову книжку


Перевірити статус звернення щодо оцифрування відомостей про трудову діяльність працівників


Цей спосіб доступний для роботодавця, який подавав сканкопії трудової книжки, але не знає: чи опрацьовано звернення.


Результати по всіх надісланих зверненнях щодо оцифрування відомостей про трудову діяльність працівників доступні для перегляду в розділі «Відомості про трудові відносини».


Слід заповнити наведені поля та натиснути кнопку «Пошук».

Про те, що сканкопії опрацьовані ПФУ, свідчить статус звернення «Виконано». Про інші статуси розповідали тут.

Ось так це показано на інфографіці ПФУ.

Підказка у Відомостях про трудову діяльність


Спосіб, доступний як для працівника, так і для роботодавця.


Якщо працівник при працевлаштуванні надає Відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб, то інформацію про оцифрування трудової книжки буде видно в такому документі.


Алгоритм такий: якщо графа 4 «Дата запису (за сканованими документами)» не заповнена, то сканкопії не подавалися або ще не опрацьовані ПФУ (див. перший спосіб). Якщо ж сканкопії подавалися і були опрацьовані ПФУ, то буде заповнена графа 4.


Не лякайтеся: деякі записи в графі 3 і в графі 4 будуть продубльовані. Це не помилка! Так відображається надходження даних про трудові відносини з різних джерел:


  1. в графі 3 відображено записи, які потрапили до Реєстру застрахованих осіб, зокрема, через Податковий розрахунок, який подає роботодавець;
  2. у графі 4 відображено подекуди ті самі дані, якщо вони внесені з паперової трудової книжки. Щоправда, по графі 4 може бути більше записів, адже можливості оцифрувати різні періоди більше, ніж передати такі дані через звітність.

Увага! В графі 4 не зазначається дата, коли саме було опрацьовано трудову книжку

Ось так виглядає графа 4, коли трудову книжку відскановано і дані опрацьовано ПФУ.

Перевірити електронну трудову книжку: спосіб для працівника


Треба зайти в розділ «Електронна трудова книжка», вибрати вкладку «Дані ЕТК».

Якщо сканкопії трудової книжки опрацьовані ПФУ, то заповненими будуть вкладки «Відцифрована ЕТК» та «Скан-копії трудової книжки».

Дозвіл від працівника перевірити електронну трудову книжку


Цей спосіб нагадує попередній, тільки перевірити електронну трудову книжку може не працівник, а роботодавець. Його можна використовувати при прийнятті працівника на роботу, коли зв’язок «Роботодавець – працівник» з конкретною особою ще не встановлено. Щоправда, і працівник повинен мати доступ на портал ПФУ.


Логіка така: працівник дає дозвіл роботодавцю сформувати витяг з ЕТК і подивитися чи оцифровано трудову книжку.


Роботодавець може сформувати запит на витяг з ЕТК тільки у випадку, коли застрахована особа самостійно створила запис щодо надання згоди на отримання ЕТК роботодавцем.


Для формування переліку роботодавців, яким користувач надає згоду на отримання ЕТК, необхідно зайти в розділ «Електронна трудова книжка», вибрати вкладку «Доступ до ЕТК».

Завдяки функції «Додати» вручну вводимо код за ЄДРПОУ, а назва страхувальника автоматично заповнюється за даними Єдиного реєстру страхувальників.

Запис повинен знаходитись у статусі «актуальний». Далі – справа за роботодавцем.


Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку, заступник головного редактора kadroland


Джерело: kadroland


Читати більше:


Чи заводити трудову книжку працівнику, якщо він раніше був ФОП

Оцифрування трудових до 10.06.2026: що обов’язково має зробити страхувальник

Чи видати трудові книжки, прийняті на зберігання після 10.06.2021

Зміна прізвища після шлюбу: чи достатньо свідоцтва про шлюб для внесення змін у кадрові документи

Як самостійно завантажити скан-копію трудової книжки через вебпортал ПФУ

Чи можна надіслати трудову книжку поштою

Титульна сторінка трудової без печатки: як діяти роботодавцю під час оцифрування

Коли запис у трудовій книжці може бути поставлено під сумнів: практика ВС

2

41

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇

3

42233

1

5

4

6773

3

342

8

33989

3

1564

5

950

4

138

3

10

3

9

3

105

3

12

5

521

3

10

3

15

6

77957

3

13

3

6

3

9