зараз в етері

Безкоштовний вебінар: Повітряні тривоги, укриття та алгоритми дій з 4 грудня & Нові податки з оренди й онлайн-платформ, перекази ФОП та Звіт за квотою 4%

Ведення особової картки працівника в електронній формі та її роздруківка при звільненні у 2026 році

Чи є особова картка за формою № П-2 обов'язковою та чи можна вести її в електронному вигляді у файлі Excel і друкувати лише при звільненні працівника?

4

35

Подобаються наші матеріали? Додайте нас в улюблені джерела Google, щоб частіше бачити наші новини в пошуку та ШІ-оглядах в Google.

Додати


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Так, вести особову картку працівника можна в електронному вигляді (зокрема у файлі Excel), а роздруковувати її для підписання та архівного зберігання лише при звільненні працівника.


Типова форма особової картки № П-2, затверджена спільним наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 №495/656, на сьогодні не є суворо обов'язковою до застосування, тому роботодавець має право розробити та затвердити локальним актом власну форму документа або продовжити використовувати адаптовану типову форму.


Відповідно до п. 2.5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін'юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 №58, з кожним записом, що вноситься до трудової книжки (або облікових документів), працівник має бути ознайомлений під підпис. Окрім цього, згідно зі ст. 10 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки» роботодавець зобов’язаний вести облік відпусток, що надаються працівникам.


Згідно з п. 2 глави 1 розділу І IV Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 №1886/5, у разі ведення кадрового обліку в електронній формі документи тривалого зберігання підлягають засвідченню у паперовому вигляді. Для уникнення зауважень під час перевірок роботодавцю слід закріпити електронний порядок ведення особових карток у внутрішніх правилах діловодства, а при звільненні працівника роздруковувати картку, забезпечувати проставляння необхідних підписів та долучати її до особової справи для подальшого зберігання відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5.


Читайте більше:


Чи є порушенням додавати електронне фото до картки П-2 та особового листка

Заява та наказ про повний робочий час: чи долучати до особової справи

Строк зберігання особових справ: як працювати з документами минулих років та оновлювати описи

Договір про матеріальну відповідальність: чи підшивається до особової справи

Особова картка працівника П-2: заповнення та зразок

Особова картка П-2 у 2026 році: чи обов’язкова вона роботодавцю

Ведення особових справ в електронному та паперовому вигляді: вимоги законодавства у 2026 році

Оформлення кадрових документів та особової справи при увільненні працівника у зв'язку з мобілізацією у 2026 році

4

35

2

7

2

24

4

18

2

25

3

30

6

1499

4

27

2

28

2

32

3

34

3

24

2

13

4

22

3

736

13

9800

4

20

2

31

2

155

4

11