Використання корпоративних карток у відрядженні

1. Документальне оформлення використання корпоративної картки у відрядженні
2. ПДФО та ВЗ при використанні корпоративної картки у відрядженні
3. Порядок виплати добових витрат у разі використання працівником корпоративної платіжної картки
4. Можливі випадки виникнення оподатковуваного доходу
5. Податок на прибуток при використанні корпоративних карток
6. Податковий кредит з ПДВ за операціями з корпоративними платіжними картками
7. Банківські та валютні правила використання корпоративних карток у відрядженні
8. Технічні аспекти використання корпоративних платіжних карток

Документальне оформлення використання корпоративної картки у відрядженні

Трудове законодавство України не встановлює жодних правил та обов’язків для працівників та роботодавців щодо використання корпоративних платіжних карток (далі – КПК) у відрядженні. Окремі особливості щодо розрахунків у відрядженні КПК регламентує Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 №59 (далі – Інструкція №59), для працівників підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Але з огляду на сферу застосування документа, його норми є лише орієнтиром для підприємств, які не входять до кола його користувачів.

Базовий документ, який регламентує використання платіжних карток – Положення про порядок емісії та еквайрингу платіжних інструментів, затверджене постановою НБУ від 29.07.2022 №164, також зазначає, що:

1. власник рахунку здійснює контроль за рухом і цільовим використанням коштів за операціями з використанням платіжних інструментів (п. 16 розд. І);
2. користувач здійснює контроль за використанням платіжного інструменту для проведення операцій (п. 17 розд. І);
3. власник рахунку самостійно визначає осіб, які мають право здійснювати платіжні та/або інші операції за його рахунком з використанням корпоративного (бізнесового) платіжного інструменту, та зобов'язаний надати емітенту їх ідентифікаційні дані в порядку, визначеному внутрішніми документами та умовами договору з емітентом (п. 107 розд. V).

Отже, підприємство має право самостійно встановити правила та особливості використання КПК у відряженні, керуючись зручністю для працівників та можливістю управлінського контролю над процесами використання коштів. При побудові внутрішніх правил слід, перш за все, слід враховувати вимоги податкового законодавства – п. 170.9 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) та, за потреби, норми Інструкції №59 (як допоміжного документа).

Питання, які мають бути врегульовані на підприємстві у разі використання КПК:

1. Хто із працівників буде держателем КПК.

Згідно із пп. 7 п. 3 розд. І Положення №164:

Держатель платіжного інструменту (далі – держатель) – фізична особа, яка на законних підставах використовує платіжний інструмент для ініціювання платіжної операції та/або здійснення інших операцій, визначених договором з емітентом.

Важливо розуміти, що у кожної КПК завжди є держатель – відповідальний працівник чи довірена особа. На цьому етапі суттєве значення має «людський» фактор, а саме: відповідальність працівника щодо ставлення до використання коштів підприємства, розуміння того, що за кожну транзакцію доведеться звітувати, адже, кошти, які витрачають із КПК, вважають виданими під звіт саме держателю картки.

2. Які розрахунки у відрядженні дозволені із використанням КПК для держателя:

1. безготівкова оплата (фізично);
2. онлайн оплата (оплата в інтернеті);
3. зняття готівки;
4. ліміти для розрахунків (встановлюють додатково за домовленістю з банком).

Ключовий момент, якій слід враховувати – безпека використання коштів підприємства та сумлінність працівників.

3. Які витрати будуть фінансуватися із КПК:

1. витрати працівника-держателя. Такий варіант є більш прозорим з точки зору звітування за використані кошти;
2. витрати інших працівників, які їдуть у відрядження, але не є держателями КПК. Цей варіант не є забороненим із точки зору Положення №164 та ПКУ, але тягне за собою додаткові дозволи та звітування. Держатель має відзвітувати за витрати на відрядження щодо себе і за загальну витрачену суму коштів, із врахуванням оплати витрат інших працівників.

4. Обмеження та правила щодо змісту витрат:

1. які саме витрати на відрядження дозволено оплачувати з КПК (проїзд, проживання, добові, таксі, платні послуги, дозволи, податки тощо);
2. чи можливі господарські витрати (є обмеження для розрахунків із нерезидентами);
3. чи можливі представницькі витрати, в т. ч. оплата алкоголю (оплата алкоголю у відрядженні – завжди оподатковуваний дохід працівника – держателя картки, незалежно від того, в який спосіб були здійснені – як вечеря в ресторані, чи придбання подарунка партнерам).

Встановлення регламенту щодо зазначених питань є принципово важливим, оскільки визначає подальші правила звітування та виникнення оподатковуваного доходу працівників.

Також підприємство має встановити правила та особливості звітування після повернення із відрядження, врахувавши моменти, наведені нижче.

5. Форма звітування (паперова / електронна).

Слід врахувати технічні можливості звітування та передання до бухгалтерії документів, які підтверджують витрати на відрядження, а також наявність у працівників КЕП чи УЕП для підписання звітів (у цьому випадку можна використовувати особисті електронні підписи працівників)

6. Використання типової форми авансового звіту, затвердженої наказом Мінфіну від 28.09.2015 №841, в т. ч. у випадках, коли він не вимагається.

У ПКУ є випадки, коли авансовий звіт не подають, але цей факт не виключає обов’язку подання документів, які підтверджують витрати на відрядження. Водночас Інструкція №59 передбачає подання авансового звіту в будь-яких випадках

Важливо! Складання авансового звіту не означає автоматично, що витрати, зазначені в звіті, підлягають оподаткуванню

7. Особливості звітування працівників – держателей КПК у разі, якщо вони оплачували витрати не лише за себе, а і за інших працівників.

Чи складають вони авансовий звіт? Якщо так, то скільки – один (за себе, і за інших) чи два (один за себе по витратах у відрядження, другий – за підзвітні суми, витрачені у відрядженні за інших працівників. Зазначені питання не врегулювані нормативними документами, тому їх слід регламентувати на рівні внутрішніх документів підприємства.

8. Особливості звітування для працівників, які оплачують не тільки витрати на відрядження, а і господарські чи представницькі витрати (пакет підтвердних документів, кількість авансових звітів – за наявності).

Під час встановлення правил на підприємстві щодо звітування за використання КПК слід врахувати норми, які закріплені ПКУ:

1. Строки звітування, пп. 170.9.3 ПКУ:

2. Випадки, коли авансовий звіт не подають, пп. 170.9.3 ПКУ:

У разі якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, не складається і не подається.

Норма дає можливість не складати авансовий звіт, у випадку, коли працівник розрахувався КПК за дозволені витрати на відрядження (проїзд, проживання, добові) та/або зняв готівку у сумі добових із КПК.

3. Вимоги до підтвердних документів, пп. 170.9.2 ПКУ:

У разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент.

Крім виписки із рахунку до пакета документів для звітування слід додати документи, які підтверджують вартість витрат на відрядження, зазначені у пп. 170.9.1 ПКУ:

1. транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
2. документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
3. документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
4. документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
5. інші документи, що засвідчують вартість витрат.

ПДФО та ВЗ при використанні корпоративної картки у відрядженні

Далі розглянемо податкові наслідки з податку на доходи фізичних осіб (далі – ПДФО) та військового збору (далі – ВЗ) у разі використання працівниками корпоративних платіжних карток у відрядженні, включаючи умови для звільнення від оподаткування ПДФО та ВЗ витрат, здійснених працівником за допомогою корпоративної платіжної картки (дозволені витрати, необхідні звітні та підтвердні документи тощо).

Пп. 170.9.1 ПКУ передбачає конкретні умови, при дотриманні яких витрати на відрядження працівника не підлягають оподаткуванню ПДФО та ВЗ. Ці умови залежать від виду витрат (т.н. дозволені витрати) та належних підтвердних документів. Важливо також дотримуватися вимог як щодо виду витрат, так і щодо виду конкретного документа, який підтверджує той чи інший вид витрат, одночасно.

Співставлення витрат та документів наведено нижче у Таблиці 1.

Таблиця 1

Співставлення дозволених витрат на відрядження та необхідних документів

Важливо! Пп. 170.9.1 ПКУ встановлює вичерпний перелік витрат на відрядження, які фінансує підприємство для працівника без виникнення оподатковуваного доходу (див. Таблицю 1). Розширення цього переліку, а саме – компенсація інших видів витрат не заборонена, але буде формувати об’єкт оподаткування ПДФО та ВЗ, незалежно від наявності підтвердних документів та дозволу щодо здійснення цих витрат у Положенні про відрядження підприємства

Тож загальний алгоритм виникнення оподатковуваного доходу для витрат на відрядження можна представити так, як показано у Таблиці 2.

Таблиця 2

Виникнення оподатковуваного доходу

Окремим видом витрат є добові. Для того, щоб за добовими не виникало оподатковуваного доходу, підприємство повинно:

1. слідкувати за відповідністю суми оплачених добових кількості днів у відрядженні, зазначених у наказі про відрядження
2. не перевищувати дозволені ПКУ суми добових витрат у розрахунку за одну добу відрядження для України та закордоном
3. мати інші підтверджувальні первинні документи щодо кожного відрядження (відмітки прикордонних служб про перетин кордону, проїзні документи, рахунки на проживання та/або будь-які інші документи, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Особливості фінансування добових за рахунок КПК – див. далі.

Порядок виплати добових витрат у разі використання працівником корпоративної платіжної картки

Добові є витратами, які не потребують документального підтвердження. Підтвердженню підлягає лише фактична кількість днів відрядження.

У разі використання КПК виплату добових можуть здійснювати за рішенням підприємства шляхом:

1. надання дозволу працівнику зняти з КПК суму добових готівкою;
2. надання дозволу працівнику розраховуватися КПК для здійснення добових витрат (на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи)

Після повернення працівника із відрядження суму добових зазначають розрахунково у звіті (у типовому авансовому звіті, або у звіті довільної форми) та порівнюють із сумою, витраченою за допомогою КПК або знятою із КПК.

Остаточні розрахунки проводять балансовим методом – повернення залишку працівником чи додаткова виплата підприємством, залежно від того, у чий бік виникає перевищення щодо розрахункової суми добових.

Тобто фактично «виплата добових» за допомогою КПК – це встановлення суми, яку може використати працівник із картки.

Розрахунки з працівником проводять у гривнях, в т. ч. у випадку відряджень за кордон.

Можливі випадки виникнення оподатковуваного доходу

Оподатковуваний дохід під час використання КПК може виникнути у випадках, зазначених у Таблиці 2, коли фінансують «недозволені» витрати або надають неналежні документи або документи відсутні. Також оподатковуваний дохід виникає, якщо встановлена підприємством сума добових перевищує дозволені ПКУ неоподатковувані межі:

1. 0,1 МЗП за кожен день відрядження по Україні;
2. 80 євро за курсом НБУ на кожен день відрядження за кожен день відрядження за кордон.

Крім цього оподатковуваний дохід виникає у разі несвоєчасного звітування про відрядження та відсутності документів, які підтверджують зв’язок відрядження із господарською діяльністю, пп. 170.9.1 ПКУ:

Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

Податок на прибуток за використання корпоративних карток

Далі розповімо про податкові наслідки операцій, здійснених з використанням корпоративних платіжних карток, з погляду корпоративного оподаткування, а саме умови для визнання компанією витрат для цілей податку на прибуток підприємств.

Згідно із пп. 134.1.1 ПКУ об’єкт оподаткування податком на прибуток розраховують на базі фінансового результату, сформованого за правилами бухгалтерського обліку із використанням податкових різниць (за певних умов).

Отже, принцип визнання витрат для обліку із податку на прибуток:

«Невизнання» витрат для податку на прибуток можливе лише у разі наявності коригувань податкових різниць (у разі застосування цього методу підприємством).

Згідно із нормами ПКУ податкові різниці щодо витрат на відрядження не передбачені (навіть, якщо йдеться про витрати, які підлягають оподаткуванню ПДФО та ВЗ).

Єдиний загальний випадок невизнання витрат – це відсутність первинних документів, які їх підтверджують (добові витрати є виключенням щодо документування з точки зору спецправил за пп. 170.9.1 ПКУ) – п. 44.1 ПКУ:

Але з огляду на вимоги щодо документування відряджень з точки зору ПДФО та ВЗ, ця загальна вимога ПКУ виконується автоматично.

Податковий кредит з ПДВ за операціями з корпоративними платіжними картками

Поговоримо про право на віднесення податку на додану вартість, сплаченого в ціні товарів/послуг, придбаних з використанням корпоративних платіжних карток, до податкового кредиту (далі – ПК).

Оплата КПК – це лише спосіб фінансування витрат у безготівковій формі. Отже, окремих правил чи дозволів по формуванню ПК з ПДВ тут не існує. Враховують загальні вимоги, які передбачає розд. V ПКУ:

1. зв’язок господарською діяльністю;
2. наявність зареєстрованої ПН чи документа-замінника.

Для витрат на відрядження для підтвердження ПК традиційно використовують такі замінники (тобто мати зареєстровану ПН не обов'язково), п. 201.11 ПКУ:

У всіх інших випадках для формування ПК потрібно мати зареєстровану ПН від постачальника товарів / послуг.

Банківські та валютні правила використання корпоративних карток у відрядженні

Тепер про банківське та валютне регулювання використання корпоративних платіжних карток працівниками у відрядженні, зокрема валютні обмеження, запроваджені Національним банком України, що застосовують до операцій з використанням корпоративних платіжних карток працівниками під час відряджень за кордоном.

Валютні обмеження щодо використання КПК встановлені Законом України «Про валюту і валютні операції» від 21.06.2018 №2473-VIII:

1. Положенням про здійснення операцій із валютними цінностями, затвердженим постановою НБУ від 02.01.2019 №2 (далі – Положення №2);
2. Положенням про заходи захисту та визначення порядку здійснення окремих операцій в іноземній валюті, затвердженим постановою НБУ від 02.01.2019 №5 (далі – Положення №5);
3. Постановою НБУ від 24.02.2022 №18 «Про роботу банківської системи в період запровадження воєнного стану» (далі – Постанова №18).

Зазначені документи не містять окремих правил щодо розрахунків по відрядженнях. Натомість встановлюють загальні параметри щодо розрахунків КПК, в т. ч. обмеження на період воєнного стану (Постанова №18).

Згідно із пп. 16 п. 109 Положення №5 за поточними рахунками в іноземній валюті суб’єктів господарювання - резидентів (юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців) здійснюють операції, що не суперечать вимогам законодавства України, уключаючи операції із виплати/повернення коштів на відрядження за кордон

Своєю чергою, пп. 2 п. 109 Положення №5 зазначає, що здійснення розрахунків за торговельним зовнішньоекономічним договором (контрактом) за допомогою електронного платіжного засобу забороняється, крім випадків здійснення таких розрахунків за одним зовнішньоекономічним договором (контрактом) в один операційний день, операція за яким не перевищує незначний розмір. Аналогічна норма прописана і в п. 32-1 Положення №2:

Суб’єкти господарювання-резиденти (юридичні особи та фізичні особи-підприємці) мають право здійснювати розрахунки за зовнішньоекономічним договором (контрактом, угодою, іншим документом, що застосовується в міжнародній практиці та може вважатися договором) з експорту/імпорту товарів за допомогою електронного платіжного засобу, якщо операція за одним таким договором в один операційний день не перевищує незначний розмір *.

* На поточний момент незначний розмір визначає законодавство про фінмоніторинг. Ідеться про суму валюти в еквіваленті 400 тис. грн.

Тобто із зазначених норм випливає, що за допомогою КПК можуть бути здійснені:

1. витрати на відрядження (із врахуванням «воєнних» обмежень, див. далі);
2. деякі господарські чи представницькі витрати у незначному розмірі по зовнішньоекономічних контрактах – до 400 тис. грн на день.

Щодо воєнних обмежень з використання КПК слід враховувати норми Постанови №18:

1. заборонено видачу в Україні готівкових коштів у гривнях з рахунку клієнта в національній валюті в обсязі, що перевищує 100 000 грн у день (без урахування комісії банку) (п. 3). Заборона не стосується видачі коштів на відрядження для окремих категорій підприємств, які прямо зазначені у п. 3 Постанови №18;

1. заборонено видачу в Україні готівкових коштів в іноземній валюті з рахунку клієнта в іноземній валюті в обсязі, що перевищує в еквіваленті 100 000 грн у день (без урахування комісії банку), (п. 5). Заборона не стосується видачі коштів на відрядження для окремих категорій підприємств, які прямо зазначені у п. 5 Постанови №18;

1. уповноваженим установам заборонено здійснювати торгівлю валютними цінностями (уключаючи операції за дорученням клієнтів), крім випадків купівлі іноземної валюти суб'єктами господарювання-резидентами (юридичними особами та фізичними особами-підприємцями) з метою забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон виключно для оплати добових витрат у розмірі, що не перевищує 80 євро (в еквіваленті, який розраховується на підставі офіційного курсу гривні до іноземних валют, установленого НБУ на дату здійснення операції), витрат на проживання та транспортних витрат (з документальним підтвердженням розрахунку зазначених витрат на одну особу) для зарахування на поточний рахунок в іноземній валюті цього суб'єкта господарювання, операції за яким здійснюються з використанням корпоративного (бізнесового) електронного платіжного засобу (пп. 14 п. 12 Постанови №18);

1. уповноваженим установам заборонено здійснювати транскордонний переказ валютних цінностей з України/переказ коштів на кореспондентські рахунки банків-нерезидентів у гривнях/іноземній валюті, відкриті в банках-резидентах, уключаючи перекази, що здійснюються за дорученням клієнтів, крім випадків здійснення розрахунків (оплати вартості товарів, робіт та послуг) за кордоном з використанням корпоративних (бізнесових) електронних платіжних засобів (пп. 8 п. 14 Постанови №18):

1. на суму в еквіваленті до 150 000 грн включно на календарний місяць з усіх рахунків клієнта банку, відкритих у національній валюті;
2. без обмеження суми з усіх рахунків клієнта банку, відкритих в іноземній валюті;
3. заборонити видачу за межами України готівкових коштів;
4. з усіх рахунків клієнта банку, відкритих у національній валюті, крім видачі готівкових коштів, що здійснюється з використанням корпоративного (бізнесового) електронного платіжного засобу, – в обсязі, що не перевищує в еквіваленті 17 500 грн на кожні сім календарних днів (пп. 1 п. 5-2 Постанови №18);
5. з рахунку клієнта банку, відкритого в Україні в іноземній валюті, у загальному обсязі, що визначений в абз. 1 п. 5 цієї Постанови №18 (до загального обсягу враховується сума готівкових коштів в іноземній валюті, які видано того самого дня з рахунку цього клієнта в іноземній валюті в межах України) – 100 000 грн у день (пп. 2 п. 5-2 Постанови №18).

Отже, зазначені воєнні правила Постанови №18 дозволяють:

1. купувати валюту для витрат на відрядження (проживання, транспорт, добові) для зарахування на поточні рахунки для використання за допомогою КПК за кордоном;
2. знімати готівку в Україні та за кордоном із врахуванням обмежень для валютних та гривневих рахунків;
3. здійснювати безготівкові розрахунки щодо витрат на відрядження та господарських потреб (із врахуванням обмежень, див. Таблицю 3).

Таблиця 3

Зведений аналіз обмежень

Технічні аспекти використання корпоративних платіжних карток

Наостанок поговоримо про технічні питання використання корпоративних платіжних карток, включаючи можливі ліміти за картками, блокування операцій/карток.

Згідно із п. 103 Положення №164 платіжні інструменти використовують для ініціювання платіжних операцій з рахунків та/або електронних гаманців, відкритих у надавачів платіжних послуг відповідно до законодавства України. А згідно із п. 105 Положення №164 держатель має право використовувати корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент для здійснення платіжних операцій відповідно до вимог законодавства України та умов договору, укладеного з емітентом.

Крім цього, за п. 107 Положення №164 власник рахунку самостійно визначає осіб, які мають право здійснювати платіжні та/або інші операції за його рахунком з використанням корпоративного (бізнесового) платіжного інструменту, та зобов'язаний надати емітенту їх ідентифікаційні дані в порядку, визначеному внутрішніми документами та умовами договору з емітентом.

Тобто, всі технічні питання використання КПК, встановлення внутрішніх лімітів для розрахунків із держателями, правил блокування тощо обумовлюють у договорі між банком-емітентом та підприємством – власником рахунку.

Підприємство – власник рахунку зобов'язане на підставі цього договору затвердити правила використання КПК держателями та довести ці правила до їх відома, а також контролювати цільове використання коштів за допомогою КПК згідно із умовами договору з емітентом.

Ірина ГУБІНА, експерт-консультант з питань бухобліку та оподаткування, CAP, DipIFRrus

Читати більше:

Корпоративна платіжна картка на підприємстві

Гривневі картки у валютному відрядженні

Авансовий звіт для закордонних відряджень: складання та затвердження

Відрядження за кордоном: як відобразити оплату корпоративною карткою за комерційним курсом банку

Відрядження працівників закордон: строки повернення валюти

Який пакет документів потрібен до авансового звіту по закордонному відрядженню