Виправлення в трудовій книжці: загальні правила та зразки

1. Виправлення в електронній трудовій книжці
2. Зміна та виправлення записів у паперовій трудовій книжці
3. Внесення змін до паперової трудової книжки: приклади
4. Виправлення у паперовій трудовій книжці: приклади
5. Висновки

Виправлення в електронній трудовій книжці

Після надсилання скан-копій паперових трудових книжок до Пенсійного фонду України (ПФУ) можливе виникнення зауважень. Їх надсилають до особистого кабінету застрахованої особи або страхувальника – залежно від того, хто подавав документи.

У разі виявлення помилок їх потрібно виправити. Для цього достатньо повторно подати лише титульну сторінку та сторінки, у яких були внесені зміни – без необхідності повторного сканування всієї книжки.

Далі опишемо найпоширеніші випадки, коли необхідно внести виправлення до електронної трудової.

Ситуація 1. Додаємо роки навчання на сайті ПФУ

За бажанням особи, можна включити період навчання в інституті до її страхового стажу. Щоб це зробити необхідно виконати наступні кроки на вебпорталі ПФУ:

1. За допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) необхідно увійти у свій особистий кабінет на порталі ПФУ.
2. У лівому меню перейти до розділу «Комунікації з ПФУ» і обрати пункт «Відомості про трудові відносини».
3. Заповнити необхідні поля, які стосуються періоду навчання.
4. Додати скановану копію диплома. Якщо в дипломі не вказані точні дати початку та завершення навчання, необхідно також долучити скан-копії додатка до диплома, де ці дати вказані.

Статус звернення можна буде переглянути в розділі «Мої звернення» на порталі.

Ситуація 2. Додаємо запис про сумісництво після оцифрування трудової книжки

Якщо виникла необхідність скоригувати записи в електронному варіанті трудової книжки через помилки чи неточності, пов'язані з роботою після 1 липня 2000 року, необхідно зробити наступні дії.

Відповідно до абз. 9 п. 6 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою ПФУ від 12.03.2021 №11-1, необхідно знову подати інформацію про трудову діяльність. Це означає, що варто подати титульну сторінку та сторінки з оновленнями.

Для внесення змін, необхідно зробити наступні кроки:

1. Авторизуватися у своєму особистому кабінеті на вебпорталі Пенсійного фонду з використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
2. Створити нове звернення через відповідну вкладку, залежно від статусу (застрахована особа чи роботодавець).
3. Заповнити форму, вказавши необхідні дані.
4. Завантажити скановані копії титульної сторінки та тих сторінок трудової книжки, які містять оновлення.
5. За потреби додати скан-копію уточнюючої довідки.

Статус звернення можна буде переглянути в розділі «Мої звернення» на порталі.

Зміна та виправлення записів у паперовій трудовій книжці

Ведення трудової книжки регулює Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін'юст, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 №58 (далі – Інструкція №58). Дана Інструкція містить два терміни: «зміна записів» та «виправлення записів».

Яка між ними різниця?

Зміни в записах робляться, коли інформація була внесена коректно, але згодом вимагає оновлення через зміни даних працівника. Наприклад, зміна прізвища після весілля вимагає актуалізації цієї інформації на титульній сторінці трудової книжки.

Виправлення записів необхідне, коли первісна інформація внесена з помилками або неточностями. Зазвичай такі помилки виникають під час внесення відомостей про призначення на посаду, переведення, звільнення, а також нагородження та заохочення.

Внесення змін до паперової трудової книжки: приклади

Ситуація 3. Під час аудиту перед оцифруванням виявлено, що в трудовій книжці записано ще дівоче прізвище

Зверніть увагу! Зміну записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові і дату народження виконує роботодавець за останнім місцем роботи працівника (п. 2.13 Інструкції №58).

Алгоритм змін на титульній сторінці:

Крок 1. Колишнє прізвище слід закреслити однією рискою і поряд записати нове (п. 2.13 Інструкції №58).

Крок 2. На внутрішньому боці обкладинки трудової книжки зазначаємо:

1. інформацію про документ, на підставі якого виправлено запис (паспорт, свідоцтво про шлюб тощо). Якщо це свідоцтво про шлюб, то вказуємо його номер і дату видачі, назву органу, який його видав;
2. реквізити документа: номер та дата видачі.

Цю інформацію керівник підприємства або уповноважена ним особа завіряють своїм підписом та печаткою (за наявності).

Зразок виправлення

Виправлення у паперовій трудовій книжці: приклади

У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис (п. 2.6 Інструкції №58).

Під час внесення виправлень до трудової книжки користуйтесь наступними правилами:

Правило 1. Не можна робити підчисток або використовувати коригувальні засоби.

Правило 2. Не можна закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи в розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення».

Правило 3. Виправлені відомості про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження та заохочення і т.д. повинні повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження роботодавця (п. 2.9 Інструкції №58).

Якщо підприємство, яке зробило неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робиться правонаступником і

засвідчується печаткою, а в разі його відсутності – вищестоящою організацією, якій було підпорядковане підприємство, а в разі його відсутності – облархівом, держархівом м.Києва, держархівом м.Севастополя і держархівом при Раді Міністрів Криму. (п. 2.8 Інструкції №58).

Ситуація 4. Невірно вказана назва посади при прийнятті на роботу

У цій ситуації помилка полягає в неправильно вказаній посаді, за такої умови реквізити наказу залишають незмінними. У цій ситуації використовуємо п. 2.10 Інструкції №58, який визначає наступний порядок дій:

1. у графі 1 проставте черговий номер, наступний за порядком за номером останнього запису;
2. у графі 2 зазначте дату внесення змін;
3. у графі 3 впишіть фразу: «Запис за № __ недійсний. Прийнятий на посаду (вірно вказуємо посаду)»;
4. у графі 4 проставте дату і номер відповідного наказу роботодавця.

Зразок виправлення

Ситуація 5. Помилка в наказі про переведення працівника на іншу посаду

Для виправлення такої помилки діємо аналогічно до описаної вище ситуації 4. А саме, зазначаємо, що «Запис за № __ недійсний. Прийнятий на посаду», і повторюємо запис про посаду повністю, оскільки сам запис коректний.

Не забудьте виправити посилання на наказ, адже саме в ньому міститься помилка.

Зразок виправлення

Висновки

1. Зміни до паперової трудової книжки вносять у випадках, коли первинні записи були правильними, але з часом з’явилась потреба оновити інформацію. Це, зокрема, стосується ситуацій, як-от зміна прізвища після укладення шлюбу.
2. Виправлення ж здійснюють тоді, коли в трудову книжку помилково внесли некоректні дані. Це може бути неправильна назва посади, неточна інформація про переведення, звільнення, нагородження або заохочення.
3. При цьому заборонено використовувати коригувальні засоби чи підчищати старі записи.
4. Для виправлення в електронній трудовій достатньо подати титульну сторінку та ті сторінки, де внесено зміни, – сканувати всю трудову книжку повторно не потрібно.

Джерело: kadroland

Зразки та шаблони документів:

Наказ про внесення змін до трудової книжки та інших кадрових документів

Повідомлення про необхідність отримання працівником трудової книжки

Повідомлення працівнику про відсутність трудової книжки

Наказ про надання права внесення записів до трудових книжок працівників підприємства

Заява працівника про видачу трудової книжки

Наказ про видачу трудових книжок

Акт про приймання-передавання трудових книжок і вкладишів до них

Акт про відсутність трудових книжок у відділі кадрів

Акт про відмову працівника від ознайомлення з наказом про звільнення та отримання своєї трудової книжки

Заява про внесення запису до трудової книжки

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них