Звіт з праці 1-ПВ (місячна): інструкція із заповнення

Хто подає звіт з праці 1-ПВ (місячна)

Органи Держстату визначають конкретний перелік юросіб, відокремлених підрозділів юросіб (підприємства), які мають подати Звіт з праці.

Перелік таких підприємств органи Держстату визначають відповідно до чинної методології. Відбір підприємств, що мають звітувати, здійснюють раз на рік за Методикою формування сукупності для проведення обстеження підприємств з питань статистики праці, затвердженою наказом Держкомстату від 26.01.2016 № 14

Основним критерієм відбору підприємств є показник середньої кількості працівників. Для вирахування цього критерію включаються усі штатні працівники, сумісники та особи, що виконують роботу за договорами цивільно-правового характеру. Згідно з цією методикою обстеження проводять наступним чином:

1. великі та середні підприємства із середньою кількістю працівників 50 і більше осіб обстежуються щомісяця на суцільній основі;
2. малі з кількістю працівників від 10 до 49 осіб включно – із застосуванням вибіркового методу;
3. підприємства з середньою кількістю працівників менш як 10 осіб, фізичні особи підприємці та їх наймані працівники не обстежуються.

У Кабінеті респондента можна дізнатися чи потрібно підприємству подавати статистичні звіти або скористатися пошуком форм державних статистичних спостережень за ЄДРПОУ.

В які строки подавати звіт з праці 1-ПВ (місячна)

Звіт з праці подається до 7-го числа місяця, наступного за звітним періодом. Якщо гранична дата подання припадає на святковий, неробочий чи вихідний день, то гранична дата подання статистичної звітності з праці переноситься на наступний день після святкового, неробочого або вихідного дня. Проте, в період дії воєнного стану норма ст. 73 КЗпП щодо святкових днів не застосовується. Таким чином, все таки варто подавати звітність вчасно.

На офіційному сайті Держпраці наведено конкретні дати граничного строку подання статзвітності.

Граничні строки подання Звіту за формою 1-ПВ (міс) за жовтень 2024 року – грудень 2025 року нижче в таблиці.

Проте у зв'язку з введенням воєнного стану в Україні діють правила що пом’якшують строки подання статзвітності, зокрема, і Звіту з праці. Держстат повідомляє, що відповідно до Закону України від 03.03.2022 №2115-IX «Про захист інтересів суб’єктів подання звітності та інших документів у період дії воєнного стану або стану війни», статистична та фінансова звітність може подаватись до органів державної статистики протягом трьох місяців після припинення чи скасування воєнного стану або стану війни за весь період неподання звітності.

При цьому адміністративна відповідальність за неподання чи несвоєчасне подання звітності не застосовується. Проте, все ж, краще подати звітність вчасно у граничні строки.

За якою формою звітувати

У 2024 році Звіт з праці 1-ПВ (місячна) подають за формою, яку затверджено наказом Держстату від 30.03.2023 №128.

Форми звітності Держстат часто оновлює. Так починаючи зі звіту за січень 2025 року Звіт з праці треба буде подавати за формою, затвердженою наказом Держстату від 15.04.2024 №117 .

Способи подання звіту з праці

Зараз відбувається процес цифровізації. Так, починаючи з 1 січня 2023 року Звіт з праці подають виключно в електронній формі.

Відповідно до ч. 4 ст. 10 Закону України від 16.08.2022 №2524-IX «Про офіційну статистику» передбачено, що статзвітність та фінзвітність респонденти-юрособи, відокремлені підрозділи юросіб, розташовані на території України, відокремлені підрозділи юросіб України, розташовані за кордоном, фізособи-підприємці подають виробникам офіційної статистики виключно в електронній формі.

Як заповнити звіт з праці за формою 1-ПВ (місячна)

Для коректного заповнення форми 1-ПВ (місячна) необхідно застосовувати наступні нормативно-правові та роз’яснювальні документи:

1. Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 №5 (далі – Інструкція №5);
2. Інструкція зі статистики кількості працівників, затверджена наказом Держкомстату від 28.09.2005 №286 (далі – Інструкція №286);
3. роз’яснення щодо показників форми державного статистичного спостереження №1-ПВ (місячна) «Звіт із праці» від 27.04.2023 №19.1.2-12/9-23 (далі – роз’яснення №19).

Для заповнення форм 1-ПВ (місячна) використовують первинні облікові документи, документи бухгалтерського обліку та фінансової звітності. Серед них виділяють наступні:

1. Наказ про прийняття на роботу (№ П-1);
2. Особова картка працівника (№ П-2);
3. Наказ про надання відпустки (№ П-3);
4. Наказ про припинення трудового договору (№ П-4);
5. Табель обліку використання робочого часу (№ П-5);
6. Розрахунково-платіжна відомість працівника (№ П-6);
7. Розрахунково-платіжна відомість (зведена) (№ П-7).

Звіт з праці за формою 1-ПВ (місячна) умовно поділяють на заголовну та табличну частину.

У заголовній частині зазначають:

1. найменування юрособи та її місцезнаходження
2. назву територіальної громади;
3. код території відповідно до: Кодифікатора адміністративно-територіальних одиниць та територій територіальних громад (КАТОТТГ). При поданні звіту в електронній формі цей код визначається автоматично.

У випадку відсутності в підприємства статпоказників, то у блоці «Інформація щодо відсутності даних» відмічаємо спеціальною позначкою «V» одну із причин:

1. «Одиниця припинена або перебуває в стадії припинення»;
2. «Здійснюється сезонна діяльність або економічна діяльність, пов’язана з тривалим циклом виробництва»;
3. «Тимчасово призупинено економічну діяльність через економічні чинники/карантинні обмеження»;
4. «Проведено чи проводиться реорганізація або передано виробничі фактори іншій одиниці»;
5. «Відсутнє явище, яке спостерігається».

Табличну частину Звіту з праці за формою 1-ПВ (місячна) слід заповнювати з урахуванням норм Інструкції №5, Інструкції №286 та роз’яснення №19.

Тож як заповнити рядки табличної частини Звіту з праці?

Рядок 1020 «Фонд оплати праці усіх працівників»

Тут зазначається сума фонду оплати праці усіх працівників, визначену згідно з Інструкцією №5.

Згідно з роз'ясненням №19 показник включає в себе дані щодо фонду оплати праці:

1. штатних працівників (рядок 1070);
2. тих, що працюють за сумісництвом;
3. осіб, які виконують роботи за цивільноправовими договорами;
4. учнів та студентів, які проходять виробниче навчання та виробничу практику на підприємстві;
5. та інших категорій працівників (у тому числі звільнених, а також поновлених на посаді за рішенням суду), яким здійснювали нарахування з фонду оплати праці у звітному періоді.

У цьому рядку також зазначають суми виплат за підсумками роботи за рік, заохочень та інших виплат, нарахованих штатним працівникам, які перебувають:

1. у відпустках у зв'язку з вагітністю та пологами або для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (крім допомоги, що надаються коштом фондів державного соціального страхування);
2. працівників, призваних на строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, під час мобілізації, на особливий період або прийнятих на військову службу за контрактом;
3. звільнених.

Рядок 1030 «Сума податку з доходів фізичних осіб, що відрахована з фонду оплати праці усіх працівників (крім тимчасової непрацездатності)»

Вносять суми ПДФО, які відраховано з фонду оплати праці всіх працівників (крім тимчасової непрацездатності). Цей показник містить дані про суму ПДФО із фонду оплати праці всіх працівників, без перерахунків за попередній рік. Заповнюють в тисячах гривень, з одним десятковим знаком.

Рядок 1040 «Середньооблікова кількість штатних працівників»

Показник щодо середньооблікової кількості штатних працівників містить дані про середньооблікову кількість штатних працівників відповідно до пункту 3.2 Інструкції №286, крім тих, які:

1. перебувають у відпустках у зв’язку з вагітністю та пологами

або

1. для догляду за дитиною до досягнення нею віку, встановленого чинним законодавством.

Згідно роз'яснення №19 Держстат при заповненні цього рядка не рекомендує вносити:

1. працівників призваних на строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, під час мобілізації, на особливий період або прийнятих на військову службу за контрактом;
2. працівників, відносно яких призупинено дію трудового договору;
3. які евакуювались в іншу місцевість або місцезнаходження яких тимчасово невідомо;
4. працівників, які протягом періоду дії воєнного стану перебувають у відпустках без збереження заробітної плати без обмеження строку, встановленого ч. 1 ст. 26 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки».

Рядок 1060 «Кількість відпрацьованого робочого часу штатними працівниками»

У цьому рядку зазначають дані про кількість фактично відпрацьованих штатними працівниками людино-годин, зокрема, у вихідні (за графіком), святкові та неробочі дні, період службових відряджень, на надурочних роботах, а також час роботи надомників, і тих, які працюють за сумісництвом на тому самому підприємстві, де й основне місце роботи (у повному обсязі).

Рядок 1070 «Фонд оплати праці штатних працівників»

Заносять дані про фонд оплати праці штатних працівників (рядок 1040). Дані рядка 1070 можуть бути меншими за фонд оплати праці усіх працівників (рядок 1020) на суму нарахувань особам, які не враховуються в середньообліковій кількості штатних працівників.

У рядках зазначають суми в тисячах гривень, з одним десятковим знаком

Наприклад, якщо у вересні 2024 року працівнику нараховані відпускні за дні відпустки з 24 вересня по 14 жовтня 2024 року в загальній сумі 12600 грн, то в звіт з праці за вересень місяць, буде включена сума відпускних тільки за 7 днів відпустки, яка приходиться на вересень місяць (12600 : 21 х 7 = 4200 грн). Інша частина відпускних (12600 : 21 х 14 = 8400 грн) буде включена до фонду оплати праці жовтня 2024 року.

Крім того дані рядка 1030 також слід зазначати з урахуванням перехідних відпускних. Тобто не тільки саму суму відпускних, але й і ПДФО утриманий із таких відпускних ми відображаємо пропорційно.

При заповненні Звіту з праці, після заповнення розділу І, потрібно пояснити два відхилення:

Відхилення 1. Якщо показник СКШП за звітний місяць, який зазначено у ряд. 1040, відхиляється на 25% і більше (+/-) порівняно з попереднім періодом. Треба порівняти показник поточного місяця (ряд. 1040) з таким саме показником у звіті за попередній місяць (ряд. 1040).

Відхилення 2. Якщо середня зарплата штатного працівника (ряд.1070 / ряд. 1040 х 1000) відхиляється на 10% і більше порівняно з попереднім періодом.

Як наслідок, необхідно порівняти такі показники за поточний місяць із показниками минулого. У разі виникнення розбіжностей, то пояснення надають у довільній формі. Якщо відхилень не було, то пояснення не заповнюються.

Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7еminar

Для обрахунку середньої кількості працівників на підприємстві, рекомендуємо скористатись нашим сервісом – Калькулятор середньооблікової кількості штатних працівників