Виїзна податкова перевірка: як підготуватися і зменшити ризики 

1. Підготовка до податкової перевірки
2. Місце та порядок проведення перевірки
3. Перевірка документів та обґрунтування перевірки
4. Строки перевірки та їх особливості
5. Безпечність проведення перевірки
6. Організація робочого процесу під час перевірки
7. Робота з документами під час перевірки
8. Висновки

Підготовка до податкової перевірки

Будь-яка перевірка може спричинити стрес для співробітників компанії. Однак, якщо морально підготуватися, чітко знати свої права та дотримуватися рекомендацій, можна звести ризики до мінімуму.

Зустрічати податкових перевіряльників з агресією – не найкраща стратегія. Краще продемонструйте готовність співпрацювати, підкресливши, що добре обізнані з нормами законодавства, а отже, не допустите необґрунтованих претензій.

Під час виїзної податкової перевірки інспектори можуть вивчати широкий перелік документів, що стосуються податкового обліку та звітності. Такі перевірки проводять відповідно до підпункту 75.1.2 Податкового кодексу України.

Місце та порядок проведення перевірки

Місцем проведення перевірки зазвичай є юридична адреса платника податків або його офіс, однак перевірка може відбуватися і за місцем розташування об’єктів перевірки, наприклад, складів, магазинів, автозаправних станцій чи виробничих майданчиків. У деяких випадках перевірку можуть одночасно проводити в кількох місцях.

Перевірка документів та обґрунтування перевірки

Починайте діалог із контролерами стандартно: попросіть їх представитися та надати службові посвідчення. Запишіть основні дані: прізвище, ім’я, посаду, звання. На підприємстві варто завести журнал для реєстрації перевірок.

Радимо зобов’язати охорону пропонувати представникам державних органів особисто вписувати дату, час, мету та підстави візиту перед тим, як увійти на територію. Якщо законних підстав немає, перевіряльники змушені будуть піти.

Вимагайте у контролерів направлення на перевірку та копію відповідного наказу, а також звіряйте ці документи з пред’явленими посвідченнями. Уважно перевіряйте, чи правильно оформлені всі документи та, чи є законні підстави для перевірки.

Під час перевірки податківці можуть вимагати надання документів, які стосуються податкового, бухгалтерського обліку, кадрової документації, ліцензій, дозволів тощо. Наприклад, це можуть бути накладні, рахунки, акти виконаних робіт, договори, податкові декларації, головна книга, оборотно-сальдові відомості, табелі обліку робочого часу, документи нарахування заробітної плати та ЄСВ. У разі запиту електронних документів вони мають бути надані у цифровому форматі (у файлах PDF, DOC, DOCX, TXT тощо).

Дублювати належно оформлені електронні документи на папері законодавство не вимагає. Проте, якщо ДПС спеціально запитує паперові копії, це може бути пов’язано з технічними особливостями або додатковою потребою підтвердження. У такому випадку варто уточнити вимоги ДПС і, за необхідності, надати паперові копії. Якщо діяльність суб’єкта господарювання підлягає ліцензуванню, можуть знадобитися ліцензії та дозволи.

Строки перевірки та їх особливості

Перевірка охоплює період, зазначений у наказі. Для податкових перевірок це зазвичай останні три роки, що відповідає строку загальної давності (1095 днів). Позапланові перевірки можуть стосуватися конкретного періоду чи операцій. За судовими рішеннями обсяг перевірки визначається окремо. У випадках зловживань чи махінацій строк перевірки може бути подовжено до семи років.

Також слід враховувати зупинення у строках позовної давності через карантин та воєнний стан. Зокрема карантинне зупинення строків тривало з 18 березня 2020 року по 30 червня 2023 року. Перебіг строків давності для проведення камеральних, фактичних та деяких документальних перевірок відновили із 01.08.2023. Із 01.12.2023 відновили строки давності для документальних перевірок щодо майже всіх платників податків, а з 01.12.2024 – щодо єдинників 1 та 2 груп.

Безпечність проведення перевірки

З 1 грудня 2023 року тимчасово діє мораторій на проведення документальних перевірок платників, чиї податкові адреси знаходяться на тимчасово окупованих територіях або розташовані на територіях активних бойових дій чи тих, де бойові дії можливі.

Наразі діє правило:

перевірки здійснюють виключно за умови безпечного доступу до об’єктів оподаткування, приміщень, майна чи територій, пов’язаних із господарською діяльністю платника, а також можливості отримати документи, довідки або іншу інформацію, що стосується фінансово-господарської діяльності платника, фінансової та статистичної звітності. У разі виявлення під час перевірки загрозливої ситуації, її проведення може бути призупинено до усунення цієї загрози.

Примітно, що законодавство не визначає чітких критеріїв «безпечності» доступу. Отже, ймовірно, податкові органи використовуватимуть індивідуальний підхід для вирішення питання про можливість перевірки конкретного платника. Утім про небезпеку доступу все ж слід письмово повідомити податковий орган одразу після отримання інформації про перевірку.

Рекомендуємо підкріпити це документальними доказами, такими як фото- та відеоматеріали чи акти про пошкодження.

Організація робочого процесу під час перевірки

Організуйте робочий процес так, щоб уникнути зайвих ризиків.

Відведіть перевіряльникам окреме приміщення – це допоможе уникнути непотрібних розмов з іншими працівниками, які можуть мимоволі розкрити важливу інформацію.

Надавайте доступ лише до тих приміщень, які стосуються перевірки.

Склади, каси та інші стратегічні зони мають бути готові до інспекції, а керівники, бухгалтерія й архіви залишатися під контролем підприємства.

Робота з документами під час перевірки

Не дозволяйте перевіряльникам забирати документи. Оригінали мають залишатися на підприємстві. Ви можете надати копії, але лише після оформлення офіційного запиту. Всі документи повинні бути пронумеровані, прошиті та засвідчені підписом відповідальної особи.

Після перевірки не відмовляйтеся підписувати акти та протоколи. Натомість використайте цю можливість, щоб додати свої зауваження чи заперечення. Це дозволить вам захистити свої права, якщо виникнуть спірні ситуації.

Висновки

1. Перевірка – це не лише виклик, а й можливість.
2. Ви можете дізнатися позицію контролерів щодо спірних питань або уточнити незрозумілі моменти, пов’язані із законодавством.
3. Завжди залишайтеся спокійними та впевненими.
4. Якщо ви дотримуєтеся закону та рекомендацій, податкова перевірка стане для вас нагодою зміцнити позиції вашого бізнесу.