
Трудові книжки, ЕТК
26.06.2026
Трудові книжки після 10 червня 2026 року: де зберігаються відомості та що подавати при працевлаштуванні
10 червня 2026 року завершився перехідний період оцифрування трудових книжок. У статті пояснюємо, де тепер зберігаються відомості про трудову діяльність працівника, які документи подавати під час працевлаштування, чи потрібно роботодавцю зберігати паперову трудову книжку та як отримати витяг з електронної трудової книжки. Також розбираємо, як оформити працівника без попереднього трудового стажу та яким чином відомості потрапляють до Реєстру застрахованих осіб

Де після 10 червня 2026 року зберігаються відомості про трудову діяльність працівника
10 червня 2026 року завершився п’ятирічний перехідний період оцифрування трудових книжок. Відтепер основним джерелом інформації про трудову діяльність працівника є відомості з Реєстру застрахованих осіб, а не паперова трудова книжка.
Чи можна оцифрувати трудову книжку після завершення перехідного періоду
У Пенсійному фонді наголошують: оцифрувати трудову книжку можна і після завершення перехідного періоду.
Тож відсутність скан-копій у Реєстрі після 10 червня не призведе до втрати страхового стажу. Для підтвердження періодів роботи до 2004 року, як і раніше, використовуватиметься паперова трудова книжка.
Які документи про трудову діяльність подають при працевлаштуванні після 10.06.2026
10 червня 2026 стало рубіжною датою, адже саме з неї змінився порядок роботи з трудовими книжками.
Попри повну цифровізацію, стаття 24 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) залишається чинною та визначає перелік документів, які працівник подає під час працевлаштування. Зокрема, кандидат має надати паспорт, військово-обліковий документ та документ про освіту.
Для підтвердження трудового досвіду працівник, як і раніше, може обрати один із двох варіантів:
- подати паперову трудову книжку (за її наявності)
або
- відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб.
Чи потрібно роботодавцю зберігати паперову трудову книжку після прийняття працівника на роботу
При прийнятті на роботу кандидат на посаду подає або паперову трудову книжку, або витяг з ЕТК – вимога статті 24 КЗпП. При цьому трудову книжку роботодавець не бере на зберігання.
Увага! Це правило застосовується ще з 10 червня 2021 року. Виготовляти копію трудової книжки також не потрібно
За необхідності доцільно попросити працівника надати довідку ОК-5 або ОК-7, сформовану через портал Дія чи електронний кабінет ПФУ. Хоча знов таки, такі дії виконуються у разі потреби – ст. 24 КЗпП не вимагає виготовляти ОК-5 або ОК-7 для працевлаштування.
Запис про прийняття на роботу до паперової трудової книжки вноситься виключно на вимогу працівника. Тож, якщо такої вимоги не було, або ж працівник взагалі не надавав паперову трудову книжку, то й кадровик не має наполягати на внесення запису про прийняття на роботу. По суті наповнення паперової трудової книжки здійснюється за рішенням працівника. Про це свідчить й ст. 48 КЗпП.
Як працівнику отримати витяг з електронної трудової книжки
Якщо до вас працевлаштовується працівник, який вже перебував у трудових відносинах, то цілком нормально, якщо він не дасть паперову трудову книжку. У такому випадку йому потрібно сформувати витяг з ЕТК. Найкраще, щоб це виконав сам кандидат на працевлаштування, а не через надання доступу роботодавцю до його електронної трудової.
Щоб отримати витяг з електронної трудової книжки на вебпорталі електронних послуг ПФУ:
- авторизуйтесь за допомогою кваліфікованого електронного підпису, Дія.Підпис або ID.GOV.UA;
- у меню розділ «Комунікації з ПФУ» оберіть пункт «Запит на отримання електронних документів»;
- у списку типів звернень виберіть «Витяг з ЕТК». Поля заповняться автоматично. За потреби вкажіть телефон і дайте згоду на обробку персональних даних;
- натисніть відправити до ПФУ – документ сформується за кілька хвилин;
- результат буде у розділі «Мої звернення» у вигляді PDF-файлу, який можна роздрукувати.
Що робити при працевлаштуванні працівника, який раніше не працював
Якщо це взагалі перше місце роботи для особи, то відповідно вона не може надати ані паперову трудову книжку, ані витяг з ЕТК. Тож працевлаштування здійснюється без цих документів.
При цьому електронна трудова книжка формується автоматично, безпосередня участь кадровика тут не потрібна.
Паперову трудову роботодавець оформлює лише на вимогу працівника, подану протягом п’яти днів після прийняття на роботу. Таку можливість і надалі передбачає п. 1.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 №58, яка залишається чинною. При цьому трудова книжка надалі зберігатиметься у працівника, а не на підприємстві. Доцільно, щоб разом із вимогою про оформлення паперової трудової книжки працівник надав й вимогу про внесення запису про прийняття на роботу.
Хоча з погляду сучасного підходу, коли дані накопичуються в електронних реєстрах, особливої потреби в оформленні паперової трудової книжки немає.
Як наповнюється електронна трудова книжка після прийняття працівника на роботу
Більшість відомостей в електронній трудовій книжці з’являються автоматично – кадровику не потрібно вносити їх вручну. Наприклад, відомості про прийняття на роботу потрапляють до Реєстру через Повідомлення про прийняття працівника, яке подається до податкової. Надалі джерелом інформації про рух кадрів (звільнення, переведення, відпустки по догляду за дитиною) стає зарплатна звітність, зокрема додаток Д5 до Податкового розрахунку. Тобто, подання звітності – це і є процес наповнення та ведення електронної трудової книжки. Додаткові дані (про навчання, військову службу чи ранги) можна додати через функціонал вебпорталу ПФУ «Додати запис» або XML-файл.
Висновки
- Після 10.06.2026 основним джерелом даних про трудову діяльність працівника є Реєстр застрахованих осіб. Водночас паперова трудова книжка й надалі залишається важливим документом для підтвердження стажу за періоди роботи до 2004 року.
- При прийнятті на роботу ст. 24 КЗпП вимагає отримати від кандидата на посаду паперову трудову книжку або витяг з ЕТК. Страховий стаж за потреби підтверджується довідками ОК-5, ОК-7.
- До паперової трудової книжки запис про прийняття на роботу здійснюється виключно на вимогу працівника. При цьому відомості про працевлаштування потрапляють до електронної трудової після подання повідомлення про прийняття на роботу до податкової або через зарплатну звітність.
Джерело: kadroland
Читайте більше:
Видача трудових книжок працівникам після оцифрування: зразок наказу
Чи обов’язково зберігати паперову трудову книжку після переходу на електронну: пояснення
Трудову книжку оцифровано: що роботодавець і працівник повинні зробити далі
ПФУ продовжує приймати трудові книжки навіть після 10 червня 2026 року
Чиї трудові книжки потрібно оцифрувати в першу чергу роботодавцеві після 10 червня 2026 року
Чи вплине на страховий стаж не оцифрування трудової книжки після 10 червня 2026 року
Після 10 червня 2026 року: що робити з паперовою трудовою книжкою
✨ Новинка! Унікальний сервіс – АІ-Консультант для бухгалтера! Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Документообіг, первинні документи
24.09.2026
Номенклатура справ для малого бізнесу: чи потрібна компанії на 15 працівників
Чи потрібна номенклатура справ компанії, якщо в штаті лише 15 працівників і немає окремих відділів? Так. Кількість працівників не звільняє юрособу від вимог до організації діловодства. Розбираємо, як скласти номенклатуру справ для невеликого підприємства, які розділи включити, як правильно називати справи та що врахувати під час затвердження

Податкова та фінзвітність
24.09.2026
Податківці пояснили, як застосовувати ставки податку на прибуток після втрати статусу фінансової установи
Податкова служба пояснила, як заповнювати декларацію з податку на прибуток підприємствам, які у третьому кварталі 2026 року втратили статус фінансової установи. Для різних звітних періодів застосовуються різні базові ставки, а за потреби платники можуть подати до декларації спеціальне доповнення відповідно до Податкового кодексу України

Сільгоспдіяльність
24.09.2026
ФОП орендує сільгоспземлю у фізособи: коли МПЗ не визначається у 2026 році
ФОП – платник єдиного податку 2 або 3 групи, який орендує сільськогосподарські угіддя, що належать фізичним особам та станом на 1 січня звітного року знаходилися в межах населеного пункту, не визначає МПЗ щодо таких земельних ділянок

ФОП
24.09.2026
Втрата Книги обліку доходів і витрат ФОП: дії та відповідальність у 2026 році
У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення Типової форми обліку доходів і витрат, ФОП на загальній системі оподаткування зобов'язана протягом п'яти днів письмово повідомити про це контролюючий орган за місцем обліку. Втрачену форму необхідно відновити протягом 90 календарних днів з дня, наступного за днем отримання повідомлення податковим органом

Судова практика
24.09.2026
РК заблокували через ризиковість операції: які помилки в документах стали вирішальними, – ВС
Верховний Суд у складі Касаційного адміністративного суду поставив крапку у податковому спорі щодо правомірності зупинення та відмови в реєстрації розрахунку коригування на повернення товару. Суд дійшов висновку, що відсутність належних первинних документів та розбіжності в датах є підставою для законної відмови з боку податкових органів.

Податок на майно
24.09.2026
ДПС не надіслав (не вручив) ППР: чи є відповідальність за несвоєчасну сплату фізособою плати за землю
Фізичні особи мають сплатити податок на землю протягом 60 днів з дати вручення ППР, яке контролюючі органи зобов’язані надіслати до 1 липня поточного року. У ППР вказуються кадастровий номер, площа ділянки, ставка та пільги. У разі переходу права власності на землю податок сплачують попередній і новий власник пропорційно часу володіння. Якщо ППР не було надіслано у встановлений строк, платник звільняється від відповідальності за прострочення

Пільги
24.09.2026
Іноземець працює та живе в Україні: чи має він право на податкову знижку за навчання у 2026 році
Іноземець, який працює та проживає в Україні, може скористатися податковою знижкою за навчання, якщо за результатами визначення статусу є податковим резидентом України. Сам факт наявності посвідки на тимчасове проживання не є єдиною умовою для такого статусу – враховуються місце проживання, постійне проживання, центр життєвих інтересів та строк перебування в Україні. Зокрема, про центр життєвих інтересів можуть свідчити місце постійного проживання сім’ї та економічні зв’язки особи з Україною. Отже, іноземець-резидент, який є платником ПДФО та відповідає іншим вимогам ПКУ, має право на податкову знижку за витратами на навчання

Особи з інвалідністю
24.09.2026
Мінімальна зарплата для працівників з інвалідністю у 2026 році: чи можна врахувати лікарняні
Якщо працівнику з інвалідністю нараховано лікарняні та заробітна плата за фактично відпрацьований час. Загальна сума більше мінімальної заробітної плати. Чи буде виконуватись умова про рівень заробітної плати працівнику з інвалідністю у 2026 році?

Кадрова робота
24.09.2026
Запізнення на роботу: чи може роботодавець оштрафувати працівника
Запізнення або самовільний ранній вихід із роботи є порушенням трудової дисципліни, однак роботодавець не може карати працівника довільно. За такі порушення КЗпП передбачає дисциплінарні стягнення, зокрема догану або звільнення, але не грошовий штраф. Щоб стягнення було законним, роботодавцю необхідно належно зафіксувати порушення, витребувати письмові пояснення працівника та дотриматися встановлених строків і процедури

Відпустка, відпускні
24.09.2026
Відпустка наперед: як нарахувати відпускові та що робити при звільненні
Уявіть ситуацію, працівник у липні 2026 року використав 24 календарні дні щорічної відпустки, хоча на цей момент ще не відпрацював повний робочий рік. Відпусткові підприємство нарахувало за рахунок створеного забезпечення. У вересні 2026 року працівник звільняється. Після перерахунку виявилося, що він мав право лише на 16 календарних днів відпустки. Сума відпусткових за 8 невідпрацьованих днів перевищує суму, яку підприємство може утримати з остаточного розрахунку з урахуванням обмеження ст. 128 КЗпП. Розберемося, як діяти бухгалтеру, щоб не наробити помилок в обліку і правильно розрахуватись з працівником

Особи з інвалідністю
24.09.2026
Дві особи з інвалідністю на 0,5 ставки та зарплата кожного менша за МЗП: чи виконується квота у 2026 році
У нас середня облікова чисельність працівників 8 чоловік. На підприємстві працює дві особи з інвалідністю на 0,5 ставки. У кожного з них немає нарахування більше мінімальної ЗП, але в сумі за двох працівників нарахування більше мінімальної. Чи зарахується виконання квоти в такому випадку?

Кадрова робота
24.09.2026
Чи треба повідомляти працівника за два місяці про зміну умов праці під час війни, – консультує ФПУ
Під час воєнного стану роботодавець може змінювати істотні умови праці за спрощеним порядком. Якщо за загальним правилом працівника мають повідомити про такі зміни не пізніше ніж за два місяці, то в умовах воєнного стану достатньо зробити це не пізніше запровадження нових умов праці. Тобто повідомлення може бути здійснене після ухвалення роботодавцем відповідного рішення, але до моменту допуску працівника до роботи за зміненими умовами. Важливо, щоб сама зміна відповідала вимогам трудового законодавства та була пов’язана зі змінами в організації виробництва і праці

Звільнення, скорочення
24.09.2026
Розрахунок при звільненні під час війни: чи можна не виплачувати кошти, – деталі від Держпраці
Воєнний стан не звільняє роботодавця від обов'язку провести повний розрахунок із працівником у день звільнення. Якщо підприємство працює, має доступ до банківських рахунків і немає об'єктивних перешкод для виплат, затримка зарплати чи компенсації за невикористану відпустку є порушенням трудового законодавства та може призвести до відповідальності

ПДВ
24.09.2026
Надміру отримані кошти повернули наступного дня: що з ПДВ і податковою накладною
Якщо покупець помилково перерахував товариству кошти понад суму фактично наданих послуг, така сума враховується під час визначення податкових зобов’язань з ПДВ. Податкова накладна складається на дату отримання коштів, у тому числі з урахуванням помилково сплаченої суми, якщо між сторонами є договірні відносини щодо надання послуг. Якщо надміру отримані кошти повертаються покупцю, постачальник має скласти розрахунок коригування до податкової накладної на дату повернення. Зменшити податкові зобов’язання можна після реєстрації такого розрахунку коригування в ЄРПН отримувачем коштів

Особи з інвалідністю
24.09.2026
Цільовий внесок за осіб з інвалідністю 2026: нарахування, оплата, бухоблік, різниці
Як у 2026 році нараховується штраф по особах з інвалідністю? Хто це робить: підприємство чи фонд осіб з інвалідністю? І як часто відбувається оплата, до якого числа? В бухгалтерському обліку на якому рахунку його відображати? І чи коригувати це через РІ в декларації з податку на прибуток?

Податок на майно
24.09.2026
Здача в оренду частини даху під сонячні панелі позбавляє пільги з податку на нерухомість на всю площу будівлі – ДПС
Державна податкова служба України роз’яснила нюанси справляння податку на нерухоме майно у разі передачі в тимчасове користування частини промислової будівлі під розміщення сонячних електростанцій. За висновками відомства, оренда навіть невеликої частини об'єкта (зокрема, даху) позбавляє підприємство права на звільнення від оподаткування для всього об'єкта нерухомості

Судова практика
24.09.2026
Збитки через нереєстрацію податкової накладної: ВС визначив межі третейської угоди в 2026 році
ВС дійшов висновку, що спір про стягнення збитків через невиконання обов’язку з реєстрації податкової накладної не є договірним. Такий обов’язок виникає безпосередньо із податкового законодавства, тому спір не охоплюється третейським застереженням і не може передаватися на розгляд третейського суду






