Перевірки ПФУ по-новому: що потрібно знати

1. Які перевірки проводяться Пенсійним фондом
2. Перевірки ПФУ: перевіряємий період
3. Тривалість перевірки ПФУ
4. Підготовка до перевірки ПФУ
5. Документи, які необхідно підготувати для перевірки ПФУ
6. Перевірка ПФУ: що робити, якщо відсутні документи
7. Висновки

Які перевірки проводяться Пенсійним фондом

Порядок проведення перевірок страхових коштів затверджений постановою ПФУ від 10.10.2025 №33-1 (чинний з 16.12.2025). Контроль за дотриманням порядку використання коштів Фонду здійснюється у ході документальних планових і позапланових перевірок.

План перевірок ПФУ на 2026 рік тут

Підстави для проведення позапланових перевірок наступні:

1. збільшення в 1,1 і більше разів видатків на страхові виплати порівняно з попереднім місяцем;
2. виплата лікарняних в межах, наближених до максимальних розмірів, у розрахунку на один день за одним страховим випадком;
3. виявлені можливі порушення за результатами доперевірочного аналізу. Доперевірочний аналіз здійснюється за даними поданих заяв-розрахунків та відомостей, що містяться в реєстрах ПФУ;
4. розпочато процедуру ліквідації чи реорганізації юридичної особи, припинення підприємницької діяльності фізичної особи – підприємця, рішення про зняття з обліку платника єдиного внеску;
5. подання страхувальником письмової заяви про здійснення перевірки за його бажанням;
6. звернення застрахованої особи про порушення страхувальником законодавства у сфері загальнообов’язкового державного соціального страхування;
7. на вимогу правоохоронних органів або за рішенням суду;
8. надання заперечень до акта проведеної документальної перевірки у разі, коли страхувальник у своїх запереченнях посилається на обставини, що не були досліджені під час перевірки, та об’єктивний їх розгляд неможливий без проведення позапланової перевірки;
9. виявлення під час перевірки іншого страхувальника фактів, що свідчать про порушення, які вплинули або можуть вплинути на правильність страхових виплат;
10. неподання страхувальником повідомлення про виплату коштів застрахованим особам протягом трьох місяців з дня отримання фінансування від ПФУ.

Під час проведення позапланової перевірки розглядаються виключно ті питання, які стали підставою для її проведення.

Увага! Позапланова перевірка проводиться без попереднього повідомлення страхувальника. Ревізори мають надати наказ та направлення на перевірку та пред’явити службові посвідчення

Планові документальні перевірки проводяться за узгодженим планом-графіком. До плану можуть включити за наявністю одного з критеріїв:

1. зростання кількості оплачених листків непрацездатності та/або днів тимчасової непрацездатності у звітному періоді порівняно з аналогічним періодом минулого року;
2. здійснення страхових виплат застрахованим особам у межах, наближених до максимальних розмірів, у розрахунку на один день;
3. виявлення під час доперевірочного аналізу кількох випадків можливого порушення страхувальником порядку використання страхових коштів;
4. виплата лікарняних без сплати ЄСВ;
5. здійснення страхових витрат в періоді більш ніж трьох років за відсутності документальної перевірки страхувальника.

Планова перевірка проводиться не частіше, ніж один раз на рік.

Перевірки ПФУ: перевіряємий період

Перевірки не мають строку давності, тож ПФУ, як правонаступник ФСС, буде перевіряти звітні періоди поточного та попередніх років, за які не здійснювалась ревізія. Страхувальникам, які не перевірялись раніше, слід підготувати документи за весь період з початку діяльності підприємства.

За наявності у страхувальника акта про вилучення документів попередніх років для знищення, не внесених до Національного архівного фонду, перевірці підлягають документи за всі роки, які не були знищені.

Увага! Термін давності для перевірок лікарняних не застосовується. Перевірці підлягають всі періоди, що залишились необревізованими

Тривалість перевірки ПФУ

Кількість днів проведення планової перевірки залежить від суми витрат роботодавця за рахунок коштів ПФУ. Перевірка триватиме від 1 до 10 днів, але не більше:

1. п’яти робочих днів для суб’єктів мікро- та малого підприємництва;
2. десяти робочих днів для всіх інших суб’єктів господарювання.

Підготовка до перевірки ПФУ

План-графік проведення документальних планових перевірок оприлюднюється на сайті ПФУ до 20 числа останнього місяця кварталу, що передує плановому. План на перший квартал 2026 року має з’явитися 20 грудня. Ревізори попередять про початок планового заходу за 10 календарних днів, тож є час підготуватися до перевірки.

Увага! Ви маєте право не допускати посадову особу ПФУ до здійснення планової перевірки в разі неотримання повідомлення про здійснення планового заходу

Під час перевірки приділяється увага наступним питанням:

1. Усунення порушень, виявлених попередніми документальними перевірками.

Перегляньте акт попередньої перевірки, чи всі зауваження та порушення усунуті

2. Правомірність призначення та виплати лікарняних.

Нагадаємо, допомога по тимчасовій непрацездатності повністю або частково компенсує втрату заробітної плати (ч. 1 ст. 15 Закону України від 23.09.1999 №1105 «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування»). Перевірте, чи не призначали допомогу за лікарняними під час:

1. відпустки без збереження заробітної плати;
2. простою;
3. відсутності на роботі з нез’ясованих причин;
4. увільнення на час мобілізації.

Перегляньте, чи не було оплати лікарняних з позначкою «порушення режиму» або «алкогольне сп’яніння». Приділіть особливу увагу оформленню паперових лікарняних. Чи правильно заповнені ПІБ працівника, назва та адреса підприємства, чи наявні всі печатки та підписи лікаря.

Увага! Неправильно оформлений листок непрацездатності може стати причиною штрафних санкцій

3. Правильність обчислення середньоденної зарплати.

Перевірте чи не включили до розрахунку заробітну плату за внутрішнім сумісництвом, чи правильно визначений розрахунковий період, обчислений страховий стаж, чи застосовані обмеження.

4. Правомірність та обґрунтованість заявлених сум фінансування та використання страхових коштів.

На цьому етапі перевіряють відповідність наявних лікарняних заявленій кількості в заяві-розрахунку, правильність номерів лікарняних, наявність підтвердних документів для отримання допомоги на поховання. Використання страхових коштів за цільовим призначенням перевіряється за банківськими виписками з окремого рахунку. Перегляньте, чи всі кошти використані за призначенням, чи не сплачували з окремого рахунку аліменти, профспілкові внески, ЄСВ тощо.

5. Наявність заборгованості, своєчасність повернення страхових коштів.

Проаналізуйте, чи не залишились на окремому рахунку невикористані кошти, поверніть надлишково замовлені кошти до ПФУ до початку перевірки.

6. Робота комісії (уповноваженого) із соціального страхування.

До 31.12.2022 рішення про призначення допомоги за кожним листком непрацездатності приймала комісія із соціального страхування. Рішення оформлювалось протоколом встановленого зразка. Починаючи з 01.01.2023 таке рішення приймається страхувальником або уповноваженими ним особами (ч. 3 ст. 22 Закону №1105). Форма рішення законодавством не визначена, але таке рішення має бути обов’язково. За відсутності протоколу комісії або рішення ревізори можуть визнати лікарняні безпідставно нарахованими. Перевірте, чи всі протоколи (рішення) є в наявності, чи не включені до протоколу е-лікарняні, які не мають статусу «готовий до сплати».

7. Ведення бухобліку, складання звітності щодо коштів Фонду та своєчасність її надання.

Хоча за порушення термінів подання повідомлень про виплату коштів застрахованим особам відсутні штрафні санкції, ревізори будуть перевіряти наявність повідомлень. За періоди до 01.10.2018 можуть перевірити відповідність форми 4ФСС з ТВП даним бухгалтерського обліку. Але це більше формальність, адже виправити вже нічого не можна і штрафні санкції за невідповідність не застосовуються.

Документи, які необхідно підготувати для перевірки ПФУ

Ревізорам знадобляться:

1. статутні документи;
2. накази про призначення / звільнення посадових осіб;
3. акт попередньої перевірки;
4. листки непрацездатності та е-лікарняні за період перевірки;
5. розрахунок лікарняних;
6. табелі обліку використання робочого часу;
7. відомості нарахування заробітної плати;
8. протоколи засідань комісії із соціального страхування за період по 31.12.2022 та рішення уповноважених з соціального страхування за період з 01.01.2023;
9. заяви-розрахунки для отримання фінансування для надання матеріального забезпечення застрахованим особам;
10. повідомлення про виплату коштів застрахованим особам;
11. накази щодо прийому-звільнення працівників, про надання відпустки без збереження заробітної плати, оголошення простою;
12. банківські документи за окремим рахунком;
13. документи що підтверджують страховий стаж: трудові книжки працівників, довідки ОК-5, ОК-7 або додаток 9;
14. персоніфікація та об’єднана звітність (Додаток 1);
15. звітність за формою 4 ФСС з ТВП.

Перевірка ПФУ: що робити, якщо відсутні документи

Якщо на підприємстві втрачені документи, що підлягають перевірці, ревізори складуть акт про відсутність документів. В такому разі перевірка вважається непроведеною. ПФУ надішле письмову вимогу про вжиття заходів щодо приведення бухгалтерського обліку та звітності відповідно до норм чинного законодавства.

Постанова №33-1 не визначає терміни, які надають на відновлення документів. Проте ПФУ має право організувати повторну перевірку страхувальника протягом того ж календарного періоду (п. 15 Постанови №33-1). Якщо страхувальник не відновить документи і не підтвердить цільове використання коштів Фонду, ПФУ має право всі витрати, які не підтверджені документально, визнати неправомірними.

Під час воєнного стану поширені випадки, коли документи залишились на окупованій території, втрачені під час переїздів або ракетних обстрілів.

Щоб підтвердити втрату документів слід надати акти комісії страхувальника з переліком відсутніх документів, а також копії документів, що підтверджують факт втрати, зокрема: акти ДНС, органів місцевого самоврядування, звернення до правоохоронних органів про відкриття кримінального провадження та документ про реєстрацію кримінального провадження тощо.

Перевірка за періоди, за які документи знищена, буде вважатися непроведеною.

Висновки

1. ПФУ проводить документальні планові та позапланові перевірки використання страхових коштів.
2. Перевірки не мають строку давності, тож ПФУ, як правонаступник ФСС, буде перевіряти звітні періоди поточного та попередніх років, за які не здійснювалась ревізія.
3. Перевірка триватиме від 1 до 10 днів.
4. План-графік перевірок на перший квартал 2026 року має з’явитися 20 грудня.
5. Якщо на підприємстві втрачені документи, що підлягають перевірці, ревізори складуть акт про відсутність документів. В такому разі перевірка вважається непроведеною.

Ольга БОНДАРЕНКО, незалежний експерт із трудового законодавства, Слов'янськ

Читайте більше:

Перевірки держпраці 2025: штрафи для роботодавців

Як облікова політика може захистити платника під час перевірки

Планова податкова перевірка: як діяти, якщо побачили себе у плані-графіку

Не маєте працівників – чоловіків, але прийшов ТЦК з перевіркою: дії роботодавця

Як успішно пройти перевірку військового обліку у 2025 році на підприємстві: поради експерта

Спільні перевірки військового обліку ТЦК, ДПС, Держпраці: предмет, межі і підготовка роботодавця

Мінікурси на тему:

Виїзна податкова перевірка: як підготуватися і зменшити ризики

Заперечення на акт перевірки: стратегія захисту від претензій ДПС

Планова податкова перевірка: від отримання наказу до дій платника

Відео на тему:

Як контролює нарахування ПФУ: суцільна перевірка без строку давності

Сервіс «Моніторинг перевірок»! Цей універсальний помічник допоможе знайти ваше підприємство в реєстрах запланованих перевірок у 2025 році не лише ДПС (з урахуванням останніх змін), ПФУ та інших держорганів у форматі комплексної перевірки, а й у графіках/планах ТЦК та СП. Спробуйте вже зараз!