
Кадрова робота
15.09.2026
Ведення особових справ в електронному та паперовому вигляді: вимоги законодавства у 2026 році
Якщо компанія веде особову справу працівника в електронному вигляді, чи потрібно додатково оформлювати її у паперовій формі?

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Так, дублювання особової справи у паперовій формі є обов'язковим, навіть якщо підприємство здійснює повноцінний електронний документообіг. Ведення особових справ виключно в електронному вигляді наразі дозволено лише для державних службовців, оскільки щодо них є пряма норма законодавства.
Усі інші юридичні особи керуються загальною нормою: установи, в яких здійснюється електронний документообіг, зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах – паперовій та електронній.
Ця вимога закріплена у п. 4 розд. I Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.2014 №1886/5.
Оскільки строк зберігання особових справ працівників становить 75 років після звільнення (ст. 493 в, 495 Переліку типових документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5), вони належать до категорії документів тривалого зберігання. Відповідно, формування та зберігання особових справ на паперових носіях є законним обов'язком роботодавця.
Читайте більше:
Копії ВОД громадян після 60 років: у якій справі їх зберігати
Чи потрібно зберігати у справах роздруківки лікарняних листів
До якої справи долучати заяви на службове відрядження
В особовій справі немає автобіографії: чи можна додати документ пізніше
Працівник відмовляється писати автобіографію та заводити особову справу: що робити
Чи можна формувати Особові справи у файлах
Працівника звільнено і знову прийнято: чи заводити нову особову справу
Особові справи та картки П-2: чи потрібно їх реєструвати та включати до номенклатури
Перевірки, штрафи
15.09.2026
Перевірки ПФУ у 2026 році: планові та позапланові, підстави, строки, документи
Як ПФУ проводить планові та позапланові перевірки страхувальників у 2026 році? Розбираємо підстави для перевірок, строки та періоди контролю, що саме перевіряють ревізори, які документи потрібно підготувати та що робити у разі втрати документів

Інвентаризація
15.09.2026
Інвентаризація на підприємстві у 2026 році: порядок проведення, строки та документи
Інвентаризація – це ключовий інструмент для підтвердження достовірності бухгалтерського обліку та фінансової звітності. Зазвичай річна інвентаризація проводиться з 1 жовтня по 31 грудня, і для підприємств важливо знати порядок її організації, оформлення результатів та нюанси окремих випадків. У цій публікації ми зібрали для вас велику підбірку від редакції – правила, зразки документів та практичні поради для проведення інвентаризації

Транспорт у діяльності
15.09.2026
Сезонна заміна транспортних шин: практика і облік
Сезонна заміна шин – це не просто звичка досвідчених водіїв, а технічна необхідність, яка впливає на безпеку руху та фінансову звітність підприємства. Коли саме переходити на зимову/літню гуму, як правильно оформити заміну та які помилки можуть привести до компенсуючих ПДВ-зобов'язань? Розбираємо всі нюанси у матеріалі

Зміни у законодавстві
15.09.2026
Ліки, продукти та дитячі товари за ставкою ПДВ 5%: що пропонує законопроєкт №16069
У Верховній Раді зареєстрували законопроєкт №16069, який передбачає зниження ставок ПДВ для низки соціально значущих товарів. Зокрема, пропонується зменшити ставку для лікарських засобів і медвиробів із 7% до 5%, а також розширити перелік товарів, до яких застосовуватиметься пільгове оподаткування. Окремо законопроєкт передбачає ставку 5% для базових продуктів харчування та тимчасову ставку 7% для товарів, необхідних домогосподарствам під час перебоїв з електропостачанням. Зміни пропонують застосовувати до чітко визначених переліків товарів за кодами УКТ ЗЕД

Неприбуткова діяльність
15.09.2026
Набули або втратили статус неприбутковості: яку звітність подавати протягом року
Порядок подання звітності залежить від того, коли саме підприємство набуло або втратило статус неприбуткової організації протягом року. Якщо платник податку на прибуток був включений до Реєстру неприбуткових, за рік він подає декларацію з податку на прибуток за період застосування загальних правил та Звіт про використання доходів неприбуткової організації за період перебування у Реєстрі. У разі втрати неприбуткового статусу через порушення організація має окремо відзвітувати за період до такого порушення, нарахувати податкове зобов’язання, а надалі перейти на квартальний податковий період до кінця року

Судова практика
15.09.2026
Звільнити мобілізованого працівника через закінчення строкового договору не можна: позиція ВС
Питання звільнення мобілізованого працівника за строковим трудовим договором викликало чимало суперечок серед роботодавців. Причина – одночасна дія гарантій щодо збереження місця роботи для мобілізованих і норми про припинення строкового трудового договору. Верховний Суд у низці рішень роз’яснив, що роботодавець не має права звільняти такого працівника під час проходження військової служби, навіть якщо строк договору вже закінчився. Для закріплення цієї позиції ВС, законотворці пропонують ухвалити законопроєкт №15559 «Про внесення змін до Кодексу законів про працю України щодо неможливості звільнення мобілізованого працівника за строковим контрактом у зв'язку із закінченням його дії»

ПДВ
15.09.2026
Капремонт пошкоджених війною будинків: коли роботи звільняються від ПДВ у 2026 році
ДПС роз’яснила, коли операції з капітального ремонту пошкоджених війною багатоквартирних будинків можуть звільнятися від ПДВ. Пільга застосовується до будівельно-монтажних робіт із капітального ремонту житла за умови фінансування за рахунок коштів державного або місцевого бюджету та їх безпосереднього перерахування підряднику з відповідного казначейського рахунку. За дотримання цих умов вартість таких відновлювальних робіт формується без ПДВ

Лікарняні та декретні
15.09.2026
Допомога по вагітності та пологах у ФІЗ-4ДФ: ДПС пояснила, як відображати виплату за ознакою «128» в 4ДФ
Самозайнята особа, яка отримала від ПФУ допомогу по вагітності та пологах, має відобразити її у додатку ФІЗ-4ДФ навіть за відсутності найманих працівників та інших виплат фізособам. ДПС роз’яснила порядок заповнення рядка 06: виплату показують за ознакою доходу «128», а у графах щодо ПДФО та військового збору проставляють прочерки

Єдиний податок
15.09.2026
15 вересня – граничний термін для переходу на спрощену систему + зразки заяв
До 15 вересня 2026 року ФОП та підприємства можуть подати заяву для переходу на спрощену систему оподаткування або зміни групи єдиного податку з IV кварталу 2026 року. Розповідаємо, хто може перейти, які документи подати та як оформити заяву через Електронний кабінет

Відрядження, підзвітні кошти
15.09.2026
Закордонне відрядження у 2026 році: чи можна виплатити добові, якщо квитки оплатила приймаюча сторона
Працівник після закордонного відрядження має лише штампи про перетин державного кордону та посадочні талони на літак. Вартість авіаквитків оплачувала приймаюча сторона, тому документів про оплату працівником квитків немає. Також є запрошення від приймаючої сторони, у якому зазначено, що всі витрати, пов’язані з поїздкою, оплачує вона. Чи достатньо цих документів для виплати працівнику добових?

Витрати діяльності
15.09.2026
Підписка на ChatGPT за рахунок компанії: витрати, ПДВ та ризик додаткового блага
Чи можна віднести підписку на ChatGPT, Claude та інші ШІ-сервіси до витрат підприємства? Розбираємо ПДВ, податок на прибуток, оплату послуг нерезидента та ризик визнання підписки додатковим благом працівника. Розповідаємо, які документи підтвердять робоче використання ШІ та яких помилок варто уникати

Кадрова робота
15.09.2026
Організація роботи підприємств під час «жовтого» та «червоного» рівнів повітряної тривоги: обов’язковість зупинки, оплата простою та відповідальність у 2026 році
Яким є порядок організації роботи підприємств у м. Києві під час «жовтого» та «червоного» рівнів повітряної тривоги? Чи обов'язково зупиняти роботу, як правильно оформити й оплатити таку зупинку, чи має працівник право піти в укриття самостійно та яка відповідальність загрожує керівнику за примус до роботи під час загрози?

Е-сервіс
15.09.2026
Дії користувача у 2026 році, у разі втрати чи пошкодження КЕП
У разі втрати, пошкодження особистого ключа КЕП або втрати пароля до нього, користувачу необхідно звернутися до представництва Кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг ДПС України. Подається заява на зміну статусу сертифіката та новий комплект реєстраційних документів для отримання нового сертифіката відкритого ключа

Податок на прибуток
15.09.2026
Оренда авто у ФОП-«єдинника». ДПС пояснила: чи виникають податкові різниці
ТОВ на загальній системі оподаткування планує орендувати автомобіль у ФОП – платника єдиного податку 3-ї групи зі ставкою 5%. ДПС зазначила, що ПКУ не передбачає податкових різниць за такими операціями, тому їх відображають за правилами бухгалтерського обліку при визначенні фінансового результату до оподаткування

ЗЕД
15.09.2026
180 днів минули, а товар ще за кордоном: чи завершиться валютний нагляд
Якщо резидент сплатив нерезиденту аванс за товар, а товар зберігається за межами України та ввозиться поступово, банк завершує валютний нагляд після отримання з реєстру митних декларацій інформації про відповідне митне оформлення. Водночас якщо товар буде ввезено та оформлено після спливу 180 календарних днів від дати авансу, до резидента може застосовуватися відповідальність за порушення граничних строків розрахунків

ПДВ
15.09.2026
Знищені ракетним обстрілом товари: коли не потрібно нараховувати ПДВ за п. 198.5 ПКУ
Податківці роз’яснили, що товари, придбані в оподатковуваних ПДВ операціях та знищені внаслідок обставин непереборної сили під час воєнного стану, не вважаються використаними в неоподатковуваних або негосподарських операціях, тому п. 198.5 ПКУ не застосовується. Водночас до моменту декларування ПДВ за відповідний звітний період платник має отримати сертифікат ТПП про форс-мажорні обставини






