Безкоштовні модулі ТОПових професій доступні!

Ведення особових справ в електронному та паперовому вигляді: вимоги законодавства у 2026 році

Якщо компанія веде особову справу працівника в електронному вигляді, чи потрібно додатково оформлювати її у паперовій формі?

4

22

Подобаються наші матеріали? Додайте нас в улюблені джерела Google, щоб частіше бачити наші новини в пошуку та ШІ-оглядах в Google.

Додати


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Так, дублювання особової справи у паперовій формі є обов'язковим, навіть якщо підприємство здійснює повноцінний електронний документообіг. Ведення особових справ виключно в електронному вигляді наразі дозволено лише для державних службовців, оскільки щодо них є пряма норма законодавства.


Усі інші юридичні особи керуються загальною нормою: установи, в яких здійснюється електронний документообіг, зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах паперовій та електронній.

Ця вимога закріплена у п. 4 розд. I Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.2014 №1886/5.


Оскільки строк зберігання особових справ працівників становить 75 років після звільнення (ст. 493 в, 495 Переліку типових документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5), вони належать до категорії документів тривалого зберігання. Відповідно, формування та зберігання особових справ на паперових носіях є законним обов'язком роботодавця.


Читайте більше:


Копії ВОД громадян після 60 років: у якій справі їх зберігати

Чи потрібно зберігати у справах роздруківки лікарняних листів

До якої справи долучати заяви на службове відрядження

В особовій справі немає автобіографії: чи можна додати документ пізніше

Працівник відмовляється писати автобіографію та заводити особову справу: що робити

Чи можна формувати Особові справи у файлах

Працівника звільнено і знову прийнято: чи заводити нову особову справу

Особові справи та картки П-2: чи потрібно їх реєструвати та включати до номенклатури

4

22

12

11137

13

8086

13

2685

4

31

2

7

3

4

Звільнити мобілізованого працівника через закінчення строкового договору не можна: позиція ВС

Питання звільнення мобілізованого працівника за строковим трудовим договором викликало чимало суперечок серед роботодавців. Причина – одночасна дія гарантій щодо збереження місця роботи для мобілізованих і норми про припинення строкового трудового договору. Верховний Суд у низці рішень роз’яснив, що роботодавець не має права звільняти такого працівника під час проходження військової служби, навіть якщо строк договору вже закінчився. Для закріплення цієї позиції ВС, законотворці пропонують ухвалити законопроєкт №15559 «Про внесення змін до Кодексу законів про працю України щодо неможливості звільнення мобілізованого працівника за строковим контрактом у зв'язку із закінченням його дії»

основне зображення для Звільнити мобілізованого працівника через закінчення строкового договору не можна: позиція ВС
4

332

3

9

4

361

5

190

7

3511

3

321

3

36

3

27

3

21

4

1253

3

16

3

13

3

19