👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Розберемо окремо ваші запитання.
1. Строк зберігання особових справ службовців, професіоналів, фахівців, наукових працівників, які не мають наукових ступенів і вчених звань, штатних та виборних працівників громадських організацій – 75 років, визначено у п. «в» ст. 493 Переліку №578/5.
Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів було затверджено наказом Мінюсту від 12.04.2012 №578/5 (далі – Перелік №578/5).
До цього часу при визначенні строків застосовували статті Переліку типових документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.1998 №41, згідно з якими строк зберігання особових справ становив також 75 р. з приміткою «мінус вік». Виглядало це таким чином: «75 р. – В».
40 років, мабуть, було зазначено у старих переліках загальносоюзного значення, затверджених у радянські часи.
Всі особові справи та інші кадрові документи, строк зберігання яких був визначений до 90-х років минулого століття і вже закінчився, не можна знищувати. Потрібно провести експертизу їх цінності, переглянути та виправити їх строки зберігання з урахуванням статей чинного Переліку №578/5.
2. Потрібно внести зміни й у справи з документами, і в описи відповідних справ з посиланням на протокол засідання ЕК підприємства.
В архіві підприємства періодично слід проводити експертизу цінності документів у справах, особливо тих, строк зберігання яких завершується. Для цього на підприємстві має бути утворена постійно діюча експертна комісія (далі – ЕК).
У своїй роботі при визначенні строків зберігання документів ЕК має керуватися чинним Переліком №578/5 і вносити зміни до справ, переданих в архів підприємства до 2012 року, на підставі статей Переліку №578/5.
Рішення про внесення змін до певних справ приймається виключно на засіданнях ЕК шляхом голосування. Засідання обов’язково протоколюється. І вже на підставі протоколу в описи справ і на обкладинки самих справ мають бути внесені зміни з посиланням на цей протокол. Наприклад, у графі опису «Строк зберігання і посилання на статтю переліку» перекреслюється 40 р. і номер старої статті, а вписується 75 р. і ст. 493-в Переліку № 578/5, а у графі «Примітка» зазначається:
«Строк зберігання змінено на підставі протоколу засідання ЕК від 12.08.2025 №1».
Старі обкладинки справ перекладати українською мовою не потрібно, особливо якщо і самі документи були написані російською мовою. Старі описи справ переробляти теж не потрібно. Але вся сучасна службова документація згідно з чинним законодавством має вестися державною мовою. Врахуйте це під час оформлення справ та описів до них.
Вигадувати неіснуючі індекси не допускається, просто у графі «Індекс справи» буде порожньо. Таке теж буває, якщо документи упорядковувалися у справи без номенклатури справ.
👌 Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання. Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум».
Джерело: 7еminar
Читайте більше:
Документальні податкові перевірки
Первинні документи на підприємстві
Знищення первинних та інших документів на підприємстві
Знищено (пошкоджено) майно, техніку, автомобілі, документацію: оформлення та облік
Перш ніж знищувати документи, переконайтеся, що строки зберігання вже закінчились. І допоможе в цьому Сервіс «Строки зберігання документів». З ним ви будете певні на всі 100%! Спробуйте вже зараз!