Оцифрування трудових до 10.06.2026: що обов’язково має зробити страхувальник

До завершення переходу на електронні трудові книжки залишилось зовсім небагато часу – дедлайн уже 10 червня 2026 року. Хоча багато працівників вважають цей процес «зоною відповідальності Пенсійного фонду», на практиці ключову роль тут відіграє роботодавець. Саме від дій страхувальника залежить, чи з’являться відомості про трудовий стаж у Реєстрі застрахованих осіб і чи не матиме працівник проблем у майбутньому

2

44


Законом України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», який набув чинності 10 червня 2021 року, внесено зміни до Кодексу законів про працю України щодо переведення обліку трудової діяльності працівника з паперової форми (у трудовій книжці) в електронну – у Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.


Згідно з вимогами Закону роботу по оцифруванню документів про трудову діяльність застрахованих осіб необхідно завершити до 10.06.2026.


Ключова фігура в цьому процесі – страхувальник, тобто роботодавець. Без його дій електронна трудова книжка просто не заповниться.

Страхувальник є первинним джерелом інформації про трудову діяльність працівника. Саме він володіє документами, які підтверджують прийняття на роботу, переведення, звільнення, зміну істотних умов праці. Пенсійний фонд не вигадує ці дані – він лише обробляє те, що подає страхувальник

Основні завдання страхувальника-роботодавця під час оцифрування трудової книжки:


  1. Він має забезпечити сканування паперових трудових книжок або окремих документів, що підтверджують стаж.
  2. Ці відомості потрібно завантажити через вебпортал електронних послуг ПФУ з дотриманням встановлених вимог до якості та повноти даних.
  3. Страхувальник несе відповідальність за достовірність поданої інформації.


Важливий момент: електронна трудова книжка формується не автоматично. Якщо страхувальник не подав відомості, у реєстрі їх просто не буде. Це означає, що в майбутньому працівник може зіткнутися з проблемами при призначенні пенсії або підтвердженні стажу. Формально винен буде роботодавець, а фактично постраждає працівник.


Окрема роль страхувальника – робота з помилками. У паперових трудових книжках їх вистачає: неточні дати, відсутні накази, некоректно здійснено запис про зміну прізвища. Під час оцифрування ці помилки не зникають самі по собі. Якщо страхувальник завантажує некоректні або неповні документи, система їх або не прийме, або зафіксує як проблемні. У результаті доведеться повертатися до архівів і все переробляти.


Джерело: ПФУ


Читайте більше:


Оцифрування паперової трудової книжки

Штраф за непередачу скан-копій трудової книжки до ПФУ до червня 2026 року

Помилки в трудовій книжці: дозволені та заборонені способи виправлення

Паперова трудова книжка після оцифрування: що з нею робити

Чи потрібно додатково підтверджувати трудовий стаж після 2004 року

Після оцифрування трудової певний період не зараховано до стажу: покрокові дії

Чому не зараховується до страхового стажу період навчання після 01 січня 2004 року


Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
2

44

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇

2

2813

2

4

1

3

4

19

2

75

1

17

3

16

1

41

2

22

2

1154

2

671

2

20

4

4913

2

24

2

18

2

41

2

34

11

44784

3

275