Трудова книжка в обліку: коли і як видати працівнику

Ситуація, коли працівник просить видати трудову книжку, знайома не лише кадровикам, а й бухгалтерам, які часто залучені до документообігу підприємства. Коли закон дозволяє видачу трудової книжки? Які документи потрібно оформити? Чи слід вести окремий облік таких дій? Розглянемо детальніше


  1. Законодавчі підстави для видачі трудової книжки
  2. Дії працівника та роботодавця


Законодавчі підстави для видачі трудової книжки


Трудова книжка може бути видана працівнику лише в трьох випадках:


  1. При звільненні працівника (абз. 5 п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мінюсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 №58).
  2. Після завершення процесу оцифрування і передачі трудової інформації до Пенсійного фонду України (ПФУ) відповідно до п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 № 1217-ІХ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», далі – Закон № 1217.
  3. У період дії воєнного стану, згідно зі ст. 7 Закону України від 15.03.2022 №2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», далі – Закон № 2136.


Тобто, якщо працівник продовжує роботу на підприємстві та просить видати йому трудову книжку, роботодавець має право це зробити або після передачі до ПФУ відсканованих трудових книжок всіх працівників, або керуючись нормами Закону № 2136.


Видача трудової книжки: дії працівника та роботодавця


  1. Працівник подає заяву на ім’я керівника з поясненням, навіщо йому потрібна трудова книжка (наприклад, для оформлення пенсії, подання до іншого роботодавця тощо).
  2. Роботодавець видає наказ про передачу трудової книжки.
  3. Працівник розписується в спеціальному журналі або відомості про отримання трудової книжки.


Рекомендація: для обліку рекомендується завести Журнал обліку тимчасово виданих трудових книжок, де фіксується дата видачі, підпис працівника та дата повернення книжки (якщо вона повертається).


Зразок журналу обліку тимчасово виданих трудових книжок


Журнал

обліку тимчасово виданих трудових книжок


____________________________________


Розпочатий «__» ________202__р.


Закінчений «__» ________202__р.




№ з/п

Отримання

Повернення

Прізвище, ім’я та по батькові працівника

№ трудової книжки

Дата

Підпис

Дата

Прізвище, ім’я та по батькові особи, яка отримує трудову книжку

Підпис










Джерело: kadroland


Шаблони та зразки документів:


Заява працівника про видачу трудової книжки

Наказ про видачу трудової книжки працівнику


Статті на тему:


Оцифрування паперової трудової книжки

Виправлення в трудовій книжці: загальні правила та зразки

Сканування трудової книжки: хто, коли та за яких умов

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇