
Експерт
Яна ЯрошенкоКреативний головний редактор текстового контенту kadroland, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку
Експерт пояснив, коли роботодавець зобов’язаний письмово повідомляти працівника про дату початку відпустки та які документи при цьому необхідні. На основі норм КЗпП і Закону «Про відпустки» розглядаються два базові сценарії: відпустка за графіком (де повідомлення є обов’язковим) та відпустка за заявою працівника (де повідомлення не потрібне)

Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну (ч. 5 ст. 79 Кодексу законів про працю України та ч. 11 ст. 10 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки», далі – Закон про відпустки).
Тобто, якщо відпустку надають працівнику за графіком, то письмове повідомлення про конкретну дату початку відпустки – обов’язкове.
В цьому випадку обов’язковий пакет документів:
Про відсутність заяви в цьому випадку говорять і в Держпраці (деталі – тут). Але якщо ви за практикою отримуєте заяви, то порушення не буде.
Увага! Змін законодавства, щодо письмового повідомлення працівника про дату початку відпустки під час воєнного стану не відбувалося (роз’яснення Південно-Східного міжрегіонального управління Держпраці від 15.09.2022)
Повідомлення не буде, якщо щорічна відпустка надається поза графіком, тобто, за заявою працівника.
В цьому випадку пакет документів про надання відпустки буде такий:
Про початок яких відпусток повідомляємо
На виконання ст. 10 Закону про відпустки працівника потрібно письмово повідомити про початок щорічної відпустки:
Увага! На нашу думку, якщо ви в графіку відпусток передбачаєте інші види оплачуваних відпусток, наприклад, соцвідпустку на дітей, «чорнобильську», «бойову» тощо, то працівника слід письмово повідомляти й про початок таких видів відпусток. Адже в такому випадку це будуть відпустки, передбачені графіком
Повідомлення складають в довільній формі. У ньому зазначте:
Обов’язково вкажіть дату надання повідомлення.
Зразок Повідомлення про дату початку відпустки

Завантажуйте шаблон та зразок Повідомлення про дату початку відпустки
Наприклад, в графіку визначена конкретна дата початку відпустки, роботодавець за два тижні до її початку видає наказ, з яким ознайомлює працівника.
З одного боку, видання наказу це вже розпорядча дія, тобто йдеться про прийняте рішення, з яким ознайомлюється працівник. А у ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки все ж йдеться про те, що конкретний період надання щорічних відпусток має узгоджуватися між працівником та роботодавцем. Втім, таке узгодження проводять у межах визначених графіком, а у ньому вже визначена конкретна дата. Отже, якщо працівник під час ознайомлення із наказом буде повідомлений про початок відпустки, вважаємо, що нічого страшного не буде.
Інша ситуація, коли у графіку відпусток зазначено період, у який має піти у відпустку працівник (наприклад, липень 2026). Тут без письмового повідомлення, як окремого документа, не обійтися. Адже перш ніж видавати наказ про відпустку, роботодавцю потрібно узгодити із працівником дату його відпочинку.
Увага! Ознайомлення працівників з графіком відпусток, не є письмовим повідомленням їх про дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні (лист ГУ Держпраці у Харківській обл. від 13.09.2019 №К-975/02.04/12-08/10796)
Реєструвати повідомлення можна в Журналі реєстрації внутрішніх документів або ж в спеціальному Журналі реєстрації повідомлень про дату початку відпустки.
Щорічна відпустка на вимогу працівника повинна бути перенесена на інший період у разі порушення власником або уповноваженим ним органом терміну письмового повідомлення працівника про час надання відпустки (ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки). Тож неповідомлення працівника про конкретну дату початку відпустки чи повідомлення пізніше, зазначеної дати, – може призвести до обов’язкового перенесення відпустки працівника.
Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку
Довго шукаєте необхідний документ або його зразок? Наш Консультант по документах вже готовий допомогти! Раптом не знайшли потрібного – сміливо замовляйте підготовку потрібного шаблону або зразка документа
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Повідомлення про дату початку відпустки
Журнал реєстрації внутрішніх документів
Читайте більше:
Заява на додаткову соціальну відпустку
Відпустка поза графіком: заява та наказ
Наказ про донарахування суми відпускних
Відомість обліку днів невикористаної відпустки
Наказ про надання соціальної відпустки на дітей
Працівника прийняли на роботу, він надав трудову книжку. Запису про роботу на підприємстві, де він працював перед прийняттям до нашого підприємства, немає. Працівник просить зробити запис про прийняття. Чи можемо ми внести його без попереднього запису іншої фірми та продовжити нумерацію у трудовій книжці?

Планова перевірка підприємства розпочинається у вересні 2026 року. ДПС в запиті на перевірку зазначила, що буде перевірятись період з 01.01.2020 року по 30.06.2026 року. Чи законно зараз перевіряти 2020–2022 роки?

За перший місяць роботи механізму оскарження відмов у видачі містобудівних умов та обмежень до ДІАМ надійшло 22 скарги, 14 із них уже розглянуто. У 6 випадках відмови визнано необґрунтованими, зокрема через безпідставну вимогу рішення містобудівної ради та відсутність вже наданого документа

Державна служба зайнятості, узагальнивши 35 років роботи, назвала 10 найпоширеніших помилок, яких припускаються люди під час пошуку роботи. Серед них – перебільшення навичок у резюме, використання одного резюме для всіх вакансій, недооцінювання власних досягнень, ігнорування LinkedIn, пошук роботи лише у великих компаніях та нехтування змінами на ринку праці

Верховний Суд опублікував другий випуск огляду практики КЦС щодо поділу спільного майна подружжя та захисту майнових прав. В огляді, зокрема, проаналізовано правові позиції щодо шлюбних договорів, фраудаторних правочинів, кредитних зобов’язань подружжя, звернення стягнення на спільне майно, визнання особистого майна спільним, позовної давності

У «Дії» оновили послугу «Шлюб онлайн»: тепер подати заяву та одружитися дистанційно можуть також громадяни, попередній шлюб яких припинився у зв’язку зі смертю чоловіка або дружини. Система додатково перевіряє актовий запис про смерть другого з подружжя, тому для підтвердження припинення попереднього шлюбу не потрібні паперові довідки чи особистий візит до ДРАЦС

Для громад і закладів освіти підготували практичний довідник щодо організації безоплатного гарячого харчування учнів у 2026–2027 навчальному році. У ньому роз’яснено, які документи потрібні, як діяти за недостатньої місткості їдальні чи потужності харчоблоку, а також як організувати закупівлі, фінансування та дотримання вимог безпечності харчових продуктів

Фізична особа – резидент при продажу протягом звітного року неподільного об’єкта незавершеного будівництва або майбутнього об’єкта нерухомості може зменшити оподатковуваний дохід на документально підтверджені витрати на його придбання. До таких витрат належать, зокрема, кошти за майнові права, витрати на будівництво та придбання об’єкта, реєстраційні платежі, а в окремих випадках – вартість нерухомості, отриманої у власність іншим способом. Для застосування зменшення необхідно задекларувати всі відповідні операції за рік та подати разом із декларацією копії документів, що підтверджують понесені витрати

З 1 жовтня 2026 року роботодавці подаватимуть новий Звіт про нарахування, обчислення та сплату внеску на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю. Звіти за І – ІІІ квартали 2026 року необхідно подати не пізніше 9 листопада 2026 року. Якщо визначено суми внеску – сплатити до 19 листопада

У другому кварталі 2026 року Мінфін двічі оновив форму декларації з податку на прибуток. Попри набрання чинності відповідними наказами, застосовувати нову форму платники почнуть лише зі звітності за ІІІ квартал 2026 року. ДПС уже підтвердила, що декларацію згідно оновленої форми потрібно подавати саме за ІІІ квартал

ФОП з 1 жовтня 2026 року переходить з 3 групи 5% на 2 групу ЄП, заяву подали до 15.09.2026. Але вже зараз в ЕК в облікових даних стоїть група 2, ставка 20. Це помилка? Як будуть оподатковуватись доходи вересня?

Якщо суб’єкт господарювання планує використовувати РРО в іншій господарській одиниці, його необхідно перереєструвати. Для цього подається заява за формою №1-РРО з позначкою «Перереєстрація» та реєстраційне посвідчення. Перереєстрація проводиться не пізніше двох робочих днів за відсутності підстав для відмови. Окремі зміни, зокрема перейменування вулиці або інших топонімів, також потребують перереєстрації, тоді як у разі зміни місцезнаходження платника чи контролюючого органу її проводить ДПС автоматично

У разі збільшення кількості РРО / ПРРО в місці торгівлі алкогольними напоями суб’єкт господарювання зобов’язаний здійснити доплату за ліцензію. Така доплата справляється щоквартально, рівними частинами, починаючи з кварталу, в якому було зареєстровано новий РРО/ПРРО. Плата за цей квартал нараховується у повному обсязі, незалежно від дати фактичного збільшення

ФОП зареєстровано за місцем проживання. Торгова точка знаходиться на території іншої громади. Має ліцензії на роздрібний продаж алкогольних напоїв та тютюну. Декларацію з акцизного податку подавав за місцем реєстрації ФОП, акцизний податок сплачував за місцем торгівлі. Чи правомірне застосування штрафних санкцій податковою службою за не подання декларації з акцизного податку?

Якщо у рішенні органу місцевого самоврядування щодо податку на нерухоме майно не визначено ставку для конкретного типу або коду об’єкта, платнику не варто самостійно обирати ставку. Для уточнення застосовної ставки необхідно звернутися до відповідного органу місцевого самоврядування. Якщо ставки визначені без кодів Класифікатора, застосовується ставка для об’єкта, який найбільше відповідає типу нерухомості у правовстановлюючих документах. При цьому під час розрахунку податкових зобов’язань слід використовувати ставку, зазначену у письмовій відповіді органу місцевого самоврядування, у тому числі ставку «0»
