
Документообіг, первинні документи
12.08.2025
Строк зберігання особових справ: як працювати з документами минулих років та оновлювати описи
1. З якого часу в особових справ працівників строк зберігання став 75 років? Зараз розбираємо архів особових справ 1990 років і на справах стоїть – зберігати 40 років. На підставі якого документу подивитись строки зберігання особових справ зараз і раніше (1950 – 1990)? 2. Як бути з описом справ і документів з 1954 по 1999? Раніше все велось російською мовою. Наразі опис та обкладинки на документи робити українською? І які писати індекси справ – не маємо номенклатури тих років

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Розберемо окремо ваші запитання.
1. Строк зберігання особових справ службовців, професіоналів, фахівців, наукових працівників, які не мають наукових ступенів і вчених звань, штатних та виборних працівників громадських організацій – 75 років, визначено у п. «в» ст. 493 Переліку №578/5.
Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів було затверджено наказом Мінюсту від 12.04.2012 №578/5 (далі – Перелік №578/5).
До цього часу при визначенні строків застосовували статті Переліку типових документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.1998 №41, згідно з якими строк зберігання особових справ становив також 75 р. з приміткою «мінус вік». Виглядало це таким чином: «75 р. – В».
40 років, мабуть, було зазначено у старих переліках загальносоюзного значення, затверджених у радянські часи.
Всі особові справи та інші кадрові документи, строк зберігання яких був визначений до 90-х років минулого століття і вже закінчився, не можна знищувати. Потрібно провести експертизу їх цінності, переглянути та виправити їх строки зберігання з урахуванням статей чинного Переліку №578/5.
2. Потрібно внести зміни й у справи з документами, і в описи відповідних справ з посиланням на протокол засідання ЕК підприємства.
В архіві підприємства періодично слід проводити експертизу цінності документів у справах, особливо тих, строк зберігання яких завершується. Для цього на підприємстві має бути утворена постійно діюча експертна комісія (далі – ЕК).
У своїй роботі при визначенні строків зберігання документів ЕК має керуватися чинним Переліком №578/5 і вносити зміни до справ, переданих в архів підприємства до 2012 року, на підставі статей Переліку №578/5.
Рішення про внесення змін до певних справ приймається виключно на засіданнях ЕК шляхом голосування. Засідання обов’язково протоколюється. І вже на підставі протоколу в описи справ і на обкладинки самих справ мають бути внесені зміни з посиланням на цей протокол. Наприклад, у графі опису «Строк зберігання і посилання на статтю переліку» перекреслюється 40 р. і номер старої статті, а вписується 75 р. і ст. 493-в Переліку № 578/5, а у графі «Примітка» зазначається:
«Строк зберігання змінено на підставі протоколу засідання ЕК від 12.08.2025 №1».
Старі обкладинки справ перекладати українською мовою не потрібно, особливо якщо і самі документи були написані російською мовою. Старі описи справ переробляти теж не потрібно. Але вся сучасна службова документація згідно з чинним законодавством має вестися державною мовою. Врахуйте це під час оформлення справ та описів до них.
Вигадувати неіснуючі індекси не допускається, просто у графі «Індекс справи» буде порожньо. Таке теж буває, якщо документи упорядковувалися у справи без номенклатури справ.
👌 Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання. Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум».
Джерело: 7еminar
Читайте більше:
Документальні податкові перевірки
Первинні документи на підприємстві
Знищення первинних та інших документів на підприємстві
Знищено (пошкоджено) майно, техніку, автомобілі, документацію: оформлення та облік
Перш ніж знищувати документи, переконайтеся, що строки зберігання вже закінчились. І допоможе в цьому Сервіс «Строки зберігання документів». З ним ви будете певні на всі 100%! Спробуйте вже зараз!
ПДВ
22.10.2026
З 1 липня 2027 року ПДВ на міжнародні посилки: закони підписано Президентом!
10 вересня Комітет схвалив пакет законопроєктів щодо оподаткування міжнародних посилок, 15 жовтня ВРУ схвалила законопроєкти №16051-1 та №15460 у ІІ читанні, 22 жовтня законопроєкти було підписано Президентом. Документи передбачають ПДВ на імпортні посилки від 0 євро, нові правила для маркетплейсів та збереження пільги для некомерційних відправлень до 45 євро. Додатково законопроєкти передбачають спрямування надходжень від ПДВ з міжнародних поштових та експрес-відправлень до спеціального фонду Державного бюджету для забезпечення потреб Збройних Сил України

Зміни у законодавстві
22.10.2026
Оподаткування доходів з платформ з 2027 року: закон підписано Президентом!
Верховна Рада розглянула та прийняла у другому читанні законопроєкт №15111-д, який фактично вводить нові правила оподаткування доходів українців від цифрових платформ (маркетплейсів, сервісів послуг тощо). Документ передбачає автоматичний обмін податковою інформацією з іншими країнами, визначає роль платформ як податкових агентів і встановлює нові підходи до звітності та сплати податків. 22 жовтня Президент підписав цей закон

Акцизний податок
22.10.2026
SAF-T UA для ВПП: чи поширюється обов’язок на періоди до включення до Реєстру
Чи повинен великий платник податків подавати файл SAF-T UA за періоди, коли його ще не було включено до Реєстру ВПП? Відповідно до п. 64.7 Податкового кодексу України, спеціальні правила для великих платників поширюються на них лише за умови включення до відповідного Реєстру. Тому під час документальної перевірки файл SAF-T UA потрібно надавати за запитом контролюючого органу за ті податкові періоди, протягом яких платник перебував у Реєстрі ВПП

ПДВ
22.10.2026
Чи є об’єктом оподаткування ПДВ операції з продажу торгової марки
Податківці пояснюють, що у випадку, якщо покупець придбаває право на використання об’єкта права інтелектуальної власності без одержання права власності на нього, то винагорода (платежі) за таке використання не є об’єктом оподаткування ПДВ

Охорона праці
22.10.2026
Укриття перевірятимуть без керівника: нові правила обстеження захисних споруд з 21 жовтня
Із 21 жовтня 2026 року діють нові правила обстеження укриттів, затверджені постановою КМУ №1288. Уповноважені органи зможуть перевіряти захисні споруди за певних умов навіть без присутності керівника балансоутримувача, отримувати доступ до документів і фіксувати перебіг обстеження на фото та відео. Також передбачено оприлюднення інформації про укриття у форматі відкритих даних і заборону виключати захисну споруду з відповідного фонду, доки не буде врегульовано документально підтверджений судовий чи інший правовий спір щодо неї. Розглянемо, що саме змінилося

Єдиний податок
22.10.2026
Оплата після переходу на загальну систему оподаткування: чи порушуються умови застосування спрощеної системи
Якщо ФОП - платником єдиного податку другої групи здійснюється господарська діяльність з надання послуг платникам єдиного податку, то незалежно від дати надходження коштів за надані послуги (навіть після переходу замовника на загальну систему оподаткування), порушень умов перебування на другій групі у платника єдиного податку не виникає

Основні засоби, МНМА
22.10.2026
Узуфрукт і речові права на майно: Мінфін вніс зміни до НП(С)БО 25
Мінфін наказом від 02.10.2026 №513 вніс зміни до НП(С)БО 25 «Спрощена фінансова звітність», якими уточнюються правила відображення основних засобів, отриманих державними та комунальними підприємствами на різних речових правах

Дивіденди
22.10.2026
Спільні рахунки в іноземних брокерів: ДПС роз’яснила правила оподаткування та декларування
Державна податкова служба надала роз’яснення щодо порядку оподаткування та декларування інвестиційних доходів (дивідендів та інвестприбутку), отриманих українськими резидентами через спільні рахунки в іноземних брокерських компаніях (наприклад, для спрощення процедури спадкування за кордоном без проходження судового процесу у США)

ЗЕД
22.10.2026
Митні спрощення для бізнесу після обстрілів: постанова КМУ
КМУ ухвалив постанову, яка змінює правила застосування митного законодавства під час воєнного стану. Підприємства, чиє майно постраждало від обстрілів, зможуть зберегти митні спрощення та авторизації за визначених умов, а строки погодження окремих процедур митного контролю скоротять із восьми робочих годин до однієї. Також постанова врегульовує ввезення без сплати ввізного мита та ПДВ комплектувальних для виробництва озброєння, оплаченого іноземними партнерами. Розглянемо, які зміни передбачено для імпортерів, авторизованих економічних операторів і підприємств оборонно-промислового комплексу

Охорона праці
22.10.2026
Чи може директор виконувати функції служби охорони праці: роз'яснення від Держпраці
Чи може директор підприємства самостійно виконувати функції служби охорони праці, чи потрібно призначати окремого фахівця? Це залежить насамперед від кількості працівників і дотримання вимог законодавства про охорону праці. На підприємствах із чисельністю 50 і більше працівників необхідно створити службу охорони праці, тоді як у менших підприємствах передбачені інші варіанти організації цієї роботи. Розглянемо, коли директор може виконувати такі функції, які вимоги до його підготовки та як правильно оформити відповідні обов’язки

Інше
22.10.2026
Переведення годинників 2026: коли Україна перейде на зимовий час і чи буде це востаннє
Цієї осені Україна традиційно перейде на зимовий час – у ніч на 25 жовтня 2026 року стрілки годинників потрібно буде перевести на одну годину назад. Розповідаємо, коли саме переводити годинник, як зміниться час та чи стане цей перехід останнім для України

ФОП
22.10.2026
«Сплячий» ФОП у 2027: чому все одно доведеться сплатити 60 тис. грн. податків
ФОП бажає у 2027 році припинити діяльність на невизначений термін, але не закривати (не ліквідовувати) його. 1. Чи є можливість подати таку заяву через портал Дія і яку назву має даний документ? 2. Якщо це 2-га група, то податки можна не сплачувати?

Податковий борг
22.10.2026
Податкова застава на землю через борги попереднього власника: як фермерське господарство зняло обтяження
Фермерське господарство придбало земельну ділянку на електронному аукціоні, але не могло вільно нею розпоряджатися через податкову заставу, оформлену за боргами попередньої власниці. Податкова відмовилася знімати обтяження, тож підприємство звернулося по допомогу до Ради бізнес-омбудсмена. Після аналізу законодавства та судової практики й взаємодії з ДПС питання вдалося вирішити – податкову заставу припинили. Розповідаємо, як захистити права нового власника нерухомості та що варто знати про податкову заставу майна

ПДВ
22.10.2026
Нульова ставка ПДВ на міжнародні перевезення: хто має право її застосовувати
Оподаткування міжнародних перевезень ПДВ залежить від статусу перевізника та виду послуг, які надає експедитор. Розглянемо ключові правила нарахування ПДВ та складання податкових накладних під час міжнародних перевезень

Судова практика
22.10.2026
407 об’єктів – 407 порушень: Верховний Суд визначив правила штрафування за №20-ОПП
Штраф за неподання або несвоєчасне подання форми №20-ОПП податкова може нарахувати за кожний об’єкт оподаткування, а не за кожне повідомлення. Верховний Суд підтвердив: можливість зазначити кілька однотипних об’єктів в одному узагальненому повідомленні не змінює порядку визначення кількості порушень

Пенсія, соцпільги
22.10.2026
Виплата пенсій за рішенням суду за новими правилами: що пропонує законопроєкт №16171
У Верховній Раді зареєстрували законопроєкт №16171, який стосується виплати пенсій на виконання судових рішень. Документ пропонує забезпечити щомісячну виплату пенсії, призначеної або перерахованої за рішенням суду, у повному розмірі, а заборгованість за минулі роки обліковувати окремо та погашати в установленому порядку. Ініціатива спрямована на врегулювання питання виконання судових рішень у солідарній пенсійній системі

ПДВ
22.10.2026
Податкова накладна зареєстрована, але не включена до декларації: чи буде вона врахована
Зареєстрована податкова накладна не гарантує збереження права на податковий кредит, якщо платник ПДВ не врахував її у декларації. Виправити ситуацію можна протягом 365 календарних днів із дати складення податкової накладної або розрахунку коригування. Якщо пропустити цей строк, право на податковий кредит за документом буде втрачено





