
Трудові книжки, ЕТК
18.06.2025
Оцифрування трудової книжки: відповіді на найпоширеніші питання від Держпраці
Електронна трудова книжка – сучасний формат обліку трудової діяльності, який забезпечує зручний доступ до даних про страховий стаж та автоматизує вихід на пенсію. Ця ініціатива дозволяє зберегти важливу інформацію, зменшити ризик втрати документів та позбутися зайвого паперового документообігу. Оцифрування триває до 2026 року, після чого паперові книжки втратять актуальність. Дізнайтеся, як користуватися електронною трудовою книжкою, подавати сканкопії документів і стежити за оновленнями на вебпорталі ПФУ

Навіщо мені електронна трудова книжка і як нею користуватися?
Електронні трудові книжки – це цифрові аналоги паперових. Вони офіційно діють в Україні з 10 червня 2021 року. Їх впровадили, щоб удосконалити облік трудової діяльності українців та зменшити паперовий документообіг. Також це зменшує ризик втрати чи пошкодження документів.
Тепер працівники можуть у будь-який момент перевірити свій страховий стаж – період, протягом якого вони сплачували страхові внески до Пенсійного фонду (до 2004 року цей стаж називався «трудовий»). А в майбутньому – автоматично вийти на пенсію без візиту до Пенсійного фонду.
Оцифрування трудових книжок триватиме п’ять років (із 2021 до 2026 року). Після цього дані внесуть до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування та буде сформований кінцевий варіант електронної трудової книжки. Тоді паперова версія буде непотрібною. За бажанням працівник може зберігати її в себе або вести паралельно з електронною версією.
Які дані можна внести в електронну трудову книжку?
Відцифрувати можна будь-які документи, що підтверджують ваш страховий стаж. Перш за все для цього необхідно мати скановані кольорові копії всіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та інших документів, що підтверджують стаж.
Окрім трудової книжки, це також можуть бути:
- документи про здобуття освіти;• свідоцтво про народження дитини (для жінок);
- військовий квиток;
- у разі втрати трудової: довідки, виписки з наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
Хто має вносити дані?
Це може робити працівник або роботодавець.
Як подати сканкопії документів?
Відскановану трудову книжку або інші документи, що посвідчують страховий стаж, можна подати через персональний кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду. Це може зробити працівник або роботодавець. Щоб додати документи, перейдіть у розділ «Комунікації з ПФУ» і оберіть пункт «Відомості про трудові відносини».Сканкопії повинні відповідати таким вимогам:
- сканкопія має бути кольорова;
- необхідно робити сканкопії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку;
- сканкопії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назву документа, серійний номер, дату видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi);
- формат зображення має бути .jpg або .pdf;
- розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.
Як перевірити, чи моя трудова книжка вже оцифрована?
Електронні трудові книжки доступні в кабінеті на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України (ПФУ).
Щоб зайти до кабінету, необхідно авторизуватися одним із таких способів:
- за кваліфікованим електронним підписом (КЕП), який можна отримати в Державній податковій службі, акредитованому центрі сертифікації ключів, а також у деяких банках: ПриватБанк, Укрсиббанк, ПУМБ, Альфа-Банк, Креді Агріколь Банк тощо;
- за логіном і паролем – для цього необхідно зареєструватися на порталі за допомогою коду, отриманого в територіальних органах ПФУ за наявності паспорта, реєстраційного номера облікової картки платника податків (РНОКПП) та відповідної заяви;
- через сервіс ID.GOV.UA, який передбачає ідентифікацію за Mobile ID або Bank ID;
- за допомогою Дія.Підпис.
Я вже маю електронну трудову книжку, але в ній є дані лише з 2004 року.
На вебпорталі Пенсійного фонду України страховий стаж розраховується з 1 січня 2004 року. Це пов’язано з ухваленням Закону України від 09.07.2003 №1058-IV «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування», який запровадив поняття «страховий стаж».
До цього стаж був трудовим. Трудовий стаж, отриманий до 2004 року, повністю зараховується у загальний страховий стаж працівника.Якщо ваша трудова діяльність почалася до 2004 року, ви можете самостійно додати відповідну інформацію, надіславши сканкопії документів.
Чи потрібно зберігати паперову трудову книжку, яка вона вже оцифрована?
Паперові трудові книжки будуть непотрібні з 2026 року. До цього часу краще зберігати свою трудову, навіть якщо вона вже оцифрована.
Джерело: ПФУ
Матеріали на тему:
Сканування трудової книжки: хто, коли та за яких умов
Військовий облік
09.10.2026
«Вас розшукує ТЦК» у «Резерв+» за чинної відстрочки: що пояснили в Міноборони
У «Резерв+» може з’явитися повідомлення «Вас розшукує ТЦК» навіть за наявності чинної відстрочки від мобілізації. У Міноборони пояснюють: сповіщення може свідчити про зафіксоване порушення правил військового обліку та переданий до Нацполіції запит на доставлення до ТЦК. Відстрочка не звільняє від відповідальності за порушення правил військового обліку

Пенсія, соцпільги
09.10.2026
Пенсіонери зобов’язані протягом 10 днів повідомляти ПФУ у разі працевлаштування або звільнення
Обов’язок пенсіонера протягом 10 днів повідомити Пенсійний фонд про зміни у своєму трудовому статусі або реєстрації підприємницької діяльності. Це можна зробити шляхом подання заяви разом з документами, що підтверджують зміну статусу. Невчасне або неповідомлення призведе до незаконних пенсійних виплат, які доведеться повернути

Військовий збір
09.10.2026
Виплати мобілізованому працівнику від роботодавця: яку ставку військового збору застосовувати – 1,5% чи 5%
Середній заробіток, виплачуваний роботодавцем мобілізованому працівнику, оподатковується військовим збором за ставкою 5%. Такий дохід включається до загального оподатковуваного доходу платника податків відповідно до вимог ПКУ

Політика, економіка
09.10.2026
Новий статус добровольця Сил безпеки і оборони: які пільги пропонує законопроєкт №16129
У ВРУ зареєстрували законопроєкт №16129, який пропонує запровадити окремий статус «доброволець Сил безпеки і оборони України» для визначених категорій осіб, які вже мають статус УБД. Серед передбачених преференцій – додатковий тиждень оплачуваної відпустки, безоплатне відвідування державних і комунальних спортивних та культурних закладів, а також перевага під час визначення переможця конкурсу на посаду державної служби за рівної кількості балів

Пенсія, соцпільги
09.10.2026
Умови призначення пенсії за віком у 2026-2028 роках
Пенсія за віком призначається після досягнення 60 років і за умови наявності відповідного страхового стажу. Мінімальна кількість стажу поступово зростає від 31 року у 2024 році до 35 років у 2028 році. При досягненні 63 років можливо призначення пенсії за менших вимог до страхового стажу. Після 65 років пенсія може бути призначена зі стажем від 15 років, але вимога до стажу також зростатиме щороку

Судова практика
09.10.2026
Користування комунальною землею без договору оренди: ВС визначив чи застосовується 1095 днів за ПКУ
Верховний Суд роз’яснив, чи застосовується 1095-денний строк давності до стягнення коштів за користування комунальною землею без договору оренди. Такі вимоги мають цивільно-правовий, а не податковий характер, адже йдеться про повернення безпідставно збережених коштів власнику земельної ділянки. Тому строки давності за ст. 102 ПКУ до таких спорів не застосовуються

Кадрова робота
09.10.2026
Скасування доплат за шкідливість: чи є це зміною істотних умов праці, – пояснює Держпраці
Скасування доплат за роботу в шкідливих умовах праці, проведене за результатами атестації робочих місць, є зміною істотних умов праці. У такому разі роботодавець зобов’язаний повідомити працівників про відповідні зміни завчасно – залежно від періоду дії воєнного стану або мирного часу

Пенсія, соцпільги
09.10.2026
Пенсія дитині загиблого військового: чи належить надбавка за орден Богдана Хмельницького
Дитина загиблого військовослужбовця, якого посмертно нагородили орденом Богдана Хмельницького ІІІ ступеня, може мати право на надбавку до пенсії у зв’язку з втратою годувальника. Для одного непрацездатного члена сім’ї надбавка становить 70% від надбавки за орден, яка могла бути встановлена померлому

Відпустка, відпускні
09.10.2026
Працівник не скористався соцвідпусткою своєчасно: чи переноситься
Чинним законодавством не передбачено терміну давності, після якого працівник втрачає право на додаткову соціальну відпустку. Якщо він з якихось причин не скористався своїм правом на неї за попередній рік чи за кілька років, то має право використати її, а в разі звільнення (незалежно від підстав) йому має бути виплачено компенсацію за всі невикористані дні цієї відпустки

Єдиний податок
09.10.2026
Як ФОП 2 групи визначити, де перебуває клієнт: в Україні чи за кордоном, – пояснює ДПС
ДПС надала роз'яснення щодо особливостей роботи фізичних осіб – підприємців на другій групі єдиного податку, які надають дистанційні психологічні, консультаційні та освітні послуги через мережу Інтернет. Головне питання стосувалося транскордонного характеру таких послуг та визначення поняття «населення» в умовах, коли клієнти можуть перебувати як в Україні, так і за її межами

Бронювання, критичність
09.10.2026
Бронювання кількох працівників в одній заяві: чи відмовлять усім через статус «у розшуку» одного працівника
Якщо вчора подали одну заяву на бронювання одразу кількох працівників, а сьогодні в одного з них у «Резерв+» з’явився статус «у розшуку», чи буде відмова лише щодо цього працівника, чи відмовлять у бронюванні всім працівникам, зазначеним у заяві?

Витрати діяльності
09.10.2026
Єдиний податок і військовий збір у бухобліку: нараховувати щомісяця чи раз на квартал
На яку дату юридична особа – платник єдиного податку має нараховувати в бухгалтерському обліку єдиний податок і військовий збір: щомісяця пропорційно отриманому доходу чи один раз за підсумками кварталу?

Судова практика
09.10.2026
Понад 3,5 млн грн витрат на пальне: чому Верховний Суд став на бік ФОП у спорі з ДПС
Верховний Суд пояснив, чи може податкова донарахувати ФОП податки через перевищення нормативів витрат пального, установлених наказом Мінтрансу №43. У справі перевізнику закидали завищення витрат на понад 3,5 млн грн і донарахували ПДФО, військовий збір та ПДВ. Суд став на бік підприємця: саме перевищення галузевих нормативів не доводить завищення витрат, якщо фактичне використання пального підтверджене документами та пов’язане з господарською діяльністю

Витрати діяльності
09.10.2026
Реклама товару у блогерів: як списати витрати та уникнути умовного продажу ПДВ
ТОВ на загальній системі оподаткування. Постійно звертаємось до блогерів з Youtube (все офіційно є договори, оплати та акти виконаних робіт) для реклами нашого товару. Товар після реклами не придатний для продажу, тільки для користування (кухонний інвентар – ножі, дошки, і. т. д.). Але блогер буде постійно його використовувати для реклами в майбутньому. Чи можна такий товар списувати на 93, як реклама і не робити умовний продаж по ПДВ?

РРО / ПРРО, фіскальні чеки
09.10.2026
Службове внесення через ПРРО: чи потрібно реєструвати готівку з попередньої зміни
Чи потрібно проводити операцію «службове внесення» через ПРРО на початку нової зміни, якщо готівка залишилася з попередньої? Це залежить від налаштувань програмного РРО. Якщо після формування Z-звіту залишок готівки автоматично переноситься на нову зміну, повторне службове внесення не потрібне. Якщо ж залишок обнуляється, потрібно зареєструвати його суму операцією «службове внесення»








