
Експерт
Яна ЯрошенкоКреативний головний редактор текстового контенту kadroland, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку
Експерт пояснив, коли роботодавець зобов’язаний письмово повідомляти працівника про дату початку відпустки та які документи при цьому необхідні. На основі норм КЗпП і Закону «Про відпустки» розглядаються два базові сценарії: відпустка за графіком (де повідомлення є обов’язковим) та відпустка за заявою працівника (де повідомлення не потрібне)

Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну (ч. 5 ст. 79 Кодексу законів про працю України та ч. 11 ст. 10 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки», далі – Закон про відпустки).
Тобто, якщо відпустку надають працівнику за графіком, то письмове повідомлення про конкретну дату початку відпустки – обов’язкове.
В цьому випадку обов’язковий пакет документів:
Про відсутність заяви в цьому випадку говорять і в Держпраці (деталі – тут). Але якщо ви за практикою отримуєте заяви, то порушення не буде.
Увага! Змін законодавства, щодо письмового повідомлення працівника про дату початку відпустки під час воєнного стану не відбувалося (роз’яснення Південно-Східного міжрегіонального управління Держпраці від 15.09.2022)
Повідомлення не буде, якщо щорічна відпустка надається поза графіком, тобто, за заявою працівника.
В цьому випадку пакет документів про надання відпустки буде такий:
Про початок яких відпусток повідомляємо
На виконання ст. 10 Закону про відпустки працівника потрібно письмово повідомити про початок щорічної відпустки:
Увага! На нашу думку, якщо ви в графіку відпусток передбачаєте інші види оплачуваних відпусток, наприклад, соцвідпустку на дітей, «чорнобильську», «бойову» тощо, то працівника слід письмово повідомляти й про початок таких видів відпусток. Адже в такому випадку це будуть відпустки, передбачені графіком
Повідомлення складають в довільній формі. У ньому зазначте:
Обов’язково вкажіть дату надання повідомлення.
Зразок Повідомлення про дату початку відпустки

Завантажуйте шаблон та зразок Повідомлення про дату початку відпустки
Наприклад, в графіку визначена конкретна дата початку відпустки, роботодавець за два тижні до її початку видає наказ, з яким ознайомлює працівника.
З одного боку, видання наказу це вже розпорядча дія, тобто йдеться про прийняте рішення, з яким ознайомлюється працівник. А у ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки все ж йдеться про те, що конкретний період надання щорічних відпусток має узгоджуватися між працівником та роботодавцем. Втім, таке узгодження проводять у межах визначених графіком, а у ньому вже визначена конкретна дата. Отже, якщо працівник під час ознайомлення із наказом буде повідомлений про початок відпустки, вважаємо, що нічого страшного не буде.
Інша ситуація, коли у графіку відпусток зазначено період, у який має піти у відпустку працівник (наприклад, липень 2026). Тут без письмового повідомлення, як окремого документа, не обійтися. Адже перш ніж видавати наказ про відпустку, роботодавцю потрібно узгодити із працівником дату його відпочинку.
Увага! Ознайомлення працівників з графіком відпусток, не є письмовим повідомленням їх про дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні (лист ГУ Держпраці у Харківській обл. від 13.09.2019 №К-975/02.04/12-08/10796)
Реєструвати повідомлення можна в Журналі реєстрації внутрішніх документів або ж в спеціальному Журналі реєстрації повідомлень про дату початку відпустки.
Щорічна відпустка на вимогу працівника повинна бути перенесена на інший період у разі порушення власником або уповноваженим ним органом терміну письмового повідомлення працівника про час надання відпустки (ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки). Тож неповідомлення працівника про конкретну дату початку відпустки чи повідомлення пізніше, зазначеної дати, – може призвести до обов’язкового перенесення відпустки працівника.
Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку
Довго шукаєте необхідний документ або його зразок? Наш Консультант по документах вже готовий допомогти! Раптом не знайшли потрібного – сміливо замовляйте підготовку потрібного шаблону або зразка документа
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Повідомлення про дату початку відпустки
Журнал реєстрації внутрішніх документів
Читайте більше:
Заява на додаткову соціальну відпустку
Відпустка поза графіком: заява та наказ
Наказ про донарахування суми відпускних
Відомість обліку днів невикористаної відпустки
Наказ про надання соціальної відпустки на дітей
У матеріалі розглянуто правомірність тверджень податкових органів про необхідність включення неповернутої протягом року поворотної фінансової допомоги (ПФД) до складу доходу та розрахунку частки сільськогосподарського товаровиробника для платників єдиного податку IV групи. На основі норм чинного законодавства доведено, що ПФД з умовою повернення «за вимогою» залишається чинним зобов’язанням до пред’явлення вимоги кредитора і не формує доходу за даними бухгалтерського обліку. Також зазначено, що обмеження щодо 12-місячного терміну (пп. 3 п. 292.11 ПКУ) стосується платників єдиного податку 1–3 груп, але не поширюється автоматично на сільгоспвиробників IV групи, які формують показники на підставі бухгалтерських рахунків доходів (791, 792, 793)

Чи потрібно нараховувати ПДВ на відшкодування збитків, якщо потерпіла сторона отримує не гроші, а нову річ або ремонт пошкодженого майна? ДПС роз’яснила, як оподатковувати різні способи добровільного відшкодування шкоди

ДПС роз’яснила, за яких умов роботодавців не штрафуватимуть за неподання звітів про внесок на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю за І та ІІ квартали 2026 року та за несплату цього внеску. Щоб уникнути штрафів і пені, звіти потрібно подати до 9 листопада, а якщо є внесок до сплати – повністю сплатити його до 19 листопада 2026 року. Мінфін погодив відповідну позицію ДПС

З 1 січня 2026 року платниками внеску є роботодавці з 8 і більше працівниками, які не виконали норматив робочих місць для осіб з інвалідністю. Менше 8 працівників або виконання нормативу звільняє від сплати внеску

Під час списання заборгованості фізичної особи, за якою минув строк позовної давності, юридичні особи та ФОП мають правильно відобразити суму в додатку 4ДФ або ФІЗ-4ДФ. Ознака доходу залежить від розміру списаної заборгованості: якщо вона перевищує встановлений поріг, застосовують ознаку «107», а якщо не перевищує – «194». Розглянемо, як заповнити звітність і хто сплачує ПДФО з такого доходу

З 14 січня 2026 року платники податків отримали чіткий та уніфікований механізм підтвердження своїх розрахунків з бюджетом і сплати ЄСВ. Новий Порядок, затверджений наказом Мінфіну №416, не лише систематизує правила отримання Витягу, а й розширює можливості платників – від деталізації даних за кожним платежем до попереднього розрахунку пені та отримання документа з КЕП податкового органу

Фізична особа, не є ФОП, не держслужбовець, отримує заробітну плату на кількох підприємствах. Інших доходів немає. Нарахована заробітна плата є значною сумою. Чи потрібно такій фізичній особі подавати річну декларацію про майновий стан і доходи або іншу звітність?

У 2026 році касова дисципліна залишається об'єктом пильної уваги податківців. Для багатьох підприємств роздрібної торгівлі актуальним є питання: як правильно організувати рух готівкових коштів між торговою точкою (відокремленим підрозділом) та головною касою, щоб уникнути порушень? Базуючись на нормах чинного законодавства та роз'ясненнях контролерів, розглянемо ключові правила

Верховний Суд оприлюднив огляд актуальної судової практики Касаційного адміністративного суду за вересень 2026 року. До нього увійшли правові позиції щодо оподаткування нерухомості, застосування РРО/ПРРО під час продажу товарів через інтернет із післяплатою, індексації пенсій, компенсації за невикористані відпустки та проведення кваліфікаційного іспиту нотаріусів

Дисконтована заборгованість стає все більш актуальним об'єктом обліку. Як правильно відобразити її у бухгалтерському та податковому обліку, щоб відповідати нормам і уникнути ризиків? У статті відповідаємо на головні запитання

ДПС роз’яснила, чи може підприємство застосувати дворічний строк амортизації до основних засобів групи 4, введених в експлуатацію у січні 2024-го та січні 2025 року. Податківці також пояснили, як у разі порушення встановлених умов перерахувати амортизацію та фінансовий результат до оподаткування за період застосування прискореного строку

ДПС роз’яснила, чи поширюється звільнення від ПДВ за пп. 197.1.33 ПКУ на онлайн-курси резидента Дія Сіті, якщо слухачі оплачують їх готівкою або платіжною карткою через РРО/ПРРО у приміщенні товариства. За висновком податківців, місце та спосіб розрахунку самі по собі не впливають на застосування пільги. Визначальними є статус резидента Дія Сіті, відповідність послуг переліку, передбаченому ПКУ, та надання доступу до навчальних ресурсів через інтернет

Якщо заборгованість дебітора чи кредитора вже прострочена понад три роки, або навпаки – ви (чи вам) надали за договором відстрочку в оплаті боргу більше ніж на один рік, чи треба дисконтувати такі заборгованості? І якщо треба – то як саме це робити? Як визначити дисконтовану вартість? Такі питання турбують бухгалтерів багатьох підприємств. Розглянемо в цій статті ці та інші питання стосовно дисконтування

ДПС роз’яснила порядок використання реєстраційної суми в системі електронного адміністрування ПДВ у разі реорганізації товариства шляхом виділу. Товариство має подати заяву в таблиці 4 додатка Д3 до декларації за період державної реєстрації змін до відомостей про правонаступника в ЄДР. Після проведення перевірки слід заповнити таблицю 5 додатка Д3

БЕБ і Міноборони уклали меморандум про співпрацю для виявлення фінансових ризиків і запобігання неефективному використанню бюджетних коштів під час оборонних закупівель. На запит Міноборони фахівці Бюро аналізуватимуть ціни, перевірятимуть учасників і переможців закупівель, а також досліджуватимуть інші обставини, які можуть свідчити про ризики порушень

Українці, які не є пенсіонерами та мають дані в реєстрі застрахованих осіб, можуть добровільно сплачувати внески до Пенсійного фонду незалежно від місця проживання та роботи. Для зарахування одного повного місяця страхового стажу мінімальний внесок становить 22% мінімальної зарплати 8647 грн. Договір із ПФУ можна укласти онлайн, а сплачувати внески дозволено як за себе, так і за іншу особу, зокрема з-за кордону

9 листопада 2026 року представники Мінфіну, НБУ та експерти МВФ розпочали робочі зустрічі в межах другого і третього переглядів програми розширеного фінансування EFF. Сторони обговорять виконання зобов’язань України, макроекономічну ситуацію та структурні реформи, а також ключові показники Державного бюджету на 2027 рік і джерела міжнародного фінансування. А Ніна Южаніна нагадала про питання виконання структурних маяків програми

Як ФОП подати ліквідаційну декларацію після припинення діяльності? Розбираємо строки звітування для 1, 2 та 3 груп, визначення звітного періоду, заповнення декларації й Додатка 1, сплату єдиного податку, військового збору та ЄСВ. Покрокові приклади допоможуть правильно оформити ліквідаційну звітність без помилок
