
10 червня 2026 році добігає кінця термін обов’язкової оцифровки паперової трудової книжки. Мешканці тимчасово окупованих територій можуть це зробити не виїжджаючи з ТОТ. Адже ті, хто цього не зробить, ризикують втратити стаж. А це впливає на розмір пенсії. Бо без підтвердження стажу пенсійний фонд не зможе робити нарахування за період до 2004 року. А під час війни високий ризик втратити паперову трудову.
Особи, що перебувають на ТОТ повинні самостійно передати сканкопії трудової книжки до ПФУ через е-кабінет на веб-порталі ПФУ.
Кабінет є у всіх – і в пенсіонерів, і в працюючих. Навіть якщо людина ніколи раніше не користувалася кабінетом, вона може отримати до нього доступ: через КЕП (електронний підпис) або через «Дія Підпис».
Доступ до кабінету можливий кількома способами:
- Логін і пароль, які раніше надавав ПФУ (на запит);
- КЕП (кваліфікований електронний підпис) – його можна отримати в банках, ДПС або найпростіше через Приват24;
- «Дія Підпис» – через застосунок «Дія»;
- Українська ID-картка – з підтвердженням через SMS і банк.
Навіть перебуваючи на ТОТ, громадяни можуть користуватися особистим кабінетом ПФУ онлайн, без особистого візиту до Пенсійного фонду – за умови наявності КЕП або «Дія Підпис».
Завантажити скан-копію трудової книжки для оцифрування через вебпортал можна самостійно:
- Увійдіть до особистого кабінету на вебпорталі за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
- У відповідному меню зліва, у розділі «Комунікації з ПФУ», обрати пункт «Відомості про трудові відносини».
- Після цього на екрані з’явиться повідомлення, в якому викладені вимоги до сканованих копій документів, які можна завантажити.
- На наступній сторінці необхідно заповнити інформацію про трудову діяльність та надати згоду на обробку персональних даних.
- Нижче на сторінці в блоці «Cкан-копії документів» завантажити на портал зроблені заздалегідь скан-копії.
- Після завантаження необхідно затвердити за допомогою електронного цифрового підпису відповідні зміни і очікувати виконання звернення Пенсійним фондом України.
Відцифрувати можна будь-який документ, що підтверджує ваш страховий стаж. Для цього необхідно мати скановані копії всіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та /або інших документів про стаж, а саме до переліку документів можуть бути долучені:
- документи про освіту (диплом, свідоцтво, атестат, довідка);
- свідоцтво про народження дитини (для жінок);
- військовий квиток;
- інші документи, які містять відомості про періоди роботи або відомості про зміну назви суб’єкта.
Скановані копії повинні відповідати таким вимогам:
- мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника, дата народження власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні ‒ 300 dpi);
- формат зображення має бути .jpg або .pdf;
- розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб;
- всі скан-копії мають бути кольоровими.
Скановані копії документів про стаж потрібно підготувати кожну сторінку окремо або повний документ зі всіма сторінками як окремий файл.
Джерело: ПФУ
Читайте більше:
Як перевірити, чи оцифрована трудова книжка: способи для роботодавця і працівника
Виправлення в трудовій книжці: загальні правила та зразки
Оцифрування паперової трудової книжки
Сканування паперової трудової книжки: хто, коли та за яких умов
Оцифрування трудових книжок: чи законно частину – підприємство, частину – працівники




















