Щорічна основна відпустка: оформлення та зразки документів

Процес оформлення відпустки вимагає чіткого дотримання встановлених правил і процедур. Від складання графіка відпусток до табелювання днів відпочинку, кожен етап має свої особливості та обов’язки для роботодавця. Це забезпечує правомірність надання відпусток і збереження трудових гарантій працівників


  1. Загальний алгоритм оформлення відпусток
  2. Складання та затвердження графіку відпусток
  3. Попередження про початок відпустки
  4. Наказ про надання відпустки
  5. Відпустка в особовій картці №П-2
  6. Табелювання щорічної відпустки в табелі обліку робочого часу
  7. Висновки


Загальний алгоритм оформлення відпусток


Надання та оформлення щорічної відпустки працівнику можна поділити на такі етапи:


  1. Складання та затвердження графіку відпусток.
  2. Надання повідомлення про початок щорічної відпустки або написання заяви на відпустку.
  3. Видання наказу про надання відпустки.
  4. Облік наданої відпустки в особовій картці №П-2.
  5. Табелювання щорічної відпустки в табелі обліку робочого часу.


Детально та структуровано розказуємо про кожний етап.


Складання та затвердження графіку відпусток


Відповідно до трудового законодавства складання та затвердження графіка відпусток є обовязковим для кожного роботодавця. Відповідно до ст. 10 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки), у якій наведено правила надання щорічних відпусток, щорічні відпустки обовязково вносять до графіку відпусток.


Детально про графік відпусток, його складання та особливості ми розповідали у статті «Графік відпусток – 2025: інструкція складання».


Попередження про початок відпустки


Окрім складання графіку відпусток, згідно зі ст. 10 Закону про відпустки, на роботодавця покладається обов’язок повідомляти працівнику про початок відпустки, передбаченої в графіку відпусток.


Роботодавець повинен повідомляти працівника про початок відпустки, яка внесена до щорічного графіка відпусток (ст. 10 Закону про відпустки). Таке повідомлення роботодавець через уповноважені органи надає у письмовій формі не пізніше як за два тижні до встановленої графіком дати початку відпустки.


Проте, зверніть увагу, на наступні моменти:


  1. Норма, про повідомлення працівника про відпустку є обов’язковою і на час воєнного стану. Ознайомлення працівника з графіком відпусток не є офіційним повідомленням про початок відпустки.
  2. Строк надання повідомлення – не пізніше як за 2 тижні. Надати повідомлення можна і раніше.
  3. Форма повідомлення законодавством не встановлена.


Зразок Повідомлення про дату початку відпустки



Заява про надання відпустки пишеться працівником у випадку, коли той іде у відпустку поза графіком.


Наказ про надання відпустки


Для оформлення щорічної відпустки видається відповідний наказ. Для цього може бути використана типова форма №П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки», затверджена наказом №489. Ця форма має рекомендаційний характер, тому роботодавець може скласти наказ про відпустку у довільній формі, але із дотриманням вимог ДСТУ 4163-2020 щодо обов’язкових реквізитів.

Увага! При складанні наказу про надання відпустки потрібно зазначити період, за який надається щорічна відпустка.

За потреби, наказ про надання відпустку може видаватись на декілька працівників одночасно.


Зразок Наказ про надання щорічної основної відпустки (зведений)



Наказ підписується керівником підприємства, та ознайомлюють із ним працівників під підпис.

Кадрові документи повинні зберігатися на підприємстві. Маєте сумніви щодо строку зберігання? Спробуйте сервіс «Строки зберігання документів». З ним ви будете певні на всі 100%! Спробуйте вже зараз!

Відпустка в особовій картці №П-2


Відповідно до ст. 10 Закону про відпустки ведеться облік наданих працівникам відпусток. Зазвичай, такий облік ведуть в особовій картці за типовою формою №П-2, затвердженою спільним наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 №495/656.


В особовій картці П-2 для обліку відпусток передбачений 5-й розділ, який має назву «Відпустки». у цьому розділі зазначають всі види наданих відпусток, а не лише щорічні.


Інформація в розділі 5 заповнюється на підставі наказу про надання відпустки:


  1. у графі «Вид відпустки» зазначаємо її вид, наприклад щорічна (основна, додаткова). Також у цій графі бажано зазначити кількість днів відпустки, оскільки окремої графи для цього особовою карткою не передбачено;
  2. у графі «За який період» зазначаємо період, за який надається відпустка (для щорічної відпустки – робочий рік);
  3. в наступних графах – дату початку та закінчення відпустки;
  4. в графі «Підстава, наказ №» вписують номер та дату наказу, на підставі якого була надана щорічна відпустка.


Зразок розділу V Особової картки працівника



Табелювання щорічної відпустки в табелі обліку робочого часу


Дні відпустки слід відобразити в табелі обліку використання робочого часу за формою П-5 (затверджена наказом №489). У формі табеля П-5 передбачено такі позначення:


  1. для щорічних основних відпусток код «В» (або цифровим кодом «08»);
  2. для щорічних додаткових код «Д» (або цифровим кодом «09»).


Ця форма є рекомендованою, а не обов'язковою. Тож роботодавець може змінити Табель обліку за власним бажанням.


Висновки


  1. Складання та затвердження графіка відпусток є обов’язковим для кожного роботодавця відповідно до трудового законодавства.
  2. Роботодавець повинен письмово повідомити працівника про початок відпустки не пізніше ніж за два тижні до її початку.
  3. Для оформлення відпустки видається наказ, який може бути складений за типовою формою №П-3 або у довільній формі з дотриманням обов’язкових реквізитів.
  4. Облік наданих відпусток ведеться в особовій картці працівника за формою №П-2, де фіксується інформація про всі види відпусток.
  5. Дні відпустки табелюються в облікових документах із використанням відповідних кодів.


Джерело: kadroland


Статті на тему:


Графік відпусток – 2025: інструкція складання

Табель обліку робочого часу

Повідомлення про дату початку відпустки


Шаблони та зразки документів:


Повідомлення про дату початку відпустки

Повідомлення про дату початку відпустки (у ФОП)

Наказ про надання щорічної основної відпустки (зведений)

Наказ про надання щорічної основної відпустки

Особова картка працівника

Табель обліку використання робочого часу

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇

Штрафи за військовий облік: Закон чинний з 17 квітня

16 квітня 2025 року в «Голос України» опубліковано Закон України від 13.03.2025 № 4316-IX «Про внесення змін до Кодексу України про адміністративні правопорушення щодо удосконалення механізмів притягнення осіб до адміністративної відповідальності за порушення правил військового обліку та законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію», який передбачає звільнення військовослужбовців від сплати штрафів за порушення військового обліку, якщо вони не встигли оновити дані через службу. Для цивільних передбачена можливість добровільно визнати порушення та сплатити штраф зі знижкою 50% у застосунку Резерв+. Новий сервіс запрацює влітку 2025 року, зробить процес прозорим і зменшить бюрократію, а традиційний шлях звернення через ТЦК залишиться чинним