Штатний розпис: чи обов’язково затверджувати, як скласти та внести зміни

1. Штатний розпис для підприємства і ФОП: чи обов’язково його мати
2. Навіщо штатний розпис у 2027 році: кадрові зміни та трудові спори
3. Хто готує проєкт штатного розпису
4. Як часто затверджувати штатний розпис: строки та внесення змін
5. Відповідальність за відсутність штатного розпису: чи є штрафи після скасування ГКУ
6. Форма штатного розпису: як скласти
7. Правила складання штатного розпису
8. Висновки

Штатний розпис для підприємства і ФОП: чи обов’язково його мати

До 28.08.2025 ст. 64 Господарського кодексу України вимагала наявності штатного розпису у кожного підприємства.

Водночас ані в Кодексі законів про працю України (далі – КЗпП), ані в Законі України від 24.03.1995 № 108/95-ВР «Про оплату праці» (далі – Закон про оплату праці) чи інших законах, згадки про штатний розпис немає. Хоча в численних роз’ясненнях йдеться про наявність цього документу на підприємстві (див. листи Мінсоцполітики від 25.04.2013 №336/13/155-13, від 22.03.2012 № 42/06/186-12, вiд 28.12.2016 №1812/0/101-16/284, від 17.06.2008 №165/06/186-08). Фахівці Мінекономіки та Держпраці надали з приводу використання штатного розпису роз'яснення у листах:

1. лист Мінекономіки від 19.08.2025 №4701-05/55169-09;
2. лист Держпраці від 07.08.2025 №2983/2.3/2.1-25а.

Оскільки після 28.08.2025 норми щодо штатного розпису не буде, власне як і самого ГКУ, підприємства самостійно вирішуватимуть, чи потрібно їм затверджувати організаційну структуру та використовувати такий документ, як штатний розпис у своїй діяльності. Утім ми переконані що без цього документа точно не обійтися.

Ані в КЗпП, ані в інших нормативних актах нема визначення поняття «штатний розпис». Тож у цьому випадку слід звертатися до відповідних роз’яснень державних органів і практики, що склалася.

Отже, з огляду на роз’яснення Мінсоцполітики (лист від 25.04.2013 №336/13/155-13), штатний розпис є документом, що встановлює для даного підприємства, установи, організації структуру, штати й посадові оклади працівників.

Чи треба мати штатний розпис ФОПам, які використовують працю найманих працівників?

Такий обов’язок за ФОПами законодавством не закріплений.

Заразом роз’яснення профільних Міністерств щодо цього різняться. Водночас навіть ФОПам, які мають найманих працівників, варто мати штатний розпис.

Навіщо штатний розпис у 2027 році: кадрові зміни та трудові спори

Не дивлячись на те що для комерційного підприємства обов’язковість штатного розпису прямо не встановлена законодавством, цей документ залишається важливим для обґрунтування кадрових рішень.

Особливе значення штатний розпис може мати у разі зміни істотних умов праці. До таких змін ст. 32 КЗпП відносить, зокрема, зміну систем і розмірів оплати праці, пільг, режиму роботи, розрядів та найменування посад. на більшості підприємств такі розміри зафіксовано саме у штатному розписі. Нагадаємо: якщо на момент запровадження таких змін діє воєнний стан, слід також враховувати спеціальне правило: повідомлення працівника про зміну істотних умов праці та умов оплати праці здійснюється не пізніше як до запровадження таких умов.

Штатний розпис має значення і під час скорочення чисельності або штату працівників. Підставою для звільнення у такому випадку є п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП. У трудових спорах штатні розписи до та після проведення організаційних змін можуть бути одним із доказів того, що скорочення справді відбулося, а також допомагають встановити наявність вакантних посад.

На значення штатного розпису під час вирішення трудових спорів звертає увагу й Верховний Суд. Зокрема, у постанові від 24.01.2024 у справі №758/8646/20 судді оцінювали зміни організаційної структури, посад та умов оплати праці у зв’язку зі змінами до штатного розпису.

Хто готує проєкт штатного розпису

Це питання не регламентоване законодавством.

Проєкт штатного розпису підприємства, на якому є відділ організації праці та заробітної плати, зазвичай розробляє саме такий відділ. На інших підприємствах це може бути спільна робота кадрової служби (інспектора з кадрів) та бухгалтерії (бухгалтера).

Як часто затверджувати штатний розпис: строки та внесення змін

Законодавство не встановлює строків затвердження штатного розпису для комерційних підприємств. Також не встановлено періодичності його оновлення або внесення змін. Тож у цьому випадку комерційні підприємства діють на свій власний розсуд.

А ось для бюджетних установ строк затвердження штатного розпису встановлений п. 45 Порядку складання, розгляду, затвердження та основні вимоги до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджений постановою КМУ від 28.02.2002 №228. Штатні розписи бюджетних установ затверджуються в установленому порядку у місячний строк з початку бюджетного періоду.

На практиці на багатьох підприємствах внутрішніми документами встановлено, що штатний розпис затверджується щорічно

Вважаємо такий підхід логічним, адже зазвичай з нового року міняється розмір мінімальної заробітної плати, а тому виникає необхідність змінити розмір оплати праці. Мінсоцполітики теж рекомендує затверджувати штатний розпис на кожен поточний рік (лист від 28.12.2016 № 1812/0/101-16/284).

Але зверніть увагу, що це тільки рекомендація, і якщо у вас на підприємстві не встановлено щорічний порядок затвердження штатного розпису, то затверджувати його щороку не обов’язково. У цьому випадку ви можете коригувати чинний штатний розпис за потреби, видаючи накази про зміну штатного розпису.

Отже, протягом року до штатного розпису можна внoсити зміни та їхня кількість та періодичність законодавством не обмежена.

Так, зазвичай зміни вносяться у таких випадках:

1. під час введення або виведення штатних одиниць;
2. змін розміру посадових окладів (тарифних ставок);
3. змін істотних умов праці (назв посад, розрядів, категорій тощо).

Зміни до штатного розпису можна вносити двома способами:

1. Видати наказ про внесення змін до штатного розпису. Цей спосіб використовують, коли змін до штатного розпису небагато. Наприклад, якщо потрібно ввести або вивести одну штатну одиницю.
2. Видати наказ про затвердження нового штатного розпису і введення його в дію з певної дати поточного року.

Відповідальність за відсутність штатного розпису: чи є штрафи після скасування ГКУ

Свого часу відсутність на підприємстві затвердженого штатного розпису органи Держпраці могли визнати порушенням трудового законодавства (дивіться, наприклад, роз’яснення Мінсоцполітики в листі від 25.04.2013 № 336/13/155-13).

Як правило за це могли застосувати такі заходи відповідальності:

1. До підприємства – на підставі ч. 2 ст. 265 КЗпП за порушення інших вимог трудового законодавства – штраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати (до кінця 2026 – 8647 грн, а з 01.01.2027 – 9546 грн, звісно якщо розмір мінзарплати у Законі про держбюджет-2027 не буде підвищено ще більше). Але у період дії воєнного стану, у разі виконання роботодавцем у повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених органом Держпраці під час перевірки, цей штраф не застосовуються (ст. 16 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»).
2. До посадових осіб підприємства – адміністративний штраф на підставі ч. 1 ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення у розмірі від 30 до 100 НМДГ (від 510 до 1 700 грн).

Утім після скасування ГКУ, про відповідальність за відсутність штатного розпису взагалі не повинно йтися

Форма штатного розпису: як скласти

Форма штатного розпису затверджена тільки для бюджетних організацій (наказ Мінфіну від 28.01.2002 №57 «Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету», далі – Наказ № 57). Для комерційних підприємств форма штатного розпису законодавством не затверджена, тому складається він у довільній формі з включенням до нього відомостей, необхідних для цього виду документа.

Але комерційні підприємства можуть використовувати форму, затверджену Наказом № 57 для бюджетних організацій, як підмогу в розробленні своєї форми штатного розпису та пристосувати її під специфіку свого підприємства. Роз’яснення Мінсоцполітики щодо цього наведено в листі від 25.04.2013 №336/13/155-13.

Крім того, при розробленні штатного розпису на 2027 рік можна використати примірну форму Штатного розпису затверджену наказом Міністерства юстиції України від 09.07.2026 №1860/5 «Про затвердження примірних форм та описів уніфікованих форм типових документів, що створюються під час діяльності юридичної особи».

Отже, зважаючи на практику, до штатного розпису слід включити такі розділи:

1. найменування структурних підрозділів підприємства;
2. найменування посад і коди професій. У примірній формі Штатного розпису вказано що потрібно зазначати код за Єдиним реєстром кваліфікацій – Класифікатором професій. Але у самому реєстрі є два коди: код ISCO-08 та код ДК 003:2010 за Національним класифікаторі України «Класифікатор професій ДК 003:2010», затвердженому наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 № 327 (далі – Класифікатор професій ДК 003:2010). На наше переконання поки що варто вказувати у штатному розписі код ДК 003:0210. Водночас ви можете поступово готуватися до переходу на міжнародну класифікацію. у такому разі можна зазначати обидва коли – єдине ліпше тоді розділити їх по окремих графах для зручності;
3. кількість штатних одиниць кожної посади;
4. розмір посадових окладів;
5. розміри надбавок та доплат (за наявності), які мають постійний характер;
6. розміри тарифних ставок;
7. місячний фонд заробітної плати;
8. річний фонд заробітної плати.

Як правило, текст штатного розпису оформлюють у вигляді таблиці.

Зразок Штатного розпису

Завантажуйте шаблон та зразок Штатний розпис

Правила складання штатного розпису

Розробляючи штатний розпис, потрібно дотримуватися певних правил.

Назвемо основні:

1. Назви структурних підрозділів у штатному розписі мають відповідати фактичній організаційній структурі підприємства та його внутрішнім документам.

2. Найменування посад і професій у штатному розпису має відповідати Класифікатору професій ДК 003:2010. При визначенні найменувань можна використовувати похідні назви посад, зазначених в додатку В до Класифікатора професій ДК 003:2010. Наприклад, «головний», «провідний», «старший» тощо. Перевірте назви професій і посад, їх коди за Класифікатором професій та ЄРК-КП (новація 2026 року – звісно якщо для вас актуальним є перехід на міжнародну кодифікацію), кількість штатних одиниць та правильність застосування похідних назв.

Увага! Прізвища конкретних працівників до штатного розпису не вносять.

3. У штатний розпис слід додавати всі посади та професії, які можуть займати працівники, незалежно від особливостей умов праці та умов трудового договору. Тобто, слід включати в штатний розпис посади та професії, які працівники займають за основним місцем роботи, за сумісництвом, працюють за строковим трудовим договором, на умовах неповного робочого часу, дистанційно або надомно, з гнучким графіком роботи тощо.

4. До штатного розпису не включають роботи та послуги, які фізичні особи виконують за цивільно-правовими договорами (угодами).

5. Посадові оклади, тарифні ставки, постійні надбавки та доплати з колективним договором, положенням про оплату праці та іншим документам.

6. У штатному розписі потрібно зазначити дату його введення в дію, адже дата затвердження штатного розпису і дата введення його в дію можуть не збігатися. Наприклад, штатний розпис затверджено наприкінці року (29.12.2026), а введено в дію з 01.01.2027.

Затвердження штатного розпису, з огляду на практику, відбувається в декілька етапів. Розглянемо покроковий алгоритм дій.

Крок 1. Розробка проєкту штатного розпису.

Проєкт штатного розпису розробляється уповноваженим на це підрозділом підприємства (наприклад бухгалтерією, фінансовим або економічним відділом, відділом кадрів). Повноваження на розроблення цього документа мають бути закріплені в посадових інструкціях працівників та положеннях про відділи (структурні підрозділи).

Крок 2. Узгодження проєкту штатного розпису.

Проєкт штатного розпису потрібно узгодити з відповідними підрозділами підприємства, якщо це передбачено внутрішніми правилами документообігу на підприємстві. Наприклад, зазвичай таке узгодження здійснюється з юридичною службою підприємства.

Крок 3. Затвердження штатного розпису.

Штатний розпис затверджується наказом керівника підприємства. У наказі, яким затверджується штатний розпис, мають бути всі необхідні реквізити, зокрема найменування підприємства, назва виду документа, дата складання, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту документа, текст документа, підпис тощо.

Висновки

1. Штатний розпис необхідно затверджувати на кожному підприємстві.
2. Періодичність і строки складання та затвердження штатного розпису, а також внесення в нього змін комерційне підприємство визначає самостійно. Але з огляду на практику, зручно затверджувати штатний розпис щорічно, перед початком нового року.
3. Затвердженої законодавством форми штатного розпису для комерційних підприємств немає, але є рекомендовані форми, які можна використовувати як допомогу.

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Штатний розпис на 2026 рік

Наказ про затвердження штатного розпису

Наказ про затвердження штатного розпису (ФОП)

Штатний розпис (погодинна оплата праці)

Штатний розпис (у ФОП)