Звільнення працівника: як розрахувати і утримати його борги перед підприємством

1. Загальний порядок та строки розрахунку при звільненні
2. Склад виплат при звільненні працівника
3. Як розрахувати зарплату за останній місяць роботи
4. Розрахунок при неповному робочому часі
5. Утримання заборгованості працівника при звільненні
6. Обмеження розміру відрахувань
7. Висновки

Загальний порядок та строки розрахунку при звільненні

При звільненні працівника виплата всіх сум, що належать йому від підприємства (установи, організації), провадиться в день звільнення (ч. 1 ст. 116 КЗпП).

Якщо працівник у день звільнення не працював, то нараховані суми мають бути виплачені не пізніше наступного дня після пред’явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок.

Працівнику слід обов'язково видати письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми при звільненні (ст. 110 та ст. 116 КЗпП). У повідомленні (розрахунковому листку або спеціальній довідці-розрахунку) зазначаються окремо кожен вид виплати (основна та додаткова заробітна плата, компенсація за невикористану відпустку, вихідна допомога тощо), розшифровка утримань (ПДФО, військовий збір, утримання боргів) та сума, що належить до виплати «на руки».

Роботодавець у день звільнення зобов'язаний виплатити працівнику нараховані суми (якщо такі суми не оскаржуються працівником). У разі невиплати з вини роботодавця належних звільненому працівникові сум підприємство зобов'язане виплатити працівникові його середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку, але не більш як за шість місяців (ст. 117 КЗпП).

Склад виплат при звільненні працівника

При остаточному розрахунку з працівником у день звільнення виплачуються такі нарахування:

1) заробітна плата за фактично відпрацьовані дні (години) у місяці звільнення (включаючи доплати, надбавки, премії за відпрацьований час);

2) грошова компенсація за всі невикористані дні щорічних відпусток (основної та додаткових), а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (ст. 83 КЗпП, ст. 24 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки», далі – Закон №504);

3) вихідна допомога (у випадках, передбачених ст. 44 КЗпП або колективним/трудовим договором – наприклад, при скороченні штату, відмові від зміни істотних умов праці чи порушенні роботодавцем законодавства про працю);

4) інші компенсаційні та заохочувальні виплати (погашення заборгованості з лікарняних, виплата річних премій за відпрацьований період тощо).

Отже, бухгалтеру не варто обмежуватися нарахуванням лише зарплати за останній місяць. Потрібно перевірити кадрові документи, табелі обліку робочого часу, відомості про відпустки, умови преміювання та підставу припинення трудових відносин.

Як розрахувати зарплату за останній місяць роботи

Заробітну плату при звільненні нараховують за фактично відпрацьований час до дати припинення трудових відносин. Для цього бухгалтер використовує табель обліку робочого часу, накази про відпустки, відрядження, дані про тимчасову непрацездатність та інші документи, які впливають на нарахування зарплати.

Якщо працівник отримує місячний посадовий оклад, але звільняється не в останній календарний день місяця, зарплату визначають пропорційно фактично відпрацьованим робочим дням або годинам відповідно до встановленої системи оплати праці.

Якщо працівник має право на щомісячну премію або інші складові зарплати, бухгалтер додатково перевіряє умови їх нарахування. Сам факт звільнення не позбавляє працівника права на вже зароблену виплату.

Розрахунок при неповному робочому часі

Встановлення неповного робочого часу є поширеною практикою. Відповідно до ст. 56 КЗпП неповний робочий час може мати форму:

1. неповного робочого дня (скорочення тривалості щоденної роботи);
2. неповного робочого тижня (скорочення кількості робочих днів на тиждень);
3. поєднання неповного робочого дня та неповного робочого тижня.

Стаття 56 КЗпП гарантує, що робота на умовах неповного робочого часу не тягне за собою будь-яких обмежень обсягу трудових прав працівників. Це означає, що:

1) тривалість щорічної основної відпустки не скорочується. Працівник із неповним робочим часом (наприклад, на 0,25 чи 0,5 ставки) має право на щорічну основну відпустку повної тривалості – не менше 24 календарних днів за відпрацьований робочий рік (ст. 75 КЗпП, ст. 6 Закону №504);

2) відпускний стаж обчислюється за календарними днями у загальному порядку. До стажу, що дає право на щорічну основну відпустку, зараховується час фактичної роботи на умовах неповного робочого часу протягом робочого року (п. 1 ч. 1 ст. 82 КЗпП). Дні перебування у трудових відносинах враховуються повністю, а не пропорційно зайнятості працівника;

3) оскільки при неповному робочому часі оплата праці провадиться пропорційно відпрацьованому часу або залежно від виробітку (ч. 2 ст. 56 КЗпП), то заробіток працівника за розрахунковий період автоматично відображає його неповну зайнятість і відповідно впливає на суму відпускних або компенсації.

Утримання заборгованості працівника при звільненні

На практиці непоодинокими є випадки, коли на момент звільнення за працівником «висить» непогашена заборгованість за виданими підзвітними сумами (неповернений аванс на відрядження або на господарські потреби), за якими не надано авансовий звіт або не повернуто залишок готівки/коштів.

Право роботодавця провести відрахування із заробітної плати для погашення заборгованості чітко обмежено у ч. 2 ст. 127 КЗпП, де передбачено, що роботодавець може самостійно утримати кошти із зарплати працівника для погашення його заборгованості перед підприємством. При цьому діє важлива умова: це можливо, якщо працівник не заперечує проти такого утримання, наприклад не подав роботодавцю заяву про невизнання боргу.

Зверніть увагу! Відповідно до ст. 129 КЗпП заборонено відраховувати з вихідної допомоги, компенсаційних та інших виплат.

Отже за відсутності заперечень працівника і без звернення до суду роботодавець може відрахувати із доходу працівника суму боргу у таких ситуаціях:

1. Повернення авансу, виданого в рахунок зарплати. Наприклад, працівнику 10 листопада виплатили аванс 15 000 грн, але він звільняється 13 листопада. За фактично відпрацьовані у листопаді дні йому належить лише 11 000 грн. Надмірно виплачену сума (4000 грн) можна утримати із суми, нарахованої при звільненні (приміром із нарахованої суми компенсації за невикористану відпустку).

2. Повернення сум, зайво виплачених через лічильну помилку. Наприклад, бухгалтер помилково нарахував аванс у сумі 11 000 замість 10 000 грн через арифметичну помилку. Таку переплату (1000 грн) можна утримати із виплат, нарахованих працівнику при звільненні.

Зверніть увагу! Працівник не зобов’язаний повертати зайво отриману зарплату, якщо відсутня лічильна помилка та недобросовісність з його боку (ст. 1215 Цивільного кодексу України);

3. Відрахування за невідпрацьовані дні відпустки, наданої «авансом». Якщо працівник використав відпустку наперед і звільняється до завершення робочого року, проводять утримання за невідпрацьовані дні. Але відрахування за ці дні не проводять, якщо працівник звільняється через призов або вступ на військову чи альтернативну службу (п. 3 ст. 36 КЗпП), зміни в організації виробництва (ліквідація, реорганізація, скорочення тощо) (п. 1 ст. 40 КЗпП), невідповідність посаді за станом здоров’я або кваліфікацією (п. 2 ст. 40 КЗпП), через тривалу непрацездатність (понад 4 місяці підряд, з винятками, визначеними законом) (п. 5 ст. 40 КЗпП) тощо (п. 2 ч. 2 ст. 127 КЗпП).

4. Повернення невикористаного авансу на відрядження або переїзд. Наприклад, працівнику видали 5 000 грн на відрядження, а за авансовим звітом підтверджено витрати лише на 3 500 грн. Якщо залишок 1 500 грн працівник не повернув у встановлений строк, роботодавець може утримати його при звільненні працівника;

5. Повернення невикористаних підзвітних коштів на господарські потреби. Наприклад, працівнику видали кошти для закупівлі канцтоварів чи господарських матеріалів, але він не відзвітував за використання коштів і не повернув залишок. Суму заборгованості також можна утримати.

Але для утримання таких сум у наказі про звільнення має бути вказана відповідна сума заборгованості та підстава для її утримання.

Також обов’язково має бути дотримано строк, вказаний у ст. 127 КЗпП, - «не пізніше одного місяця»:

1. від дня, коли сплив строк повернення авансу чи підзвітних коштів;
2. від дня, коли виявлено та виплачено неправильно обчислену суму.

Якщо цей місячний строк пропущено, стягнути кошти в односторонньому порядку вже не можна. У такому разі роботодавцю доведеться або отримати письмову згоду працівника, або звертатися до суду. Тобто у таких випадках при звільненні працівника суму заборгованості не можна утримати за рахунок виплат, нарахованих при звільненні.

Обмеження розміру відрахувань

Роботодавець зобов'язаний дотримуватися граничних обмежень розміру відрахувань із заробітної плати - при кожній виплаті заробітної плати загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20 відсотків заробітної плати, яка належить до виплати працівникові (ч. 1 ст. 128 КЗпП).

Виняток із цього обмеження: якщо працівник подає письмову заяву про те, що він просить утримати з належних йому при звільненні виплат повну суму боргу за авансовим звітом, обмеження у 20% не застосовується. У цьому випадку утримання проводиться на підставі добровільного розпорядження працівника власним доходом (згідно зі ст. 25 Закону №504).

Висновки

1. Усі належні працівнику суми виплачують у день звільнення, а якщо він цього дня не працював — не пізніше наступного дня після пред'явлення вимоги про розрахунок. За затримку з вини роботодавця передбачена виплата середнього заробітку за час затримки, але не більш як за шість місяців.
2. Працівник на 0,25 чи 0,5 ставки має право на щорічну основну відпустку повної тривалості. Водночас зарплату за місяць звільнення та компенсацію невикористаної відпустки розраховують з урахуванням фактичного заробітку.
3. Для одностороннього відрахування заборгованості працівника роботодавець має дотриматися місячного строку, передбаченого ст. 127 КЗпП, і врахувати відсутність заперечень працівника. Якщо строк пропущено або працівник заперечує проти боргу, потрібна його письмова згода або судове рішення.
4. Стаття 129 КЗпП забороняє відрахування з вихідної допомоги, компенсаційних та інших виплат. Загальне обмеження відрахувань із зарплати становить 20%, але воно не застосовується, якщо працівник добровільно подав письмову заяву про утримання повної суми боргу.

Читайте більше:

Звільнення в останній день відпустки: правила, документи та розрахунок

Працівник передумав звільнятися: зразок наказу про скасування наказу про звільнення

Звільнення за прогул у 2026 році: правила, оформлення та винятки

Працівник передумав звільнятися: відкликання заяви про звільнення

Розрахунок при звільненні працівника: зарплата, компенсації, ПДФО та документи