Аудит щорічних відпусток для графіка відпусток – 2026: розрахунок днів, пере / недовикористання

1. Навіщо потрібен аудит відпусток
2. Які документи перевірити під час аудиту відпусток
3. Які відпустки враховуються при аудиті
4. Особливості розрахунку невикористаних днів
5. Приклади практичних розрахунків днів належних відпусток станом на 31 грудня та не тільки
6. Як оформити результати аудиту
7. Висновки

Навіщо потрібен аудит відпусток

Трудовим законодавством проведення аудиту відпусток не передбачено. Проте цю процедуру варто робити наприкінці кожного року. Адже дані такого аудиту потрібні будуть для різних цілей.

Мета аудиту – перевірити правильність ведення кадрової документації, актуальність графіка відпусток, коректність розрахунку резерву відпускних і дотримання вимог трудового законодавства. Окрім того, результати перевірки дозволяють планувати навантаження персоналу й фінансові витрати підприємства на наступний рік.

Тобто аудит відпусток перш за все проводять для:

1. складання графіка відпусток на наступний рік. Нагадаємо що такий графік є обов’язковим для роботодавців. Його наявність передбачена ст. 10 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки) та ст. 79 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП). При чому щорічні відпустки обов'язково вносять до графіка відпусток. Тоді як всі інші види відпусток (наприклад, соцвідпустка на дітей, «бойова» відпустка) вказуються за бажанням роботодавця. В графіку відпусток зазначаються не тільки відпустка за поточний рік, а й невикористані дні відпустки за минулі роки. Тобто в графіку має бути відображена інформація про кожного працівника, про всі належні йому відпустки — за поточний рік та минулі робочі роки. Це допоможе спланувати надання таких днів відпусток з урахуванням безперебійної роботи підприємства та інтересів працівників. Крім того, ця інформація є важливою для розрахунку відпускного резерву на наступний рік та проведення його інвентаризації за поточний рік;
2. створення резерву оплати відпусток. Одним із ключових результатів аудиту відпусток є розрахунок резерву на оплату відпусток. Такий резерв створюється для рівномірного розподілу витрат і гарантування своєчасних виплат працівникам. Бухгалтери формують його на підставі інформації, наданої кадровиками, які мають підрахувати залишки невикористаних днів відпустки кожного працівника станом на 31 грудня.

Крім того, аудит відпусток допоможе визначити чи є категорії працівників, які мають право на інші види додаткових відпусток, наприклад право на «бойову» відпустку, «чорнобильську». Адже тут потрібно пам’ятати, що на відміну від щорічних відпусток та соціальних, ці відпустки:

1. надають за календарний рік, а не робочий,
2. вони не накопичуються,
3. невикористані дні таких відпусток не можна перенести на наступний рік, тобто вони втрачаються,
4. і при звільненні невикористані дні чорнобильської та бойової відпустки не компенсуються.

Тому аудит відпусток допоможе визначитись, чи є на підприємстві такі працівники, чи використали вони таку відпустку у 2025 році чи навпаки – забули про неї. І за необхідності варто, щоб працівники використали ці відпустки у 2025 році, оскільки час на це ще є.

Можна навіть надати таку відпустку в останні дні грудня 2025 року і вона буде вважатись наданою за 2025 рік. Стосовно «чорнобильської» відпустки варто пришвидшитись з таким аудитом, оскільки надати документи до ПФУ для отримання фінансування потрібно до 25 грудня (але наприкінці року «затягувати» із цим також не варто).

Також аудит відпусток допоможе визначити чи є у працівників «перевикористані» дні відпусток та як «вийти» із ситуації не порушуючи законодавство. Наприклад, якщо працівнику була надана щорічна відпустка повної тривалості, а потім були періоди, які не зараховуються до відпускного стажу (додатково див. приклад 4).

Які документи перевірити під час аудиту відпусток

Як правило аудитом відпусток займаються працівники кадрової служби. Під час аудиту інспектор з кадрів має перевірити:

1. наявність і зміст колективного договору – чи визначено в ньому тривалість щорічних відпусток окремих категорій працівників;
2. Положення про відпустки – чи відповідає воно чинним нормам Закону України «Про відпустки» та КЗпП;
3. графік відпусток і журнали їх реєстрації – чи виконуються затверджені плани відпочинку, чи погоджено графік із працівниками;
4. накази про надання відпусток – чи правильно зазначено вид, тривалість і дати відпусток;
5. особові справи – чи є наявність документів, які підтверджують право працівників на збільшену тривалість щорічної відпустки або право на інші види відпусток;
6. особові карти за формою П-2 – чи повністю внесено дані про використані дні відпусток;
7. табелі обліку робочого часу – для зіставлення фактичних періодів відсутності працівників із наказами про відпустки.

За потреби керівник може видати наказ про проведення аудиту відпусток, визначивши відповідальних осіб і терміни виконання.

Зразок наказу про проведення аудиту відпусток

Які відпустки враховуються при аудиті

Залежить від мети проведення аудиту відпусток.

Якщо для складання графіку відпусток та розрахунку резерву відпусток, то потрібно перевіряти кількість невикористаних днів щорічних відпусток та соцвідпусток на дітей. Особливо це стосується розрахунку резерву відпусток. Оскільки до розрахунку залишків для резерву включаються лише ті види відпусток, що компенсуються при звільненні, а саме:

1. щорічна основна;
2. щорічна додаткова (за шкідливі умови, особливий характер праці тощо);
3. соціальні додаткові відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи.

При цьому враховуються всі категорії працівників – основні, сумісники (зовнішні та внутрішні), ті, що перебувають у відпустках для догляду за дитиною або проходять військову службу (адже навіть у таких працівників можуть бути дні невикористаних відпусток). Не включаються лише особи, які виконують роботи за цивільно-правовими договорами і відповідно не перебувають у трудових відносинах.

Якщо мета аудиту також перевірити інші види відпусток, то тут також перевіряють використані дні «чорнобильських» та «бойових» відпусток.

Особливості розрахунку невикористаних днів

Невикористані дні відпусток рахуємо станом на 31 грудня поточного року.

Тут важливо враховувати такі особливості:

1. Кількість невикористаних днів щорічних відпусток та соцвідпусток на дітей визначають не за останній рік, а в цілому за весь період роботи.

2. Залишки днів відпусток визначають по кожному працівнику (особливо це важливо для проведення інвентаризації відпускного резерву станом на 31 грудня).

3. Для працівників, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3/6 віку, розрахунок здійснюється до дати початку такої відпустки. Адже відповідно до ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки період такої «доглядової» відпустки не зараховується до стажу, який дає право на дні щорічної основної відпустки.

4. За мобілізованими працівниками або тими, хто уклав контракт на проходження військової служби, невикористані дні щорічних відпусток рахуються станом на 18.07.2022. Річ у тім, що починаючи з 19.07.2022 період військової служби не зараховується до стажу, який дає право на щорічну основну відпустку (ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки)

5. Дні відпусток без збереження по-різному зараховуються до відпускного стажу. Все залежить від підстави надання неоплачуваної відпустки та коли саме вони надавалась.

Якщо це обов’язкова відпустка без збереження зарплати за ст. 25 Закону про відпустки, то вона зараховується до відпускного стажу (окрім відпустки для догляду за дитиною до 6/16/18 років).

Інші неоплачувані відпустки (за ст. 26 Закону про відпустки, за ст. 12 Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», далі – Закон №2136) до відпускного стажу не зараховуються. Так, з 24 грудня 2023 р. не зараховуються до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку, періоди відпустки без збереження зарплати:

1. за згодою сторін через сімейні обставини (ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки);
2. через воєнний стан (ч. 3 ст. 12 Закону №2136-IX);
3. на час загрози поширення епідемії, пандемії, необхідності самоізоляції працівника у випадках, встановлених законодавством, та/або у разі виникнення загрози збройної агресії проти України, надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру (ч. 3 ст. 26 Закону про відпустки).

Отже, якщо працівнику була надана така відпустка, то з 24.12.2023 вона не зараховується до відпускного стажу, а до 23.12.2023 включно - зараховується. Якщо період відпустки не зараховується до відпускного стажу, то належні дні визначають розрахунковим шляхом.

6. Для щорічних додаткових відпусток за шкідливі умови, особливий характер роботи враховується лише фактичний час роботи в цих умовах. Періоди які зараховують до такого відпускного стажу перераховані в ч. 2 ст. 9 Закону про відпустки.

Приклади практичних розрахунків днів належних відпусток станом на 31 грудня та не тільки

Щорічні відпустки

Загального нормативно-правового акта або формули, які б визначали порядок розрахунку кількості днів щорічної відпустки, немає. Але Мінекономіки листі від 26.02.2024 №4707-05/14491-09 рекомендують використовувати механізм нарахування оплати за дні відпустки, закладеним у Порядку №100, тобто, прив’язку розрахунку днів відпустки робити до календарних днів робочого року, в якому працював працівник. Тривалість щорічної відпустки пропорційно відпрацьованому часу можна розрахувати наступним чином.

Крок 1. Визначаємо кількість днів щорічної відпустки, які припадають на один календарний день без урахування святкових і неробочих днів в цілому за робочий рік пам’ятаємо, що на період дії воєнного стану норми ст. 73 КЗпП не застосовуються.

Крок 2. Визначаємо календарні дні стажу за робочий рік або відповідний період.

Крок 3. Перемножуємо отримані показники і з урахуванням математичних правил округлення визначаємо кількість днів щорічної відпустки.

Соцвідпустки на дітей, чорнобильські, бойові відпустки

Такі відпустки не залежать від відпрацьованого часу і надають повної тривалості за відповідний календарний рік. Пропорційний розрахунок не проводимо.

Якщо це чорнобильська чи бойова відпустка, то просто потрібно визначити яка кількість працівників має право на цю відпустку в 2025 році та помножити на тривалість відпустки (16 календарних днів для чорнобильської відпустки, 14 к.дн – для бойової). Якщо працівник вже використав таку відпустку в 2025 році, то його вже не враховуємо.

Якщо це соцвідпустка на дітей, то право на цю відпустку за минулі роки не втрачається. Тож визначаємо які працівники мали або мають право на таку відпустку, в яких роках, якої тривалості (10 або 17 днів), скільки днів використали та яка кількість невикористаних днів соцвідпустки залишилась.

Розглянемо кілька прикладів.

Приклад 1. Працівник має право на щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарні дні. Прийнятий на роботу 15.08.2024, використав в 2025 році 14 днів щорічної відпустки.

За робочий рік 15.08.2024-14.08.2025 використав 14 днів щорічної основної відпустки. Залишок – 10 днів (24 – 14).

За наступний період з 15.08.2025 по 31.12.2025 невикористані дні відпустки визначаємо за формулою:

24 : (365-7) х 139=9,31= 9 календарних днів, де

1. 365 – кількість календарних днів за повний робочий рік з 15.08.2025 по 14.08.2026,
2. 7 – святкові дні, які приходяться на робочий рік 15.08.2025-14.08.2026, якщо воєнний стан станом на 31.12.2025 буде продовжено до 03.02.2026;
3. 139 – календарні дні роботи, які дають право на дні щорічної основної відпустки, за період з 15.08.2025 по 31.12.2025 включно.

Отже, станом на 31.12.2025 маємо 19 невикористаних календарних днів щорічної відпустки (10 днів за попередній робочий рік +9 днів за поточний рік до 31.12.2025 включно).

Приклад 2. Працівника (встановлено 2 групу інвалідності) прийнято на роботу 01.02.2025 р. Щорічну відпустку в 2025 році не використовував. З 01 по 31 серпня 2025 року перебував у відпустці без збереження зарплати за згодою сторін через воєнний стан (ч. 3 ст. 12 Закону №2136).

За період з 01.02.2025 по 31.12.2025 невикористані дні відпустки визначаємо за формулою:

30 : (365-0) х 303 = 24,9 = 25 календарних днів, де

1. 30 – тривалість щорічної основної відпустки для працівника, якому встановлено 2 групу інвалідності,
2. 365 – кількість календарних днів за повний робочий рік з 01.02.2025 по 31.01.2026,
3. 0 – святкові дні, які приходяться на робочий рік 01.02.2025-31.01.2026, якщо воєнний стан станом на 31.12.2025 буде продовжено до 03.02.2026;
4. 303 – календарні дні роботи, які дають право на дні щорічної основної відпустки, за період з 01.02.2025 по 31.12.2025 включно, за мінусом днів неоплачуваної відпустки, яка не зараховується до відпускного стажу (334-31).

Отже, по такому працівнику станом на 31.12.2025 маємо 25 невикористаних календарних днів щорічної відпустки.

Приклад 3. Працівниця має право на соцвідпустку тривалістю 10 днів як одинока мати (вдова). Її було прийнято на роботу 01.08.2024 року (до цього в 2024 році не працювала). Соцвідпустку не використовувала.

Незважаючи, що працівницю було прийнято в середині 2024 року, за такий рік вона має право на соцвідпустку як одинока мати повної тривалості.

Тож станом на 31.12.2025 у працівниці є 20 календарних днів невикористаної соцвідпустки (10 днів за 2024 рік та 10 днів за 2025 рік).

Приклад 4. Працівнику у вересні 2025 року за робочий рік 01.02.2025-31.01.2025 була надана щорічна відпустка повної тривалості 24 к.дн. Проте у жовтні (з 1 по 31 число) працівник оформив відпустку без збереження заробітної плати.

Якщо на робочий рік приходився період який не зараховується до відпускного стажу, то належні дні відпустки слід визначати розрахунковим шляхом. Тому за робочий рік 01.02.2025-31.01.2025 працівнику належить тільки 22 дні щорічної основної відпустки:

24 : (365 – 0) х (365 – 31) = 21,96=22 (к.дн.), де

1. 365 – кількість календарних днів за повний робочий рік з 01.02.2025 по 31.01.2026,
2. 0 – святкові дні, які приходяться на робочий рік 01.02.2025-31.01.2026, якщо воєнний стан станом на 31.12.2025 буде продовжено до 03.02.2026;
3. 334 – календарні дні роботи, які дають право на дні щорічної основної відпустки, за період з 01.02.2025 по 31.01.2026 включно, за мінусом днів неоплачуваної відпустки, яка не зараховується до відпускного стажу (365-31).

Проте працівник вже використав відпустку повної тривалості (24 дні). Оскільки така відпустка вже була надана повної тривалості, то потрібно зменшити належні дні відпустки за наступний робочий рік на 2 дні. Це підтверджує і Мінекономіки в листі від 30.09.2024 №4701-05/71262-09:

якщо в поточному році працівнику надано щорічну відпустку повної тривалості, під час її розрахунку за наступний рік має бути зроблено перерахунок тривалості щорічної відпустки залежно від фактично відпрацьованих працівником днів, з урахуванням кількості днів відпустки, отриманої авансом.

Таким чином, при плануванні щорічної відпустки в 2026 році, в графіку відпусток-2026, за наступний робочий рік (01.02.2026-31.01.2027) працівник повинен використати 22 дні замість 24-х (24-2).

Як оформити результати аудиту

Результати аудиту фіксуються у відомості обліку днів невикористаної відпустки. Її форма законодавчо не затверджена, тому підприємство може розробити власний шаблон. У документі зазначають:

1. прізвище, ім’я, по батькові працівника;
2. структурний підрозділ;
3. вид відпустки (основна, додаткова, соціальна);
4. період за який є право на відпустку;
5. використані та залишкові дні.

Такий документ є підставою для складання графіка відпусток на наступний рік і для розрахунку резерву відпускних у бухгалтерії.

Висновки

1. Проведення аудиту відпусток – важливий елемент кадрової та фінансової дисципліни підприємства.
2. Аудит відпусток проводять наприкінці року, а кількість днів невикористаних відпусток визначають станом на 31 грудня
3. Для резерву відпускних потрібно враховувати лише щорічні відпустки та соцвідпустки на дітей.
4. При розрахунку днів щорічних відпусток слід правильно враховувати періоди, які зараховують до відпускного стажу.
5. Ретельний облік дозволяє уникнути порушень законодавства, своєчасно виплачувати відпускні й правильно формувати графік відпусток на наступний рік.

Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7еminar