Безкоштовний вебінар: Підготовка до закриття року для юросіб

Після 10 червня 2026 року: що робити з паперовою трудовою книжкою та як вносити в неї записи

З 10 червня 2026 року паперові трудові книжки остаточно переходять у статус архівного документа. Після повної цифровізації трудових даних роботодавці повинні видати їх працівникам, а всі відомості про трудову діяльність зберігатимуться в електронній формі на порталі Пенсійного фонду України. Водночас працівник може залишити паперову книжку для особистого користування або вимагати від роботодавця вносити туди нові записи

8

3689

Подобаються наші матеріали? Додайте нас в улюблені джерела Google, щоб частіше бачити наші новини в пошуку та ШІ-оглядах в Google.

Додати
Що далі робити з паперовою трудовою книжкою після 10 червня 2026 року?

Після того, як Пенсійний фонд України оцифрує трудову книжку, роботодавець видає працівникам особисто під підпис паперову трудову книжку.


Працівник може порівняти дані в особистому кабінеті на порталі Пенсійного фонду України зі своєю паперовою книжкою, щоб переконатися, що всі записи вірні та звернутись до органів Фонду у випадку неточностей чи розбіжностей.


Також варто зазначити, що на вимогу працівника, роботодавець і в подальшому зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.


Джерело: ПФУ

Від редакції:

Як правильно видати паперову трудову книжку працівнику:


  1. Отримати заяви від працівників з проханням видати трудові книжки.
  2. Видати наказ про видачу трудових книжок.
  3. З наказом ознайомити працівників під підпис.
  4. Працівник має проставити підпис в графі 13 Книги обліку руху трудових книжок.
  5. У графі 12, як правило, зазначають дату і підставу видачі працівнику трудової книжки при звільненні. Рекомендуємо зазначити фактичну дату видачі, а як підставу зазначити «за заявою», якщо також вважаєте, що вона потрібна, або реквізити наказу.


Якщо працівник відсутній, то продовжуємо зберігати його трудову книжку до моменту, коли він надасть заяву з проханням переслати йому трудову книжку на вказану адресу.


Завантажуйте шаблони та зразки документів, які допоможуть видати трудові книжки працівникам за посиланням!


Як закрити Книгу обліку руху трудових книжок наприкінці року


До речі, наближається кінець року, тож варто подбати й про Книгу обліку руху трудових книжок. Якщо всі паперові трудові книжки вже видані працівникам і нових записів не планується, Книгу закриваємо підсумковим записом. У ньому зазначаємо період ведення Книги, загальну кількість записів, а також наявність або відсутність пропусків, повторів та описок. Запис засвідчує відповідальна особа, вказуючи свою посаду, підпис, ім’я та прізвище, а також дату. Після закриття Книгу зберігаємо протягом трьох років, після чого її можна знищити в установленому порядку.


Якщо ж частина трудових книжок ще залишається у роботодавця, Книгу продовжуємо вести у 2027 році.

Слід зауважити, що спеціальних настанов щодо закриття Книги обліку руху трудових книжок немає Проте, на нашу думку, це варто зробити.


Коли та як вносити записи до паперової трудової книжки


Після видачі паперової трудової книжки працівнику роботодавець більше не відповідає за її зберігання. Однак обов’язок вносити записи залишається.


Відповідно до ч. 3 ст. 48 КЗпП, роботодавець на вимогу працівника вносить до паперової трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення, звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Щоб уникнути непорозумінь, рекомендую передбачити у Правилах внутрішнього трудового розпорядку письмову або усну форму подання такої вимоги. Якщо йдеться про письмову форму, то варто визначити, що йдеться про заяву. Тож варто ще прописати, в яких саме випадках вона надається.


Якщо працівник працевлаштовується вперше, облік його трудової діяльності ведеться в електронній формі. Водночас за бажанням працівника роботодавець зобов’язаний оформити паперову трудову книжку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу. Цей строк установлено ч. 2 ст. 48 КЗпП.


У такому разі роботодавець заповнює титульну сторінку на підставі паспорта або свідоцтва про народження працівника. Працівник перевіряє дані та підписує титульну сторінку. Її також підписує особа, відповідальна за ведення трудових книжок, і за наявності засвідчує печаткою підприємства або кадрової служби.


Якщо працівник уже працює на підприємстві та просить внести записи до паперової трудової книжки, роботодавець керується п. 2.4 Інструкції № 58. Записи про прийняття, переведення на іншу постійну роботу, звільнення, нагородження та заохочення вносять після видання відповідного наказу, але не пізніше тижневого строку. У разі звільнення запис вносять у день звільнення. Проте у питанні цих строків не варто буди категоричними.


Навіть у разі, якщо працівник не надав вимогу про внесення запису до трудової книжки у цей строк, рекомендуємо внести відповідний запис. Адже ст. 48 КЗпП приписує роботодавцю вносити записи й не установлює строків для цього.


При цьому забирати книжку на постійне зберігання заборонено – після заповнення вона повертається працівникові.


Тетяна Шолкова, Редакторка kadroland, експерт з трудового права та кадрового обліку

Читайте більше:


Що робити з паперовою трудовою книжкою? Інструкція до завершення переходу на е-формат

Оцифрування трудової книжки: відповіді на найпоширеніші питання від Держпраці

Чи зберігає роботодавець трудову книжку після працевлаштування

Запис у трудовій книжці про мобілізацію: чи обов’язковий він – роз’яснення Держпраці

Е-трудова книжка: ПФУ відповідає на актуальні запитання

✨ Новинка! Унікальний сервіс – АІ-Консультант для бухгалтера! Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
8

3689

11

50522

1

8

1

8

1

8

1

9

1

11

1

325

2

311

6

127

4

75

4

283

2

18

2

17

2

24

2

22

4

276

5

391

3

302

5

1105

4

51