Перерахунок ПДФО – 2025: правила та практичні кейси

1. Річний перерахунок ПДФО: нормативне підґрунтя
2. Мета річного перерахунку ПДФО
3. Чи можна не проводити річний перерахунок ПДФО
4. Алгоритм річного перерахунку ПДФО
5. Як оформити результати перерахунку ПДФО
6. Практичні кейси річного перерахунку ПДФО
7. Як показати результати перерахунку в додатку 4ДФ
8. Чи оштрафують роботодавця у разі за виявлення недоплати під час перерахунку
9. Висновки

Річний перерахунок ПДФО: нормативне підґрунтя

Почнемо з норми Податкового кодексу України (далі – ПКУ), яка визначає обов’язок щодо перерахунку, а саме пп. 169.4.2.

Отже, роботодавець платника податку зобов'язаний провести перерахунок суми доходів, нарахованих такому платнику податку у вигляді зарплати, а також суми наданої податкової соціальної пільги (далі – ПСП):

1. за наслідками кожного звітного податкового року під час нарахування зарплати за останній місяць звітного року;
2. під час проведення розрахунку за останній місяць застосування ПСП у разі зміни місця її застосування за самостійним рішенням платника податку або у випадках, визначених пп. 169.2.3 ПКУ;
3. під час проведення остаточного розрахунку з платником податку, який припиняє трудові відносини з таким роботодавцем.

Окрім того, податковий агент (у тому числі роботодавець) має право здійснювати перерахунок за будь-який період та у будь-яких випадках задля визначення правильності оподаткування, незалежно від того, чи має платник право на ПСП (пп. 169.4.3 ПКУ).

Отже, річний перерахунок повинні проводити усі роботодавці під час нарахування зарплати за останній місяць звітного року. Але не дивлячись на таке нібито жорстке зобов’язання, фактично мусимо говорити про не дуже й обов’язкову процедуру.

Усе через те, що фахівців ДПС України стверджують:

Перерахунок полягає в уточненні виплачуваних протягом року місячних доходів та утриманого з них податку з метою визначення права на ПСП. Потреба у цьому може бути виключно тоді, коли йдеться про отримання працівником доходів у вигляді зарплати за період її збереження згідно із законодавством. Найчастіше йдеться про час відпустки або хвороби працівника.

Мета річного перерахунку ПДФО

Головна мета перерахунку полягає в уточненні сум, зарплатних доходів у вигляді відпускних та лікарняних (з метою обчислення ПДФО лікарняні також відносять до зарплати) та сум наданої ПСП.

Отже, потрібно перевірити, чи під час застосування ПСП правильно були рознесені за відповідними місяцями відпускні та лікарняні та за потреби з’ясувати, чи не перевищили доходи за відповідні місяці дозволеної межі для застосування ПСП (див. ЗІР, категорія 103.08.04).

В результаті уточнення місячних доходів працівник може втратити право на ПСП, за якийсь із місяців, або навпаки може з’ясуватися, що ПСП не була надана працівникові. Звісно не виключена ситуація коли ПСП просто застосовували до суми доходу, який перевищував граничний розмір доходу, який дозволяє застосування ПСП. У такому разі також йдеться про перерахунок.

Висновок: річний перерахунок дозволяє перевірити правильність утримання ПДФО впродовж року. І перерахунок слід провести, якщо будуть виявлені:

1. помилки в обчисленні ПДФО;
2. в результаті перерозподілу лікарняних та відпускних працівник втратив у якомусь із місяців право на ПСП і потрібно у грудні донарахувати ПДФО;
3. в результаті перерозподілу лікарняних та відпускних у працівника виникло право на ПСП за якийсь із місяців, у якому пільгу не застосували через ніби то перевищення граничного розміру доходу. В результаті з працівника була утримана зайва сума податку.

Чи можна не проводити річний перерахунок ПДФО

Якщо ви упевнені в тому, що з доходів працівників податок протягом року утримано вірно – можете скласти довідку, у якій зазначити щось на кшталт:

Результати річного перерахунку ПДФО не виявив недоутримання та зайве утримання ПДФО з працівників підприємства у 2025 році.

Це фактично така собі фіксація факту перерахунку.

Переконані, перерахунок можна не проводити по доходах тих працівників:

1. до доходу яких ПСП не застосовували й не мали застосовувати (окрім випадків виявлення помилок в утриманні);
2. у яких ПСП застосовувалася весь час і в результаті перерозподілу лікарняних / відпускних право на ПСП не зникло;
3. у яких в результаті перерозподілу лікарняних / відпускних право на ПСП не з’явилося й пільга не буде застосована.

Не виключено, що для з’ясування цих фактів доведеться провести певні розрахунки. Але оформлювати це, навіть бухгалтерською довідкою (про це нижче) за великим рахунком потреби немає, адже наслідком її складання не буде власне сам перерахунок.

Вийде що ми сформували документ, який не є підставою для відображення в бухгалтерському обліку. Щоправда, вище ми також згадали подібну довідку, яка фіксує сам факт проведення річного перерахунку. Та у такому разі йдеться про один єдиний документ, а у випадку фіксації всіх розрахунків довелося б скласти довідки по доходах кожного працівника.

Та обережний воїн – мудрий воїн. Саме тому, перш ніж відмовлятися від перерахунку, радимо ознайомитися з алгоритмом перерахунку у 2025 році.

Алгоритм річного перерахунку ПДФО

Алгоритм перерахунку щодо доходів окремого працівника виглядає так:

1. Розподіляємо по місяцях усі зарплатні доходи для вірного утримання податкових платежів.

На відміну від 2024 року, коли ми під час річного перерахунку згадували також про необхідність коригування показників з метою утримання військового збору, у 2025 році цього робити не доведеться адже ставка збору не змінювалася.

1. Перевіряємо, чи мав працівник право на ПСП.
2. Обчислюємо суму ПДФО з доходу працівника за кожен місяць окремо.
3. Знаходимо суми ПДФО в цілому за 2025 рік після проведеного перерахунку.
4. Визначаємо суму податку, який було фактично утримано із доходів працівника за поточний рік.
5. Порівнюємо між собою суми із п. 4 та 5 і дізнаємося суму недоплати або переплати. Після цього коригуємо відповідним чином суму ПДФО за грудень.

Далі поговоримо про ці пункти більш ґрунтовно.

1. Розподіл зарплатних доходів по місяцях.

Такий розподіл проводимо з огляду на абз.3 пп. 169.4.1 ПКУ, де сказано:

Якщо платник податку отримує доходи у вигляді заробітної плати за період її збереження згідно із законодавством, у тому числі за час відпустки або перебування платника податку на лікарняному, то з метою визначення граничної суми доходу, що дає право на отримання податкової соціальної пільги, та в інших випадках їх оподаткування, такі доходи (їх частина) відносяться до відповідних податкових періодів їх нарахування.

Насправді тут йдеться про віднесення сум відпускних, лікарняних та інших зарплатних виплат за період збереження зарплати до відповідних місяців за які їх нарахували.

Увага! У разі нарахування премій (за попередній місяць, квартальних, річних) їх суми відносимо до зарплатного доходу саме місяця нарахування. А отже їх не розподіляємо по місяцях за які вони нараховані

Коли такий перерозподіл сум відпускних, лікарняних та інших виплат здійснювали ще під час їх нарахування та виплати, під час перерахунку можна хіба що перевірити правильність раніше зроблених розрахунків.

Також врахуйте цей нюанс у разі нарахування у грудні зарплатних виплат за період збереження зарплати згідно із законодавством (до них ПКУ до речі відносить і лікарняні) за попередні місяці 2024 року (наприклад, за листопад).

2. Перевірка права на ПСП. Перш за все потрібно переконатися у наявності заяви та підтверджуючих документів і одразу з’ясувати чи застосовували до доходу працівника ПСП.

Далі з’ясувати, чи не перевищив місячний дохід у кожному із розрахункових місяців граничної суми доходу, яка дає право на її застосування. У загальному випадку в 2025 році – 4240 грн, а якщо йдеться про пільги на дітей та один з батьків скористався нормою абз. 2 пп. 169.4.1 ПКУ – 4240 грн помножені на кількість дітей щодо яких надають пільгу.

Про розмір ПСП і граничного доходу дізнавайтеся з нашого довідника.

3. Обчислення місячних сум ПДФО.

4. Річну суму ПДФО після перерахунку визначаємо підсумовуючи місячні суми податку, які обчислили під час перерахунку.

5. Річну суму ПДФО до перерахунку визначаємо підсумовуючи фактично утримані за місяці 2025 року суми ПДФО.

6. Порівнюємо між собою суми ПДФО та коригуємо суму податку за грудень.

Далі можливі три варіанти дій:

1. різниця дорівнює нулю – далі нічого не робимо;
2. виявлено недоплату по податку. Її роботодавець стягує за рахунок суми будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за грудень. Якщо суми оподатковуваного доходу за грудень недостатньо – за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців, до повного погашення суми такої недоплати;
3. виявлено переплату по податку. На її суму слід зменшити поточні зобов’язання з ПДФО у грудні, а якщо сума до зменшення більша за них, то за наступні місяці. Хоча цього прямо не передбачено ПКУ саме такий висновок на нашу думку є вірним, до того ж саме на це фахівці ДПС вказують у підкатегорії 103.25 ЗІР.

Як оформити результати перерахунку ПДФО

Складаємо бухгалтерську довідку(-ки) про проведений перерахунок. Довідки доцільно зробити по співробітниках, щодо доходів яких виявлено недоплату або переплату.

У таких довідках варто навести належні щомісячні розрахунки (найпростіше у табличній формі). Також вказати результати перерахунку і бухгалтерські записи:

1. при доутриманні ПДФО: Дт 661 Кт 641;
2. при переплаті по ПДФО: запис червоним сторно Дт 661 Кт 641. Вважаємо діяти треба саме так, а не просто зменшити суму утримань за грудень, адже тоді ви розумітимете що йдеться саме про результати річного перерахунку.

Практичні кейси річного перерахунку ПДФО

Приклад 1. Працівник, працює на умовах неповного робочого дня (4 години на день) і має трьох дітей віком до 18 років. Подано заяву на ПСП на дітей (загальний розмір ПСП становить 4542 грн (1514 грн x 3)). Оклад працівника 24000 грн.

ПСП працівникові надається за умови що його дохід за місяць не перевищує 12720 грн (4240 грн х 3).

Працівник був у щорічній відпустці з 21 липня по 13 серпня і до його доходу за липень було віднесено, зокрема, відпускні за серпень. В результаті за липень пільгу не застосували. Це з’ясували у грудні під час річного перерахунку. До вашої уваги таблиця у який проведено перерахунок.

Таблиця 1

Як бачимо, внаслідок перерахунку замість утримання у грудні 1342,44 грн ПДФО роботодавцем буде утримано лише 524,88 грн (1342,44 грн - 817,56 грн).

Приклад 2. Жінка, працює на умовах повного робочого дня і має двох дітей віком до 18 років. Ще у 2022 році вона подала заяву на ПСП на дітей (загальний розмір ПСП становить 3028 грн (1514 грн x 2)). Тарифна ставка працівниці 8000 грн.

ПСП працівниці може надатися за умови що її дохід за місяць не перевищує 8480 грн (4240 грн х 2).

У жовтні 2025 працівниця влаштувалася на роботу за сумісництвом до іншого роботодавця де також написала заяву на застосування ПСП. В результаті вона втратила право на ПСП за обома місцями роботи. Про це стало відомо у грудні і працівниця подала заяву про відмову від пільги за всіма місцями роботи, щоб у 2026 році продовжити користуватися пільгою на у одного із роботодавців (пп. 169.2.4 ПКУ). Тож бухгалтер у рамках річного перерахунку зробила й перерахунок наданих пільг починаючи з жовтня.

У таблиці 2 наведемо перерахунок ПДФО такої працівниці.

Таблиця 2

За результатами перерахунку з зарплати грудня у працівниці буде додатково утримано 1090,08 грн ПДФО. В результаті у грудні буде стягнуто 2530,08 грн (1090,08 грн + 1440 грн) ПДФО.

Як показати результати перерахунку в додатку 4ДФ

Тут все просто, якщо ви доутримуєте або навпаки сторнуєте суми ПДФО і вам вистачає сум доходу / податку за грудень для проведення коригування. У таких випадках у додатку 4ДФ за до Об'єднаної звітності за грудень 2025:

1. у графах 3 та 3а вкажіть суму нарахованого та виплаченого доходу за грудень;
2. у графах 4 та 4а – суму ПДФО з урахуванням суми недоплати (додають) або переплати (віднімають);
3. у графах 5 та 5а – суму військового збору утриманого за грудень.

Але можлива ситуація, коли доходу за місяць (у нас грудень) не достатньо щоб утримати ПДФО або навпаки сума переплати податкових платежів перевищує суму ПДФО, який було утримано за грудень.

У такому разі сума недоплати / переплати переходить на наступні місяці й її доведеться враховувати у додатку 4ДФ за відповідні місяці.

Чи оштрафують роботодавця у разі за виявлення недоплати під час перерахунку

Проведення перерахунку може убезпечити роботодавця від подальшої сплати штрафних санкцій передбачених п. 119.1 та ст. 125-1 ПКУ. Так у п. 119.1 ПКУ сказано:

Передбачені цим пунктом штрафи не застосовуються у випадках, якщо недостовірні відомості або помилки в податковій звітності про суми доходів, нараховані (сплачені) на користь платника податків, суми утриманого з них податку, а також суми, нараховані (виплачені) фізичним особам за товари (роботи, послуги), виникли у зв’язку з виконанням податковим агентом вимог пункту 169.4 статті 169 цього Кодексу та були виправлені відповідно до вимог статті 50 цього Кодексу

Тобто коли такі помилки були виправлені внаслідок перерахунку. До речі, не зважаючи на згадку ст. 50 ПКУ, самоштраф у наведеному випадку нараховувати не потрібно.

Своєю чергою в ст. 125-1 ПКУ також вказано, що передбачені штрафи не застосовують, коли ненарахування, неутримання та / або несплата (неперерахування) ПДФО самостійно виявляється податковим агентом при проведенні перерахунку за нормами п. 169.4 ПКУ.

Важливо: у ПКУ не встановлено окремого штрафу за не проведення перерахунку. Але якщо згодом під час податкової перевірки інспектор виявить порушення буде накладено відповідний штраф за п. 119.1 та / або ст. 125-1 ПКУ

Отже, річний (або будь-який інший) перерахунок допомагає уникнути застосування штрафів.

Висновки

1. Річний перерахунок може зберегти гроші роботодавця, адже є елементом самоперевірки.
2. Він дозволяє з’ясувати правильність утримання ПДФО із доходів найманих працівників. Втім ніхто не забороняє податковому агенту провести таку саме перевірку й щодо доходів, які виплачували іншим фізособам.
3. Такий самоконтроль може допомогти уникнути штрафів, адже якісний перерахунок дозволить запобігти виявленню порушень під час податкових перевірок.
4. Під час перерахунку ПДФО ви можете одночасно провести перевірку правильності утримання військового збору. І у разі потреби доплатити його або скоригувати у бік зменшення. Звісно, з огляду на те що ПСП під час утримання військового збору не застосовують малоймовірні й помилки під час його утримання.

Василь ЦИГАНЕНКО, експерт з питань трудового законодавства, оплати праці та оподаткування, головний редактор kadroland

Шаблони та зразки документів:

Заява про застосування податкової соціальної пільги

Заява про відмову від застосування податкової соціальної пільги

Заява про застосування податкової соціальної пільги (одинокий батько)

Заява про застосування податкової соціальної пільги (дитина з інвалідністю)

Читайте більше:

Податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) у 2025 році

Податкова соціальна пільга 2025: як зменшити ПДФО без помилок

Місячний Податковий розрахунок з ПДФО, ЄСВ та військового збору: як заповнити

Єдина звітність з ПДФО, ВЗ та ЄСВ у 2025 році: інструкція, виправлення помилок та найпоширеніші ситуації