Оцифрування паперової трудової книжки

1. Строки передачі відомостей з паперової трудової книжки до ПФУ
2. Як передати відомості з паперової трудової книжки до ПФУ
3. Хто передає відомості з паперової трудової книжки до ПФУ
4. Першочергове подання відомостей з паперової трудової книжки
5. Витяг з Електронної трудової книжки: що це і навіщо потрібен
6. Які відомості (не) передає роботодавець до е-трудової
7. Висновки

Законом України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (далі – Закон №1217), який набув чинності 10 червня 2021 року, внесено зміни до Кодексу законів про працю України (КЗпП) щодо переведення обліку трудової діяльності працівника з паперової форми (у трудовій книжці) в електронну – у Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Електронна трудова книжка – це цифровий варіант паперової трудової книжки.

Її впроваджено для удосконалення обліку трудової діяльності, зменшення паперового документообігу та ризиків пошкодження чи втрати паперових документів. Також це забезпечення зручного доступу працівників до даних про свою трудову діяльність, набутий страховий стаж, а в майбутньому – можливість автоматично оформити пенсію без відвідування Пенсійного фонду України.

Строки передачі відомостей з паперової трудової книжки до ПФУ

Відповідно до п. 2 розд. ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону №1217:

включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені Пенсійним фондом України за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері соціального захисту населення, та центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері трудових відносин.

Таким чином, згідно з вимогами Закону роботу по оцифруванню документів про трудову діяльність застрахованих осіб необхідно завершити до 10.06.2026.

Як передати відомості з паперової трудової книжки до ПФУ

Відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал електронних послуг ПФУ за періоди до набрання чинності Законом №1217 одним із таких способів:

1. у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;
2. в оцифрованому вигляді – шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис (п. 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою ПФУ від 12.03.2021 №11-1, далі – Порядок №11-1).

Хто передає відомості з паперової трудової книжки до ПФУ

Скановані копії трудових книжок до ПФУ можуть подавати самі працівники чи їх роботодавці на вебпорталі електронних послуг з обов’язковим накладенням кваліфікованого електронного підпису або працівник, особисто, в сервісному центрі ПФУ.

Покроковий алгоритм оцифрування трудової книжки для роботодавців

Покроковий алгоритм оцифрування трудової книжки для працівника

Першочергове подання відомостей з паперової трудової книжки

Відповідно п. 2 постанови ПФУ від 01.06.2022 №8-3 «Про порядок та черговість подання відомостей для створення електронних трудових книжок»:

Установити, що відомості про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі подаються в будь-який період протягом п’яти років з дня набрання чинності Законом України від 05 лютого 2021 року № 1217-IХ <…> з урахуванням першочергового подання та опрацювання відомостей про трудову діяльність осіб, яким до настання права на пенсію за віком відповідно до частини першої статті 26 Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» залишилося 2 і менше років, та про трудову діяльність осіб за період до 01 липня 2000 року.

Витяг з Електронної трудової книжки: що це і навіщо потрібен

Дані з електронної трудової книжки можна використати для підтвердження досвіду роботи під час працевлаштування. Для цього в онлайн-режимі потрібно сформувати витяг з електронної трудової книжки, скориставшись вебпорталом електронних послуг ПФУ.

Чи потрібно передавати скан-копії паперової трудової книжки до ПФУ, якщо у Витягу з Електронної трудової книжки вже відображаються усі відомості?

Ні, не подавати.

Як перевірити, чи оцифрована паперова трудова книжка?

Через витяг з Електронної трудової книжки.

Покрокова інструкція для отримання Витягу з Електронної трудової книжки

Відомості про трудову діяльність працівника подаються одноразово (п. 6 Порядку ПФУ №11-1).

Отже, якщо паперова трудова книжка вже оцифрована, то повторно її оцифровувати не потрібно ані при прийнятті на роботу, ані при звільненні. Додаткові скан-копії наказів про прийняття або звільнення не подаються як окремі документи до ПФУ.

Які відомості (не) передає роботодавець до е-трудової

Уразі відсутності в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування відомостей про прийняття на роботу, переміщення з одного структурного підрозділу до іншого або переведення на іншу постійну посаду або роботу, звільнення, поновлення на роботі, призупинення / відновлення дії трудового договору, а також про присвоєння, зміну або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії, складання присяги, стажування, навчання тощо подаються страхувальником через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі з обов'язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження, шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника (п. 8 Порядку ПФУ №11-1).

Висновки

1. Електронна трудова книжка – це цифровий варіант паперової трудової книжки.
2. Трудову книжку працівника необхідно оцифрувати до 10.06.2026.
3. Скановані копії трудових книжок до Пенсійного фонду України можуть подавати самі працівники чи їх роботодавці на вебпорталі ПФУ.
4. Перевірити, чи оцифрована паперова трудова книжка можна через витяг з Електронної трудової книжки.

Джерело: 7eminar