Військовий облік на новоствореному підприємстві у 2026 році: 5 обов’язкових кроків і штрафи до 59 500 грн

1. Подаємо повідомлення про призначення директора до ТЦК та СП
2. Призначаємо директора відповідальним за військовий облік на новоствореному підприємстві
3. Номенклатура справ з військового обліку: чи створювати новому підприємству
4. Оформлюємо стенд з військового обліку
5. Подання Відомості про транспортні засоби до 20 червня та 20 грудня новоствореним підприємством
6. Перевірки ТЦК новоствореного підприємства
7. Поява першого найманого співробітника: алгоритм дій
8. Висновки

У субєктів господарювання побутує думка, що новоствореному підприємству не потрібно вести військовий облік, і що такий обов'язок виникає, коли на підприємство влаштовується перший призовник, військовозобов’язаний чи резервіст. Проте ця думка є хибною і може обернутися штрафом у 59 500 грн. Нижче розповімо як новоствореному підприємству уникнути штрафу та правильно вести військовий облік.

Подаємо повідомлення про призначення директора до ТЦК та СП

Після того як підприємство пройшло всі реєстраційні процедури та було призначено директора найперше що потрібно зробити це подати повідомлення про призначення керівника підприємства (п. 13 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів, затвердженим постановою КМУ від 30.12.2022 №1487, далі – Порядок №1487).

Таке повідомлення подається за формою, що наведена в додатку 1 до Порядку №1487 – завантажуйте шаблон та зразок такого повідомлення тут.

А також, зверніть увагу, що повідомлення необхідно подати протягом 7 календарних днів з дати видання наказу про призначення директора.

Додаток 1 до Порядку №1487 надсилається Укрпоштою заказним листом з описом вкладення та повідомленням про вручення або подається особисто до ТЦК, який розташований на тій самій адміністративно-територіальній одиниці, де зареєстроване підприємство (установа, організація).

Чи потрібно насилати повідомлення про призначення керівника, якщо управління здійснюватиметься засновником?

Ні, не потрібно. Оскільки засновник на роботу не приймається, трудовий договір з ним не укладається, він не є працівником підприємства, подавати повідомлення про призначення керівника не потрібно.

Ще один нюанс про який забувають і він може коштувати теж штрафу: якщо директор є призовником, військовозобов’язаним і резервістом то додатково до додатку 1 подається додаток 4 до Порядку №1487 за місцем обліку такої особи.

Якщо на роботу приймається особа, що не є призовником, військовозобов’язаним і резервістом, подається лише повідомлення за додатком 1 до Порядку №1487.

Призначаємо директора відповідальним за військовий облік на новоствореному підприємстві

На початку, коли на підприємстві є тільки директор рекомендуємо одразу покласти на нього обов’язки з військового обліку. А вже потім після прийняття бухгалтера, кадровика чи окремої особи покласти ці обовязки на неї. Алгоритм зміни відповідальної особи наведено у статті із зразками документів.

Згідно Порядку №1487 покласти обов'язки з ведення ВО можна на бухгалтера, юриста чи іншого працівника, якщо саме він здійснює кадровий облік працівників або хоча б якусь функцію з кадрового обліку.

Таким чином, на перших порах директор може вести військовий облік за певних умов:

1. на підприємстві відсутня служба персоналу (відділ кадрів) або спеціаліст, який веде кадровий облік;
2. директор поклав на себе обов’язки з ведення кадрового обліку чи якісь окремі функції (наприклад, окремим наказом).

Отже, директор покладає на себе обовязки з ведення ВО і про це потрібно повідомити ТЦК та СП за місцем розташування підприємства повідомленням за додатком 1 до Порядку №1487 протягом 7 днів з моменту видання наказу про покладення обов’язків особи.

Увага! Особи, відповідальні за ведення військового обліку (крім державних службовців), повинні відповідати кваліфікаційним вимогам, визначеним для інспектора з військового (п. 11 Порядку №1487)

Так як на підприємстві буде відповідальним за військовий облік директор, то це не змінює обов'язку щодо визначення потреби у підвищенні кваліфікації. Так, необхідно щороку до 1 жовтня видавати наказ про потребу або про відсутність потреби у підвищенні кваліфікації. Ознайомитися із зразком такого наказу можна у статті тут.

Нагадаємо, що за ці правопорушення також ТЦК та СП може накласти штраф у розмірі до 59 500 грн.

Номенклатура справ з військового обліку: чи створювати новому підприємству

Новоствореному підприємству потрібно створювати номенклатуру справ. Якщо у штатному розписі компанії передбачені посади, які обіймають чи потенційно можуть обіймати чоловіки або військовозобов’язані жінки, то у номенклатурі справ компанії мають бути передбачені справи, що стосуються ВО, відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженими наказом Мін’юсту України від 14.03.2025 №748/5.

Справи з ВО обов’язково включають до зведеної номенклатури справ компанії. Детальніше про номенклатуру справ та як її створити у статті.

Оформлюємо стенд з військового обліку

Після того як повідомили ТЦК про призначення директора як директора та відповідальної особи за ВО варто подбати про наступний крок у військовому обліку. Так як підприємство планує в майбутньому наймати працівників, то необхідно мати куточок з військового обліку, де будуть розмішені Правила військового обліку та інші обов’язкові документи. Про наповнення куточку з військового обліку у статті.

Законодавство, а саме п. 19 Порядку №1487, передбачає, що державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації виготовляють друкарським способом правила військового обліку (додаток 2 до порядку №1487) і вивішують їх на видному місці в загальнодоступних приміщеннях.

Цим не потрібно нехтувати, адже при прийомі на роботу необхідно ознайомити призовників, військовозобов’язаних, резервістів з Правилами під особистий підпис (п. 34 Порядку №1487).

Конкретної форми документа для підтвердження ознайомлення п. 34 Порядку №1487 не встановлює. Тому спосіб ознайомлення обирає підприємство (відповідальна особа):

1. це може бути аркуш ознайомлення одного працівника,
2. аркуш ознайомлення кількох працівників,
3. журнал ознайомлення,
4. роздрукований примірник правил, на якому працівник ставить підпис,
5. окремий аркуш приєднаний до Правил, де обовязково зазначається дата ознайомлення, ПІБ працівника та підпис.

Подання Відомості про транспортні засоби до 20 червня та 20 грудня новоствореним підприємством

У 2026 році склалася стала практика, що Відомість про транспортні засоби подають всі підприємства незалежно від того чи є в них транспорт чи техніка або працівники, які на них працюють.

Це підтверджується рядом судових справ, наприклад постанова П’ятого апеляційного адміністративного суду у справі №400/1827/26, постанова Восьмого апеляційного адміністративного суду від 3 вересня у справі №161/8466/26.

Відповідно до п. 15 Положення про військово-транспортний обов’язок, затверджене постановою КМУ від 28.12.2000 №1921 для підприємств (юросіб) встановлена обов’язковість подавати відповідну звітність, а саме:

1. Відомість про наявність і технічний стан транспортних засобів і техніки, а також про громадян, які працюють на підприємстві, в установі та організації на таких транспортних засобах і техніці

Інформацію про наявність транспортних засобів і техніки, їх технічний стан, а також про громадян, які працюють на підприємствах, в установах та організаціях на таких транспортних засобах і техніці подають щороку двічі на рік:

1. до 20 червня,
2. до 20 грудня.

Тому варто це питання тримати на контролі та вчасно подавати цю Відомість, адже штраф за неподання становить від 34 000 до 59500 грн за ст. 210-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення.

Перевірки ТЦК новоствореного підприємства

Районні держадміністрації, районні у м. Києві та Севастополі держадміністрації, виконавчі органи міських рад проводять щороку відповідно до затверджених ними планів у взаємодії з Р(М)ТЦК та СП перевірку стану військового обліку в:

1. органах місцевого самоврядування;
2. на підприємствах, в установах та організаціях,

що перебувають на території адміністративно-територіальної одиниці (п. 79 Порядку №1487)

Планова або позапланова перевірка стану військового обліку проводиться щороку, якщо на підприємстві є:

1. заброньовані працівники;
2. військовозобов’язані, яким видано мобілізаційні розпорядження.

Решта державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій перевіряються один раз на чотири роки (п. 80 Порядку №1487).

Перевірка стану організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів проводиться за питаннями, визначеними у додатку 31 (п. 82 Порядку №1487).

Питання перевірки доводяться підприємствам, які включені до відповідних планів перевірки, не пізніше ніж за 10 днів до її початку.

Також рекомендуємо одразу оформлювати Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку (додаток 9 до Порядку №1487).

Його наявність обов'язково перевіряється при перевірках і він є одним із ключових документів з військового обліку. Детальніше про журнал, порядок його заповнення та зразок у статті. А про інші документи з військового обліку, які повинні бути на підприємстві ми писали тут.

Поява першого найманого співробітника: алгоритм дій

Коли на підприємстві з»являється перший найманий співробітник, то це запускає цілу низку обов'язкових дій з військового обліку.

Найперше, що слід знати, що при працевлаштуванні потрібно витребувати військово-обліковий документ (ст. 24 Кодексу законів про працю України).

Як правильно витребувати ВОД, що з ним робити як перевірити детально описали у статті, а як зберігати роздруківку ВОД детально описали тут.

Далі на основі ВОД створюємо Список персонального військового обліку за додатком 5 до Порядку №1487.

Як правильно заповнити Список, звідки брати інформацію та як її внести детально описали у цій статті.

До Списку завжди оформлюється Відомість оперативного обліку за додатком 12 до Порядку №1487. Це, так би мовити, статистичний військовий облік.

Ведуть одну загальну Відомість оперативного обліку, а не до кожної групи. Про заповнення Відомості та зразок її заповнення знайдете у статті.

Далі, протягом семи календарних днів варто направити до ТЦК повідомлення про прийняття за додатком 4 до Порядку №1487. Як його заповнити та які відомості обовязково вказуються у супровідному листі до повідомлення читайте у статті.

Надалі військовий облік ведеться за загальними правилами і основні з них ми зібрали у найповнішому чеклисті.

Висновки

1. Військовий облік потрібно організувати одразу після створення підприємства. Не потрібно чекати, поки з’явиться перший працівник-призовник, військовозобов’язаний чи резервіст.
2. Протягом 7 календарних днів після призначення директора необхідно повідомити ТЦК та СП за встановленою формою. Якщо директор також веде військовий облік, про покладення на нього цих обов’язків теж повідомляють у семиденний строк.
3. До появи першого працівника слід підготувати обов’язкові документи: оформити стенд із Правилами військового обліку, передбачити відповідні справи в номенклатурі та завести Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку.
4. Під час прийняття першого працівника потрібно перевірити його військово-обліковий документ, звірити дані з реєстром «Оберіг», оформити Список персонального військового обліку та Відомість оперативного обліку. Протягом 7 календарних днів слід повідомити ТЦК та СП про прийняття працівника за додатком 4 до Порядку №1487.
5. Не ігноруйте звітність і можливі перевірки. Відомість про транспортні засоби подають двічі на рік – до 20 червня та 20 грудня, незалежно від наявності транспорту. За порушення правил військового обліку можливий штраф від 34 000 до 59 500 грн. Тому документи та строки варто контролювати від початку діяльності підприємства.