Звіт про заборгованість з оплати праці за формою №3-борг (місячна): інструкція заповнення

Хто подає Звіт про заборгованість з оплати праці за формою №3-борг

Місячний звіт про заборгованість з оплати праці за формою №3-борг (далі – Звіт) подають винятково юридичні особи – підприємства, установи, організації. Проте не всі, але лише відібрані Держстатом за критерієм кількості працівників відповідно до виду економічної діяльності.

Про необхідність подання цієї форми респондентів повідомляють територіальні органи Держстату. При чому відбір підприємств для статспостереження відбувається один раз на рік станом на 1 листопада, що передує звітному року на підставі Методологічних положень з організації ДСС СВЗП, затверджених наказом Держстату від 30.12.2020 №374.

Також інформацію про те, які форми статистичних спостережень має подавати підприємство, можна знайти на офіційному сайті Держстату у розділі «Для респондентів» → «Пошук за кодом ЄДРПОУ».

Зверніть увагу! ФОПи звіт за формою 3-борг не подають, навіть за наявності найманих працівників та заборгованості із зарплати перед ними

В які строки подають Звіт про заборгованість з оплати праці за формою №3-борг

Звіт подають не пізніше 7-го числа місяця, наступного за звітним періодом. Якщо цей термін припадає на вихідний (святковий чи неробочий) день, останнім днем подання звіту є перший після нього робочий день.

Наприклад, звіт за січень 2026 року слід подати не пізніше 9 лютого, оскільки 7 лютого припадає на вихідний день – суботу.

Не пропустити жоден дедлайн та уникнути штрафів за прострочки допоможе наш зручний сервіс «Календар бухгалтера». З ним отримаєте усю звітність та платежі в одному місці: на тиждень, місяць і навіть рік!

Куди подавати Звіт про заборгованість з оплати праці за формою №3-борг

Звіт за формою №3-борг (місячна) слід подавати до територіального органу Держстату.

Відповідальність за неподання звіту 3-борг

За неподання органам статистики Звіту або подання його з недостовірними даними, не в повному обсязі, не за встановленою формою чи із запізненням тягне за собою адмінштраф на посадових осіб в розмірі:

1. від 10 до 15 нмдг (від 170 до 255 грн);
2. від 15 до 25 нмдг (від 255 до 425 грн) – у випадку повторного порушення (ст. 186-3 Кодексу України про адміністративні правопорушення).

Форма, за якою звітують про заборгованість з оплати праці

Починаючи зі звіту за січень 2025 року подавати Звіт потрібно за формою, затвердженою наказом Держстату від 15.04.2024 №115.

Завантажуйте бланк:

Звіт про заборгованість з оплати праці. Форма №3-борг (місячна)

Який порядок заповнення Звіту про заборгованість з оплати праці за формою №3-борг

Умовно Звіт можна поділити на дві частини: реквізитна та таблична (щодо заборгованості).

У реквізитній частині зазначають інформацію про роботодавця:

1. найменування;
2. юридичну адресу;
3. адресу, за якою здійснюють діяльність;
4. територіальну громаду;
5. код території відповідно до Кодифікатора адміністративно-територіальних одиниць та територій територіальних громад (КАТОТТГ) за юридичною адресою.

Під час формування Звіту в Особистому кабінету респондента на сайті статистики його реквізитна частина буде заповнена автоматично відповідно до реєстраційних даних підприємства.

Наступна частина Звіту стосується інформації щодо заборгованості із зарплати, невиплаченої працівникам упродовж наступного місяця після встановленої на підприємстві дати її виплати. Причому умовно її також можна поділити на два блоки.

Блок 1 «Інформація щодо відсутності даних»

У разі відсутності заборгованості з виплати заробітної плати та виплат у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності цей блок має містити позначку у пункті «Відсутнє явище, яке спостерігається». У такому випадку другий блок звіту далі не заповнюють. Якщо позначка «Відсутнє явище, яке спостерігається» не заповнена, то це означає наявність даних щодо заборгованості з оплати праці. Відповідно, потрібно заповнити наступний блок.

Блок 2 «Обсяги заборгованості з оплати праці на підприємстві (установі, організації)»

Тут відображають дані із заборгованості з оплати праці станом на перше число місяця, наступного після звітного періоду.

Цей розділ включає дані щодо юридичних осіб про:

1. суми невиплачених нарахувань з оплати праці;
2. кількість працівників, яким заборгували ці виплати;
3. суми невиплаченої допомоги з тимчасової втрати працездатності (оплата перших 5 днів тимчасової непрацездатності).

Важливо! Дані форми №3-борг ґрунтуються на даних первинної облікової документації, документів бухобліку (особові рахунки працівників, головна книга, касова книга) та фінансової звітності

Під час заповнення Звіту варто керуватися роз’ясненням Держстату від 01.08.2022 №19.1.2-12/12-22.

Перейдемо безпосередньо до заповнення рядків табличної форми Звіту.

Рядок 2010. Показник «Сума заборгованості з виплати заробітної плати» (тис. грн з одним десятковим знаком) містить інформацію щодо суми по розрахунках з оплати праці, строк виплати яких минув до першого числа місяця, наступного за встановленим місяцем здійснення розрахунків із працівниками.

Наприклад, якщо Звіт склали на 1 листопада, то показники форми №3-борг мають містити інформацію про суму повністю або частково не виплачених нарахувань з оплати праці за січень–вересень звітного року та попередні періоди (звітного та попередніх років).

На замітку! Звіт складають не за місяць, а станом на перше число місяця

Показник «Сума заборгованості з виплати заробітної плати» містить інформацію щодо нарахованих, але не виплачених нарахувань з оплати праці всім категоріям працівників, а саме:

1. штатним працівникам;
2. працівникам, які працюють за сумісництвом;
3. особам, які працюють за цивільно-правовими договорами;
4. звільненим працівникам, поновленим на посаді за рішенням суду;
5. іншим особам, яким нарахували зарплату та з якими не провели своєчасні розрахунки.

Заборгованою вважається сума, яка включає всі нарахування в грошовій і натуральній формі з фонду оплати праці, за винятком обов’язкових для всіх працівників відрахувань із зарплати (ПДФО, військовий збір тощо), строк виплати якої минув до кінця місяця, у якому її мали виплатити.

Наприклад, якщо на підприємстві встановили виплату заробітної плати за другу половину місяця не пізніше 31-ого числа і станом на 31 березня маємо нараховану, але не виплачену зарплату, то для форми №3-борг це ще не є заборгованістю. А от, якщо зарплату за березень не виплатять до 30 квітня включно, то виникає заборгованість, суму якої слід вказати у Звіті за квітень, який подаватимуть у травні.

Тобто у Звіті зазначають інформацію щодо суми нарахованої заробітної плати, невиплаченої працівникам упродовж наступного місяця після встановленої на підприємстві дати її виплати.

Показник рядка 2010 містить не виплачені працівникам нарахування: заробітна плата (основна та додаткова), інші заохочувальні та компенсаційні виплати, строк виплати яких минув до кінця звітного періоду (рахунки 47, 66, 81 або, якщо підприємство використовує спрощений План рахунків, – рахунки 47, 66; для бюджетних установ – рахунки 66, 67, 65).

Сума заборгованості з виплати заробітної плати не враховує:

1. суми обов’язкових для всіх працівників відрахувань із заробітної плати згідно з чинним законодавством (наприклад: податок на доходи фізичних осіб, військовий збір);
2. суми заборгованої заробітної плати, яка своєчасно не отримана з вини працівника (депонована заробітна плата).

Увага! Допомогу з тимчасової непрацездатності від ПФУ та лікарняні від роботодавця до рядка 2010 звіту не включають

Рядок 2020. Показник «Сума заборгованості з виплати заробітної плати, утворена у попередні роки» (тис. грн із одним десятковим знаком) містить інформацію щодо суми заборгованості, утвореної в попередні роки.

Сума у рядку 2020 має бути меншою за суму рядка 2010 – на суму виплаченої у поточному році погашеної заборгованості за попередні роки, або однаковою (коли заборгованість не змінюється, або зменшується рівномірно).

Рядок 2030. Показник «Кількість працівників, яким своєчасно не виплачено заробітну плату» містить інформацію щодо кількості всіх працівників (штатних працівників, тих, які працюють за сумісництвом, за цивільно-правовими договорами, звільнених працівників, поновлених на посаді за рішенням суду та інших осіб, яким нараховано заробітну плату) (осіб у цілих числах), яким своєчасно не виплатили заробітну плату, строк виплати яких минув до кінця звітного періоду.

Якщо показник «Сума заборгованості з виплати заробітної плати» більше нуля, то показник рядка 2030, відповідно, теж має бути більше нуля і навпаки. Якщо показник «Сума заборгованості з виплати заробітної плати» (рядок 2010) дорівнює нулю, то показник «Кількість працівників, яким своєчасно не виплачено заробітну плату» теж дорівнює нулю.

На замітку! Лише рядок 2030, на відміну від інших, заповнюють у цілих цифрах

Рядок 2040. Показник «Сума заборгованості з оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця» (тис.грн з одним десятковим знаком) містить інформацію про суму заборгованості з виплат працівникам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, строк виплати якої минув до кінця звітного періоду, аналогічно порядку, передбаченому для заповнення рядку 2010.

Цей показник уміщує інформацію щодо заборгованості за рахунок коштів роботодавця з оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві, та не враховує суми обов’язкових відрахувань із заробітної плати згідно з чинним законодавством (ПДФО, військовий збір).

За наявності заборгованості її відображають без урахування ПДФО та ВЗ. Якщо така заборгованість відсутня, то рядок 2040 не заповнюють.

Рядок 2050. Показник «Сума заборгованості з виплати заробітної плати, яка фінансується за рахунок бюджетних коштів» (тис.грн з одним десятковим знаком) містить дані від установ та організацій, оплата праці в яких фінансується за рахунок коштів державного та місцевих бюджетів (код статті бюджетної класифікації «2111 – заробітна плата») та які своєчасно не розрахувалися з працівниками. Також цей показник уміщує інформацію щодо суми не виплачених компенсаційних виплат працівникам, передбачених Законом України від 28.02.1991 №796-XII «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» (код статті бюджетної класифікації «2710 – виплата пенсій і допомоги»). Звичайні роботодавці небюджетної сфери цей рядок не заповнюють.

Приклад. Припустимо, що роботодавець не виплатив впродовж жовтня зарплату за вересень поточного року в розмірі 158 000 грн сімом працівникам. Заборгованості за попередні роки та місяці немає. Наведемо зразок заповнення табличної частини звіту за формою №3-борг.

ЗВІТ ПРО ЗАБОРГОВАНІСТЬ З ОПЛАТИ ПРАЦІ

на 1 листопада

Пояснення. Форма №3-борг містить пояснення щодо основної причини відхилення суми заборгованості за розрахунками з оплати праці більше чи менше 25% порівняно з попереднім періодом.

Наприклад, заборгованість станом на 1 жовтня складала 50 тис. грн, а станом на 1 листопада зменшиться до 30 тис. грн. Різниця складає 20 тис. грн, або у відсотках до боргу за попередній місяць заборгованість зменшилася на 40%. У такому разі слід вказати причину зменшення заборгованості, наприклад «Зменшення суми заборгованості із виплати зарплати на 40% відбулося у результаті надходження коштів в оплату за товари (послуги)».

Пояснення не заповнюють, якщо:

1. різниця є, але вона не перевищує 25%,
2. наявна лише заборгованість із лікарняних. Адже «Пояснення» заповнюють лише щодо суми заборгованості з виплати зарплати (тобто за рядком 2010).

Як виправляти помилки у Звіті про заборгованість з оплати праці за формою №3-борг

Під час виправлення помилок у статистичній звітності фахівці Держстату рекомендують керуватися положеннями, зокрема:

1. Закону України «Про офіційну статистику» від 16.08.2022 №2524-IX (п. 4 ч. 1 ст. 17);
2. Положення про Державну службу статистики України, затвердженого постановою КМУ від 23.09.2014 №481;
3. Порядку подання е-звітності до органів держстатистики, затвердженого наказом Держстату від 12.01.2011 №3 (далі – Порядок №3);
4. Інструкції про порядок виправлення звітних даних у випадках виявлення приписок та інших перекручень у державній статистичній звітності, затвердженої наказом Мінстату від 10.05.1994 №94 (втратила чинність 10.07.2015, але деякі її положення застосовні на практиці).

Зважаючи на зазначені акти та напрацьовану практику, наведемо алгоритм дій, якщо ви виявили помилку у поданій статистичній звітності.

Самостійне виправлення помилок до граничного терміну подання звітності

Щодо виправлення помилок, виявлених безпосередньо респондентом маємо лише роз’яснення Держстату у листі від 20.02.2017 №09.3-07/33-17. Так, якщо ви виявили помилки у поданих статзвітах, зверніться до органу статистики та з’ясуйте, чи потребують вони виправлення.

На замітку! Врахує орган статистики виправлені дані або ні, залежить від того, коли подаєте новий звіт (до чи після оприлюднення ним статданих) і зважаючи на суттєвість виявленої помилки, її впливу на узагальнену інформацію по країні/регіону

Якщо орган статистики погодить внесення виправлень, то подавайте нові звіти разом із поясненнями щодо причин виправлень.

Якщо надішлете кілька примірників одного е-звіту (у разі виправлення, неотримання першої квитанції тощо), то оригіналом вважатиметься саме останній звіт (п. 3.8 розд. III Порядку №3).

Увага! До закінчення граничного терміну подання звітності ви можете подавати виправлені форми необмежену кількість разів. Оригіналом вважатиметься останній надісланий звіт

Виправлений звіт подавайте Держстату згідно з Порядком №3.

Виправлення помилок після прийняття звіту органами статистики

Якщо після прийняття звіту органи статистики виявлять невідповідності або помилки, вони можуть надіслати вам квитанцію-повідомлення про необхідність повторного подання звіту з виправленнями (п. 6.3 розд. VI Порядку №3).

Квитанція-повідомлення про необхідність повторного подання електронного звіту містить інформацію щодо:

1. дати та часу відправлення квитанції-повідомлення про необхідність повторного подання електронного звіту;
2. стислий зміст помилки, що потребує виправлення;
3. термін подання виправленого звіту;
4. дані посадової особи адресату звітності, що формує квитанції-повідомлення.

Виправлений звіт слід подати Держстату згідно з Порядком №3 та у встановлені в квитанції-повідомленні терміни.

Якщо не надішлете виправлену форму статистичної звітності та/або фінансову звітність у термін, зазначений у квитанції-повідомленні про необхідність повторного подання звіту, то форму статистичної звітності та/або фінансову звітність вважатимуть поданою недостовірною (пп. 6.3.3 розд. VI Порядку №3).

Виправлення помилок після оприлюднення статистичних даних

Після оприлюднення статистичних даних виправлення можливе лише у випадку суттєвої недостовірності даних.

У такому разі необхідно звернутися до органу державної статистики з письмовим поясненням причин внесення змін.

Детальнішу інформацію щодо виправлення помилок у статистичній звітності можна отримати на офіційному сайті Держстату.

Для більш детального ознайомлення з процедурою виправлення помилкових даних у статистичних звітах рекомендуємо переглянути також відео.

Як подавати Звіт про заборгованість з оплати праці

Статистичні звіти починаючи з 1 січня 2023 року подають винятково в електронній формі (ст. 10 Закону України від 16.08.2022 №2524-IX «Про офіційну статистику»).

Зробити це можна через безкоштовний сервіс для електронного звітування «Кабінет респондента» за посиланням.

У поміч вам – покрокова інструкція «Як зареєструватися в Кабінеті респондента від Держстату»

Наведемо алгоритм створення електронного Звіту в інтерфейсі онлайн-сервісу «Кабінет респондента».

Крок 1. Оберіть вкладку «Звітність» у верхньому меню сторінки.

Крок 2. Серед переліку форм, представлених у таблиці «Поточна звітність», або через пошук у вкладці «Подати іншу форму», слід обрати:

1. індекс форми – 3-борг (місячна);
2. назва форми – «Звіт про заборгованість з оплати праці»;
3. код форми – S0220102;
4. рік – 2026;
5. період – місячна.

Крок 3. У лівому нижньому лівому куті сторінки оберіть напис «Створити новий звіт».

При формуванні звіту окремі реквізити підприємства визначаються автоматично, зокрема:

1. ідентифікаційний код ЄДРПОУ;
2. найменування;
3. місцезнаходження (юридична адреса);
4. код території за КАТОТТГ.

Обов'язковими для заповнення полями у формі є:

1. тип звітного періоду – місяць,
2. звітний період – січень, лютий і т. д., 2026,
3. регіон звітування – за юридичною адресою (при цьому, код регіону 48ххх визначається автоматично).

У разі відсутності заборгованості з виплати заробітної плати у блоці «Інформація щодо відсутності даних» слід позначити пункт «Відсутнє явище, яке спостерігається».

За наявності даних необхідно перейти до заповнення показників Звіту.

На етапі відправлення Звіту у сервісі «Кабінет респондента» необхідно зазначити/перевірити на актуальність інформацію щодо:

1. ім’я та прізвища керівника (власника) або особи, відповідальної за достовірність наданої інформації;
2. контактних даних (телефон, електронна пошта).

У розділі «Дії зі звітом» необхідно:

1) перевірити контролі;

2) переглянути протокол контролю за формою, виправити помилки у звіті;

3) перевірити та відправити.

Після відправлення Звіту респондент отримує квитанції №1 – щодо одержання звіту системою електронного звітування та №2 – щодо прийняття звіту для подальшої обробки.

У випадку виявлення помилок у звіті, респонденту направляється інформаційне повідомлення про необхідність надання уточнень. Помилковий звіт при цьому вилучається.

На офіційному сайті Держстату можете ознайомитися з Переліком форм державних статистичних спостережень та фінансової звітності, які можуть подаватись респондентами в електронному вигляді у 2025–2026 роках. У цьому переліку наведені код шаблону та звітний період дії шаблону форми.

Для форми №3-борг (місячна) передбачений код шаблону S0220104.

Висновки

1. Звіт про заборгованість з оплати праці подають винятково юридичні особи – підприємства, установи, організації.
2. Починаючи зі звіту за січень 2025 року подавати потрібно форму, затверджену наказом Держстату від 15.04.2024 №115.
3. Звіт за формою №3-борг (місячна) слід подавати до територіального органу Держстату не пізніше 7-го числа місяця, наступного за звітним періодом в електронній формі.
4. Звіт складають не за місяць, а станом на перше число місяця.
5. За неподання Звіту передбачена адміністративна відповідальність у вигляді штрафу.

Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7еminar

Довідник за темою:

Типові помилки під час заповнення статистичної звітності

Шаблони та зразки документів:

Звіт про заборгованість з оплати праці. Форма №3-борг (місячна)