ТОП-10 справ, які допоможуть бухгалтеру закрити рік

1. Перерахувати ПДФО
2. Підготуватися до перерахунку ПДВ
3. Завершити річну інвентаризацію
4. Оновити / підготувати штатний розпис – 2026
5. Підготувати графік відпусток на 2026 рік
6. Обрати підхід до індексації зарплати у 2026 році
7. Проінвентаризувати резерв відпусток за 2025 рік
8. Переглянути облікову політику на 2026 рік
9. Виправити помилки в обліку
10. Закрити фінансовий результат за рік

Перерахувати ПДФО

Роботодавець зобов’язаний здійснити, у тому числі за місцем застосування податкової соціальної пільги (ПСП), перерахунок доходів, нарахованих платнику податку у вигляді заробітної плати, а також суми наданої ПСП (пп. 169.4.2 Податкового кодексу України, далі – ПКУ):

1. за наслідками кожного звітного податкового року під час нарахування заробітної плати за останній місяць звітного року;
2. під час проведення розрахунку за останній місяць застосування ПСП у разі зміни місця її застосування за самостійним рішенням платника податку;
3. під час проведення остаточного розрахунку з платником податку, який припиняє трудові відносини з таким роботодавцем.

Отже, перерахунок ПДФО – обов’язок роботодавця за наслідками кожного звітного податкового року за останній місяць звітного року. Водночас суми військового збору не підлягають перерахунку.

Що дає перерахунок?

Перерахунок допоможе самостійно виправити виявлені помилки та уникнути штрафу за п. 119.1 ПКУ (1020 грн / 2040 грн).

Перерахунок здійснюють шляхом уточнення виплачуваних працівнику протягом року місячних доходів з урахуванням сум, які було нараховано безпосередньо за відповідні звітні місяці (відпускні, лікарняні тощо).

Формально від перерахунку ПДФО можна відмовитися. Але за умови, що працівник не використовує ПСП та Ви упевнені, що не допустили помилок при обрахунку ПДФО. Адже у подальшому це може обернутися штрафними санкціями за п. 119.1 ПКУ.

Якщо за наслідком перерахунку виникла недоплата (заниження зобов’язань з ПДФО) – недоутриману суму стягніть за рахунок відповідного місячного доходу, тобто за рахунок заробітної плати працівника за грудень.

Якщо переплата (завищення суми зобов’язань) – на надмірно нарахований ПДФО слід зменшити суму цього податку, яка підлягає утриманню із зарплати працівника відповідного місяця, тобто грудня.

Рекомендуємо переглянути статтю Перерахунок ПДФО – 2025: правила та практичні кейси

Підготуватися до перерахунку ПДВ

Річний перерахунок ПДВ обов’язковий для платників, які придбавають із ПДВ товари, послуги, необоротні активи, що їх використовують як в оподатковуваній, так і неоподатковуваній діяльності.

Основні правила перерахунку визначає ст. 199 ПКУ.

Тож такий перерахунок здійснюють за підсумками календарного року, з урахуванням операцій за всі місяці такого року. У нашому випадку – всі місяці 2025 року. Проведені коригування відображають у декларації з ПДВ за грудень. Врахуйте, для коригуючих РК встановлений особливий строк реєстрації – 20 к.дн. , що настають за останнім календарним днем місяця, в якому вони складені (п. 201.10 ПКУ). Тобто, 20 січня 2026 року (включно).

Чим допоможе перерахунок?

Збільшити / зменшити податкове зобов’язання з ПДВ та у подальшому уникнути відповідальності, якщо такий перерахунок здійснять податківці.

Трапляються випадки, коли перерахунок доводиться робити раніше грудня. Це стосується випадків, коли платника податку знімають з обліку. Тоді перерахунок і коригування платник здійснює у податковій декларації за наслідками останнього податкового періоду, коли відбулося зняття з обліку.

Завершити річну інвентаризацію

Завершити інвентаризацію необхідно до кінця звітного року. Строки проведення інвентаризація, визначає п. 10 розділу 1 Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 №879. Конкретні строки початку (закінчення) інвентаризації, її тривалість, об’єм інвентаризації та склад комісій, визначає керівник підприємства у своєму розпорядчому документі.

Чим допоможе вчасна інвентаризація?

Річна інвентаризація забезпечить достовірність даних бухобліку та фінзвітності.

Також дозволить перевірити і документально підтвердити наявність, стан, відповідність критеріям визнання і оцінку активів та зобов’язань.

Найімовірніший штраф – за несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризації грошових коштів і матеріальних цінностей, відсутність бухгалтерського обліку. Розмір адмінштрафу на посадових осіб від 136 до 255 грн, 170-340 грн, якщо повторно протягом року (ст. 164-2 КУпАП). Але його накладає Держаудитслужба. Комерційним підприємствам він не загрожує.

Річна інвентаризація – суцільна, тобто охоплює всі види активів і зобов’язань, у т.ч. й позабалансові. Тобто, під інвентаризацію потрапляють активи та зобов’язання підприємства незалежно від їх місцезнаходження, у тому числі предмети, що передані у прокат, оренду або перебувають на реконструкції, модернізації, консервації, у ремонті, запасі або резерві незалежно від технічного стану.

Статті на тему:

Інвентаризація: як організувати та провести

Інвентаризація-2025: ТОП-7 питань із сервісу «Особистий консультант»

Інвентаризація ПММ на АЗС і не тільки

Інвентаризація дебіторської і кредиторської заборгованості

Інвентаризація грошових коштів

Шаблони та зразки документів:

Наказ про проведення інвентиризації

Наказ про призначення робочої інвентаризаційної комісії

Наказ про призначення робочої інвентаризаційної комісії (зміна МВО)

Акт інвентаризації (Форма N 24-НП)

Протокол засідання інвентаризаційної комісії (форма 177)

Протокол інвентаризаційної комісії (у довільній формі)

Інвентаризаційний опис за формою М-21

Оновити / підготувати штатний розпис – 2026

З 28 серпня 2025 зникла норма щодо необхідності розробляти штатний розпис. Тобто, тепер підприємства самостійно вирішуватимуть, чи потрібно їм затверджувати організаційну структуру та використовувати такий документ, як штатний розпис у своїй діяльності.

Утім ми переконані, квапитися прощатися зі штаткою не варто. Адже штатний розпис є необхідним документом при роботі із персоналом. Зокрема, на підставі штатного розпису роботодавець приймає рішення про прийняття працівника на вакантну посаду, або про переведення на іншу посаду.

Форма штатного розпису затверджена тільки для бюджетних організацій (Наказ Мінфіну від 28.01.2002 №57 «Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету» (далі – Наказ №57)).

Комерційні підприємства можуть використовувати форму, затверджену Наказом №57 для бюджетних організацій, з включенням до нього відомостей, необхідних для цього виду документа, та пристосувати її під специфіку свого підприємства. Роз’яснення Мінсоцполітики щодо цього наведено в листі від 25.04.2013 №336/13/155-13.

Крім того, при розробленні штатного розпису можна скористатися уніфікованою формою штатного розпису, що наведена у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, що схвалений протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 22.11.2015 №7. Цей документ містить пояснення щодо оформлення штатного розпису.

Детальніше як підготувати..... Штатний розпис: розробка та складання

Підготувати графік відпусток на 2026 рік

Графік відпусток – обов’язковий документ для кожного роботодавця, який визначає черговість їх надання. Це визначено ст. 10 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки) та ст. 79 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП).

На практиці частіше графік відпусток складають наприкінці грудня. Хоча у бувалих бухгалтерів, ще фіксується у пам’яті дата 5 січня 2026 (згідно з Типовими правилами внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Держкомітету СРСР з праці та соціальних питань від 20.07.1984 №213).

Але якщо щорічна відпустка надаватиметься з 1 січня 2026 року, то графік відпусток на 2026 рік необхідно мати вже до 17 грудня 2025 року. Адже роботодавець повинен виконати свій обов’язок і попередити працівника про початок відпустки не пізніше ніж за 2 тижні (ст. 10 Закону про відпустки).

Чим допоможе графік відпусток?

Уникнути штрафів, а саме:

1. фінансового штрафу для роботодавців за статтею 265 КЗпП, адже відсутність графіка відпусток Держпраці може розцінити як інші порушення трудового законодавства. За це порушення роботодавцю загрожувати фінансовий штраф в розмірі 1 мінімальної зарплати на момент виявлення порушення (наразі це 8 000 грн). Хоча у період дії воєнного стану у разі виконання у повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених при здійсненні позапланових перевірок, штрафи за статтею 265 КЗпП не застосовують.
2. адмінштрафів на посадових осіб за статтею 41 КУпАП – відсутність графіку відпусток, це порушення інших вимог законодавства про працю посадовим особам роботодавця та підприємцям. Штраф – від 510 до 1700 грн.

Універсальної затвердженої на нормативному рівні форми графіка відпусток немає. Тому Мінсоцполітики пропонує його складати у довільній формі (лист від 29.07.2015 №191/10/136-15).

Детальніше у статті Графік відпусток – 2026: інструкція складання

Обрати підхід до індексації зарплати у 2026 році

У 2026 році нас чекає чергове «обнулення» індексації. Це передбачено ст. 38 проєкту Закону про державний бюджет України на 2026 рік. Для роботодавця це означає наступне:

1. сума індексації за грудень 2025 року на січень 2026 року не переноситься;
2. базовий місяць для нової індексації – січень 2026 року.

Чим загрожує неіндексація зарплати?

Непроведення індексації – недотримання державних мінімальних гарантій в оплаті праці юрособам і фізособам-підприємцям. За це загрожує штраф, передбачений абз. 6 ч. 2 ст. 265 КЗпП, – у розмірі 2 мінзарплат (на момент виявлення порушення) за кожного працівника, тобто у 2025 році він становить 16 000 грн.

Рекомендуємо переглянути статтю Фінал індексації-2025: що врахувати у грудні та ТОП-3 запитань січня

Також нагадаємо, що комерційні підприємства додаткові індексаційні «плюшки» має право передбачити у колективному договорі (п. 5 Порядку проведення індексації грошових доходів населення, затвердженого постановою КМУ від 17.07.2003 №1078), а також мають можливість проведення підвищення грошових доходів випереджаючим шляхом.

А розрахунки індексації будуть ще простіші, рекомендуємо скористатись Калькулятор індексації зарплати

Проінвентаризувати резерв відпусток за 2025 рік

Проінвентаризувати резерв відпусток – обов’язок роботодавця, зробити це потрібно на дату балансу.

Залишок забезпечення на виплату відпусток станом на кінець звітного року має визначатися за розрахунком, який базується на кількості днів невикористаної щорічної відпустки та середньоденної оплати праці працівників.

Чим допоможе інвентаризація резерву?

Перевірите обґрунтованість залишку резерву на дату інвентаризації. Це у свою чергу дасть можливість проконтролювати відсутність завищення / заниження об’єкта оподаткування податком на прибуток.

Після розрахунку, порівнюємо суму залишку резерву відпусток, визначеного за даними інвентаризації, з даними бухобліку, тобто величиною залишку на рахунку 471:

1. якщо сума резерву у бухобліку перевищу розрахований за результатами інвентаризації показник, зменшуйте раніше нараховану суму (Дт 23, 91, 92, 93, 94 Кт 47 (методом «червоне сторно»)):
2. якщо створеного раніше забезпечення недостатньо, проведіть його донарахування (Дт 23, 91, 92, 93, 94 Кт 47).

Результат інвентаризації задокументуйте актом довільної форми.

Детальніше у статті Інвентаризація резерву відпусток

Переглянути облікову політику на 2026 рік

Перегляд облікової політики має бути обґрунтований. Як правило, це роблять з початку року згідно з п. 9 НП(С)БО «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах». Переглядати облікову політику потрібно якщо:

1. змінюються статутні вимоги підприємства;
2. змінюються вимоги Мінфіну, прописані у НП(С)БО;
3. зміни дадуть змогу більш достовірно відображати господарські операції в бухобліку та фінзвітності.

Чим допоможе перегляд облікової політики?

Перегляд облікової політики вплине на:

1. конкретизацію неузгоджених моментів / визначить підхід до обліку (принципи, методи та процедури);
2. мінімізацію ризику донарахування штрафів у випадку перевірки податківцями;
3. надасть додаткові аргументи для лінії захисту у випадку судового оскарження.

Тож прямого обов’язку «перевантажити» облікову політику у грудні не передбачено. Проте Мінфін підготував низку зміни до бухнормативів, зокрема НП(С)БО 26 «Виплати працівникам», які очікуємо, що запрацюють вже з 1 січна 2026 року. Тож оновити потрібно облікову політику тим підприємствам, облікова політика яких не відповідатиме змінам до НП(С)БО з 01.01.2026.

Детальніше у статті Облікова політика підприємства: 7 порад для ідеальності

Виправити помилки в обліку

Фінансова звітність повинна бути достовірною (правдивою). Інформація, наведена у фінансовій звітності, є достовірною (правдивою), якщо вона не містить помилок та перекручень, які здатні вплинути на рішення користувачів звітності (п. 3 р. ІІІ НП(С)БО 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності»).

Але дотриматися цих постулатів – складний квест, адже не помиляється лише той, хто нічого не робить.

Виділимо два основні типи помилок:

1. помилки, допущені при складанні фінансових звітів за попередні роки, виявлені в поточному звітному періоді. Вони у свою чергу діляться на ті, які вплинули на фінансовий результат, і ті, які не вплинули на нього;
2. помилки поточного звітного періоду (року), допущені та виявлені в тому самому звітному році.

Чим допоможе виправлення помилок?

Якщо нейтралізуєте «свіжі» помилки поточного року, це значно спростить Вам життя у майбутньому, нейтралізує можливі ризики донарахування штрафних санкцій і заощадить багато часу та нервів.

Щоб виправити помилки, які вплинули на величину нерозподіленого прибутку (непокритого збитку), коригують сальдо нерозподіленого прибутку на початок звітного року (п. 4 НП(С)БО 6 «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах»). А ось для виправленні помилок, допущених та виявлених у поточному звітному періоді (році), рахунок 44 вже не потрібен.

Рекомендуємо статтю ТОП-10 помилок в бухобліку, які змусять донарахувати податки

Закрити фінансовий результат за рік

Закрити фінрезультат «на папері» – не виникає складності. Фактично це одна арифметична дія, яка показує наявність прибутку чи збитку, а ще рідше – роботу «у нуль». На практиці – зовсім інше, адже вимагає підготовчу роботу. І тут не варто відкладати все на початок 2026 року.

Розпочніть роботу над закриттям ще у поточному році. Перевірте, чи всі доході та витратні складові відображені в обліку. Якщо ні, використайте можливість все вчасно відобразити / виправити, до подання фінансової звітності та декларування прибутку (для платників податку на прибуток)

Чим допоможе вчасне закриття фінансового результату?

Надасть оперативну інформація для прийняття подальших управлінських рішень. Користувачам фінансової звітності важливо знати не тільки розмір отриманого прибутку або збитку, але й те, від якої діяльності (операційної, фінансової, інвестиційної) отримано результати.

Фінрезультат визначається за кожним видом діяльності підприємства (операційна, фінансова, інша) із періодичністю, установленою в обліковій політиці.

Як скласти фінансовий результат за рік у модулі 4 Школи сучасного бухгалтера МСФЗ • ПСБО • Облік • Е‑документи • Інвентаризація • Фінзвітність

Тримайте шпаргалку Дедлайни для бухгалтерів для успішного закриття 2025 року від 7eminar

Читайте більше:

Календар бухгалтера на грудень 2025

Вигоряння у бухгалтера: що робити, коли нерви здають

Обов’язкова сертифікація бухгалтерів: не панікуємо, а попереджаємо!