Оцифрування паперової трудової книжки до 10.06.2026

1. Строки передачі відомостей з паперової трудової книжки до ПФУ
2. Як передати відомості з паперової трудової книжки до ПФУ
3. Хто передає відомості з паперової трудової книжки до ПФУ
4. Першочергове подання відомостей з паперової трудової книжки
5. Витяг з електронної трудової книжки: що це і навіщо потрібен
6. Покрокова інструкція для отримання Витягу з електронної трудової книжки
7. Які відомості (не) передає роботодавець до е-трудової
8. Запитання-відповіді про оцифрування трудових книжок
9. Висновки

Законом України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (далі – Закон №1217), який набув чинності 10 червня 2021 року, внесено зміни до Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) щодо переведення обліку трудової діяльності працівника з паперової форми (у трудовій книжці) в електронну – у Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Електронна трудова книжка – це цифровий варіант паперової трудової книжки.

Її впроваджено для удосконалення обліку трудової діяльності, зменшення паперового документообігу та ризиків пошкодження чи втрати паперових документів. Також це забезпечення зручного доступу працівників до даних про свою трудову діяльність, набутий страховий стаж, а в майбутньому – можливість автоматично оформити пенсію без відвідування Пенсійного фонду України.

Строки передачі відомостей з паперової трудової книжки до ПФУ

Відповідно до п. 2 розд. ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону №1217:

включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені Пенсійним фондом України за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері соціального захисту населення, та центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері трудових відносин.

Таким чином, згідно з вимогами Закону роботу по оцифруванню документів про трудову діяльність застрахованих осіб необхідно завершити до 10.06.2026.

Як передати відомості з паперової трудової книжки до ПФУ

Відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал електронних послуг ПФУ за періоди до набрання чинності Законом №1217 одним із таких способів:

1. у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;
2. в оцифрованому вигляді – шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис (п. 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою ПФУ від 12.03.2021 №11-1, далі – Порядок №11-1).

Хто передає відомості з паперової трудової книжки до ПФУ

Скановані копії трудових книжок до ПФУ можуть подавати самі працівники чи їх роботодавці на вебпорталі електронних послуг з обов’язковим накладенням кваліфікованого електронного підпису або працівник, особисто, в сервісному центрі ПФУ.

Покроковий алгоритм оцифрування трудової книжки для роботодавців

Покроковий алгоритм оцифрування трудової книжки для працівника

Першочергове подання відомостей з паперової трудової книжки

Відповідно п. 2 постанови ПФУ від 01.06.2022 №8-3 «Про порядок та черговість подання відомостей для створення електронних трудових книжок»:

Установити, що відомості про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі подаються в будь-який період протягом п’яти років з дня набрання чинності Законом №1217 <…> з урахуванням першочергового подання та опрацювання відомостей про трудову діяльність осіб, яким до настання права на пенсію за віком відповідно до частини першої статті 26 Закону України від 09.07.2003 №1058-IV «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» залишилося 2 і менше років, та про трудову діяльність осіб за період до 01 липня 2000 року.

Витяг з електронної трудової книжки: що це і навіщо потрібен

Дані з електронної трудової книжки можна використати для підтвердження досвіду роботи під час працевлаштування. Для цього в онлайн-режимі потрібно сформувати витяг з електронної трудової книжки, скориставшись вебпорталом електронних послуг ПФУ.

Зверніть увагу! Роботодавець може сформувати запит на витяг з ЕТК (електронної трудової книжки) тільки у випадку, коли застрахована особа самостійно створила запис щодо надання згоди на отримання ЕТК роботодавцем

Чи потрібно передавати скан-копії паперової трудової книжки до ПФУ, якщо у Витягу з електронної трудової книжки вже відображаються усі відомості?

Ні, не подавати.

Як перевірити, чи оцифрована паперова трудова книжка?

Через витяг з електронної трудової книжки.

Покрокова інструкція для отримання Витягу з електронної трудової книжки

Відомості про трудову діяльність працівника подаються одноразово (п. 6 Порядку ПФУ №11-1).

Отже, якщо паперова трудова книжка вже оцифрована, то повторно її оцифровувати не потрібно ані при прийнятті на роботу, ані при звільненні. Додаткові скан-копії наказів про прийняття або звільнення не подаються як окремі документи до ПФУ.

Які відомості (не) передає роботодавець до е-трудової

Уразі відсутності в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування відомостей про прийняття на роботу, переміщення з одного структурного підрозділу до іншого або переведення на іншу постійну посаду або роботу, звільнення, поновлення на роботі, призупинення / відновлення дії трудового договору, а також про присвоєння, зміну або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії, складання присяги, стажування, навчання тощо подаються страхувальником через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі з обов'язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження, шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника (п. 8 Порядку ПФУ №11-1).

Запитання-відповіді про оцифрування трудових книжок

1. Чи сканувати трудову книжку при звільненні?

У роботодавця немає безумовного обов’язку оцифрувати чи передати скан-копії паперових трудових книжок працівників до ПФУ. Тому, якщо звільняється працівник, трудова книжка якого ще зберігається на підприємстві, її можна видати без оцифрування / сканування.

2. Чи сканувати нові записи?

Успішно оцифрували чи додали скан-копію трудової книжки на портал ПФУ, але потім внесли черговий запис до трудової книжки? Хороші новини для роботодавця: повторно нічого подавати не треба.

У цьому випадку вносимо запис до трудової книжки за замовчуванням (якщо трудова книжка зберігається у роботодавця) або на вимогу працівника (якщо трудова книжка зберігається у працівника, зокрема, щодо прийнятих після 10.06.2021).

Відповідні відомості потраплять до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (фактично до електронної трудової) автоматично, коли наприкінці кварталу (з січня 2025 року після завершення місяця) буде подано Об’єднану зарплатну звітність (зокрема, додаток Д5).

3. Чи можна тимчасово видати трудову книжку?

Формально видавати працівникам трудові книжки, які зберігаються у роботодавця, наразі підстав немає. Але з огляду на вищезгадане роз’яснення Держпраці, відсутні підстави відмовити працівнику у видачі такої трудової книжки на його вимогу. Таку вимогу бажано оформити у вигляді заяви.

Тож за заявою працівнику можна видати його трудову книжку. Але! Вважаємо, що її слід видати не тимчасово, а на постійній основі. Тимчасова видача не передбачена законодавством.

4. Чи додавати накази та підтвердні документи при скануванні?

У загальному випадку – ні. Достатньо передати скан-копію трудової книжки чи оцифрувати та долучити скан-копію трудової книжки. За потреби скан-копії документів зможе долучити сам працівник.

5. Чи можна відсканувати трудову книжку, яка зберігається у працівника?

Так. Це не заборонено. Роботодавець може допомогти працівнику оцифрувати чи відсканувати його трудову книжку. Але! Не приймайте її на зберігання, навіть на 1 день.

6. Чи виплачується кадровику доплата за сканування трудових книжок?

Ні. Зазвичай такий функціонал дорівнює роботі з трудовими книжками. Але Ви можете додатково прописати це в посадовій інструкції інспектора з кадрів, і тоді за виконання таких функцій однозначно виплачується оклад.

Водночас комерційним роботодавцям не заборонено додатково заохочувати працівників.

7. ПФУ не приймає скан-копію ТК мобілізованого. Що робити?

Поширена ситуація, коли скан-копію подають за мобілізованого чи за працівницю / працівника, яка / який перебуває у відпустці для догляду за дитиною до 3 років. Зокрема, під час подання скан-копії трудової книжки світиться «особа не перебуває у трудових відносинах». Це пов’язано з тим, що роботодавець тривалий час не сплачує за таку особу ЄСВ. Тому слід чекати на повернення працівника чи працівниці.

8. Чи можна приймати за основним місцем роботи без трудової книжки?

Так. Відповідно до ч. 2 ст. 24 КЗпП при укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати трудову книжку (у разі наявності) або Відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Отже, можна прийняти працівника й без трудової, але Відомості про трудову діяльність у такому випадку обов’язкові.

Проте запис до трудової вносимо на вимогу працівника: за замовчуванням – не вносимо.

9. Чи можна прийняти трудову книжку на зберігання за заявою?

Ні. Це порушення. Статтею 48 КЗпП визначено, що трудові книжки з 10.06.2021 зберігаються у працівника.

Зауважте, що за зберігання трудових книжок працівників, прийнятих на роботу після 10.06.2021, можуть оштрафувати як за порушення інших вимог трудового законодавства – одна мінзарплата (наразі 8000 грн).

10. Чи можна внести запис про звільнення за іншого роботодавця?

Ні. Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58 (далі – Інструкція № 58), не передбачено можливості вносити записи за іншого роботодавця, окрім ситуації, коли запис про роботу за сумісництвом вноситься за основним місцем роботи. Тож, якщо при працевлаштуванні особа надає трудову книжку, в якій відсутній запис про звільнення, не можна вносити запис на підставі:

1. копії наказу про звільнення, виданої іншим роботодавцем;
2. відомостей з електронної трудової книжки;
3. відомостей про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування тощо.

Увага! За відсутності запису про звільнення роботодавець, який приймає працівника на роботу, вносить запис за наступним порядковим номером. Залишати місце для запису не потрібно

11. В який строк вносити запис до трудової книжки, яка зберігається у працівника?

Не встановлено строків для внесення записів до трудової книжки, яка зберігається у працівника, на вимогу працівника. Якщо така вимога надійшла більше ніж за тиждень від події, рекомендуємо отримати письмову заяву від працівника з проханням внести запис.

Але! Рекомендуємо отримати заяву.

12. Як внести запис про переведення працівника на 0,5 ставки?

Неповну зайнятість встановлюють (це не переведення!). Тому до трудової книжки не вносять записи про зміну умов праці.

13. Працівника мобілізовано. Як внести запис?

Відповідно до пп. «а» п. 2.19 Інструкції №58 до трудових книжок за місцем роботи вносяться окремим рядком з посиланням на дату, номер та найменування відповідних документів записи про час служби, зокрема, у складі Збройних Сил України із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби. Тож в разі мобілізації запис про це до трудової книжки не вносимо. Це можна буде зробити вже після демобілізації працівника.

14. Трудова книжка на окупованій території. Як завести нову?

У такому випадку слід оформити дублікат трудової книжки з урахуванням правил, визначених п.п. 5.5–5.6 Інструкції №58. Зауважте, якщо доступ до трудової книжки буде відновлено, записи з дубліката про періоди роботи переносяться до трудової книжки. При цьому на першій сторінці дубліката робиться напис: «Дублікат анульовано», посвідчується печаткою роботодавця за останнім місцем роботи працівника та дублікат повертається його власнику.

Висновки

1. Електронна трудова книжка – це цифровий варіант паперової трудової книжки.
2. Трудову книжку працівника необхідно оцифрувати до 10.06.2026.
3. Скановані копії трудових книжок до Пенсійного фонду України можуть подавати самі працівники чи їх роботодавці на вебпорталі ПФУ.
4. Перевірити, чи оцифрована паперова трудова книжка можна через витяг з електронної трудової книжки.

Джерело: 7eminar, kadroland

Читайте більше:

Трудова книжка в обліку: коли і як видати працівнику

Виправлення в трудовій книжці: загальні правила та зразки

Як дізнатись у ПФУ, чи відсканована трудова книжка працівника

Сканування паперової трудової книжки: хто, коли та за яких умов

Оцифрування трудового стажу ФОП: які документи необхідно подати до ПФУ