Розрахунок лікарняних і декретних по-новому: головні зміни до Порядку №1266 з 1 травня 2026 року

1. Кого стосуються зміни
2. Ключові зміни для ФОП та незалежних професіоналів
3. Документи для підтвердження доходу сумісника
4. Правило «усіх робочих днів» для виключення місяця
5. Висновки

Кого стосуються зміни

Коло суб'єктів, на яких поширюється дія Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого від 26.09.2001 №1266 (далі – Порядок №1266), розширено. Адже з 1 травня цим документом слід керуватися не лише роботодавцям, а особам, які забезпечують себе роботою самостійно:

1. фізичним особам – суб’єктам підприємницької діяльності;
2. особам, які провадять незалежну професійну діяльність (нотаріуси, адвокати тощо);
3. членам фермерських господарств.

У новому п. 30¹ Порядку №1266 вказано, що розрахунок виплат для вказаних осіб здійснюється за загальним механізмом, але з урахуванням особливостей сплати ними ЄСВ «за себе».

Ключові зміни для ФОП та незалежних професіоналів

З 1 травня період, коли ФОП чи незалежний професіонал був звільнений від сплати ЄСВ є поважною причиною, що зменшує кількість днів у розрахунковому періоді (п. 3 Порядку №1266). Але йдеться виключно про період, протягом така особа була звільнена від сплати ЄСВ відповідно до ч. 6 ст. 4 Закону України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон №2464), тобто за ті місяці звітного періоду, за які роботодавець (у тому числі резидент Дія Сіті) уже сплатив за неї страховий внесок у сумі не меншій за мінімальний страховий внесок.

Тож сподіваємося, що тепер періоди «пільгової» несплати ЄСВ за наявності місця роботи у не занижуватимуть середній дохід ФОП, оскільки ці дні виключаються з розрахункового періоду.

Водночас варто врахувати: навіть якщо ФОП добровільно доплачував ЄСВ за такі періоди, це не вплине на порядок розрахунку. Такі місяці все одно виключатимуть із розрахункового періоду як періоди, охоплені поважною причиною. Позиція ПФУ полягає в тому, що ФОП не повинен сплачувати ЄСВ за себе, якщо має основне місце роботи та роботодавець уже сплатив мінімальний страховий внесок (див. лист ПФУ від 17.07.2025 №2800-030401-8/47577).

Слід врахувати, що інші пільги для несплати ЄСВ не є поважною причиною. Тобто пільга для пенсіонерів або осіб з інвалідністю (ч. 4 ст. 4 Закону №2464), не визнається поважною причиною та не впливає на тривалість розрахункового періоду.

Разом з тим, ПФУ доручено забезпечити виплату допомоги по вагітності та пологах навіть тим самозайнятим особам, які були звільнені від сплати ЄСВ відповідно до ч. 6 ст. 4 Закону №2464. Про це вказано у п. 2 постанови Кабміну від 29.04.2026 №533 «Про внесення змін до Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням» (далі – Постанова №533). Раніше такі особи часто отримували відмови через відсутність сплати внесків безпосередньо перед декретом. Позиція ПФУ щодо цього питання була вказана у листі від 17.07.2025 №2800-030401-8/47577:

Отже, якщо за основним місцем роботи роботодавцем було нараховано та сплачено єдиний внесок не нижче мінімального страхового внеску, то у такому випадку фізична особа – підприємець звільняється від сплати єдиного внеску за такий період. А тому не набуває права на страхові виплати за загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності як фізична особа – підприємець, за страховими випадками, які настали в період, коли така особа працювала за основним місцем роботи і за неї сплачувався єдиний внесок не менше мінімального страхового внеску.

Також потрібно враховувати, що поняття «роботодавці» у Законі №2464 є ширшим, ніж лише підприємства або ФОП, із якими особа перебуває у трудових відносинах. Відповідно до п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону №2464 до роботодавців також належать органи, які виплачують допомогу по тимчасовій непрацездатності, допомогу у зв’язку з вагітністю та пологами, а також інші державні виплати окремим категоріям осіб. Зокрема, до таких осіб належать особи, які здійснюють догляд за дитиною до досягнення нею однорічного віку та отримують відповідну державну допомогу або допомогу при усиновленні дитини.

Отже, органи Пенсійного фонду, які виплачують державну допомогу сім’ям із дітьми, у контексті сплати ЄСВ можуть вважатися роботодавцями щодо осіб, які отримують допомогу по догляду за дитиною до одного року або допомогу при усиновленні (саме ці види допомоги запроваджені з 1 січня 2026 року). Виходячи з цього, періоди отримання такої допомоги також можуть виключатися із розрахункового періоду з поважної причини. Сподіваємося, що ПФУ надасть роз’яснення щодо таких ситуації з урахуванням змін у Порядку №1266.

Документи для підтвердження доходу сумісника

Позитивною для бухгалтерів стала зміна механізму підтвердження доходу сумісників. Згідно з оновленим п. 30 Порядку №1266, для призначення лікарняних чи декретних за сумісництвом більше не обов'язково вимагати саме паперову довідку про зарплату з основного місця роботи.

Лікарняні особам, які мають не лише основне місце роботи, а й працюють за сумісництвом або провадять самозайняту діяльність, нараховують окремо за кожним місцем роботи чи діяльності. Для призначення лікарняних сумісник повинен надати за неосновним місцем роботи відповідні підтвердні документи. Із 1 травня 2026 року п. 30 Порядку №1266 уточнює, що до таких документів належать:

1) листок непрацездатності, а якщо його видано у паперовій формі – копія, засвідчена у встановленому законодавством порядку;

2) документи, що підтверджують заробіток за основним місцем роботи у розрахунковому періоді:

1. довідка про заробітну плату за формою, визначеною додатком до Порядку №1266;
2. або дані про нараховану зарплату (дохід, грошове забезпечення), зазначені в індивідуальних відомостях реєстру застрахованих осіб.

Тобто тепер підставою для розрахунку можуть бути дані про нараховану заробітну плату з реєстру застрахованих осіб. Це значно спрощує життя бухгалтеру при нарахуванні страхової виплати для зовнішнього сумісника, адже дані ОК-7 є легітимними для контролю максимальної бази ЄСВ.

Звичайно є один важливий момент: актуальні дані за попередній місяць з’являються в реєстрі лише після подання роботодавцем Податкового розрахунку – зазвичай після 20 числа місяця, наступного за звітним. Якщо страховий випадок стався на початку місяця, даних про останній місяць розрахункового періоду в реєстрі ще не буде. У такому разі паперова довідка все ще може знадобитися для нарахування лікарняних чи декретних.

Докладно про страхові виплати для сумісників читайте у матеріалі «Лікарняні сумісникам: приклади розрахунку».

Правило «усіх робочих днів» для виключення місяця

Постанова №533 уточнила правила виключення «порожніх» місяців із розрахункового періоду. Місяць виключається, якщо застрахована особа усі робочі дні місяця не працювала з поважних причин (п. 3 Порядку №1266). Раніше норма вимагала, щоб працівник не працював з поважних причин «з першого до останнього числа календарного місяця».

Висновки

1. Із 1 травня 2026 року правила розрахунку лікарняних і декретних офіційно поширюються не лише на роботодавців, а й на ФОП, незалежних професіоналів та членів фермерських господарств, для яких запроваджено окремі особливості врахування сплати ЄСВ «за себе».
2. Періоди звільнення ФОП або самозайнятих осіб від сплати ЄСВ у разі наявності основного місця роботи та сплати мінімального внеску роботодавцем тепер визнаються поважною причиною і виключаються з розрахункового періоду, що дозволяє уникнути заниження середнього доходу для страхових виплат.
3. Постанова №533 значно спростила процедуру підтвердження доходів сумісників: для нарахування лікарняних та декретних можна використовувати дані з реєстру застрахованих осіб замість паперових довідок, хоча на практиці паперові документи можуть залишатися необхідними до оновлення даних у реєстрі.
4. Уточнення правила щодо виключення місяців із розрахункового періоду закріпило практичний підхід: якщо працівник не відпрацював усі робочі дні місяця через поважні причини, такий місяць повністю виключається з розрахунку разом із усіма виплатами, нарахованими в ньому.

Шаблони та зразки документів:

Рішення страхувальника (у ФОП)

Наказ про створення комісії з соціального страхування

Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам

Положення про уповноваженого із соціального страхування підприємства

Рішення Уповноваженого із соціального страхування про страхові виплати

Протокол засідання уповноважених із соціального страхування про страхові виплати

Заява уповноваженому з соціального страхування, щодо допомоги у зв'язку з вагітністю і пологами

Наказ про затвердження Положення про уповноваженого із соціального страхування підприємства

Читайте більше:

Лікарняні по-новому з 1 квітня 2026 року: як ПФУ контролюватиме видачу, перевірку та повернення коштів

Декретні для ФОП 2026: приклади та умови нарахування допомоги від ПФУ

Поважні причини для виключення днів з розрахунку лікарняних 2026

Обмеження розміру лікарняних та декретних у 2026 році

Лікарняні: призначення та виплата допомоги

Електронний лікарняний 2026: від створення до оплати

Нова форма заяв-розрахунків для лікарняних: новий Порядок від ПФУ

Помилки в розрахунку лікарняних та декретних: алгоритм виправлення

Діють зміни в розрахунку лікарняних / декретних: як застосовувати нові правила за Порядком №1266

Перехідні лікарняні в Додатку Д1: як правильно відображати

Сервіси для бухгалтера:

Калькулятор середня зарплата – лікарняні