Реєстрація ПН та РК: строки, штрафи

Реєстрації підлягають податкові накладні та/або розрахунки коригування (у т. ч. ті, що не надають отримувачу (покупцю) товарів/послуг, складені за операціями з постачання товарів/послуг, які звільнені від оподаткування, складені за операціями з постачання послуг нерезидентом) незалежно від суми ПДВ в одній ПН/РК (п. 5 Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затвердженого постановою Кабміну від 29.12.2010 №1246; далі – Порядок №1246).

Хто реєструє ПН/РК

За операціями з постачання товарів/послуг скласти податкову накладну (ПН) та зареєструвати її в установлені терміни зобов’язаний платник податку на додану вартість (далі – ПДВ) – продавець товарів/послуг (п. 201.10 Податкового кодексу України; далі – ПКУ).

У разі надання нерезидентом послуг, місце постачання яких розташоване на митній території України, податкову накладну складає зареєстрований на території України платником ПДВ – покупець (отримувач таких послуг) (п. 8, 9 Порядку №1246).

Складений постачальником товарів (послуг) розрахунок коригування до податкової накладної (РК), яка видана їх отримувачу – платнику ПДВ, підлягає реєстрації в ЄРПН:

1. постачальником – якщо передбачається збільшення суми компенсації вартості товарів (послуг) на користь такого постачальника або якщо коригування кількісних та вартісних показників у підсумку не змінює суму компенсації;
2. отримувачем – якщо передбачається зменшення суми компенсації вартості товарів (послуг) їх постачальнику (п. 192.1 ПКУ).

Які строки реєстрації ПН/РК

На період воєнного стану та шести місяців після місяця його скасування діють специфічні терміни реєстрації ПН/РК (п. 89 підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ). Вони відрізняються від загальних строків, установлених п. 201.10 ПКУ для мирного часу.

Для зручності постійні (до- та післявоєнні) і тимчасові (воєнні) строки реєстрації ПН/РК наведемо в Таблиці 1.

Таблиця 1

Строки реєстрації ПН/РК

Якщо суб’єкт господарювання отримує від постачальника (продавця) зменшуючий РК, то покупець повинен зареєструвати його:

1. протягом 18 календарних днів з дня отримання такого РК покупцем (за тимчасовими термінами);
2. протягом 15 календарних днів з дня отримання такого РК покупцем (на постійними правилами).

Для компенсуючих та зведених податкових накладних (РК до них), складених на підставі п. 198.5 та 199.1 ПКУ, діє окремий строк для реєстрації — протягом 20 календарних днів, що настають за останнім календарним днем місяця, в якому вони складені (п. 201.10 ПКУ).

На час дії воєнного стану операційний день для реєстрації податкових накладних та/або розрахунків коригування, на який припадає граничний строк реєстрації податкових накладних та/або розрахунків коригування, триває цілодобово – з 0 годин 00 хвилин до 24 години 00 хвилин (п. 26 Порядку №1246, п. 69.18 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).

При цьому реєстрація ПН та/або РК, поданих для реєстрації у день, на який припадає граничний строк їх реєстрації, та надсилання квитанції здійснюється не пізніше наступного операційного дня з дня подання для реєстрації таких ПН та/або РК.

Увага! Квитанція про прийняття ПН/РК на реєстрацію може надійти не пізніше наступного операційного дня. Якщо така квитанція не надійшла, то ПН/РК вважається зареєстрованою

Починаючи з 08.02.2023 до припинення/скасування воєнного стану можна зареєструвати ПН та РК у вихідний день, якщо такий день є граничним днем їх реєстрації (п. 3 Порядку №1246, категорія 101.16 ЗІР).

Відповідно до п. 192.1 ПКУ РК до ПН не може бути зареєстрований пізніше 1095 календарних днів із дати складання ПН, до якої складений такий РК.

Отже, як податкова накладна, так і розрахунок коригування до неї, можуть бути зареєстровані в ЄРПН не пізніше 1095 календарних днів із дати складання такої податкової накладної (лист ДПС від 10.01.2022 №227/7/99-00-21-03-02-07, роз’яснення ГУ ДПС у Черкаській обл.).

При цьому слід враховувати, що РК може бути зареєстрований в ЄРПН виключно до зареєстрованої ПН.

Важливо! ПН та РК до неї, можуть бути зареєстровані в ЄРПН не пізніше 1095 календарних днів із дати складання такої ПН

У разі якщо платник ПДВ у відповідному звітному періоді не включив до податкового кредиту суму ПДВ на підставі отриманих та зареєстрованих ПН/РК, таке право зберігається за ним протягом 365 календарних днів із дати складення ПН/РК (п. 198.6 ПКУ).

Не пропустити жоден дедлайн та уникнути штрафів за прострочки допоможе наш зручний сервіс «Календар бухгалтера». З ним отримаєте усю звітність та платежі в одному місці: на тиждень, місяць і навіть рік!

Куди подавати на реєстрацію ПН/РК

Згідно з Порядком №1246 податкові накладні та/або розрахунки коригування підлягають реєстрації в Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН), який адмініструє ДПС та який є елементом електронного адміністрування податку на додану вартість (СЕА ПДВ).

Після надходження ПН та/або РК до ЄРПН в автоматизованому режимі здійснюється їх розшифрування та проводяться перевірки:

1. відповідності ПН та/або РК затвердженому формату (стандарту);
2. чинності КЕП або УЕП, порядку його накладення та наявності права підписання посадовою особою платника податку таких ПН та/або РК;
3. реєстрації особи, що надіслала на реєстрацію ПН та/або РК, платником ПДВ на момент складення та реєстрації таких ПН та/або РК;
4. дотримання вимог, установлених п. 192.1, п. 201.10 та п. 97 підрозд. 2 розд. XX ПКУ;
5. наявності помилок під час заповнення обов’язкових реквізитів відповідно до п. 201.1 ПКУ;
6. наявності суми ПДВ (реєстраційного ліміту) відповідно до п. 200-1.3 і 200-1.9 ПКУ (для ПН та/або РК, що реєструють після 01.07.2015);
7. наявності в ЄРПН відомостей, що містяться у податковій накладній, яку коригують;
8. факту реєстрації/зупинення реєстрації/відмови в реєстрації ПН та/або РК із такими ж реквізитами;
9. наявності підстав для зупинення реєстрації ПН та/або РК;
10. дотримання вимог законів України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 №2155-VIII, «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 №851-IV та Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 №557 (п. 12 Порядку №1246).

За результатами наведених вище перевірок формується квитанція про прийняття або неприйняття, або зупинення реєстрації ПН та/або РК. Таку квитанцію в електронній формі надсилають платнику ПДВ протягом операційного дня із зазначенням дати та часу її формування, реквізитів ПН та/або РК та результатів перевірки.

Якщо у ПН та/або РК виявлено порушення платник податку отримує квитанцію про неприйняття ПН та/або РК із зазначенням причини такого неприйняття (п. 13–15 Порядку №1246).

Важливо! Якщо платник ПДВ надіслав для реєстрації кілька примірників однієї ПН та/або РК, зареєстрованими вважаються ПН та/або РК, відомості щодо яких внесені до ЄРПН, та щодо яких платнику надіслана відповідна квитанція (п. 16 Порядку №1246)

У разі блокування ПН та/або РК формується квитанція про зупинення реєстрації ПН та/або РК й одночасно надсилається постачальнику (продавцю) та отримувачу (покупцю) – платнику ПДВ.

Яка відповідальність за несвоєчасну реєстрацію чи нереєстрацію ПН/РК

Несвоєчасна реєстрація

За порушення строків реєстрації звичайних ПН/РК в ЄРПН до постачальника застосовують штрафні санкції, передбачені ст. 120-1 ПКУ у мирний час і п. 90 підрозд. 2 розд. XX ПКУ на час дії воєнного стану та шести місяців після його скасування (див. Таблицю 2).

Таблиця 2

Розміри штрафів за несвоєчасну реєстрацію ПН/РК

Штрафи, передбачені п. 120-1.1 ПКУ за несвоєчасну реєстрацію ПН/РК, обчислюють від суми ПДВ, зазначеної в ПН/РК. Наприклад, якщо йдеться про так званий «нульовий» РК, оскільки ПДВ у РК нульовий, то й база для нарахування штрафу за несвоєчасну реєстрацію такого РК відсутня.

Штраф у розмірі 2% обсягу постачання без ПДВ, але не більше ніж 1020 грн, незалежно від часу прострочення передбачено за несвоєчасну реєстрацію так званих «особливих» ПН/РК, тобто складених:

1. на операції постачання, звільнені від ПДВ;
2. на операції, що оподатковують за нульовою ставкою;
3. на підставі п. 198.5, 199.1 ПКУ (так звані компенсувальні ПН/РК);
4. на перевищення бази оподаткування над договірною ціною відповідно до абз. 11 п. 201.4 ПКУ з типом причини «15» (їх не видають покупцю).

Зважте на роз’яснення ДПС щодо застосування штрафів за несвоєчасну реєстрацію ПН зі ставкою 0%. З позиції фіскалів, за затримку реєстрації «нульової» ПН платнику світить стандартний штраф: 2% від обсягу постачання, але не більше 1020 грн

Нереєстрація

Якщо контролюючий орган виявив узагалі незареєстровану ПН/РК у ході перевірки, то штрафна санкція може сягати:

1. 50% від суми ПДВ-зобов’язань, зазначених у такій незареєстрованій ПН/РК або від суми ПДВ, нарахованого за операцією з постачання товарів/послуг, за якою таку ПН/РК мали скласти. Штраф слід сплатити впродовж 10 календарних днів, наступних за днем отримання відповідного ППР;
2. додатково 50%, якщо платник так і не зареєструє ПН/РК протягом 10 календарних днів, що настають за днем отримання ППР (п. 120-1.2 ПКУ).

За нереєстрацію «особливих» ПН/РК штраф становить 5% від обсягу постачання без ПДВ, але не більше 3400 грн (абз. 4 п. 120-1.2 ПКУ).

На замітку! Штрафи за відсутність реєстрації ПН/РК застосовують незалежно від строку їх прострочення. Тож не відкладайте реєстрацію на останній день, щоб уникнути ризиків. Якщо очікуєте на податкову перевірку, варто зареєструвати всі прострочені ПН/РК до її початку. Це дозволить уникнути серйозніших санкцій, адже штраф за прострочення реєстрації менший, ніж за повну відсутність реєстрації

Дивіться роз'яснення ДПС «Податкові накладні та технічні збої ДПС: як уникнути штрафів».

Форма, за якою подають на реєстрацію ПН, РК

Податкову накладну та розрахунок коригування складають та реєструють за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 31.12.2015 №1307.

Завантажити документи:

1. Податкова накладна
2. Розрахунок коригування кількісних і вартісних показників до ПН

Як подавати на реєстрацію ПН/РК

До ЄРПН приймають ПН та/або РК, складені в електронній формі з накладенням:

1. кваліфікованого електронного підпису (далі – КЕП) або удосконаленого електронного підпису (далі – УЕП) головного бухгалтера (бухгалтера) або керівника (за відсутності у постачальника (продавця) посади бухгалтера) та кваліфікованої електронної печатки або удосконаленої електронної печатки (у разі наявності) постачальника (продавця), що є юридичною особою;
2. КЕП або УЕП фізособи-підприємця – постачальника (продавця) (п. 10 Порядку №1246).

За операціями постачання товарів/послуг застосовують такі ідентифікатори е-форм:

1. J/F 1201016 – для ПН;
2. J/F 1201216 – для РК.

На замітку! ПН та РК за цими е-формами не можна складати за операціями постачання товарів у межах режиму експортного забезпечення (далі – РЕЗ) (листи ДПС від 27.09.2024 №26926/7/99-00-21-03-02-07, від 03.10.2024 №26926/7/99-00-21-03-02-07)

За операціями постачання товарів у межах РЕЗ передбачені ідентифікатори:

1. J/F 1211001 – для ПН;
2. J/F 1211201 – для РК.

Матеріали за темою:

Штрафи за несвоєчасну реєстрацію / нереєстрацію ПН та РК

Як розблокувати ПН / РК: алгоритм дій

Заява про реєстрацію податкової накладної за рішенням суду

Виправлення помилок у податкових накладних

Ведення Єдиного реєстру ПН та РК: що змінилося

Розгляд скарг про відмову в реєстрації ПН / РК у режимі відеоконференції

Зведена компенсуюча податкова накладна з типом причини «13»: заповнення та зразок

Податковий навігатор платника ПДВ. Все, що потрібно знати для заповнення ПН/РК

Податковий навігатор платника ПДВ. Як розблокувати ПН/РК: порядок дій і зразки документів

Податкові накладні та технічні збої ДПС: як уникнути штрафів

Реєстрація зупиненої податкової накладної: яка дата вважається датою реєстрації

Довідники у поміч:

Строки реєстрації податкових накладних та розрахунків коригування

Штрафи за несвоєчасну реєстрацію / нереєстрацію податкових накладних і розрахунків коригування

Умовні ІПН покупця у податковій накладній / розрахунку коригування

Умовні коди товарів, відсутніх в УКТ ЗЕД, для податкової накладної

Типи причин податкових накладних, яких не надають покупцю

Умовні коди причин коригування

Відео за темою:

Як розблокувати податкову накладну

Податкова накладна: покрокове складання

Реєстрація ПН/РК: нові строки та нові штрафи

Все про ПДВ: нові правила (відеокурс із 4 уроків)

ПДВ та податкові накладні: зміни в блокуванні, несвоєчасна реєстрація ПН, Декларація за лютий

Шаблони та зразки документів:

Податкова накладна

Розрахунок коригування кількісних і вартісних показників до ПН