Здача готівки з торгової точки до каси головного підприємства: строки, оформлення та бухоблік у 2026 році

1. Касова книга у відокремлених підрозділах: коли вона є обов'язковою
2. Оприбуткування готівки
3. Вилучення готівки з торгової точки
4. Документи на підтвердження руху готівки
5. Режим роботи не збігається: чи можна здавати виручку наступного дня
6. Бухгалтерський облік
7. Висновки
8. Додаток: приклад та готовий шаблон Порядку оприбуткування готівки у відокремленому підрозділі

Касова книга у відокремлених підрозділах: коли вона є обов'язковою

Порядок роботи з готівкою та вимоги до її оформлення встановлені Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою НБУ від 29.12.2017 №148 (далі – Положення №148).

Відповідно до пп. 2 п. 3 Положення №148, відокремленими підрозділами є всі структурні підрозділи (стаціонарні або пересувні), де реалізуються товари, надаються послуги та здійснюються розрахункові операції.

Отже, для виконання касових правил під поняття «відокремлений підрозділ» підпадає будь-яка торгова точка компанії (магазин, кіоск, кафе, склад, аптека тощо), де здійснюються розрахунки за товари чи послуги та безпосередньо приймається готівка від покупців. При цьому наявність такого підрозділу в Єдиному державному реєстрі (ЄДР) не має жодного значення.

Залежно від специфіки роботи конкретної торгової точки, для неї діє один із двох варіантів ведення касової документації:

Варіант 1: касова книга НЕ ведеться

Відокремлена торгова точка не веде касову книгу, якщо одночасно виконуються дві умови (абзац четвертий п. 39 Положення №148):

1. Усі розрахунки з клієнтами здійснюються виключно через зареєстрований РРО або ПРРО.
2. У магазині не проводяться жодні видаткові касові операції (не видаються гроші під звіт, на господарські потреби компанії, не виплачується заробітна плата працівникам тощо). Готівкова виручка здається таким підрозділом в банк або в касу головного підприємства.

Варіант 2: касова книга ОБОВ'ЯЗКОВА

Торгова точка зобов’язана вести власну касову книгу підрозділу, якщо виконується хоча б одна з умов:

1. На об'єкті взагалі не використовуються касові апарати (наприклад, розрахунки за власну продукцію оформлюються ПКО).
2. Магазин, окрім звичайного приймання виручки через РРО/ПРРО, здійснює видаткові операції через касу (видача підзвітних сум, оплата закупівлі товарів у постачальників готівкою, виплата зарплати персоналу тощо).

Далі розглянемо найпопулярніший практичний варіант, коли підрозділ власну касову книгу не веде.

Оприбуткування готівки

Коли відокремлений підрозділ (магазин) працює без касової книги, порядок оприбуткування готівки має двоетапну структуру.

Етап 1: оприбуткування на торговій точці (в РРО/ПРРО)

Для підрозділів, які не ведуть касову книгу, відповідно до п. 11 Положення №148, оприбуткуванням готівки є своєчасне проведення розрахункових операцій через РРО або ПРРО з обов'язковим щоденним створенням фіскальних звітних чеків (Z-звітів).

На самому торговому об'єкті прибуткові касові ордери (далі – ПКО) не виписуються. Головне – забезпечити повний збіг суми готівки у скриньці РРО із даними поточного Х-звіту протягом дня та сформувати Z-звіт наприкінці зміни.

Етап 2: оприбуткування в касі головного підприємства

Коли виручка залишає магазин і доставляється до центрального офісу, починається другий етап. Самого лише Z-звіту магазину для головного підприємства недостатньо. Щоб кошти офіційно потрапили в касу компанії, бухгалтер або касир головного офісу зобов'язаний:

1. Прийняти готівкову масу від особи, що її доставила (водій, касир магазину чи кур'єр).
2. Оформити Прибутковий касовий ордер (форма №КО-1) на фактично отриману суму. У рядку «Прийнято від» зазначають ПІБ особи, яка здає гроші, або назву конкретного магазину (наприклад: «через касира магазину №3 Петренко І.В.»).
3. Зробити відповідний запис у касовій книзі підприємства у день надходження грошей.

Зауважте, що податківці під час перевірок наполягають, що для юридичної особи готівка вважається остаточно оприбуткованою лише після того, як запис про неї з'явиться саме в головній касовій книзі підприємства на підставі виписаного ПКО. Відривний корінець ПКО з підписом бухгалтера, касира головного офісу та відбитком печатки (за наявності) обов'язково передається назад у магазин як підтвердження, що кошти успішно здані

Вилучення готівки з торгової точки

Якщо відокремлений підрозділ звільнений від ведення касової книги, йому не потрібно виписувати Видаткові касові ордери (форма №КО-2). При вилученні грошей зі скриньки РРО або з місця зберігання коштів при використанні ПРРО треба провести на РРО або на ПРРО операцію «службова видача». Ця операція автоматично зменшує поточний залишок готівки в пам'яті РРО/ПРРО і фіксується у денному Z-звіті.

ВКО (форма №КО-2) у цій схемі знадобиться лише на рівні головної каси підприємства – у тому разі, якщо кошти з магазину спочатку привезли та оприбуткували в офісі, а вже потім з головної каси їх передають банківській службі інкасації для зарахування на рахунок.

Документи на підтвердження руху готівки

Щоб убезпечити підприємство від звинувачень у неоприбуткуванні або приховуванні виручки під час транспортування, кожен крок переміщення грошей має бути документально підтверджений. Перелік документів залежить від того, яким саме шляхом готівка прямує з торгової точки.

Варіант А: самостійна доставка до головної каси (водієм, касиром чи директором)

1. у магазині залишається роздрукований Z-звіт із чеком операції «службова видача» (для класичних РРО) або збережені в електронній формі е-Z-звіт та е-чек «службової видачі» з присвоєними фіскальними номерами ДПС (для ПРРО). Роздруковувати на папері електронні документи ПРРО касові правила не вимагають;
2. з магазину в офіс передається безпосередньо готівка;
3. назад у магазин повертається відривний корінець Прибуткового касового ордера (форма №КО-1).

Варіант Б: передача через внутрішню службу інкасації підприємства

1. якщо логістикою займається власна служба безпеки або кур'єрська служба компанії, рух коштів оформлюється внутрішніми документами. Це можуть бути внутрішні накладні, відомості переміщення цінностей або акти приймання-передачі. Форму таких документів та порядок їх підписання підприємство затверджує самостійно у своєму внутрішньому Положенні про касову дисципліну.

Варіант В: інкасація банку безпосередньо з торгової точки

1. якщо інкасатори банку забирають виручку прямо з магазину (минаючи головну касу), операція регулюється п. 29 Положення №148. Головним підтвердним документом для підрозділу є копія супровідної відомості до сумки з готівкою.

Режим роботи не збігається: чи можна здавати виручку наступного дня

Якщо відокремлений підрозділ (магазин) зачиняється пізно ввечері, коли головна каса компанії або банк уже не працюють, здавати готівкову виручку наступного дня не є порушенням касової дисципліни.

Для безпечної роботи у такому режимі необхідно лише дотримуватися вимог Положення №148:

1. Затвердження внутрішнього Порядку.

Відповідно до п. 12 та п. 40 Положення №148, головне підприємство зобов'язане розробити і затвердити внутрішній документ (Порядок оприбуткування готівки) окремо для кожного свого відокремленого підрозділу та довести його до їх відома. У цьому документі обов'язково враховують внутрішній трудовий розпорядок магазинів, режим роботи, графіки змінності касирів, а також особливості та графік здавання готівкової виручки до головної каси на наступний робочий день через розбіжності в режимах роботи.

2. Врегулювання е-чеків для ПРРО.

У разі використання програмного РРО, головне підприємство відповідно до п. 12 Положення №148 зобов'язане внутрішнім документом визначити місце, формат та спосіб зберігання відокремленими підрозділами щоденних електронних Z-звітів, а також призначити відповідальну за це особу. Формат зберігання має забезпечувати податківцям можливість візуального перегляду е-чеків.

А чи не вважатиметься в цьому випадку готівка, яка залишилася на ніч у касі магазину, понадлімітною?

Ні, оскільки підприємства, в яких час закінчення робочого дня (зміни) не дає можливості забезпечити здачу виручки в день її надходження, повинні здавати її на наступний за днем її отримання в касу робочий день банку (пп. 2 п. 48 Положення №148). Якщо виручка буде здана не пізніше наступного дня, то понадлімітною вона визнаватися не повинна (п. 54 розділу V Положення №148). Проте ліміт каси встановлюється для кожного підрозділу окремо (п. 50 Положення №148), і якщо він не встановлений головним підприємством, то автоматично вважається нульовим.

Де зберігати виручку вночі?

Залежно від вибору головного підприємства та типу касового апарату, готівка може зберігатися двома способами:

1. у скриньці класичного РРО (або в місці зберігання коштів для ПРРО): у такому разі наприкінці зміни не треба робити операцію «службова видача». Вранці обов'язково зробити операцію «службове внесення» на ту суму, що залишилася з ночі, до початку реєстрації першого чека;
2. у сейфі за місцем проведення розрахунків: такий варіант зберігання виручки головне підприємство має прописати у внутрішньому порядку оприбуткування готівки для цього підрозділу. При такому варіанті готівка ввечері зазвичай вилучається з апарату через «службову видачу» до сейфу, а наступного ранку повертається назад за допомогою «службового внесення».

Бухгалтерський облік

Згідно з вимогами Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженого наказом Мінфіну від 30.11.1999 №291, уся готівка, яка надходить та перебуває у місцях проведення розрахунків через РРО або ПРРО, має відображатися окремо від грошей у головній касі підприємства. Для цього використовується спеціальний субрахунок 308 «Готівка в національній валюті за операціями, проведеними із застосуванням РРО».

У разі передачі вечірньої або щоденної виручки з торгової точки до центрального офісу компанії у бухобліку роблять такі проведення:

Примітка: якщо інкасатори банку забирають грошову виручку безпосередньо з торгової точки (минаючи центральну касу офісу), проводка виглядає так: Дебет 333 – Кредит 308 (на підставі супровідної відомості банку). Після фактичного зарахування на рахунок робиться запис: Дебет 311 – Кредит 333 (на підставі банківської виписки).

Висновки

1. Відокремлені торгові точки не ведуть касову книгу, якщо в них не здійснюються видаткові касові операції (виплата зарплати, закупівля товарів, видача під звіт). Оприбуткуванням готівки для них є створення та належне збереження щоденного Z-звіту.
2. За наявності розбіжностей у графіках роботи центрального офісу та відокремленого підрозділу, дозволяється здавати виручку наступного дня. Така готівка не вважається понадлімітною. Але цей алгоритм та спосіб нічного зберігання треба прописати у внутрішньому Порядку оприбуткування для кожного підрозділу.
3. Вилучення грошей з РРО/ПРРО для відправки в офіс оформлюють операцією «службова видача». Складати видатковий касовий ордер у відокремленому підрозділі у такому разі не потрібно.
4. Уся готівкова роздрібна виручка підрозділу в бухобліку фіксується за дебетом спеціального субрахунку 308 і лише після оформлення ПКО та запису в головній касовій книзі вважається остаточно оприбуткованою компанією.

Додаток: приклад та готовий шаблон Порядку оприбуткування готівки у відокремленому підрозділі

Щоб спростити завдання бухгалтеру, нижче наведено практичний зразок Порядку оприбуткування для ситуації, коли роздрібна точка зачиняється пізно ввечері, а центральний офіс працює за стандартним графіком.

Шаблони та зразки документів:

Прибутковий касовий ордер

Читайте більше:

Готівкові розрахунки: на які операції не поширюються обмеження у 50 тис. грн

Внесок до статутного капіталу готівкою: чи діє ліміт 50 000 грн у 2026 році

Чи може юридична особа розраховуватися з ФОП готівкою через касу підприємства

Який ліміт на готівку на оплату товарів для виробничих чи господарських потреб

Видача готівки з каси підприємства: які документи є обов’язковими

Особливості заповнення платіжних інструкцій при готівкових розрахунках з бюджетом

Готівка: бухгалтерські проведення

Готівкові розрахунки між бізнесом: які ліміти встановлені у 2026 році