19.03.2026

Час спливає! Як провести аудит трудової книжки перед скануванням, щоб її прийняв ПФУ

В Україні триває перехід до електронного обліку трудової діяльності, який має завершитися до 10 червня 2026 року. Працівники та роботодавці повинні подати сканкопії трудових книжок для оцифрування до Пенсійного фонду через вебпортал. Перед скануванням необхідно провести аудит трудової книжки, перевіривши правильність записів та їх відповідність вимогам законодавства

Експерт:Редакція 7eminar

4671

Подобаються наші матеріали? Додайте нас в улюблені джерела Google, щоб частіше бачити наші новини в пошуку та ШІ-оглядах в Google.

Додати

В Україні триває перехід до ведення обліку трудової діяльності в електронній формі, на що законодавством відведено 5 років. До 10 червня 2026 року працівники та роботодавці мають подати сканкопії трудових книжок для оцифрування до Пенсійного фонду України через вебпортал електронних послуг.

Перед скануванням трудової книжки необхідно провести її ретельний аудит, тобто перевірити усі записи на відповідність вимогам Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін'юст, Мінсоцзахист від 29.07.1993 №58.

На що звернути увагу під час аудиту і як виправити виявлені неточності?

Перевірка першої сторінки (титульного аркушу)

Перевіряємо:

правильність написання прізвище, ім’я та по батькові (ПІБ) – вони мають бути вказані повністю, без заміни імені та по батькові ініціалами. Дата народження і ПІБ повинні співпадати з паспортними даними;
оформлення записів про зміну працівником ПІБ або дати народження (якщо така зміна мала місце): попередній запис має бути закреслено однією рискою і поряд записано нові дані з посиланням на документ, на підставі якого виправлено запис, його реквізити, номер і дата видачі. Ця інформація має бути завірена підписом особи, яку уповноважує установа, та печаткою;
наявність підписів власника трудової книжки та особи, відповідальної за видачу трудових книжок на підприємстві/установі;
наявність печатки підприємства (або печатки відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка.

Перевірка записів у розділі «Відомості про роботу»

Звертаємо увагу на те, щоб:

у записах про прийняття на роботу та звільнення з роботи були зазначені: дата початку роботи, повне найменування підприємства / організації / установи, назва посади чи професії, номери і дати наказів про прийняття / звільнення;
окремим рядком було зроблено запис про перейменування із зазначенням розпорядчого акту, його дати та номеру – якщо за час роботи назва підприємства змінювалася;
записи про звільнення чи переведення були здійснені у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю закону;
записи про звільнення були засвідчені печаткою.

Як усунути виявлені недоліки?

У разі виявлення неправильно зазначених ПІБ або дати народження власника документа зміни можна вносити за останнім місцем роботи на підставі відповідних документів, за їх відсутності факт належності трудової книжки особі може бути встановлений у судовому порядку.

У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис. Якщо підприємство ліквідоване, відповідний запис робить правонаступник, а у випадку його відсутності – архів.

Для оцифрування відомостей про трудову діяльність, якщо не виявлено жодних недоліків при їх заповненні, можна подати сканкопії наступних документів:

трудова книжка;
документи про набуття освіти;
військовий квиток;
свідоцтво про народження дитини для жінок;
трудові договори;
довідки про періоди роботи за відсутності трудової книжки.

Звертаємо увагу!

у розділі «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається;
перед скануванням трудової книжки необхідно звернути увагу, щоб всі записи в ній були виконані охайно, без закреслення чи виправлення;
якщо не виявлено жодних недоліків під час заповнення трудової книжки, то можна сканувати свій документ та завантажувати його в особистому кабінеті на вебпорталі Фонду;
перевірити стан опрацювання оцифрування трудової книжки можна в особистому кабінеті користувача на вебпорталі ПФУ в розділі «Електронна трудова книжка»;
перелік документів, які підтверджують стаж для пенсії за відсутності в трудовій книжці необхідних записів або за наявності неправильних чи неточних записів про періоди роботи, визначено постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній» від 12.08.1993 №637.

Джерело: ПФУ

Читайте більше:

Сканування трудової книжки: хто, коли та за яких умов

Оцифрування паперової трудової книжки

Як перевірити, чи оцифрована трудова книжка: способи для роботодавця і працівника

Виправлення в трудовій книжці: загальні правила та зразки

Трудова книжка: коли і як видати працівнику

Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.

4671

Особи з інвалідністю

19.08.2026

Коди виду сплати у призначенні платежу для сплати 7% штрафу та пені за цільовим внеском

Як правильно сформувати призначення платежу для сплати 7% штрафу та пені за несвоєчасну сплату цільового внеску за працевлаштування осіб з інвалідністю? ДПС назвала коди видів сплати для юросіб і фізосіб

Час спливає! Як провести аудит трудової книжки перед скануванням, щоб її прийняв ПФУ

Коди виду сплати у призначенні платежу для сплати 7% штрафу та пені за цільовим внеском

Чи видавати наказ про підвищення кваліфікації, якщо змінився відповідальний за ВО

Увага! 19 серпня сплачуємо внесок за працевлаштування осіб з інвалідністю (рахунки та призначення платежу)

Чи може ФОП виплачувати зарплату найманим працівникам з власних коштів

Акт про скасування помилково проведеної через РРО суми розрахунків

Сплачуємо внесок за непрацевлаштування осіб з інвалідністю: шпаргалка від ДПС

Exit tax, нові правила резидентності та 30% податку за «схеми»: нові ініціативи Мінфіну для бізнесу

Сплата цільового внеску за особах з інвалідністю за 2 квартал: яке має бути призначення платежу

ППР: як отримати та коли воно вважається врученим

ВРУ прийняла євроінтеграційний проєкт нового Митного кодексу України у першому читанні

Чи змінюється граничний термін сплати податків при перенесенні подання звітності

Працевлаштувати особу з інвалідністю чи сплатити цільовий внесок: що вигідніше у 2026 році

Зарплата директору, який подав заяву і зник: кінцевий розрахунок

Чи можна встановити випробувальний термін одинокій матері

Внесок на працевлаштування осіб з інвалідністю: штрафи, пеня та відповідальність за несплату

Як правильно вказати код виду сплати при сплаті пені з військового збору

ФОП змінює групу: який дохід врахує податкова

Уточнююча декларація до граничного строку сплати податків: чи потрібно сплатити податки перед поданням

Зміна облікової програми: облік, документи, проводки та податкові наслідки

Відрядження за кордон: як позначати вихідні дні у табелі обліку робочого часу

Довго шукаєте інформацію? АІ-Консультант знайде потрібні матеріали на сайті швидше!🤖

Календар бухгалтера