Інвойс: з погляду змін щодо актів виконаних робіт

1. Інвойс як первинний документ
2. Зміни до Закону №996: новий підхід до первинних документів
3. Позиція Мінфіну щодо інвойсу
4. Інвойс і рахунок-фактура: у чому різниця
5. Інвойс замість акта приймання-передачі робіт/послуг
6. Вимоги до складання інвойсу
7. Висновки

З 1 квітня 2026 року набув чинності Закон України від 24.02.2026 №4791-IX «Про внесення зміни до статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» щодо спрощення оформлення первинних документів з надання послуг» (законопроєкт №14023), який суттєво спрощує документообіг між бізнесом, скасовуючи обов'язковість актів виконаних робіт у їх звичному розумінні. На сайті Міністерства економіки оприлюднили роз’яснення щодо нових правил використання актів виконаних робіт, які діють з 1 квітня.

Тепер сторони договору можуть домовитися не складати акти виконаних робіт. Натомість факт надання послуг дозволено підтверджувати інвойсом, підписаним виконавцем такий документ визнається первинним для бухгалтерського і податкового обліку.

Водночас закон не скасовує первинні документи та не послаблює контроль, а лише дає бізнесу більше гнучкості:

1. акти виконаних робіт більше не є обов’язковими;
2. за потреби сторони можуть і надалі використовувати акти;
3. якщо є домовленість, інвойс з підписом виконавця може замінити акт.

Цей підхід узгоджується з міжнародною практикою: у більшості країн, зокрема в ЄС, ключовим документом для підтвердження послуг є саме інвойс, а не окремий акт.

Інвойс як первинний документ

Інвойс (рахунок-фактура) є одним із найпоширеніших первинних документів у міжнародній комерційній практиці. Це документ, у якому зазначаються дані про товари або послуги, які постачає продавець (ФОП або компанія), а також сума, що підлягає оплаті покупцем.

У практиці інвойс часто виставляється як підтвердження наданих послуг або поставлених товарів і використовується як основа для розрахунків між сторонами.

Що таке первинний документ

Відповідно до статті 1 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон №996):

Первинний документ – це документ, що містить інформацію про господарську операцію.

Саме на його підставі ведеться бухгалтерський облік і формується фінансова звітність. Це не просто рахунок – це вимога про сплату та свідчення певної господарської операції. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88, визначає первинний документ як створений у письмовій або електронній формі документ, який фіксує та підтверджує факт здійснення господарської операції.

Отже, ключовими ознаками первинного документа є:

1. належне оформлення;
2. наявність інформації про конкретну господарську операцію (купівля, продаж, надання послуг, виконання робіт або оплата).

Інвойс у митному законодавстві

Відповідно до п. 3 ч. 2 ст. 53 Митного кодексу України, документами, що підтверджують митну вартість товарів, є рахунок-фактура (інвойс) або рахунок-проформа (якщо товар не є об’єктом купівлі-продажу).

Рахунок-проформа (proforma invoice) – це попередній документ, у якому зазначається зобов’язання продавця (виконавця) поставити товари або надати послуги за попередньо узгодженою ціною.

Комерційний інвойс – це основний документ, який використовується для митного оформлення під час експорту та імпорту товарів через міжнародні кордони.

У міжнародній практиці використовують не лише стандартні інвойси, а й інші їх різновиди:

1. Фіксуючий інвойс – оформлюється у разі передоплати, щоб зафіксувати отриману суму та врахувати її під час остаточного розрахунку.
2. Інвойс обліку робочого часу – застосовується, коли оплата за послуги або роботи визначається погодинно.
3. Кредит-нота – видається клієнту у випадках повернення товару, помилкової поставки або для надання знижок і бонусів.
4. Періодичний (повторюваний) інвойс – формується регулярно, наприклад, для оплати підписки чи послуг на постійній основі.

В Україні найчастіше використовують базові інвойси, а також ті, що необхідні для митного оформлення – проформа-інвойс і комерційний інвойс.

Важливо, що в Україні не встановлено єдиної затвердженої форми інвойсу, як і чітких вимог до його заповнення. Однак документ повинен дозволяти ідентифікувати операцію та її учасників.

Під час контролю митної вартості орган доходів і зборів перевіряє, чи можна пов’язати інвойс із конкретною поставкою та чи підтверджує він фактичну ціну, що сплачена або підлягає сплаті.

Інвойс у підприємницькій діяльності

Інвойс на оплату товарів або послуг використовується для:

1. здійснення розрахунків – документ містить ключові реквізити, зокрема банківські дані, на які контрагент перераховує кошти;
2. підтвердження домовленостей – за умови підписання хоча б однією стороною та проведення оплати він засвідчує факт господарської операції;
3. ведення бухгалтерського обліку та складання звітності ФОП і ТОВ – інвойс набуває статусу первинного документа після фактичної оплати;
4. митного оформлення – у міжнародній торгівлі комерційний інвойс є базовим документом для проходження митних процедур;
5. спрощення взаємодії між контрагентами – коректно оформлений і оплачений інвойс може виконувати функцію договору у ЗЕД, особливо якщо він створений в електронній формі та підписаний онлайн, що дозволяє значно скоротити час на оформлення операцій.

Зміни до Закону №996: новий підхід до первинних документів

Оновлені норми Закону №996 передбачають важливе уточнення.

Якщо первинний документ містить інформацію про дату або період надання послуг, виконання робіт чи оренди, то відсутність частини реквізитів з боку замовника не є порушенням – за умови, що:

1. такий порядок передбачено договором у письмовій формі;
2. операція відображається у бухгалтерському обліку в період її здійснення.

Водночас ці положення не застосовуються до операцій, що фінансуються за рахунок публічних коштів, договорів оренди державного або комунального майна, будівельних контрактів, а також договорів про благодійну чи гуманітарну допомогу.

Позиція Мінфіну щодо інвойсу

У листі Міністерства фінансів від 16.02.2017 №31-11410-06-5/4339 зазначено, що належним чином оформлений інвойс може бути підставою для бухгалтерського обліку операції без складання акта виконаних робіт – але лише за умови фактичної оплати.

Факт оплати підтверджується, зокрема:

1. платіжним дорученням;
2. банківською випискою;
3. касовими документами;
4. чеком або квитанцією.

Отже, для тог, щоб інвойс міг використовуватися як первинний документ у бухгалтерському обліку, мають бути дотримані дві умови:

1. Інвойс містить усі обов’язкові реквізити первинного документа.
2. За інвойсом фактично відбулася оплата.

Факт оплати підтверджується банківською випискою або іншим платіжним документом.

Інвойс і рахунок-фактура: у чому різниця

Інвойс і рахунок-фактуру зазвичай сприймають як один і той самий документ. В обох випадках йдеться про оформлення домовленості щодо продажу товарів або надання послуг і виставлення рахунку на оплату. Часто ці назви використовують як синоніми, однак між ними є певні нюанси, на які варто зважати.

Інвойс & Рахунок-фактура

Але є у інвойса, рахунка-фактури і багато спільних рис:

Зверніть увагу, що різниця між інвойсом і рахунком-фактурою – не критична у внутрішніх операціях: важливо не назва документа, а його зміст і факт оплати. Але для ЗЕД інвойс – обов’язковий, оскільки саме він використовується при митному оформленні

Інвойс замість акта приймання-передачі робіт/послуг

Як бачимо, інвойс, у якому відображено факт виконаної та оплаченої операції, може визнаватися первинним документом. Це дає підстави використовувати його як альтернативу акту приймання-передачі робіт, що значно спрощує документообіг. У таблиці наведемо наочне порівняння ключових відмінностей між ними.

Інвойс і Акт виконаних робіт: у чому різниця

Доцільно зафіксувати в договорі, що сторони погоджуються використовувати інвойс як документ, який підтверджує факт надання та прийняття послуг.

Вимоги до складання інвойсу

В Україні не встановлено єдиної форми інвойсу чи обов’язкових бланків. Документ можна оформлювати у довільному вигляді – як у паперовій, так і в електронній формі. Підприємці та компанії мають право розробити власний шаблон і використовувати його в роботі.

Окрему увагу слід приділити мові документа. Законодавство вимагає, щоб документи для бухгалтерського обліку були оформлені українською мовою. У випадку роботи з іноземними контрагентами необхідно мати переклад інвойсу українською або одразу складати його у двомовному форматі, що значно спрощує використання такого документа в обліку.

Ключове – не форма, а зміст. Інвойс повинен містити обов’язкові реквізити первинного документа. До основних реквізитів належать:

1. назва документа;
2. дані компанії-продавця;
3. дата складання;
4. опис господарської операції та одиниця виміру;
5. підпис відповідальної особи.

Додатково зазвичай зазначають номер інвойсу, дані покупця, строк оплати, інформацію про ПДВ та інші умови – залежно від операції.

Якщо інвойс використовується в міжнародній співпраці, можуть застосовуватися додаткові вимоги залежно від країни, типу операції та умов договору. У таких випадках доцільно заздалегідь узгоджувати формат документа та його реквізити з бухгалтером або фахівцем із ЗЕД, щоб уникнути помилок у оформленні та подальших питань під час обліку чи митного оформлення.

Створити інвойс найпростіше в електронному форматі – через готовий шаблон або власний файл. Оптимальний варіант – зробити універсальний бланк і використовувати його для всіх операцій, змінюючи лише дані контрагента та угоди. Приклад інвойсу можете знайти за посиланням.

Якщо у вас залишились будь-які питання стосовно створення інвойсів чи потрібна допомога, ви можете звернутися до Консультанта по документах у сервісі «Окі-Докі»

Висновки

1. Запроваджені зміни формують нову модель документообігу, де інвойс поступово стає повноцінною альтернативою акту виконаних робіт, за умови правильного оформлення та оплати операції.
2. Інвойс набуває більш широкого функціонального значення – він використовується не лише як рахунок на оплату, а й як документ для бухгалтерського обліку, митного оформлення та підтвердження господарських операцій.
3. Законодавство та практика поступово переходять до більш гнучкого підходу, де ключовим є не форма документа, а фактичне здійснення операції та її оплата.
4. Водночас акт виконаних робіт не скасовується, але втрачає обов’язковий характер і дедалі частіше виступає як опція, а не вимога, що зменшує адміністративне навантаження на бізнес.

Олена АФОНІНА, консультант з питань бухгалтерського обліку та оподаткування, головна редакторка 7eminar

Шаблони та зразки документів:

Інвойс (Invoice) для робіт (послуг)

Читайте більше:

Чи можна складати інвойс лише англійською мовою

Надійшло менше валюти ніж в інвойсі: облік банківської комісії, правила складання ПН та первинних документів

Надаємо послуги нерезиденту: чи достатньо інвойсу без акту

Інвойс на експорт послуг, робіт: який він повинен бути