
Відпустка, відпускні
12.05.2026
Щорічна основна відпустка: оформлення та зразки документів
Оформлення щорічної відпустки – це не лише наказ і табель, а чіткий алгоритм кадрових дій, який має відповідати вимогам законодавства. У статті покроково розглядаємо весь процес: від складання та затвердження графіка відпусток і письмового повідомлення працівника – до видання наказу, відображення відпустки в особовій картці №П-2 та правильного табелювання

- Загальний алгоритм оформлення відпусток
- Складання та затвердження графіку відпусток
- Попередження про початок відпустки
- Наказ про надання щорічної відпустки
- Відпустка в особовій картці №П-2
- Табелювання щорічної відпустки в табелі обліку робочого часу
- Висновки
Загальний алгоритм оформлення відпусток
Надання та оформлення щорічної відпустки працівнику можна поділити на такі етапи:
- Складання та затвердження графіку відпусток.
- Надання повідомлення про початок щорічної відпустки або написання заяви на відпустку.
- Видання наказу про надання відпустки.
- Облік наданої відпустки в особовій картці П-2.
- Табелювання щорічної відпустки в табелі обліку робочого часу.
Детально та структуровано розказуємо про кожний етап.
Складання та затвердження графіку відпусток
Відповідно до трудового законодавства складання та затвердження графіка відпусток є обов'язковим для кожного роботодавця. Відповідно до ст. 10 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки), у якій наведено правила надання щорічних відпусток, щорічні відпустки обов'язково вносять до графіку відпусток.
Детально про графік відпусток, його складання та особливості ми розповідали у статті «Графік відпусток – 2026: інструкція складання»
Попередження про початок відпустки
Окрім складання графіку відпусток, згідно зі ст. 10 Закону про відпустки, на роботодавця покладається обов’язок повідомляти працівнику про початок відпустки, передбаченої в графіку відпусток.
Роботодавець повинен повідомляти працівника про початок відпустки, яка внесена до щорічного графіка відпусток (ст. 10 Закону про відпустки). Таке повідомлення роботодавець через уповноважені органи надає у письмовій формі не пізніше як за два тижні до встановленої графіком дати початку відпустки.
Проте, зверніть увагу, на наступні моменти:
- Норма, про повідомлення працівника про відпустку є обов’язковою і на час воєнного стану. Ознайомлення працівника з графіком відпусток не є офіційним повідомленням про початок відпустки.
- Строк надання повідомлення – не пізніше як за 2 тижні. Надати повідомлення можна і раніше.
- Форма повідомлення законодавством не встановлена.
Зразок Повідомлення про дату початку відпустки

Завантажуйте шаблон та зразок Повідомлення про дату початку відпустки
Заява про надання відпустки пишеться працівником у випадку, коли той іде у відпустку поза графіком.
Наказ про надання щорічної відпустки
Для оформлення щорічної відпустки видається відповідний наказ.
Для цього може бути використана типова форма №П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки», затверджена наказом №489. Ця форма має рекомендаційний характер, тому роботодавець може скласти наказ про відпустку у довільній формі, але із дотриманням вимог ДСТУ 4163-2020 щодо обов’язкових реквізитів.
Увага! При складанні наказу про надання відпустки потрібно зазначити період, за який надається щорічна відпустка
За потреби, наказ про надання відпустку може видаватись на декілька працівників одночасно.
Зразок Наказ про надання щорічної основної відпустки (зведений)

Завантажуйте шаблон та зразок Наказ про надання щорічної основної відпустки (зведений)
Наказ підписується керівником підприємства, та ознайомлюють із ним працівників під підпис.
Кадрові документи повинні зберігатися на підприємстві. Маєте сумніви щодо строку зберігання? Спробуйте сервіс «Строки зберігання документів». З ним ви будете певні на всі 100%! Спробуйте вже зараз!
Відпустка в особовій картці №П-2
Відповідно до ст. 10 Закону про відпустки ведеться облік наданих працівникам відпусток. Зазвичай, такий облік ведуть в особовій картці за типовою формою №П-2, затвердженою спільним наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 №495/656.
В особовій картці П-2 для обліку відпусток передбачений 5-й розділ, який має назву «Відпустки». у цьому розділі зазначають всі види наданих відпусток, а не лише щорічні.
Інформація в розділі 5 заповнюється на підставі наказу про надання відпустки:
- у графі «Вид відпустки» зазначаємо її вид, наприклад щорічна (основна, додаткова). Також у цій графі бажано зазначити кількість днів відпустки, оскільки окремої графи для цього особовою карткою не передбачено;
- у графі «За який період» зазначаємо період, за який надається відпустка (для щорічної відпустки – робочий рік);
- в наступних графах – дату початку та закінчення відпустки;
- в графі «Підстава, наказ №» вписують номер та дату наказу, на підставі якого була надана щорічна відпустка.
Зразок розділу V Особової картки працівника

Завантажуйте шаблон та зразок Особова картка працівника
Табелювання щорічної відпустки в табелі обліку робочого часу
Дні відпустки слід відобразити в Табелі обліку використання робочого часу за формою П-5 (затверджена наказом №489). У формі табеля П-5 передбачено такі позначення:
- для щорічних основних відпусток – код «В» (або цифровим кодом «08»);
- для щорічних додаткових – код «Д» (або цифровим кодом «09»).
Ця форма є рекомендованою, а не обов'язковою. Тож роботодавець може змінити Табель обліку за власним бажанням.
Висновки
- Складання та затвердження графіка відпусток є обов’язковим для кожного роботодавця відповідно до трудового законодавства.
- Роботодавець повинен письмово повідомити працівника про початок відпустки не пізніше ніж за два тижні до її початку.
- Для оформлення відпустки видається наказ, який може бути складений за типовою формою №П-3 або у довільній формі з дотриманням обов’язкових реквізитів.
- Облік наданих відпусток ведеться в особовій картці працівника за формою №П-2, де фіксується інформація про всі види відпусток.
- Дні відпустки табелюються в облікових документах із використанням відповідних кодів.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Повідомлення про дату початку відпустки
Табель обліку використання робочого часу
Наказ про надання щорічної основної відпустки
Повідомлення про дату початку відпустки (у ФОП)
Наказ про надання щорічної основної відпустки (зведений)
Читайте більше:
Припинення відпустки без збереження зарплати: зразок наказу
Припинення відпустки без збереження зарплати: зразок заяви
Скільки відпустки заробив працівник: як порахувати правильно
Резерв відпусток: як створити на 2026 рік
Відкликання працівника з відпустки: алгоритм та правила
Відомість обліку днів невикористаної відпустки
Графік відпусток: ТОП-7 практичних кейсів
Відпустка лише на вихідні дні та відпустка за графіком без згоди працівника
Графік відпусток – 2026: інструкція складання
Відпустка за роботу за комп'ютером
Аудит щорічних відпусток для графіка відпусток – 2026: розрахунок днів, пере / недовикористання
✨ Новинка! Унікальний сервіс – АІ-Консультант для бухгалтера! Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
ПДФО
09.09.2026
Продаж вживаних речей через маркетплейси: чи потрібно декларувати дохід і сплачувати податки у 2026 році
Продаж фізичною особою власних вживаних речей на вторинному ринку має відрізнятися від системної торгівлі товарами з метою отримання прибутку. За позицією ДПС, дохід від продажу таких речей іншим фізособам включається до загального річного оподатковуваного доходу та оподатковується ПДФО і військовим збором. Водночас податківці наголошують, що не систематичні продажі особистих речей не слід ототожнювати з підприємницькою діяльністю. Окремо ДПС моніторить маркетплейси та соцмережі, щоб виявляти системний продаж товарів громадянами без державної реєстрації та сплати податків

Пенсія, соцпільги
09.09.2026
Відпустка для догляду за дитиною до 3 років: як підтвердити період для страхового стажу у 2026 році
Період відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку зараховується до страхового стажу, однак інформація про таку відпустку може бути відсутня у трудовій книжці та даних Реєстру застрахованих осіб. У такому разі підтвердити відповідний період можна на підставі даних роботодавця, зокрема копії наказу про надання відпустки. При цьому стаж зараховується як період, за який сплачено страхові внески виходячи з мінімального страхового внеску. Важлива умова – така відпустка надається особам, які перебувають у трудових відносинах із роботодавцем

Перевірки, штрафи
09.09.2026
Податкова передає порушення трудового законодавства до Держпраці: які ризики для роботодавця у 2026 році
Виявлені податковою під час перевірки порушення трудового законодавства можуть стати підставою для передачі матеріалів до Держпраці. Йдеться, зокрема, про неоформлених працівників та ненарахування чи несплату ПДФО і військового збору з виплачених їм доходів. Для роботодавця це означає ризик одночасної відповідальності за Податковим кодексом, КЗпП та КУпАП. Водночас під час воєнного стану закон передбачає можливість уникнути штрафу за неоформлення працівників, якщо роботодавець своєчасно і повністю виконає припис Держпраці про усунення порушень

Єдиний податок
09.09.2026
Повернення передоплати за рішенням суду: чи може ФОП зменшити дохід з єдиного податку, – ІПК від ДПС
ФОП на третій групі єдиного податку не завжди може зменшити оподатковуваний дохід після повернення отриманої передоплати. ДПС зазначає, що таке коригування можливе лише у випадках, прямо передбачених п.п. 5 п. 292.11 ПКУ. Якщо ж кошти повертаються контрагенту на виконання рішення суду через визнання їх безпідставно набутими, така підстава у зазначеній нормі не передбачена. Отже, сплачений із цієї суми єдиний податок ФОП не може скоригувати лише через факт повернення коштів за судовим рішенням

Медицина
09.09.2026
Медичні огляди для населення–2026: коли застосовується звільнення від ПДВ
Операції з медичного обслуговування населення та осіб з інвалідністю загалом звільняються від оподаткування ПДВ за п. 197.1.5 ПКУ, якщо заклад охорони здоров’я має відповідну ліцензію. Водночас медичні огляди для отримання певних дозвільних документів, наприклад, посвідчень водія або дозволів на носіння зброї, підлягають оподаткуванню ПДВ на загальних підставах, за винятком випадків, передбачених законодавством для військовослужбовців та посадових осіб

Інше
09.09.2026
Зміна прізвища власника нерухомості: чи потрібно переоформлювати документи у 2026 році
Зміна прізвища після одруження чи розірвання шлюбу сама по собі не змінює право власності на нерухомість. Тому власнику квартири, будинку або земельної ділянки не потрібно переоформлювати право власності лише через зміну персональних даних. Водночас під час продажу, дарування, спадкування чи іншої нотаріальної дії може знадобитися підтвердити, що власник у старих документах і особа з новим прізвищем – одна й та сама людина. Для цього варто зберігати документи, які підтверджують зміну прізвища

Податкова та фінзвітність
09.09.2026
Рядки 091, 091.1 та 092 Об'єднаного звіту: порядок заповнення від ДПС
Із 1 серпня 2026 року ДПС та Пенсійний фонд приймають нові форми Податкового розрахунку, у яких роботодавцям потрібно правильно визначати, зокрема, показники рядків 091 та 092. Рядок 091 та його показник щодо працівників з інвалідністю розраховуються за правилами статистичного обліку чисельності працівників, тоді як рядок 092 формується на підставі персоніфікованих даних Додатка 1. Окреме практичне питання виникає щодо працівників, які не працювали через хворобу, але у звітному місяці їм були нараховані лікарняні

Податкова та фінзвітність
09.09.2026
Повторне уточнення декларації ЄП: який реєстраційний номер зазначати у 2026 році
Під час повторного виправлення помилок у декларації платника ЄП третьої групи (юридичної особи) важливо правильно заповнити реквізити уточнюючої звітності. ДПС роз'яснила, який саме реєстраційний номер потрібно зазначати у рядку 01 декларації та де його можна знайти в Електронному кабінеті

Податкова та фінзвітність
09.09.2026
Зарплата померлого працівника та спадщина: які ознаки доходу зазначати у 4ДФ у 2026 році
Заробітна плата, яка залишилася неотриманою померлим працівником і виплачується членам його сім’ї, має відображатися у податковій звітності з урахуванням особливостей такого доходу. Податковий агент зазначає цю виплату в додатку 4ДФ до Розрахунку або ФІЗ-4ДФ за ознакою доходу «101» та вказує РНОКПП померлого працівника. Водночас якщо зарплата вже виплачується спадкоємцю як спадщина через нотаріуса, застосовуються інші ознаки доходу – «113», «114» або «115» залежно від ступеня споріднення

ЄСВ
09.09.2026
Компенсація постраждалому бізнесу: виплати до 17,3 тис. грн на працівника та ЄСВ
Перші українські підприємства, які постраждали від російських обстрілів, уже отримують державну підтримку за програмою «Точка опори». Компенсація дозволяє зберегти колективи під час простою або призупинення трудових договорів та допомагає бізнесу підготуватися до відновлення роботи

Ліцензії та дозволи
09.09.2026
Місця зберігання алкоголю на ТОТ: чи потрібно виключати їх з Єдиного реєстру, – ІПК від ДПС
Місця зберігання алкогольних напоїв, які залишилися на тимчасово окупованих територіях, не потрібно виключати з Єдиного реєстру місць зберігання лише через втрату доступу до них. Водночас залишки алкоголю, які продовжують обліковуватися за даними бухгалтерського обліку, мають відображатися у Звіті №1-ОП. Зокрема, відповідні обсяги зазначаються у графах 4 та 13 розділу I, а інформація про місця їх зберігання – у розділі III. У графі 14 «Примітки» доцільно вказати, що залишки перебувають на тимчасово окупованих територіях і обліковуються за даними бухгалтерського обліку

ЄСВ
09.09.2026
ФОП хоче сплатити ЄСВ за минулі роки для стажу: чи показувати пеню в уточнюючому Додатку 1
ФОП у 2024 році користувався «воєнною» пільгою та не сплачував ЄСВ за себе. Зараз у нього не вистачає стажу і він хоче сплатити ЄСВ за 2024 рік. Як заповнити Уточнюючий Додаток 1? Чи потрібно самостійно нараховувати пеню та показати її в Додатку 1?

Кадрова робота
09.09.2026
ВС розмежував строки для оскарження призупинення та стягнення середнього заробітку
Верховний Суд уточнив правила оскарження призупинення трудового договору в умовах воєнного стану та розмежував строки для різних вимог працівника. Сам факт війни не є достатньою підставою для призупинення – має існувати одночасна неможливість роботодавця надати роботу і працівника її виконувати. Водночас пропуск тримісячного строку для оскарження наказу може позбавити працівника можливості домогтися визнання призупинення незаконним. Суд також звернув увагу, що вимога про середній заробіток за час вимушеного прогулу не охоплюється цим тримісячним строком, хоча її задоволення залежить від встановлення незаконності призупинення

ФОП
09.09.2026
Довідкова декларація ФОП на єдиному податку: як подати та отримати довідку про доходи
Звітна декларація ФОП на єдиному податку подається за встановлений податковий період. Але іноді підприємцю потрібно підтвердити свої доходи лише за кілька місяців, наприклад для отримання кредиту в банку. Як діяти у ситуації, коли термін подання звітної декларації ще не настав? Для таких ситуацій податкове законодавство передбачає декларацію з позначкою «Довідково». Розглянемо, як правильно її заповнити та отримати довідку про доходи від ДПС

Відрядження, підзвітні кошти
09.09.2026
Працівник у відрядженні у вихідний: як оплачувати такий день у 2026 році
Якщо працівник під час відрядження у вихідний день фактично виконував роботу, вона оплачується у подвійному розмірі відповідно до вимог трудового законодавства. Якщо ж працівник лише перебував у дорозі, йому виплачуються добові, а після повернення може бути наданий інший день відпочинку







