Безкоштовний вебінар: Повітряні тривоги, укриття та алгоритми дій з 4 грудня & Нові податки з оренди й онлайн-платформ, перекази ФОП та Звіт за квотою 4%

Ведення особових справ в електронному та паперовому вигляді: вимоги законодавства у 2026 році

Якщо компанія веде особову справу працівника в електронному вигляді, чи потрібно додатково оформлювати її у паперовій формі?

5

117

Подобаються наші матеріали? Додайте нас в улюблені джерела Google, щоб частіше бачити наші новини в пошуку та ШІ-оглядах в Google.

Додати


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Так, дублювання особової справи у паперовій формі є обов'язковим, навіть якщо підприємство здійснює повноцінний електронний документообіг. Ведення особових справ виключно в електронному вигляді наразі дозволено лише для державних службовців, оскільки щодо них є пряма норма законодавства.


Усі інші юридичні особи керуються загальною нормою: установи, в яких здійснюється електронний документообіг, зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах – паперовій та електронній.

Ця вимога закріплена у п. 4 розд. I Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.2014 №1886/5.


Оскільки строк зберігання особових справ працівників становить 75 років після звільнення (ст. 493 в, 495 Переліку типових документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5), вони належать до категорії документів тривалого зберігання. Відповідно, формування та зберігання особових справ на паперових носіях є законним обов'язком роботодавця.


Читайте більше:


Копії ВОД громадян після 60 років: у якій справі їх зберігати

Чи потрібно зберігати у справах роздруківки лікарняних листів

До якої справи долучати заяви на службове відрядження

В особовій справі немає автобіографії: чи можна додати документ пізніше

Працівник відмовляється писати автобіографію та заводити особову справу: що робити

Чи можна формувати Особові справи у файлах

Працівника звільнено і знову прийнято: чи заводити нову особову справу

Особові справи та картки П-2: чи потрібно їх реєструвати та включати до номенклатури

5

117

3

47

6

392

4

39

5

420

2

40

5

231

4

213

2

90

15

17127

4

33

5

52

4

44

4

228

4

23

5

149

4

682

4

212

4

259

8

1520

7

1683