Сканування трудової книжки: хто, коли та за яких умов

1. Сканування при звільненні
2. Повторне сканування трудової книжки при звільненні
3. Як дізнатися, чи відскановано трудову книжку працівника
4. Як подати відомості на працівника, якого роботодавець не бачить у кабінеті
5. Першочергове подання відомостей з паперової трудової книжки
6. Оцифрування трудових книжок пенсіонерів
7. Видаємо працівнику трудову книжку після сканування
8. Висновки

Сканування при звільненні

У роботодавця відсутній обов'язок сканувати та передавати оцифровані відомості з паперової трудової книжки під час звільнення працівника до ПФУ.

Пункт 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1 (далі – Порядок №11-1) передбачає наступні способи подання відомостей про трудову діяльність:

1. працівником особисто, шляхом відвідування територіального центру ПФУ;
2. працівником через кабінет застрахованої особи на порталі ПФУ в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису;
3. страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження.

Тобто, роботодавець (страхувальник) або уповноважена особа роботодавця (страхувальника), наприклад, співробітник кадрової служби, може подати оцифровані відомості до ПФУ через електронний кабінет.

Таким чином, роботодавець має право на подання скан-копії трудової книжки працівника чи оцифровувати її, але не зобов'язаний це робити.

Під час звільнення працівника, роботодавець повинен виконати вичерпний перелік справ, які прямо передбачені ч. 1 ст. 47 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) у день звільнення видати працівникові:

1. копію наказу (розпорядження) про звільнення,
2. письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні,
3. провести з ним остаточний розрахунок.

За вимогою працівника, необхідно внести відповідні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника.

Таким, чином, оцифрування / сканування трудової книжки не є прямим обов'язком роботодавця під час звільнення працівника. Проте, роботодавець може і має право, на власний розсуд, це зробити та подати відомості до ПФУ.

Наведемо нижче декілька правил успішної передачі відомостей про трудову діяльність до ПФУ:

1. обирайте сканування, це більш простий і швидший спосіб ніж оцифрування;
2. передавайте відомості через особистий кабінет працівника. Адже у випадку виникнення питань чи уточнень, воно прийде в кабінет колишнього працівника. В іншому випадку, виправляти помилки прийдеться самому роботодавцю.

Повторне сканування трудової книжки при звільненні

Якщо скан-копію трудової книжки вже успішно подано на портал ПФУ, у роботодавця відсутня необхідність повторно сканувати записи, зокрема й запис про звільнення.

Відповідно до п. 6 Порядку №11-1:

«Відомості про трудову діяльність працівника подаються одноразово»

Це означає, що після передачі трудової книжки до ПФУ усі подальші записи сканувати не потрібно.

У такому випадку роботодавець діє за наступним алгоритмом:

1. Вносить запис про звільнення до трудової книжки:
2. За замовчуванням, якщо вона зберігається у роботодавця.
3. На вимогу працівника, якщо книжка знаходиться у нього.
4. Видає трудову книжку працівнику у день звільнення (якщо вона досі зберігається на підприємстві).

Важливо: інформація про звільнення автоматично відобразиться в реєстрі застрахованих осіб (електронній трудовій книжці) після подання Об’єднаної зарплатної звітності (додаток Д5).

Отже, якщо трудову книжку вже відскановано та подано на портал ПФУ, повторно сканувати наступні записи не потрібно, включно із записом про звільнення.

Як дізнатися, чи відскановано трудову книжку працівника

Під час прийняття нового працівника часто виникає ситуація, коли невідомо чи оцифровано / відскановано їх трудову книжку колишнім роботодавцем. Для того, щоб вирішити цю проблему, роботодавець може сформувати запит на витяг з ЕТК (електронної трудової книжки). Проте, це можливо, лише у випадку, коли застрахована особа самостійно створила запис щодо надання згоди на отримання ЕТК роботодавцем.

Покрокова інструкція від ПФУ з ілюстраціями за посиланням.

Як подати відомості на працівника, якого роботодавець не бачить у кабінеті

На порталі ПФУ можуть виникати ситуації, коли роботодавець не має доступу до інформації про працівників, які є мобілізованими або з якими призупинено дію трудового договору. Хоча ці працівники офіційно залишаються в трудових відносинах, їхні дані можуть бути відсутніми у кабінеті страхувальника через технічні збої системи або помилки у звітах, зокрема в Об’єднаному зарплатному звіті.

У таких випадках працівники можуть самостійно передати скан-копії своїх паперових трудових книжок через кабінет застрахованої особи на порталі ПФУ. Роботодавець може сприяти цьому, забезпечивши надання якісних скан-копій або допомогти працівнику освоїти роботу з кабінетом застрахованої особи. Щодо мобілізованих працівників, цей процес можна відкласти до їх демобілізації, адже подати відомості можна до 10 червня 2026 року.

Першочергове подання відомостей з паперової трудової книжки

Відповідно п. 2 постанови ПФУ від 01.06.2022 №8-3 «Про порядок та черговість подання відомостей для створення електронних трудових книжок»:

Установити, що відомості про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі подаються в будь-який період протягом п’яти років з дня набрання чинності Законом України від 05 лютого 2021 року № 1217-IХ <…> з урахуванням першочергового подання та опрацювання відомостей про трудову діяльність осіб, яким до настання права на пенсію за віком відповідно до частини першої статті 26 Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» залишилося 2 і менше років, та про трудову діяльність осіб за період до 01 липня 2000 року.

Тому, в пріорітеті сканування / оцифрування трудових книжок:

1. працівників, яким до настання права на пенсію за віком залишилося 2 і менше роки;
2. працівників, у яких була трудова діяльність за період до 01 липня 2000 року.

Оцифрування трудових книжок пенсіонерів

Постанова № 8-3, і Порядок № 11-1 не містить норми, якими визначено подавати чи ні відомості про трудову діяльність із паперової трудової книжки працівників, які вже отримують пенсію. Скани трудових книжок працівників-пенсіонерів передавати не потрібно. Вся інформація про їхню трудову діяльність уже є в ПФУ.

Видаємо працівнику трудову книжку після сканування

Видавати працівникам трудові книжки, які зберігаються у роботодавця, наразі підстав немає. В той же час, відсутні підстави відмовити працівнику у видачі такої трудової книжки на його вимогу. Таку вимогу бажано оформити у вигляді заяви. Також, трудова книжка має бути видана працівнику у разі його звільнення.

Зразок Заяви працівника про видачу трудової книжки

Видача всіх наявних трудових книжок працівникам в обов’язковому порядку передбачається після завершення робіт щодо включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників, які мають бути здійснені протягом п’яти років.

Висновки

1. При звільненні роботодавець не зобов’язаний сканувати трудову книжку працівника та передавати її копії до ПФУ.
2. Якщо трудову книжку вже оцифровано й передано до ПФУ, повторно сканувати й подавати наступні записи не потрібно.
3. Дізнатися, чи була оцифрована трудова книжка попереднім роботодавцем, можна через дозвіл працівника або після подання Об’єднаного звіту.
4. Якщо працівник не відображається на порталі ПФУ, він може самостійно подати скан-копії трудової книжки, а роботодавець має змогу допомогти в цьому.
5. Трудові книжки працівників, які вже отримують пенсію, оцифровувати не потрібно.

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Заява працівника про видачу трудової книжки

Статті на тему:

Оцифрування паперової трудової книжки