Трудову книжку оцифровано: що роботодавець і працівник повинні зробити далі

Оцифрування трудової книжки не означає завершення кадрового обліку чи відмову від оформлення кадрових документів. Після передачі відомостей до Пенсійного фонду роботодавець і працівник мають виконати низку важливих дій: перевірити внесені дані, повернути паперову трудову книжку, продовжувати оформлювати кадрові накази та контролювати відображення страхового стажу в електронному реєстрі. Розглянемо, що потрібно зробити після оцифрування трудової книжки та на які нюанси варто звернути особливу увагу

3

296


Дії роботодавця після оцифрування трудової книжки


Роботодавець повинен:


1. Перевірити повноту відомостей


Після подання скан-копій трудової книжки роботодавець має пересвідчитись, що інформація коректно відображена у кабінеті страхувальника ПФУ.


Особливо важливо: періоди роботи до 2004 року часто не відображаються автоматично.


2. Повернути паперову трудову книжку працівнику


Після оцифрування трудова книжка передається працівнику на зберігання (під підпис).


Це прямо випливає із підходу, закріпленого Законом України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» та оновлених норм Кодексу законів про працю.


3. Вести кадрові документи як і раніше


Навіть після переходу на електронний формат роботодавець зобов’язаний оформлювати кадрові події наказами:


  1. прийняття;
  2. переведення;
  3. присвоєння рангу;
  4. нагородження;
  5. звільнення.


Електронна трудова не скасовує кадрову документацію.


Дії працівника після оцифрування


Працівник має:


1. Перевірити свою електронну трудову


Працівник може зайти в особистий кабінет на порталі ПФУ і переглянути дані.


Якщо інформація відсутня або помилкова – потрібно звертатися до роботодавця або подати документи самостійно.


2. Зберігати паперову трудову книжку


Після повернення трудової книжки працівник зберігає її як додатковий доказ стажу.


Вона може знадобитися для підтвердження:


  1. спеціального стажу;
  2. нагород;
  3. пільг;
  4. служби в окремих органах.


Нюанси щодо внесення даних (переведення, ранг, нагородження)


1. Переведення на вищу посаду оформлюється:


  1. заявою або згодою працівника;
  2. наказом роботодавця.
Важливо! Назва посади повинна відповідати Класифікатору професій. Дані про переведення мають бути підтверджені кадровими документами, навіть якщо паперова трудова вже у працівника

2. Призначення чергового рангу


Актуально для:


  1. держслужбовців;
  2. посадових осіб місцевого самоврядування;
  3. інших категорій, де передбачені ранги.


Ранг присвоюється виключно наказом / розпорядженням.


Якщо працівник просить – запис може бути відображений у трудовій (у перехідних випадках) та підтверджений документально.


3. Нагородження та заохочення


Згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.1993 №58, у трудову книжку раніше вносили:


  1. державні нагороди;
  2. почесні звання;
  3. відомчі відзнаки;
  4. заохочення за успіхи в роботі.


Після оцифрування такі дані мають залишатися в кадрових документах, оскільки електронний реєстр не завжди відображає їх як окремі записи.


Що важливо пам’ятати після оцифрування


  1. Електронна трудова книжка ≠ відсутність кадрової роботи.
  2. Усі кадрові події мають бути оформлені наказами.
  3. Працівник має право контролювати дані у ПФУ.
  4. Паперова книжка зберігається у працівника, але її значення як доказу стажу залишається.


Джерело: Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради


Читайте більше:


ПФУ продовжує приймати трудові книжки навіть після 10 червня 2026 року

Після 10 червня 2026 року: що робити з паперовою трудовою книжкою

Як отримати витяг з електронної трудової книжки онлайн через вебпортал та мобільний додаток

Трудова книжка оцифрована: перевірте дані про зарахування стажу на порталі

Паперова трудова книжка після оцифрування: що з нею робити

Електронна трудова книжка: як контролювати в ній записи після 10 червня 2026 року


Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
3

296

3

48

14

14988

6

11286

5

10

1

13

3

6817

3

907

4

23

2

14

6

5870

5

21

3

42

42

80641

8

372

3

85

3

8

3

15

3

29

3

2253

3

9