
Трудові книжки, ЕТК
07.10.2025
Е-трудова книжка: ПФУ відповідає на актуальні запитання
Електронна трудова книжка є цифровим аналогом паперової трудової книжки, що впроваджена для полегшення обліку трудової діяльності, зменшення паперових документів і забезпечення доступу до даних про страховий стаж. До 10 червня 2026 року потрібно оцифрувати паперові трудові книжки і після цього буде створена електронна версія книжки, а паперова стане непотрібною

Що таке електронна трудова книжка?
Це цифровий аналог паперової трудової книжки. Її впровадили, щоб удосконалити облік трудової діяльності українців, зменшити паперовий документообіг і пов’язані з цим ризики втрати чи пошкодження документів. Також сучасна система дасть змогу працівникам будь-коли перевірити свій страховий стаж, а в майбутньому – автоматично вийти на пенсію без візиту до Пенсійного фонду.
За Законом України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», у працівників і роботодавців є п’ять років для оцифрування трудових книжок – до 10 червня 2026 року. Після перевірки даних із боку Пенсійного фонду України та їхнього внесення до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування буде сформований кінцевий варіант електронної трудової книжки. Відтоді паперова версія буде непотрібна і зможе зберігатися в працівника або вестися паралельно з електронною версією, якщо цього забажає працівник.
Де знайти електронну трудову книжку?
Оцифрована трудова книжка зберігається в особистому кабінеті на порталі ПФУ. Щоб зайти на портал, потрібно авторизуватися зручним для вас способом: за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або Bank ID.
Якщо ви найманий працівник. Щоб перевірити записи про ваші трудові відносини, слід обрати у меню зліва розділ «Електронна трудова книжка». Додати скан-копії документів або створити електронний запис, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис, можна у розділі «Комунікації з ПФУ» (пункт «Відомості про трудові відносини».
Якщо ви роботодавець. Щоб внести дані про найманого працівника, оберіть розділ «Відомості про трудові відносини робітника». Тут ви можете завантажити скан-копії паперових документів.
Увага! В електронній трудовій книжці наразі є дані за основним місцем роботи, починаючи з 2004 року. Якщо ваша трудова діяльність почалася раніше, ви можете додати інформацію про це особисто, надіславши скановані копії документів
На вебпорталі ПФУ страховий стаж розраховується з 1 січня 2004 року, що пов’язано з ухваленням Закону України від 09.07.2003 №1058-IV «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування», який запровадив поняття «страховий стаж». До цього стаж вважався трудовим. Зарахування стажу до 01.01.2004 здійснюється на підставі записів у трудовій книжці та інших документів.
Перевірте правильність оформлення трудової книжки
Перед подачею трудової книжки на оцифрування слід перевірити правильність її оформлення.
Насамперед, слід перевірити правильність написання:
- прізвища, ім’я та по батькові (ПІБ) – мають бути вказані повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами;
- дати народження.
Вони мають відповідати даним паспорту.
Особливу увагу необхідно звернути на оформлення записів про зміну ПІБ:
- колишнє прізвище (як правило, у жінок) має бути закреслено однією рискою і поряд записане нове;
- на внутрішньому боці обкладинки обов’язково має вказуватися інформація про документ, на підставі якого виправлено запис (паспорт, свідоцтво про народження / шлюб тощо), його реквізити: номер та дата видачі. Ця інформація має бути завірена підписом особи, яку уповноважує установа, та печаткою.
Також потрібно перевірте наявність необхідних підписів та печаток на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки:
- підпис власника трудової книжки;
- підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок на підприємстві;
- наявність печатки підприємства (або відділу кадрів), на якому заповнювалася трудова книжка (якщо трудова книжка оформлена в період після 1 січня 1975 року).
Наступний крок – вивчити усі записи в розділі «Відомості про роботу»:
- у записах про прийняття на роботу та звільнення з роботи повинна зазначатися дата початку виконання роботи, повне найменування підприємства, організації чи установи, назва посади чи професії, а також номери і дати наказів про прийняття/звільнення;
- якщо за час роботи назва підприємства змінювалася, то окремим рядком має бути зроблено запис про перейменування із зазначенням розпорядчого акту, його дати та номеру;
- записи про звільнення чи переведення мають бути здійснені у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю закону;
- записи про звільнення мають бути засвідчені печатками.
Як усунути виявлені недоліки?
Якщо у трудовій книжці відсутній запис про зміну прізвища, або виявлено помилку в написанні ПІБ, зробити/виправити ці дані може роботодавець того підприємства, де ви працюєте зараз.
Якщо підприємство, яке внесло до трудової неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робить його правонаступник.
Якщо ім’я, по батькові або прізвище, зазначені в трудовій книжці, не збігаються з ім’ям, по батькові або прізвищем особи за паспортом, – факт належності трудової книжки особі може бути встановлений у судовому порядку.
Хто може подати трудову книжку на оцифрування?
Завантажити відомості про трудову діяльність можна в особистому кабінеті на вебпорталі Фонду. Це може зробити сам працівник та/або його роботодавець. Для цього необхідно мати скановані кольорові копії усіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та відповідних документів, до яких внесено записи з оригіналів трудової або інших документів, що підтверджують стаж.
Скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки подаються у хронологічному порядку та мають відповідати таким вимогам:
- повинні бути кольоровими та чіткими;
- відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi);
- формат зображення має бути .jpg або .pdf;
- розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.
До електронної трудової книжки треба завантажити всі документи, що впливають на розрахунок стажу. Окрім трудової книжки, це можуть бути документи про набуття освіти, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток та інші документи. Наприклад, до 2004 року до трудового стажу враховувалося навчання у закладах вищої освіти на денній формі. Якщо маєте диплом за відповідні роки, заскануйте і додайте до системи.
Після відправлення кольорових скан-копій фахівці територіальних органів ПФУ звірять їх із даними в Реєстрі застрахованих осіб, і оцифрують те, чого бракуватиме.
Чи потрібно ФОП робити запис в електронній трудовій книжці?
Так, якщо ви маєте найманих працівників і вносите дані про них.
Щодо власної підприємницької діяльності жодних записів в електронній трудовій книжці робити не потрібно. Водночас ПФУ рекомендує ФОП подати через персональний кабінет скан-копії:
- витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань про державну реєстрацію ФОП, або
- довідки з Державної податкової служби про облік як суб’єкта підприємницької діяльності.
Джерело: ПФУ
Читайте більше:
Як провести аудит трудової книжки перед скануванням
До 10 червня 2026 року: термін оцифрування трудових книжок спливає
Як подати відомості про трудову діяльність до ПФУ у періоді до 1998 року
Як дізнатися про результати оцифрування трудової книжки
Оцифрування трудових книжок через вебпортал ПФУ: інфографіка ПФУ
Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
ФОП
17.09.2026
Payoneer та Wise для ФОП: коли кошти від нерезидентів включаються до підприємницького доходу у 2026 році
ФОП на загальній системі має враховувати особливості оподаткування коштів, отриманих від нерезидентів через Payoneer та Wise. Якщо кошти, отримані від здійснення зовнішньоекономічної діяльності, зараховані на рахунок, відкритий у системах Payoneer і WISE, та в подальшому перераховуються на рахунки, відкриті у банківських установах в Україні для здійснення підприємницької діяльності, то такі кошти включаються до доходу ФОП та оподатковуються у порядку, визначеному ст. 177 ПКУ

Перевірки, штрафи
17.09.2026
Підстави для надсилання органами ДПС платнику податків запиту про надання інформації у 2026 році
Податкова служба має право надсилати платнику податків письмовий запит про надання інформації у випадках, передбачених Податковим кодексом України. Такі підстави викладені у пп. 73.3.1 ПКУ

ПДВ
17.09.2026
Укриття на території підприємства: чи можна віднести витрати до господарської діяльності та отримати кредит з ПДВ
На території підприємства встановили укриття для захисту працівників та відвідувачів. Чи може підприємство віднести це укриття до господарської діяльності та використати кредит з ПДВ?

Охорона праці
17.09.2026
Працівник не дійшов до укриття після евакуації: яка відповідальність підприємства
Підприємство евакуює працівників під час тривоги, а працівники після евакуації замість того щоб йти в бомбосховище (яке не знаходиться на території) пішов кудись і там загинув. Яка може бути відповідальність компанії? Наказ в компанії на евакуації є

ПДВ
17.09.2026
Договір комісії та ПДВ-реєстрація: які суми враховувати в ліміті 1 млн грн в 2026 році роз'яснює ДПС
Компанія, яка працює за договором комісії, має враховувати не лише власну комісійну винагороду під час визначення обсягу операцій для обов’язкової ПДВ-реєстрації. Податкова наголошує, що до розрахунку за останні 12 календарних місяців включаються також обсяги постачання товарів або послуг, які передаються чи отримуються в межах договорів комісії. Окремо враховується сума винагороди комісіонера за надання комісійної послуги. Таким чином, для визначення граничного обсягу в 1 млн грн беруться до уваги обидві складові

Особи з інвалідністю
17.09.2026
Вихідний у день подання звіту про внесок на працевлаштування осіб з інвалідністю: чи переноситься
Податкова служба повідомила, що у разі збігу останнього дня подання звіту з вихідним або святковим днем строк автоматично переноситься. Подати звіт про внесок на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю можна в найближчий операційний день без порушення вимог ПКУ

Перевірки, штрафи
17.09.2026
Підприємство є у річному плані Держпраці у 2026 році: чи прийдуть інспектори з перевіркою
Держпраці роз’яснює суб’єктам господарювання, що включення підприємства до річного плану заходів державного нагляду на 2026 рік саме по собі не означає обов’язкового проведення планової перевірки. В умовах воєнного стану діють обмеження на проведення планових і позапланових заходів державного нагляду, за винятком визначених законодавством випадків. Водночас Держпраці зобов’язана формувати та оприлюднювати річний план відповідно до вимог законодавства

Податкова та фінзвітність
17.09.2026
Коригування ЄСВ у Додатку Д1 / ФІЗ-Д1: як виправити помилки минулих періодів у 2026 році
Помилка в сумі єдиного внеску, допущена у попередньому звітному періоді, може бути виправлена під час формування поточного Додатка Д1 або ФІЗ-Д1. Для цього платник ЄСВ застосовує відповідний код типу нарахувань – 2 для донарахування або 3 для зменшення зайво нарахованого внеску. Такий механізм передбачений Порядком №4 та застосовується окремо для юридичних осіб і ФОП/осіб, які провадять незалежну професійну діяльність

Бронювання, критичність
17.09.2026
Підприємство працює у трьох областях: як підтвердити критерій зі сплати 24 тис. грн, – деталі від ДПС
Підприємство, яке працює у кількох областях України, може претендувати на статус критично важливого за критеріями Мінекономіки, зокрема за умови сплати визначеної суми податків і ЄСВ у щонайменше трьох областях. Водночас виникає питання, які саме платежі можна врахувати для досягнення встановленого порогу 24 тис. грн на область. Військовий збір за відповідний період зараховується до спеціального фонду державного бюджету за місцезнаходженням товариства, а ЄСВ сплачується за основним місцем обліку платника. Тому для підтвердження відповідності критерію щодо суми платежів питання врахування ЄСВ і військового збору потребує окремого роз’яснення Мінекономіки

Робочий час, графіки роботи
17.09.2026
Жовтень 2026: чи буде вихідний 1 жовтня та якою буде норма робочого часу
У жовтні 2026 року державним святом є День захисників і захисниць України, який припадає на 1 жовтня. Водночас через дію воєнного стану норми ст. 73 КЗпП про святкові та неробочі дні не застосовуються, тому 1 жовтня не є додатковим вихідним і для більшості працівників залишається робочим днем. Відповідно, при п’ятиденному робочому тижні норма робочого часу за 40-годинного тижня у жовтні становить 176 годин. Водночас роботодавці можуть самостійно встановлювати додаткові дні відпочинку, скорочений або гнучкий режим роботи, оформивши відповідне рішення

Заробітна плата
17.09.2026
Нова система оплати праці в освіті: як визначатимуть оклади педагогів, бухгалтерів і заступників з 1 вересня 2026 року
Постанова КМУ №1078 запроваджує нову систему оплати праці педагогічних і науково-педагогічних працівників та визначає оклади для окремих непедагогічних посад у закладах освіти. Водночас загального підвищення зарплат для всіх непедагогічних працівників освіти документ не передбачає. Зміни стосуються, зокрема, головних бухгалтерів, непедагогічних заступників керівників, керівників планово-фінансових відділів і помічників вихователів. Окремо визначено нові підходи до розрахунку окладів педагогів, керівників закладів освіти, працівників центрів професійного розвитку та інклюзивно-ресурсних центрів

Індексація, компенсація
17.09.2026
НБУ підвищив облікову ставку до 16% з 18 вересня 2026 року
Для підтримання привабливості гривневих активів, стійкості валютного ринку, контрольованості очікувань та поступового приведення інфляції до цілі 5% на горизонті політики Правління Національного банку України вирішило підвищити облікову ставку на 0,5 в. п. до 16%

Судова практика
17.09.2026
Порушення процедури податкової перевірки: які позиції сформував Верховний Суд
Верховний Суд оприлюднив огляд практики Касаційного адміністративного суду щодо процедурних порушень під час призначення та проведення податкових перевірок. У ньому систематизовано судові позиції щодо оформлення наказу, повідомлення платника, дотримання підстав і меж перевірки та правових наслідків порушення встановленої процедури. Також розглянуто питання допустимості акта перевірки як доказу, подання первинних документів разом із запереченнями та обов’язку контролюючого органу розглянути такі заперечення

Заборгованість
17.09.2026
Довідка про відсутність податкового боргу: Мінфін пропонує оновити порядок її отримання
ДПС оприлюднила проєкт наказу Мінфіну, яким пропонується оновити Порядок надання довідки про відсутність заборгованості з платежів за наказом №733. Зміни мають привести документ у відповідність до чинного законодавства та передбачають, зокрема, оновлення термінології й технічне коригування форм заяви та довідки. У документах планують уточнити правила зазначення податкового номера, паспортних даних, власного імені та прізвища фізособи. У разі ухвалення наказ набере чинності з дня його офіційного опублікування

Зміни у законодавстві
17.09.2026
Посадові оклади від 39 936 грн та атестація: які зміни пропонують для податківців
У Верховній Раді зареєстровано законопроєкт №16079, який пропонує змінити правила проходження служби та проведення атестації посадових осіб податкових органів. Документ передбачає конкурсний відбір керівника центрального органу, що реалізує державну податкову політику, із п’ятирічним строком призначення та проведенням зовнішньої оцінки ефективності його роботи. Також пропонується законодавчо закріпити складові оплати праці податківців, встановити мінімальні посадові оклади та окремий коефіцієнт для фахівців із кібербезпеки. Окремий блок змін стосується одноразової атестації працівників податкових органів, яку планують проводити у дві черги

Відрядження, підзвітні кошти
17.09.2026
Одноденне відрядження на службовому авто: як підтвердити добові без квитків
ДПС роз’яснила, як підтверджувати добові під час одноденних службових відряджень, зокрема коли працівник їде службовим автомобілем у відкриту місцевість. Відсутність проїзних документів або відмітки приймаючої сторони сама по собі не виключає можливості підтвердити фактичне перебування у відрядженні. Для цього може використовуватися сукупність первинних документів: наказ про відрядження, подорожній лист із маршрутом, звіт про відрядження та документи про виконання виробничих завдань






