Перевірки ПФУ: що потрібно знати

1. Який період перевіряє ПФУ
2. Тривалість перевірки ПФУ
3. Підготовка до перевірки ПФУ
4. Документи, які необхідно підготувати
5. Що робити, якщо відсутні документи
6. Висновки

Який період перевіряє ПФУ

Порядок проведення перевірок страхових коштів затверджений Постановою правління Фонду соціального страхування України від 02.10.2020 №23 (далі – Порядок №23).

Перевірки не мають строку давності, тож ПФУ, як правонаступник ФСС, буде перевіряти звітні періоди поточного та попередніх років, за які не здійснювалась ревізія. А страхувальникам, які не перевірялись раніше, слід підготувати документи за весь період з початку діяльності підприємства.

Тривалість перевірки ПФУ

Кількість днів перевірки залежить від суми витрат роботодавця за рахунок коштів Фонду. Перевірка триватиме від 1 до 10 днів, але не більше:

1. п’яти робочих днів для суб’єктів мікро- та малого підприємництва;
2. десяти робочих днів для всіх інших суб’єктів господарювання.

Підготовка до перевірки ПФУ

План-графік проведення документальних планових перевірок оприлюднюється на сайті ПФУ до 20 числа останнього місяця кварталу, що передує плановому. План на перший квартал 2025 року має з’явитися 20 грудня. Ревізори попередять про початок планового заходу за 10 календарних днів, тож є час підготуватися до перевірки.

Під час перевірки приділяється увага наступним питанням:

1. Усунення порушень, виявлених попередніми документальними перевірками. Перегляньте акт попередньої перевірки, чи всі зауваження та порушення усунуті.

2. Правомірність призначення та виплати лікарняних. Нагадаємо, допомога по тимчасовій непрацездатності повністю або частково компенсує втрату заробітної плати (ч. 1 ст. 15 Закону України від 23.09.1999 №1105 «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування», далі Закон – №1105). Перевірте, чи не призначали допомогу за лікарняними під час:

1. відпустки без збереження заробітної плати;
2. простою;
3. відсутності на роботі з нез’ясованих причин;
4. увільнення на час мобілізації.

Перегляньте, чи не було оплати лікарняних з позначкою «порушення режиму» або «алкогольне сп’яніння».

Приділіть особливу увагу оформленню паперових лікарняних. Чи правильно заповнені ПІБ працівника, назва та адреса підприємства, чи наявні всі печатки та підписи лікаря.

3. Правильність обчислення середньоденної зарплати. Перевірте чи не включили до розрахунку заробітну плату за внутрішнім сумісництвом, чи правильно визначений розрахунковий період, обчислений страховий стаж, чи застосовані обмеження.

4. Правомірність та обґрунтованість заявлених сум фінансування та використання страхових коштів. На цьому етапі перевіряють відповідність наявних лікарняних заявленій кількості в заяві-розрахунку, правильність номерів лікарняних, наявність підтвердних документів для отримання допомоги на поховання. Використання страхових коштів за цільовим призначенням перевіряється за банківськими виписками з рахунку 2604. Перегляньте, чи всі кошти використані за призначенням, чи не сплачували з окремого рахунку аліменти, профспілкові внески, ЄСВ тощо.

5. Наявність заборгованості, своєчасність повернення страхових коштів. Проаналізуйте, чи не залишились на окремому рахунку невикористані кошті, поверніть надлишково замовлені кошти до ПФУ до початку перевірки.

6. Робота комісії (уповноваженого) із соціального страхування. До 31.12.2022 року рішення про призначення допомоги за кожним листком непрацездатності приймала комісія із соціального страхування. Рішення оформлювалось протоколом встановленого зразка. Починаючи з 01.01.2023 таке рішення приймається страхувальником або уповноваженими ним особами (ч. 3 ст. 22 Закону №1105). Форма рішення законодавством не визначена, але таке рішення має бути обов’язково. За відсутності протоколу комісії або рішення ревізори можуть визнати лікарняні безпідставно нарахованими. Перевірте, чи всі протоколи (рішення) є в наявності, чи не включені до протоколу е-лікарняні, які не мають статусу «готовий до сплати».

7. Ведення бухобліку, складання звітності щодо коштів Фонду та своєчасність її надання. Хоча за порушення термінів подання повідомлень про виплату коштів застрахованим особам відсутні штрафні санкції, ревізори будуть перевіряти наявність повідомлень. За періоди до 01.10.2018 можуть перевірити відповідність форми 4ФСС з ТВП даним бухгалтерського обліку. Але це більше формальність, адже виправити вже нічого не можна і штрафні санкції за невідповідність не застосовуються.

8. Правомірність видачі та використання путівок на санаторно-курортне лікування. За період до 01.01.2015 слід перевірити чи всі путівки видані за рішенням комісії, чи є зворотні талони та довідки за формою 070/о, чи своєчасно перерахована часткова вартість.

Крім того, за період до 01.01.2011 перевірять своєчасність сплати страхових внесків.

Документи, які необхідно підготувати

Ревізорам знадобляться:

1. статутні документи;
2. накази про призначення / звільнення посадових осіб;
3. акт попередньої перевірки;
4. листки непрацездатності та е-лікарняні за період перевірки;
5. розрахунок лікарняних;
6. табелі обліку використання робочого часу;
7. відомості нарахування заробітної плати;
8. протоколи засідань комісії із соціального страхування за період по 31.12.2022 та рішення уповноважених з соціального страхування за період з 01.01.2023;
9. заяви-розрахунки для отримання фінансування для надання матеріального забезпечення застрахованим особам;
10. повідомлення про виплату коштів застрахованим особам;
11. накази щодо прийому-звільнення працівників, про надання відпустки без збереження заробітної плати, оголошення простою;
12. банківські документи за окремим рахунком;
13. документи що підтверджують страховий стаж: трудові книжки працівників, довідки ОК-5, ОК-7 або додаток 9;
14. персоніфікація та об’єднана звітність (Додаток 1);
15. звітність за формою 4 ФСС з ТВП;
16. документи по санаторно-курортному оздоровленню: журнал обліку путівок, зворотні талони, форми 070/о, квитанції про часткову оплату вартості путівки, накази про відпустку працівників, що перебували на лікуванні.

Що робити, якщо відсутні документи

Під час воєнного стану поширені випадки, коли документи залишились на окупованій території, втрачені під час переїздів або ракетних обстрілів.

Якщо на підприємстві втрачені документи, що підлягають перевірці, ревізори складуть акт про відсутність документів. В такому разі перевірка вважається непроведеною. ПФУ надішле письмову вимогу про вжиття заходів щодо приведення бухгалтерського обліку та звітності відповідно до норм чинного законодавства. Наразі Порядок №23 не визначає терміни, які надають на відновлення документів.

Але ПФУ має право організувати повторну перевірку страхувальника протягом того ж календарного періоду (п. 2.21 Порядку №23). Якщо страхувальник не відновить документи і не підтвердить цільове використання коштів Фонду, ПФУ має право визнати всі витрати, які не підтверджені документами, неправомірними.

Висновки

1. Перевірки не мають строку давності, тож ПФУ, як правонаступник ФСС, буде перевіряти звітні періоди поточного та попередніх років, за які не здійснювалась ревізія.
2. Перевірка триватиме від 1 до 10 днів.
3. План-графік перевірок на перший квартал 2025 року має з’явитися 20 грудня.
4. Якщо на підприємстві втрачені документи, що підлягають перевірці, ревізори складуть акт про відсутність документів. В такому разі перевірка вважається непроведеною.

Ольга БОНДАРЕНКО, незалежний експерт із трудового законодавства, Слов'янськ

Читайте більше:

Перевірки держпраці 2025: штрафи для роботодавців

Як облікова політика може захистити платника під час перевірки

Планова податкова перевірка: як діяти, якщо побачили себе у плані-графіку

Не маєте працівників – чоловіків, але прийшов ТЦК з перевіркою: дії роботодавця

Як успішно пройти перевірку військового обліку у 2025 році на підприємстві: поради експерта

Спільні перевірки військового обліку ТЦК, ДПС, Держпраці: предмет, межі і підготовка роботодавця

Мінікурси на тему:

Виїзна податкова перевірка: як підготуватися і зменшити ризики

Заперечення на акт перевірки: стратегія захисту від претензій ДПС

Планова податкова перевірка: від отримання наказу до дій платника

Відео на тему:

Як контролює нарахування ПФУ: суцільна перевірка без строку давності

Сервіс «Моніторинг перевірок»! Цей універсальний помічник допоможе знайти ваше підприємство в реєстрах запланованих перевірок у 2025 році не лише ДПС (з урахуванням останніх змін), ПФУ та інших держорганів у форматі комплексної перевірки, а й у графіках/планах ТЦК та СП. Спробуйте вже зараз!